L'aide-memoire GI/TI 2022 des corps et escadrons

L'objectif de l'aide-mémoire est de fournir les renseignements de base que vous devez connaître par rapport à l'informatique et les applications du CCO pour commencer votre année d'instruction. Les questions relatives à la gestion des activités et de l'instruction doivent être adressées à votre unité régionale de soutien aux cadets (URSC) ou à votre officier d’entrainement de zone (O Entr Z).


L’outil d’inscription en ligne (OIEL)

L'outil d'inscription en ligne est une application qui permet aux parents/jeunes de remplir leur formulaire d'inscription en ligne. Le processus d’inscription est toujours le même et exige que la demande soit entrée dans FORTERESSE. La demande numérique contiendra toutes les informations requises pour compléter cette étape, car tous les champs doivent être remplis avant de pouvoir la soumettre. Les demandes sont envoyées à l’adresse courriel générique du Corps/Esc qui est accessible à tout le personnel du Corps/Esc.

Les points importants à savoir sur cet outil sont les suivants

  • Il est possible de continuer à utiliser le format papier. Téléchargez le nouveau formulaire officiel à partir de la page d’accueil de l’outil d’inscription en ligne.
    • L'OIEL est le formulaire le plus à jour.
  • Les anciens CF-1158 seront encore acceptés pendant une période de transition et devront inclure une signature à la main du commandant.
  • Les formulaires soumis à partir de l’outil d’inscription en ligne devront toujours être imprimés et signés par le cmdt du Corps/Esc avant d’être classés. Les formulaires soumis par l’entremise de l’outil d’inscription en ligne n’exigent plus la signature à la main des parents ou des tuteurs.
  • Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le Foire aux questions sur l’outil d’inscription en ligne.
  • L’outil est relié au répertoire des Corps/Esc qui utilise les données de FORTERESSE.
  • Vous pouvez utiliser ce lien qui fournit toutes les informations pour rejoindre les cadets, sur le matériel d’affichage : www.Canada.ca/devenir-cadet.
  • Si vous entrez votre Corps/Esc dans le champ Nom de l'unité et que vous le sélectionnez, vous pouvez envoyer le lien vers cette page (avec votre identifiant d'unité) avec les informations de recrutement. Lorsqu'il est utilisé, les parents ou les cadets qui remplissent le formulaire n'auront pas besoin de rechercher votre Corps/Esc.

Règles de gestion des comptes adultes

Les membres du personnel adulte d'un Corps/Esc qui ont besoin d'un compte @cadets.gc.ca doit remplir et signer un formulaire de contrôle d'accès au RÉOCC et le soumettre à votre unité régionale de soutien aux cadets (URSC).

Les utilisateurs devront se connecter aux services des OCC (via RPV/bureau à distance/Cadet365) au moins une fois tous les 90 jours (3 mois). Dans le cas contraire, le compte sera désactivé.

  • 90 jours après que le compte ait été désactivé, il sera marqué pour être supprimé;
  • 30 jours après qu'un compte soit marqué, il sera supprimé; et
  • Dans l’ensemble, cela signifie qu’au bout de 7 mois d’inactivité le compte sera supprimé.

Jusqu’à ce que le compte soit supprimé, les utilisateurs pourront contacter le bureau de soutien pour que le compte soit réactivé à condition qu’un formulaire de contrôle d’accès au RÉOCC valide soit toujours présent à leur dossier. Les utilisateurs pour lesquels le compte sera supprimé devront recommencer le processus de création de compte depuis le début soit en complétant un nouveau formulaire de contrôle d’accès au RÉOCC.

Gardez votre compte @cadets.gc.ca actif

  • Connectez-vous à office.com
  • Ouvrez votre courriel
  • Connectez-vous à Teams
  • Utilisez toute application Microsoft avec votre compte @cadets.gc.ca

Cadet365

Revoir la composition de l'équipe, ajouter/supprimer des membres si nécessaire.

  • S'assurer que tous les membres adultes du personnel se connectent à @cadets.gc.ca pour confirmer que leurs comptes fonctionnent.
  • Vérifiez votre Corps/Esc Cadet365 (MS Teams) et supprimez/ajoutez des membres pour la nouvelle année d'instruction.
  • En référence au CANCDTGEN 010/22, Gestion de l’information pour les corps/escadrons et les centres d’entraînement des cadets
    • Les équipes sont gérées centralement et ne doivent pas être renommées ou supprimées.
    • Les cadets ne doivent pas être ajoutés aux équipes du personnel adulte ou comme propriétaire d'équipe.

Continuer la distribution des comptes de cadets

Le cours de sensibilisation à la cybersécurité

Assurez-vous que les cadets suivent le cours de sensibilisation à la cybersécurité (lien accessible sur le SharePoint de Cadet365 seulement) une fois qu'ils ont terminé leur intégration initiale.

  • Le cours de sensibilisation à la cybersécurité est accessible à partir du ruban dans Teams.
  • Apprenez à lire le rapport Cadet365 - Suivi des comptes pour savoir si les cadets ont suivi le cours de sensibilisation à la cybersécurité.

Ressources Cadet365

Cadet365 offre au personnel et aux cadets des outils puissants pour les aider à gérer la formation, les processus de travail, les dossiers et les communications. Bien que tout le monde n'utilise pas les outils de la même façon, il existe des options permettant à chacun de s'engager pour initier des améliorations dans les domaines de son choix.

Au niveau du corps/escadron, le personnel et les cadets peuvent collaborer et travailler ensemble dans Teams et SharePoint, et organiser des activités de formation virtuelles. Cela a ouvert de nouvelles possibilités d'engagement avec des conférenciers invités, des dirigeants régionaux et nationaux du CRJC et des visites virtuelles. Le personnel peut publier des fichiers pour les partager à l'extérieur de l'organisation avec les parents, les sponsors et d'autres parties prenantes en utilisant le dossier de partage public; et, des outils faciles à utiliser comme Sway permettent même au personnel le moins familier de publier un site Web de base, des annonces ou une présentation de recrutement qui est accessible à tous.

Indépendamment de l'utilisation choisie au niveau du corps/escadron, les activités d'instruction régionales et les CEC continueront d'accroître l'utilisation de Cadet365 en faisant participer les cadets à des séances d'instruction virtuelles et en coordonnant les activités des cadets supérieurs dans les sites d'instruction régionaux.

Le meilleur de tous, c'est que tous les outils Cadet365 sont accessibles à partir d'ordinateurs personnels et d'appareils mobiles. Pour en savoir davantage sur les Ressources Cadet365 (lien accessible sur le SharePoint de Cadet365 seulement).


Règles de gestion des comptes Cadet365 - Cadets

Voici un aperçu de la chronologie du compte « cadet » Cadet365.

Pris à l’effectif

  • Les nouveaux comptes sont créés jusqu'à 30 jours après que le cadet a été pris à l’effectif.
    • Les cadets sont ajoutés à l'équipe du Corps/Esc.
  • Pour les cadets ayant déjà un compte, celui-ci sera réactivé lorsque possible. Si ce n'est pas possible, un nouveau compte sera créé.

Rayé de l'effectif

  • Le compte est désactivé le jour même où le cadet est rayé de l'effectif du Corps/Esc.
    • Les cadets sont retirés de toutes les équipes.
  • 30 jours après le cadet est rayé de l'effectif, la licence Microsoft est retirée, sauf du 1 juin au 1 octobre.
  • 60 jours après le cadet est rayé de l'effectif, le compte est supprimé, sauf du 1er juin au 1er octobre.
  • Il est important pour la sûreté et la sécurité de Cadet365 que les cadets soient rayés de l'effectif en temps utile du point de vue de la sécurité.

Transfert à un autre Corps/Esc

  • La nouvelle unité doit contacter l'ancienne unité dès que possible pour organiser le transfert.
  • Les informations sont conservées pendant deux mois pour s'assurer que le cadet est rayé de l'effectif de l'ancienne unité et pris à l’effectif avec la nouvelle unité.
  • Une fois qu'un compte est supprimé, il ne peut plus être récupéré.

Comptes inutilisés Nouveau

Les comptes des cadets inutilisés depuis plus de 180 jours verront la licence Office365 retirée. 

  • Le compte @cdt.Cadets.gc.ca restera actif. Si le cadet se connecte à son compte, une licence sera réattribuée dans les 30 minutes suivant la connexion.
  • Cela n’aura aucun effet sur un compte qui a déjà été utilisé, aucune donnée existante ne sera perdue.

FORTERESSE

Gestion des permissions

Il s'agit d'une responsabilité de la chaîne de commandement (CdC) et non du bureau de soutien. Le problème le plus courant est que la date d'expiration du profil a été atteinte et qu'elle doit être prolongée.

Le tableau ci-dessous indique les personnes à contacter pour obtenir de l'aide.

Pour plus d'information sur les permissions des utilisateurs de FORTERESSE, consultez le Guide d'utilisation de FORTERESSE, Chapitre 11 - Permissions et Profile (lien accessible sur le SharePoint de Cadet365 seulement)

Utilisateur Administrateur de permissions
Personnel du Corps/Esc Commandant
Commandant Officier d’entrainement de zone
Officier d’entrainement de zone J6
CEC Administrateur de permissions du CEC

Mise à jour des informations du Corps/Escadrons

Les Corps/Esc doivent vérifier les informations relatives à leur unité dans le répertoire des corps et des escadrons.

Si des mises à jour sont nécessaires, apportez les changements requis dans FORTERESSE (c.-à-d. lieu, jour de rassemblement, coordonnées). Les informations contenues dans FORTERESSE sont utilisées pour alimenter le répertoire des corps et des escadrons et la trousse de gestion de la croissance régionale (TGCR).

Si vous avez des questions, contactez votre Officier d’entrainement de zone.


Examiner la liste Débuter une année d’instruction au corps/escadron

Icône FORTERESSE avec une coche verte.

Icône FORTERESSE avec une coche verte.

Les Corps/Esc peuvent devraient consulter la liste Débuter une année d'instruction au corps/escadron (identification de l'utilisateur et mot de passe requis). Cette liste contient les étapes de préparation pour bien débuter votre année d’instruction avec FORTERESSE.


S'assurer que les dossiers des cadets ont été fermés correctement

Passez en revue les dossiers d’entrainement de votre Corps/Esc pour vous assurer que tous les dossiers de cadets ont été fermés correctement et que les cadets sont dans le bon niveau d'entrainement/étoile.

Si vous avez des questions, contactez votre Officier d’entrainement de zone.


Le formulaire de validation annuelle (FVA)

  • Le Corps/Esc doit effectuer la validation annuelle au début de chaque année d’entraînement.
  • L’information devrait également être mise à jour après un changement dans la situation d’un cadet (ex. déménagement).
  • Le formulaire de validation annuelle (FVA) est un document protégé A mais, conformément au CANCDTGEN 030/20, Directives pour la transmission du formulaire de validation annuelle, le questionnaire de santé détaillé et le CF-1158 suite au consentement des parents/tuteurs, il peut leur être envoyé électroniquement (à partir d’un courriel @cadets.gc.ca), par la poste ou livré en personne. Le formulaire rempli peut être retourné soit par courriel (à un courriel @cadets.gc.ca), en personne ou par la poste.
  • Si aucune validation annuelle n’est effectuée, les cadets ne seront pas autorisés à soumettre des demandes de participation aux activités par sélection (cours d’été, postes de cadets-cadres, activités dirigées à l'échelle nationale (ADEN) et activités dirigée à l'échelle régionale (ADER).
  • La fonctionnalité « saisie en masse » vous permet de valider plusieurs cadets à la fois si ces cadets n’ont aucun changement à déclarer.

Questionnaire de santé détaillé (QSD)

  • Le QSD est initialement un document Protégé A car il contient des informations personnelles, mais il devient Protégé B une fois rempli car il contient alors des informations médicales;
  • Le QSD est généré par le personnel du corps/esc directement depuis FORTRESSE. Avec le consentement des parents/tuteurs, il peut leur être envoyé par voie électronique (à partir d'un courriel RÉOCC), par courrier ordinaire ou remis en personne; et
  • Le QSD ne peut pas être retourné par courriel car il est désormais Protégé B. Les parents/tuteurs doivent retourner le QSD rempli au personnel du corps/esc, dans une enveloppe scellée, en personne ou par courrier ordinaire. Le personnel du Corps/Esc est responsable du suivi des QSD et de leur envoi à leur URSC.

Impression en masse des rapports d’appréciation des cadets

Prenez connaissance des résultats de l'instruction d'été des cadets et les rapports d'évaluation. L'impression en masse des rapports d’appréciation des cadets n'est qu'un des rapports créés spécialement pour faciliter votre travail.

Version textuelle

Voici une capture d'écran du menu Corps/Esc de FORTERESSE.

En tout temps, il est possible d’accéder aux rapports d’appréciation de la participation des cadets à partir de leur dossier personnel.

Il est aussi possible de procéder à l’impression en masse des rapports pour tous les cadets ayant participé à l’instruction d'été à partir du menu principal sous la section Rapports et formulaires.

  • Dès septembre, cette section génère les rapports de l’été 2022.
Version textuelle

Voici une capture d'écran de FORTERESSE. Elle montre le rapport d'appréciation de la participation du cadet et le rapport d'appréciation du rendement du cadet-cadre.


Guide d'utilisation et documentation de FORTERESSE

Un guide d'utilisation complet couvrant toutes les fonctionnalités de FORTERESSE, des notes de mise à jour, des bulletins spéciaux et d'autres ressources sont disponibles dans la page FORTERESSE du SharePoint Cadet365 (lien accessible sur le SharePoint de Cadet365 seulement).


Ordinateurs portables et les imprimantes des OCC

  • Les mises à jour obligatoires s’exécutent tous les mois. Par conséquent, veuillez laisser votre ordinateur connecté au RÉOCC pendant une nuit par mois, ce qui vous assurera de recevoir les mises à jour.
    • L’outil de connexion au RPV (CISCO AnyConnect) utilisé par les utilisateurs des CRJC pour se connecter aux ordinateurs RÉOCC doit être mis à jour.
    • Les utilisateurs qui se connectent pour la première fois depuis l'été 2022 expérimenteront un délai pour se connecter au RPV, puisque le client sera mis à jour automatiquement.
  • Les Corps/Esc sont encouragés à retourner les biens non utilisés. Dans le cadre de l’initiative « Asset Flex », ils ne perdront pas leur allocation autorisée et pourront choisir de récupérer les biens alloués si leurs besoins changent ultérieurement.
  • Pour confirmer les allocations autorisées, se référer à l’Ordonnances et instructions du Groupe CRJC 6002-1, Affectation des ressources en technologies de l’information.
  • Les Corps/Esc doivent conserver au moins un ordinateur RÉOCC et une imprimante multifonction, car ils demeurent la meilleure option pour effectuer certaines tâches.
  • Communiquez avec le bureau de soutien afin de recevoir les renseignements nécessaires pour retourner les biens inutilisés.

Gestion de l’information pour les corps/escadrons

Tous les membres du personnel devraient lire CANCDTGEN 010/22, Gestion de l’information pour les corps/escadrons et les centres d’entraînement des cadets.

Courriel (Outlook):

  • Dans le cadre du lancement de Cadet365, chaque utilisateur possède une adresse courriel, qui est accessible à partir de tout appareil du RÉOCC ou personnel en utilisant l’application Outlook.
    • Les adresses électroniques du personnel adulte se terminent par : @cadets.gc.ca;
    • Les adresses électroniques des cadets se terminent par : @cdt.cadets.gc.ca;
  • Cela permet à tous les membres du personnel, et pas seulement au commandant, de surveiller la boîte courriel partagée du Corps/Esc pour les réinitialisations de mot de passe Cadet365, les messages et diverses communications.

Rencontres et instruction virtuelle/en ligne

Avec la mise en œuvre de Cadet365 pour tout le personnel des Corps/Esc, il y a maintenant une seule plateforme autorisée pour l'interaction virtuelle/en ligne. Les corps et escadrons qui utilisent Webex, Zoom ou d'autres outils locaux doivent maintenant transférer le contenu vers Cadet365 pour l'année d'instruction 2022-2023.


Conserver, copier et partager l’information

  • Les informations protégées A ne doivent pas être partagés à destination ou à partir d’une adresse courriel personnelle, mais doivent demeurer dans le RÉOCC ou sur Cadet365 dans les équipes Teams accessibles uniquement par le personnel.
  • Le traitement, la transmission et l’enregistrement d’informations Protégé B sur les appareils RÉOCC ou à l'aide de Cadet365 NE sont PAS permis.
  • Des infographies sur la gestion de l’information et la cybersécurité sont disponibles en ligne sur la page de la sécurité de l’information et cyber-sensibilisation.
  • Saviez-vous que le personnel peut partager des fichiers publiquement à partir de Cadet365 en utilisant une bibliothèque de partage de fichiers qui a été connectée aux équipes du personnel de corps et escadrons?
    • Partagez des fichiers et des documents publiquement avec des membres du public (par exemple, de nouveaux cadets/membres du personnel, des parents, ou des membres de la communauté) sans connecter à Cadet365.
    • L'option de partage permet de rendre les fichiers collaboratifs.
  • Avec les avantages de Cadet365, les lecteurs partagés du RÉOCC ne seront plus utilisés et seront remplacés par l'utilisation de Cadet365 (MS Teams). En référence au CANCDTGEN 010/22, Gestion de l’information pour les corps/escadrons et les centres d’entraînement des cadets
    • À partir du 1 août 2022, les lecteurs réseaux partagés RÉOCC des corps/escadron seront en lecture seulement. Les utilisateurs ont toujours un accès complet mais ne peuvent pas ajouter de nouveaux documents.
      • Ne transférez que les informations dont vous avez encore besoin.
      • Ne pas transférer les NQP/GPs, etc.
      • Ne transférez pas les fichiers fortement imbriqués (par exemple, les dossiers comportant de nombreux sous-dossiers).
  • Documents appartenant aux corps/escadrons ou aux CEC doivent être accessibles au personnel et/ou aux cadets lorsque requis. De ce fait, ils ne doivent pas être sauvegardés dans un espace personnel tel que le OneDrive personnel des utilisateurs, Google Drive, DropBox, etc.
  • Pour protéger l’information et prévenir les virus, les clés USB personnelles ne sont pas autorisées à être connectées aux biens et sur les réseaux du MDN et des FAC. Le personnel devrait utiliser d’autres moyens de copier et de partager des informations, telles que l’utilisation du courriel ou de Teams, en incluant OneDrive et SharePoint.
  • De plus, l’Or Gp CRJC 6002-4, Gestion de dispositifs portatifs de technologies de l’information précise que les Corps/Esc n’ont pas droit à un périphérique USB appartenant au MDN. Ces appareils doivent être retournés au CGS TI en communiquant avec le bureau de soutien.

Connexion Internet

Il y a actuellement 4 options disponibles :

  • Profiter d’une connexion locale ou gratuite du locateur, lorsque c’est possible.
  • Utiliser la connexion au RÉOCC installée dans une installation du MDN.
  • Utiliser une connexion Internet payée par le MDN.
  • Lorsqu'aucune des options ci-dessus n'est possible, d’autres options peuvent être examinées, tel qu’un modem cellulaire demandé par le biais de de votre J6 régional via votre O Entr Z.

Les Corps/Esc doivent appeler le bureau de soutien s’ils ont des questions ou des problèmes avec leur connexion Internet.

  • Bien qu’il y ait encore des cas où il sera possible de réclamer les coûts d’une connexion Internet, nous transitons actuellement vers une approche centralisée par laquelle tous les contrats seront traités par le CGS TI. Les modifications apportées au service Internet seront communiquées à l’avance à la boîte courriel partagée du Corps/Esc.
    • Si vous arrivez à la fin de votre contrat, ne le renouvelez pas. Contactez votre J6 d'URSC via votre O Entr Z 3 à 6 mois avant la fin de votre contrat.
  • Le CGS TI révise actuellement l’information concernant les connexions Internet pour tous les Corps/Esc. Par conséquent, vous pourriez recevoir un courriel demandant des renseignements supplémentaires.
  • Le bureau de soutien pourrait demander des renseignements au sujet de la connexion Internet lorsqu’il est au téléphone avec le personnel du Corps/Esc.

Canaux de communication du CGS TI

  • Tous les membres du personnel doivent vérifier régulièrement leur courriel @cadets.gc.ca.
    • La chaîne de commandement s'en sert pour joindre le personnel.
    • Ces courriels sont facilement accessibles via l'application Outlook.
  • Canada.ca est la plateforme de choix pour publier des informations qui ne changent pas rapidement et qui devraient être disponibles par défaut à tous les publics.
  • L’application mobile du CRJC offre de nombreuses ressources et mises à jour sur les politiques et est une excellente ressource pour le personnel, les parents et les cadets.
  • Médias sociaux
    • L’information est partagée sur la page Facebook « COATS & Volunteers / SAIOC & bénévoles » chaque mardi dans le cadre de notre série « Mardi Techno ».
    • Les pannes ou les interruptions de services sont affichées sur la page « COATS & Volunteers / SAIOC & bénévoles ».

Aide et ressources CGS TI

Lorsque vous avez besoin d'une aide informatique, veuillez suivre les étapes suivantes. C'est aussi simple que 1-2-3.

Étape 1.

Étape 1

Consultez les ressources

Consultez les Ressources et soutien TI CRJC et la Foire aux questions.

Étape 2.

Étape 2

Vérifier l’indicateur d’état du réseau

L'indicateur d’état du réseau fournit des informations à jour concernant l’état du réseau et des applications.

Étape 3.

Étape 3

Contactez le bureau de soutien

Pendant l'année d'instruction, le bureau de soutien est ouvert de 0800 à 2100 du lundi au vendredi, pour tous les fuseaux horaires. Consultez les Ressources et soutien TI pour connaître les horaires les plus récents.


Contactez le bureau de soutien

Une demande par courriel est préférable pour les demandes et le téléphone pour le soutien technique.

Examples de demandes :

  • changement de grade
  • ajouter un utilisateur à une boîte aux lettres partagée
  • changer la langue principale du profil (anglais ou français)

Lorsque vous envoyez des demandes par courriel, incluez les éléments suivants :

  • numéro matricule
  • Corps/Escadron

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