12-18 – Dossiers du personnel aux corps/escadrons – Cadets
Ordonnances sur l'Administration et l'Instruction des Cadets (OAIC)
Objet
1. Cette ordonnance décrit la politique relative à la gestion et la conservation des dossiers personnels des cadets aux corps/escadrons conformément aux lois fédérales et aux politiques du Conseil du Trésor.
Responsabilité
2. Le commandant (Cmdt) du corps/escadron doit s’assurer que tout ce que le cadet effectue est documenté adéquatement à des fins de référence en soutien des promotions, des récompenses, des applications estivales, des transferts, des libérations, etc.
3. Toutes les informations administratives et d’instruction des cadets doivent être inscrites dans Forteresse.
Dossiers
4. Le dossier personnel d'un cadet doit être gardé dans un classeur protégé et mis à jour régulièrement pendant toute la période de service du cadet. Les informations contenues dans le classeur ne doivent pas excéder le niveau de sécurité associé au classeur utilisé. Ce dossier doit être gradé à jour pour la durée de service du cadet. Au minimum, les classeurs utilisés pour les dossiers personnels doivent permettre l’entreposage d’information Protégé A.
5. Un dossier personnel du cadet – DND 2399 doit être créé pour chaque cadet de la Marine, de l’Armée et de l’Aviation.
6. Le dossier personnel des cadets doit inclure les documents suivants :
- un formulaire CF 1158 – Demande d’admission dûment rempli;
- une photocopie du certificat de naissance;
- une photocopie de la carte d’assurance-maladie (où elle existe);
- un formulaire signé d’autorisation d’utilisation d’information personnelle pour les relations publiques;
- les rapports de cours estivaux;
- un formulaire DND 2353 – Autorisation pour la collecte de renseignements, signée par le cadet et ses parents; et
- toute correspondance, rapport et formulaire spécifique aux cadets contenant de l’information permanente.
7. Toute documentation ayant trait aux droits de la personne ou aux enquêtes des CDPU ne doit pas être conservée dans les dossiers personnels des cadets. Si de tels documents existent ils doivent être conservés dans des dossiers séparés et entreposés dans un classeur pouvant contenir de l’information Protégé B jusqu’à ce que le dossier soit transféré et entreposé au niveau du détachement ou son équivalent.
Accès aux dossiers personnels
8. Seules les personnes autorisées par écrit par le cmdt, conformément aux provisions de la loi sur la protection des renseignements personnels et la loi sur l’accès à l’information peuvent avoir accès au dossier personnel du cadet.
9. Le cmdt du corps/escadron ou l'officier d'administration doit permettre à un cadet, ses parents ou tuteurs l’accès au dossier du cadet s’ils le demande.
Fermeture des dossiers
10. Lorsqu'un cadet termine son service de cadet, le cmdt s'assurera que :
- toutes les cases vides des formulaires de bases des dossiers personnels du cadet sont complétées ou barrées et que le cmdt lui-même a signé les formulaires;
- que les documents originaux qui constituent le dossier personnel du cadet sont conservés par le corps/escadron de cadets; et
- que des photocopies des originaux faisant partie du dossier personnel du cadet lui sont remises.
11. Selon les instructions émises dans le Guide du recruteur pour les Forces canadiennes, le dossier de service est utilisé pour valider l’état de service du cadet et de lui accorder un crédit d'ancienneté pour la catégorie de prime de rendement 1 s’il décide de s’enrôler dans les Forces canadiennes. Le dossier de service peut être imprimé à partir des rapports disponibles dans Forteresse.
12. Les documents mentionnés au paragraphe 10(b) doivent être conservés jusqu’à la date du 25ième anniversaire de naissance du cadet. Les dossiers ne peuvent être détruits qu’après cette date selon les Directives et ordonnances administratives de la Défense (DOAD) sur la gestion des renseignements enregistrés et la politique du Conseil du Trésor sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement
BPR : D Cad 2
Date : juin 10
Modificatif : mod 14/10
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