18-03 – Procédures de demandes de financement pour les projets mineurs d'immobilisation

Ordonnances sur l'Administration et l'Instruction des Cadets (OAIC)


Généralités

1. La présente ordonnance vise à décrire les procédures de financement et de présentation de demande par les BPR de région pour ceux qui cherchent à obtenir de l’aide financière du SMA(IE) pour des projets mineurs d’immobilisation (moins de cinq millions de dollars).  Ces procédures suivent celles retrouvées dans le Concept des opérations – Gestion des biens immobiliers du MDN, 15 mai 2013.  

Financement

2. Cette ordonnance vise les types de financement suivants :

  1. les exigences fonctionnelles sont définies comme des lacunes liées aux échelles d’occupation pour les Centres d’entraînement des cadets (CEC). Elles consistent à corriger ces lacunes;
  2. les exigences techniques sont liées aux lacunes de l’infrastructure existante du CEC. Ces lacunes sont généralement liées à des problèmes de structure ou de code relatifs aux installations existantes, et il est de la responsabilité de la base/de l’escadre d’appui de les corriger;
  3. Les projets mineurs sont ceux qui peuvent être approuvés en vertu des pouvoirs ayant déjà été délégués au Ministère. Les projects mineurs  visent à satisfaire des exigences fonctionnelles, à un coût estimatif de moins de cinq millions de dollars.  Ce sont les bases/escadres d’appui qui ont le pouvoir d’autoriser les dépenses relatives aux projets en dessous d’un million de dollars et le SMA(IE) pour celles entre un et cinq millions de dollars.

Restrictions

3. C’est la base/l’escadre d’appui qui doit corriger les lacunes techniques. 

4. Les manques en matière d’installations à louer devraient généralement être traités par le biais de l’instrument de location ou du processus de renouvellement. Les propositions en ce qui a trait aux infrastructures à louer seront examinées cas par cas.

Exigences relatives à la présentation d’une demande et approbation

5. Avec le transfert des fonctions et des reponsabilités de gestion des biens immobiliers (BI), des N1 vers le SMA(IE), les régions devront dorénavant soumettre leurs besoins d’infrastructure au niveau de l’escadre/base via le Comité de Coordination des Biens Immobiliers de la base ou de l’escadre (CCBI).  Le CCBI tient lieu de forum de discussion et de coordination pour la planification et l’attribution des infrastructures, des installations et des terrains relevant des bases ou des escadres.  Le CCBI se réunira généralement deux fois par année avec toutes les unités intégrées et hébergées afin de coordonner la planification et l’établissement de l’ordre de priorité des nouveaux besoins.  Le CCBI a pour mandat de coordonner et d’établir l’ordre de priorité des activités de prestation des services immobiliers, ainsi que des programmes de réfection et de nouveaux projets de petites constructions (NPCC) des bases/escadres.

Examen et établissement de l’ordre de priorité des nouveaux besoins. 

6. Les nouveaux besoins déterminés par l’initiateur du projet et consignés par le personnel du Dét Ops Imm (CF141, besoin opérationnel, analyse initiale des options, portée initiale, estimation indicative des coûts, jalons proposés, etc.) seront présentés au CCBI aux fins d’établissement des priorités.  Les projets seront ensuite ajoutés au programme de la base (horizon de 2 à 5 ans) ou à la liste des propositions pour le PI (Infra) de l’année suivante en fonction des priorités, des coûts et du calendrier de mise en œuvre.  Si le projet n’est pas suffisamment prioritaire, il sera annulé ou ajouté à l’arriéré aux fins d’examen aux réunions subséquentes.   

7. Tous les projets seront évalués au moyen de critères normalisés établis par le QG Gp Ops Imm et une note leur sera attribuée en utilisant la même méthodologie que celle employée pour le programme du PI (Infra).  Le pointage sera effectué par le personnel du Dét Ops Imm en conjonction avec l’initiateur du projet, puis présenté au CCBI aux fins d’approbation.  Une méthode de notation normalisée est essentielle pour permettre la consolidation des programmes locaux, régionaux et nationaux priorisés. 

8. Les responsables des régions sont tenus de contrôler toutes les exigences relatives aux projets mineurs d’immobilisation de leurs unités avant que celles-ci soient soumises au CCBI.  De plus, les régions doivent continuer d’élaborer une liste classée par ordre de priorité conformément à l’annexe A de tous les projets soumis au CCBI pour que le D Cad & RJC soit tenu au courant des besoins en infrastruture.  De plus pour chacun des projets sur cette liste, les documents consignés par le personnel du Dét Ops Imm (CF141, besoin opérationnel, analyse initiale des options, portée initiale, estimation indicative des coûts, jalons proposés, etc.) doivent aussi être acheminés au D Cad & RJC.  Le Cmdt de l’Unité régionale de soutien aux cadets (URSC) doit reviser et entériner cette liste  classée par ordre de priorité avant qu’elle soit acheminée au D Cad & RJC

9. La liste des demandes régionales doit être reçue par le D Cad & RJC avant la fin de novembre.  Les demandes visent donc des projets d’infrastructure pour l’exercice financier (EF) suivant et non pour l’EF en cours.

10. Les propositions pour les programmes consolidés des NPPC ou du PI(Infra) seront préparées et soumises en conformité avec les directives nationales et régionales.  Toute question litigieuse découlant de divergences d’opinions ou de priorités conflictuelles entre les membres du CCBI doit être résolue au niveau le plus bas possible.  Si la question ne peut être résolue  au sein du CCBI, elle doit être soumise au Cmdt de l’URSC pour résolution au niveau du Comité Directeur Régional sur les Biens Immobiliers (CDRBI) et subséquemment au D Cad & RJC pour résolution au niveau du Comité des Opérations Immobilières (COI) si la question n’est toujours pas résolue au niveau du CDRBI.

Annexe

Annexe A

Liste des projets mineurs


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BPR : D Cad & RJC 2

Date :  23 mars 2015

Modificatif :  6/15

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