18-04 – Procédures de demandes de financement – Liste globale des exigences du programme (LGEP)

Ordonnances sur l'Administration et l'Instruction des Cadets (OAIC)

Introduction

Objet

1. La présente ordonnance prescrit la politique et les procédures de financement et de présentation de demande pour ceux qui cherchent à obtenir de l’aide financière pour les remorques, du matériel, de l’équipement et des services ou pour ceux qui ont besoin de fonds pour la maintenance des embarcations.

Application

2. La présente ordonnance s’applique aux BPR régionaux lors de la présentation de demande de financement LGEP.

Entrée en vigueur

3. La présente ordonnance entre en vigueur dès sa réception.

Renseignements

4. Toute question peut être acheminée au D Cad & RJC 2-4 par la voie hiérarchique normale.

Abréviations, acronymes et définitions

5. Les abréviations et acronymes ci-dessous sont utilisés dans la présente ordonnance.

« EIC » (SCD) Acronyme d’énoncé d’insuffisance en capacités.

« FAC » (CAF) Acronyme de Forces armées canadiennes.

« GCVM » (LCMM) Acronyme de gestionnaire du cycle de vie du matériel.

« LGEP » (IPRL) Acronyme de liste globale des exigences du programme.

« MDN » (DND) Acronyme de ministère de la Défense nationale.

« NIFC » (CFR) Acronyme de numéro d’identification des FAC.

« RT » (TA) Acronyme de responsable technique.

« SGF » (FMS) Acronyme de Système de gestion de la flotte.

« SIGRD » (DRMIS) Acronyme de Système d'information de la gestion des ressources de la défense.

« véhicules du MDN » (DND vehicle) Tout véhicule servant au transport terrestre dont le MDN ou les FAC a la garde, le contrôle ou la responsabilité. Cela inclue les :

véhicules loués par l’Autorité des transports sans conducteur;
matériel mobile de soutien (MMS);
matériel de manutention ; et
les véhicules hors route.

Financement

6. Cette ordonnance vise les types de financement suivants :

Financement de matériel, de remorques, d’équipement et de services

a. le matériel, les remorques, l’équipement et les services sont définis comme toute acquisition unique pour laquelle les fonds régionaux ne sont pas disponibles pour répondre à l’exigence ou dont l’achat est toujours financé à l’échelle nationale.

Fonds pour l’entretien des embarcations

b. le matériel payé par le Ministère grâce à un formulaire de dotation en matériel dûment rempli doit être réparé et entretenu à l’aide des ressources des cadets. Les responsabilités des cadets associées aux demandes d’entretien sont les suivantes :

(1) les RT régionaux sont chargés de l’inspection et du conditionnement de l’équipement, et

(2) le GCVM au sein de l’organisation du D Cad & RJC est responsable de la validation des demandes d’entretien en vue de l’obtention de fonds pour la réparation.

Fonds pour les remorques

c. Les remorques peuvent être payées à partir du LGEP. Lorsque l’achat ou le remplacement d’une remorque est approuvé et que les fonds sont disponibles au D Cad & RJC, les actions suivantes prendront place :

(1) l’officier régional des transports rentrera en contact avec la base / escadre de support pour l’achat ou le remplacement de la remorque et la demande d’un numéro d’identification des FAC;

(2) s’il est nécessaire de faire une modification au tableau de dotation de la base / escadre de support, une demande de modification au tableau de dotation doit être fait au niveau local en utilisant le code d’allocation d’approvisionnement ZX (Inventaire de l’unité de cadets) dans le SGF;

(3) la demande de modification au tableau de dotation sera approuvée par l’Officier des transports au niveau du D Cad & RJC et envoyée au Directeur des transports pour l’approbation final; et

(4) la remorque sera achetée par la base / escadre de support ou par l’officier régional des transports lorsqu’il en aura reçu l’autorisation par la base / escadre de support. Le but est de s’assurer que la remorque aura un numéro d’identification des FAC.

Restrictions

Embarcation

7. Tous les besoins en matière d’entretien des embarcations relèvent de la responsabilité des régions et doivent être financés à l’aide des allocations régionales annuelles. Cependant, les régions peuvent demander une aide financière pour l’entretien des embarcations au moyen de la LGEP si nécessaire.

Véhicules du MDN

8. La gestion et le financement des véhicules du MDN sont faits par la base / escadre conformément au Manuel du Transport, Chapitre 2 et comprend :

la validation;
l’acquisition;
la gestion du cycle de vie; et
l’aliénation.

Exigences relatives à la présentation d’une demande et approbation

9. Les responsables des régions sont tenus de contrôler toutes les exigences relatives aux matériels, à l’équipement et aux services, ainsi qu’aux demandes de maintenance et d’élaborer une liste distincte de LGEP incluant les demandes en Immobilisations et / ou F&E, le tir et biathlon, la musique, l’expédition et la maintenance des bateaux conformément au modèle à l’annexe A. Le Cmdt de l’URSC doit examiner et recommander la liste LGEP au D Cad & RJC. Les éléments qui sont inscrits sur cette LGEP seront examinés par le D Cad & RJC et serviront de fondement à la liste approuvée par le D Cad & RJC. On se fondera également sur la LGEP pour faire des acquisitions avec le financement destiné aux possibilités d’investissement.

10. Lorsque les demandes inscrites sur la LGEP ont été validées par le Cmdt de l’URSC, la LGEP doit être envoyée annuellement à D Cad & RJC au plus tard le 30 avril. Chaque exigence inscrite sur la liste doit être accompagnée d’un EIC tel que détaillé dans l’annexe B. Les modifications (ajouts ou suppressions) à une demande inscrite sur la LGEP peuvent être envoyées à D Cad & RJC n’importe quand mais elles doivent également avoir été contrôlées et approuvées par le Cmdt de l’URSC.

11. Une liste de tous les articles achetés / réparés grâce au financement LGEP de l’année précédente doit également être communiquée au D Cad & RJC au plus tard le 30 avril de chaque année comme par le modèle retrouvé à l’annexe C afin de garder une trace de ce qui est acheté ou réparé par les Régions.

Fractionnement des coûts de projet

12. Les Directives du Conseil du Trésor interdisent expressément le fractionnement des coûts d’un projet. Cela signifie que le financement relatif au matériel, à l’équipement et aux services ainsi qu’aux demandes de fonds pour la maintenance ne peut être utilisé pour compléter un projet inscrit sur la LGEP qui a reçu l’autorisation de dépenses dans le cadre du Programme des services de la Défense, à moins que ce financement n’ait déjà été indiqué sur les documents relatifs à l’approbation du projet.

Finances

13. Sur l’approbation des exigences LGEP soumises, le Cmdt de l’URSC sera avisé par le D Cad & RJC de son allocation de financement par catégorie (Immobilisations et / ou F&E, le tir et biathlon, la musique, l’expédition et la maintenance des bateaux) ainsi que le code financier. Le Cmdt de l’URSC aura le pouvoir d’engager des dépenses et d’engager les fonds (Section 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques) et / ou certifier que les biens et services ont été reçus (Section 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Le paiement doit être en conformité avec les termes du contrat (Section 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

14. Les allocations sont non-discrétionnaires et seulement les articles identifiés dans la liste autorisé par le D Cad & RJC peuvent être achetés ou réparés. Pouvoir adjudicateur doit s’assurer qu’une brève description de l’article acheté ou réparé soit indiqué dans le champ de descriptiion de ligne de SIGRD. Les articles achetés qui nécessitent le suivi de la quantité doivent être catalogués comformément au manuel de gestion de l’approvisionnement (MGA) A-LM-007-100/AG-01.

Références

Référence principale

Manuel de transport, Chapitre 2

Références connexes

Loi sur la gestion des finances publiques
Manuel d’administration financière
Manuel de gestion de l'approvisionnement

Annexes

BPR : D Cad et RJC 2

Date : 2015-06-22

Modificatif : 10/15

Détails de la page

Date de modification :: 2022-04-01

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