18-04 Annexe B – Énoncé d'insuffisance en capacités (EIC)

Ordonnances sur l'Administration et l'Instruction des Cadets (OAIC)

Région :

Date de présentation de la demande :

Numéro de la LGEP :

Exigence:

Unité et emplacement :

Objet

1. Le présent paragraphe fournit une courte description de l’objet de cette exigence globale du programme (habituellement une seule phrase).  En voici un exemple : « Cette exigence globale du programme a pour objet de remplacer le matériel obsolète et d’offrir au programme des cadets un matériel d’instruction plus approprié ».

Fondement – politique

2. Le présent paragraphe doit être très court et renvoyer aux documents d’instruction officiels (NORCO / PLANCO) et à tous les énoncés de politique divisionnaires pour maintenir la capacité générale sur laquelle porte la présentation.

Insuffisance en capacités à corriger

3. Le présent paragraphe doit décrire brièvement et de façon générale l’insuffisance en capacités et les conséquences de cette insuffisance si elle n’est pas corrigée.

Capacité fonctionnelle requise

4. Le présent paragraphe doit décrire le type de système / matériel particulier (pas de marque nominative) nécessaire pour fournir la capacité indiquée. La description doit être assez détaillée pour permettre aux lecteurs qui ne connaissent pas le système / matériel en question de comprendre ce qui est requis et pour quelle date. Ce paragraphe est normalement le plus détaillé.

5. Si des fonds destinés à l’entretien sont demandés, les renseignements suivants doivent être fournis :

1. code des articles en stock / numéro permanent de contrôle de système (NPCS);
2. description de l’article;
3. code de facilité de réparation, s’il y a lieu (tiré du Catalogue du matériel du gouvernement du Canada);
4. code de compte client d’approvisionnement (CCCA) auquel l’article doit être imputé;
5. code de groupe de dotation (CGD) et barème de dotation (p. ex., D08-115AB), s’il y a lieu;
6. coût estimatif de la réparation (joindre la ventilation si disponible);
7. recommandation en matière de réparation / remplacement; et
8. signature de l’autorité technique régionale.

6. Lorsqu’une demande de fonds destinée à l’entretien des embarcations est soumise, les renseignements supplémentaires suivants doivent être fournis sur chaque embarcation (par numéro de série) pour laquelle on demande des fonds pour réparation :

1. le type et le numéro de série de chaque embarcation pour laquelle des fonds pour réparation sont demandés; et
2. description des dommages (il faut préciser s’il s’agit de dommages à la coque ou d’une remise en état).

NOTA : Il suffit d’établir un seul EIC pour plus d’une embarcation, mais toutes les embarcations figurant sur l’EIC doivent être du même type (p. ex., Echo 12, Club 420, Pirate, etc.).  Les dommages, les réparations à effectuer ainsi que les coûts estimatifs des réparations / de l’entretien pour chaque embarcation (par numéro de série) doivent être énoncés dans l’EIC.

7. Une fois les activités de réparation terminées, les renseignements suivants doivent  être fournis au GCVM au D Cad & RJC :

1. le type et le numéro de série de chaque embarcation réparée;
2. s’il s’agit de dommages à la coque, une description détaillée des dommages et de la façon dont ceux-ci ont eu lieu (p. ex., usure normale, défaut de conception possible, incident / accident, etc.);
3. un sommaire des réparations effectuées; et
4. le coût final de l’entretien.

NOTA : Une seule facture peut être utilisée pour payer les réparations / l’entretien des embarcations, peu importe le nombre de celles-ci (par opposition à une facture par embarcation [numéro de série]). Toutefois, si une seule facture est utilisée, les détails des réparations / de l’entretien (et le total partiel des coûts de celles-ci) doivent être indiqués clairement pour chaque embarcation (par numéro de série) figurant sur la facture. 

Justification

8. Le présent paragraphe doit expliquer les raisons pour lesquelles la capacité recherchée est nécessaire (sécurité, remplacement de base, rentabilité, capacité inexistante, etc.). 

Coût

9. Ce paragraphe doit décrire de façon approximative les coûts, en dollars de l’année budgétaire, nécessaires pour fournir la capacité demandée. Il doit y être indiqué le matériel / l’équipement / les services qui entrent en ligne de compte dans l’estimation des coûts et sur quoi ceux-ci sont fondés, afin que des renseignements plus précis sur les coûts puissent être obtenus, au besoin. Au moment de l’estimation des coûts, une attention particulière doit être portée :

1. à l’atténuation des risques de fluctuations possibles des taux de change applicables;
2. aux frais d’expédition et de livraison;
3. à la formation, aux publications et à la documentation connexes; et
4. aux pièces de rechange essentielles requises dès le départ.

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