24-06 Annexe G – IIEM – Responsabilités du commissionnaire

Ordonnances sur l'Administration et l'Instruction des Cadets (OAIC)

1. La présente annexe décrit les responsabilités du commissionnaire et la politique concernant la gestion des cours dans l’IIEM.

Rôle

2. Le rôle du commissionnaire consiste à autoriser les cours, à aviser les détachements et à financer les cours conformément aux fonds alloués chaque année au budget du programme jeunesse et à la directive nationale sur l’instruction.

Responsabilités

3. Les responsabilités du commissionnaire sont les suivantes :

1. approuver, classer par ordre de priorité et financer les cours conformément aux fonds alloués chaque année au budget du programme jeunesse et à la directive nationale sur l’instruction;
2. s’assurer que le nombre de cours donnés est suffisant pour permettre d'atteindre les objectifs opérationnels tout en respectant les limites financières; et
3. supprimer ou annuler un cours, ou encore y inscrire zéro candidat, en temps utile.

Autorisation

4. La D Cad & RJC, par l'entremise du cmdt URSC, répartit les fonds nécessaires à l’instruction du CIC, lesquels font partie de l'enveloppe budgétaire annuelle du programme jeunesse. La directive nationale sur l’instruction prévoit tous les cours du CIC autorisés pour une année financière donnée.

5. Les commissionnaires sont autorisés à financer les cours ou l’enseignement destinés à l’attribution de qualifications militaires.

6. Les commissionnaires ne sont autorisés qu'à financer des cours au nom du cmdt URSC, et ce, uniquement s'il s'agit de cours donnés dans leurs régions respectives.

7. Les candidats NE SERONT PAS inscrits aux cours simplement pour combler les places libres. L’ÉRIC ne doit pas instituer une pratique qui consiste à solliciter des candidats pour des cours particuliers sans l’autorisation préalable de l’autorité de gestion (AG).

8. La D Cad & RJC peut demander aux commissionnaires d’affecter les fonds destinés à financer les cours coordonnés à l’échelle nationale et d’approuver ces cours, qui sont offerts dans leurs régions en son nom.

Préalables

9. Seul le personnel compétent de l’ÉRIC ou de l’URSC, selon le cas, est autorisé à remplir cette fonction. Le cours « toutes les fonctions de l’IIEM » donne les qualifications nécessaires pour devenir commissionnaires.

Approbation des sessions de cours

10. Lorsqu’il approuve un cours, le commissionnaire a la responsabilité de veiller à ce que ce cours puisse être donné de la façon la plus rentable possible tout en respectant les exigences fixées par l’URSC en matière d’instruction. Les principaux critères qu’il doit prendre en considération sont les suivants :

1. le nombre d’instructeurs ayant les qualifications requises pour la session de cours considérée est suffisant;
2. le nombre de candidats est suffisant pour justifier la session de cours considérée;
3. les ressources et le matériel didactique sont disponibles en quantités suffisantes pour le cours; et
4. le lieu où le cours est donné est l’endroit qui convient le mieux pour réduire au maximum le temps et les frais de déplacement des candidats.

Classement des sessions de cours par ordre de priorité

11. La priorité attribuée aux cours pour une année financière donnée et doit être fondée sur les orientations stratégiques de l'enveloppe budgétaire annuelle approuvée du programme jeunesse, les directives en matière d’instruction, les exigences opérationnelles et les taux et tendances de production historiques. Le fait d’établir une liste classée par ordre de priorité permet au commissionnaire de mieux gérer les sessions de cours qui seront financées.

Financement des cours

12. Les niveaux de financement, basés sur les désignations prévues et apparaissant dans l'enveloppe budgétaire annuelle du programme jeunesse et dans la directive nationale sur l’instruction, doivent être comptabilisés au début de l’année financière.

Contingentement de sessions

13. Des messages sur les instructions d'inscription seront automatiquement générés sur l’écran de « mise en forme des messages de ST » ou sur l’écran de « mise en forme des rapports de messages d’affectation » :

1. à la date d’inscription d’un cours  financé – (La date d’inscription est automatiquement fixée à 60 jours avant le début du cours. Le commissionnaire a toutefois la possibilité d’y déroger, et de saisir une date différente pour chacun des cours. Le commissionnaire doit alors communiquer avec le Gestionnaire du système des autorités de gestion (GSAG) pour qu’il modifie la date d’inscription par défaut.  Un rapport de vérification peut également être généré chaque fois qu’un cours est complet, avec la liste de tous les candidats inscrits ou sans correspondance); et/ou
2. lorsqu’un stagiaire est ajouté au cours après la date d’inscription.

14. Attribution d’un numéro d’autorisation de voyage (NAV) – Le commissionnaire doit insérer les autorisations applicables en matière de déplacement et de rémunération dans l’écran de « mise en forme des messages ».

Messages

15. Le commissionnaire est responsable des messages. Ceci comprend l’impression et /ou la modification des messages courants, des messages supprimés, des messages d’exception et/ou des messages relatifs au fait que zéro candidats ne sont inscrit au cours.

Modification de sessions

16. Tout candidat ajouté à un cours doit avoir fait l’objet d’une nomination au préalable.

17. Seul le commissionnaire peut procéder à des suppressions, à des modifications ou à des ajouts une fois que le cours est complet.

Annulation de sessions

18. Un commissionnaire peut annuler un cours lorsque :

1. le responsable de la concordance propose un nombre de candidats inférieur au nombre minimum requis  pour que le cours soit donné; ou
2. les ressources disponibles sont insuffisantes pour dispenser le cours.

19. L’annulation d’une session nécessite l’approbation du cmdt URSC. Dès que le commissionnaire annule un cours, le statut du cours devient « ANNULÉ » et tous les candidats qui sont associés à ce cours reprennent le statut « SANS CONCORDANCE » et sont renvoyés dans l’application du responsable de la concordance.

Session sans inscription

20. Une fois qu’il a inscrit un cours, un commissionnaire peut décider d’inscrire zéro candidats lorsque :

1. le nombre de candidats inscrits au cours chute sous le nombre minimum de candidats requis pour que le cours soit donné; ou
2. les ressources essentielles à la tenue du cours ne sont plus disponibles ou ont été réaffectées à autre cours d’une priorité plus élevée.

21. La décision d’inscrire zéro candidat à une session nécessite l’approbation du cmdt URSC. Tous les messages concernant l’inscription au cours qui avaient pu être générés sont automatiquement annulés par un message d’instruction d’annulation du message d’inscription de l’IIEM qui est distribué aux différents détachements. Le statut du cours change et devient « SANS INSCRIPTION », tous les candidats qui sont associés au cours reprennent le statut « SANS CONCORDANCE » et sont renvoyés dans l’application du responsable de la concordance.

22. Le commissionnaire communiquera avec les unités concernées afin de s’assurer qu’ils sont au courant de l’annulation de la session de cours. Les messages d’annulation doivent être envoyés dès que la décision d’annuler un cours ou de ne pas y inscrire de candidats est prise. De plus, l’annulation du cours sera postée sur le site web.

Délais

23. Le calendrier suivant s’applique :

1. au moins 55 jours avant la date du début d’un cours, tous les messages d’instruction relatifs à l’inscription au cours doivent être émis; et
2. les messages d’annulation doivent être envoyés dès que la décision d’annuler un cours ou de ne pas y inscrire de candidats est prise.

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