ARCHIVED - Mise à jour de l'ombudsman – Droits et décisions (2017)

Contexte

Le Régime de pensions du Canada (RPC) et l’assurance-emploi (AE) sont des programmes sociaux conçus pour fournir un soutien financier afin de compenser une perte de revenu causée par une perte d’emploi, la retraite, une invalidité ou un décès. Ces programmes sont administrés conjointement par Emploi et Développement social Canada (EDSC) et l’Agence du revenu du Canada (ARC). Bien que, conformément au Régime de pensions du Canada ou à la Loi sur l’assurance-emploi (LAE), EDSC soit responsable de déterminer l’admissibilité aux prestations, le programme des décisions du RPC/AE de l’ARC détermine si un travailleur^{Note de bas de page 1}  est un employé ou un travailleur indépendant et si son travail ouvre droit à pension aux termes du RPC ou de la LAE.

Le Bureau de l’ombudsman des contribuables (BOC) a entrepris l’examen Droits et décisions^{Note de bas de page 2}  après avoir reçu des plaintes alléguant que les lettres de décision RPC/AE ne fournissaient pas suffisamment d’explications pour comprendre la décision de l’ARC. Les plaintes mentionnaient que les lettres fournissaient uniquement des références aux lois applicables et non les faits précis qui avaient motivé la décision de l’ARC. Faute d’une explication complète, les travailleurs et les payeurs^{Note de bas de page 3}  n’étaient pas certains des raisons pour lesquelles l’ARC avait rendu la décision et ne savaient pas s’ils devraient interjeter appel.

Dans le cadre de notre examen, nous avons également cerné un deuxième enjeu : nous avons remarqué que les travailleurs et les payeurs n’étaient pas conscients des conséquences fiscales et des autres conséquences découlant d’un changement à la définition de leur relation d’emploi.

Notre examen des lettres de décision du RPC/AE a révélé qu’elles ne contenaient aucune explication sur les faits utilisés pour justifier la décision, et qu’elles contenaient seulement la décision elle-même, les lois applicables, la marche à suivre pour contester la décision et les coordonnées de l’agent qui avait traité le cas. L’ARC nous a informés que le processus de prise de décisions pour les décisions du RPC/AE mettait en œuvre trop de variables pour inclure une explication dans chacune des lettres de décision, et qu’elle jugeait qu’une explication ne garantirait pas nécessairement que le travailleur ou le payeur comprendrait la décision.

L’ARC a déterminé qu’il n’y avait que deux façons de recevoir une explication relative à une décision RPC/AE : soit le travailleur ou le payeur pouvait appeler l’agent des décisions RPC/AE qui a traité le cas et demander une explication de vive voix, soit il pouvait demander une copie du rapport de décision RPC/AE. Le rapport de décision RPC/AE est un document utilisé par les agents des décisions du RPC/AE pour décrire leur processus décisionnel et il comprend tous les faits pertinents, les mesures, l’analyse et les dispositions législatives pris en considération. Bien que ce rapport explique la décision de l’ARC aux travailleurs et aux payeurs, ceux-ci n’étaient pas conscients de leur droit de le consulter ou de le demander. Il n’y avait rien dans les lettres de décision ni dans les pages Web de l’ARC pour leur indiquer qu’ils pouvaient demander le rapport à l’ARC.

En fin de compte, nous avons estimé qu’il n’était pas possible de fournir une explication écrite dans chaque lettre de décision. Au lieu de cela, nous avons déterminé que l’ARC devrait informer les travailleurs et les payeurs des différentes méthodes pour obtenir une explication de la décision. Afin de satisfaire au droit de s’attendre à ce que l’ARC soit responsable et fournisse aux travailleurs et aux payeurs la compréhension des décisions prises en leur nom, l'ombudsman des contribuables a formulé les recommandations suivantes à la ministre du Revenu national :

1. L’ombudsman des contribuables recommande à l’Agence du revenu du Canada (ARC) d’indiquer aux travailleurs et aux payeurs qu’ils ont le droit de demander une copie du rapport de décision relative au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’assurance-emploi (AE), et recommande à l’ARC de fournir aux travailleurs et aux payeurs des directives sur la façon de présenter une telle demande dans les lettres de décision RPC/AE.
2. L’ombudsman des contribuables recommande que les lettres de décision relative au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi informent les travailleurs et les payeurs, s’il y a lieu, qu’un montant dû ou une cotisation excédentaire peut découler de la décision.
3. L’ombudsman des contribuables recommande que l’Agence du revenu du Canada mette à jour les sections pertinentes de ses publications et de ses pages Web afin d’indiquer clairement aux travailleurs et aux payeurs visés par une décision relative au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’assurance-emploi (AE) ce qu’ils doivent faire après qu’une décision est rendue, y compris les étapes à suivre pour payer des prestations du RPC ou de l’AE en souffrance.
4. L’ombudsman des contribuables recommande que l’Agence du revenu du Canada continue d’inclure les renseignements suivants dans ses lettres de décision relative au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’assurance-emploi (AE) :
           a.    le nom et le numéro de téléphone de l’agent des décisions et l’énoncé selon lequel le récipiendaire peut
                  communiquer avec l’agent pour obtenir des explications quant aux motifs de la décision;
           b.    la référence à la page Web « Avez-vous reçu une décision relative au RPC/AE? »
5. L’ombudsman des contribuables recommande que l’Agence du revenu du Canada détermine si des gains d’efficience peuvent être réalisés, permettant ainsi d’inclure dans chaque lettre de décision une explication des facteurs pertinents ayant mené à la décision.

L’ARC a souscrit aux conclusions du rapport Droits et décisions. Elle a déclaré qu’elle mettrait en œuvre les recommandations deux, trois, quatre et cinq, et elle a accepté en principe la première recommandation, indiquant qu’elle mènerait un projet pilote avant qu’une décision finale soit prise au sujet de sa mise en œuvre.

Mise à jour

En août 2018, l’ARC a fourni une mise à jour sur l’état des mesures prises pour donner suite aux recommandations formulées dans le rapport Droits et décisions. L’ARC a indiqué qu’elle avait entièrement mis en œuvre les cinq recommandations. Elle a mis à jour les lettres de décision RPC/AE afin d’inclure une section informant les destinataires de leur droit de demander une copie du rapport de décision RPC/AE, ainsi que des instructions sur la façon de le faire. Au départ, l’ARC a mené un projet pilote afin de déterminer l’incidence de l’inclusion de ces renseignements, par exemple, une augmentation importante du nombre de demandes de rapports de décision. Après avoir constaté que le projet pilote initial n’avait pas fourni suffisamment de renseignements sur l’incidence potentielle sur le programme, l’ARC a mené à nouveau le projet pilote dans une région différente. Cette fois-là, l’ARC a constaté que plus de demandes de rapport de décision avaient été reçues. La section révisée a été incluse dans toutes les lettres à la fin de septembre 2018.

Les lettres de décision ont également été modifiées pour informer les travailleurs et les payeurs que s’ils avaient des questions au sujet des conséquences éventuelles de la décision, ils pouvaient consulter la page Web Avez-vous reçu une décision relative au RPC/AE? ou appeler le numéro sans frais pour demander à parler à un agent de l’ARC^{Note de bas de page 4} . L’ARC indique que la page Web continue d’être régulièrement mise à jour afin d’inclure tous les renseignements pertinents pour les travailleurs et les payeurs sur ce qui doit être fait après qu’une décision a été prise. Des renseignements sont fournis concernant les cotisations excédentaires ou les montants dus lorsqu'une décision modifie le droit à la pension et l’assurabilité de l’emploi. La page contient des liens menant à des renseignements sur la façon de payer les cotisations au RPC ou à l’AE en souffrance, ainsi que des renseignements sur la façon d’interjeter appel d’une décision^{Note de bas de page 5} .

L’ARC a également mis à jour le guide RC4110, Employé ou travailleur indépendant? pour y inclure un paragraphe demandant aux travailleurs et aux payeurs de se reporter à la page Web Avez-vous reçu une décision relative au RPC/AE?^{Note de bas de page 6} .

Les lettres de décision contiennent toujours les coordonnées de l’agent des décisions de manière que le travailleur ou le payeur puisse communiquer avec lui en tout temps. Dans le cadre du plan de mise en œuvre des lettres de décision révisées, l’ARC a terminé début septembre 2018, la formation des membres du personnel des décisions RPC/AE afin de s’assurer qu’ils étaient à l’aise avec les changements et en mesure de fournir tous les renseignements nécessaires aux travailleurs et aux payeurs. La formation a porté sur des sujets tels que les lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, les demandes de renseignements informelles et la publication de rapports sur les décisions.

En ce qui a trait à la dernière recommandation demandant à l’ARC de déterminer si des modifications pouvaient être apportées afin de réaliser des gains d’efficience et d’inclure dans chaque lettre de décision une explication des facteurs pertinents ayant mené à la décision, l’ARC a conclu que pour des raisons de logistique, il n’était pas possible d’inclure une explication complète dans les lettres, mais elle a ajouté des renseignements généraux sur son approche pour déterminer le statut d’emploi d’une personne. Lorsqu’il y avait lieu, l’ARC a également inclus des liens vers des articles expliquant le RPC et l’AE afin que les destinataires puissent en apprendre davantage sur la façon dont les décisions sont prises pour des cas semblables aux leurs.

Conclusion

Le principal problème qui a suscité la rédaction du rapport Droits et décisions était un manque global d’information dans les lettres de décision du RPC/AE de l’ARC. L’ombudsman estime que l’ARC a suffisamment traité les questions soulevées dans le rapport et mis en œuvre les recommandations. Depuis que ces changements ont été apportés, le BOC n’a reçu aucune plainte au sujet des lettres de décision RPC/AE.