L'adoption d'un système descriptif – normes pour la structure des données

Un système descriptif sur les collections, c'est une organisation logique, ordonnée et rigoureuse des informations sur les collections.

Un système descriptif efficace permet de regrouper et de hiérarchiser l'ensemble de l'information sur un support unique. Il structure cette information pour la rendre accessible et compréhensible.

Il établit un certain nombre de règles ou normes pour organiser systématiquement l'information sur les collections. Ce sont des normes de structures de données, ou schémas de métadonnées.

Apprenez-en davantage sur les normes relatives aux métadonnées pour le catalogage des collections de musées.

L'information descriptive sur les collections est découpée selon un nombre plus ou moins élevé de rubriques d'information ou d'éléments de métadonnées. Ces éléments d'information sont ensuite regroupés et structurés logiquement par catégories d'information, dans le but d'en faciliter le repérage, l'échange et la migration.

Depuis un certain nombre d'années, des organismes patrimoniaux et des institutions patrimoniales à travers le monde ont développé des systèmes descriptifs adaptés à leurs besoins et visant à répondre à ces nouvelles exigences de communiquer entre eux.

Au Canada, le Dictionnaire de données du RCIP a tracé la voie et servi de modèle au développement de plusieurs systèmes descriptifs sur les collections compatibles avec le répertoire canadien sur les collections muséales, Artefacts Canada.

Les principes de fonctionnement du Dictionnaire de données d'Artefacts Canada

Les principes qui sous-tendent ce système descriptif des collections sont les mêmes que ceux qui sont à la base de plusieurs autres systèmes.

  • Une organisation de l'information selon le type de collection à documenter ;
  • Un découpage de l'information en rubriques définies ;
  • Une réorganisation de l'information en regroupements logiques ;
  • La proposition d'une fiche minimale, qui peut comprendre un certain nombre d'éléments d'information obligatoires et d'éléments recommandés ;
  • La proposition d'un ensemble plus détaillé de rubriques de catalogage ;
  • La proposition de conventions et de règles d'inscription des données ;
  • La proposition de vocabulaires contrôlés pour certaines rubriques ;
  • La capacité de conserver les liens entre les objets, entre l'objet et ses parties ou entre un ensemble et les objets individuels qui le composent.

En offrant une structure commune, le système descriptif permet non seulement de construire le fichier central de référence sur les collections dans l'institution, mais également de faciliter les échanges d'information avec d'autres utilisateurs ou d'autres systèmes.

Pour de plus amples informations sur des normes de description ou schémas de métadonnées reconnus en tant que normes internationales pour la documentation et la gestion des collections, ainsi que sur la correspondance établie entre le Dictionnaire de données du RCIP et ces normes internationales, consultez la section Normes relatives aux métadonnées pour la gestion et la documentation des collections sur le site professionnel du RCIP.

Exercice 3 : Documentation d'un objet de collection à l'aide du dictionnaire de données d'Artefacts Canada

Reprenons l'exercise de mise en situation réalisé au début de ce chapitre, en référant cette fois au dictionnaire de données d'Artefacts Canada et en respectant le découpage de l'information, la définition des zones et les règles d'inscription qui y sont proposées.

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