Le catalogage

S'il n'est pas facile de tracer la ligne entre l'inventaire et le catalogage, notons que le catalogage implique généralement une recherche approfondie pour documenter chaque objet. Cette recherche relève habituellement d'experts du domaine concerné.

En plus des informations de base qu'on récolte lors d'un inventaire, le type d'information qu'on ajoute lors d'une démarche de catalogage réfère davantage aux données contextuelles et aux connaissances scientifiques qu'on a de l'objet et de son histoire, tant avant qu'après l'obtention de son statut patrimonial.

Généralement, ce type de démarche est réservé aux objets qu'on considère comme les pièces majeures des collections, ou encore aux objets qui sont utilisés ou qu'on prévoit utiliser dans des projets de diffusion.

L'avantage du catalogage est qu'il procure une information beaucoup plus détaillée sur les collections, favorisant tant une gestion efficace qu'une connaissance approfondie des collections. Cette connaissance permettra de mieux orienter le développement de la collection, son interprétation et sa mise en valeur. En contrepartie, un catalogage exhaustif des collections exige un investissement important de temps et de ressources. C'est pourquoi cette démarche est souvent adoptée uniquement pour des sous-ensembles de la collection, c'est-à-dire les pièces qui sont les plus utilisées pour les activités de diffusion ou les pièces majeures les plus consultées par les chercheurs ou les plus demandées pour des prêts à d'autres institutions.