L'inventaire physique

Lorsque la démarche d'inventaire est plus détaillée, offrant, en plus de l'information de base, des informations décrivant les caractéristiques physiques des objets, on parle alors d'inventaire physique.

Il peut s'agir, par exemple :

• des matériaux qui composent l'objet et de ses techniques de fabrication
• des dimensions de l'objet
• des motifs décoratifs de l'objet
• des inscriptions qu'on peut trouver sur l'objet

Même si l'information réfère aux données qui peuvent généralement être relevées directement à partir des objets, celle-ci peut provenir de sources écrites telles que le registre d'acquisition, des listes d'objets, des dossiers ou des contrats légaux.

Puisqu'une démarche comme l'inventaire physique implique souvent un retour direct aux objets, on en profite la plupart du temps pour procéder à la photographie des objets. Si cette opération n'est pas obligatoire, elle est de plus en plus incontournable considérant les possibilités de l'imagerie numérique.

L'avantage d'une telle démarche est qu'en plus de fournir l'information de base destinée à gérer adéquatement la collection (identifier, compter et localiser les objets), on dispose également d'une description plus détaillée des objets qui nous permet de mieux connaître les collections, de prévoir avec plus d'exactitude les besoins d'entreposage et de préservation, en plus de disposer de reproductions photographiques des objets.

En somme, qu'il s'agisse d'un simple dénombrement ou d'un inventaire physique, retenons que l'inventaire fournit un répertoire centralisé d'information sur les collections dont le musée a la garde. C'est l'outil de base qui facilite la saine gestion des collections. Il est indispensable que l'information qu'il contient soit mise à jour régulièrement, seule garantie de sa qualité et de sa fiabilité.

Plusieurs facteurs influencent la nécessité de procéder à la mise à jour de l'inventaire et la fréquence recommandée :

• Depuis combien de temps l'inventaire initial a-t-il été réalisé ?
• Est-ce que les objets sont très utilisés et fréquemment déplacés ?
• Est-ce qu'on a un bon contrôle sur l'accès aux collections dans l'institution ?

Règle générale, si cela n'a jamais été réalisé auparavant, il est recommandé d'effectuer en une seule fois un inventaire complet des collections. Ensuite, une mise à jour doit être effectuée :

• une fois par année, sur un échantillon représentatif des collections, en procédant au moins à la vérification systématique de l'emplacement des objets et de leur numéro d'identification.
• à un rythme variable et si c'est jugé nécessaire, sur l'ensemble des collections, comme à tous les 5 ou 10 ans, selon les politiques en vigueur et selon le cas.

Ces mises à jour permettent souvent d'identifier les problèmes liés aux procédures d'utilisation des collections et au suivi des déplacements et de corriger le tir afin d'améliorer les modes de gestion.