La planification d'un projet de documentation des collections
- Objectif :
- Assurer le succès d'un projet de documentation des collections patrimoniales par une planification adéquate du projet.
- Durée :
- Lecture : 10 à 15 minutes Quiz : 15 minutes
Récapitulation sur la documentation et regards sur la planification d'un projet de documentation normalisée des collections
aintenant qu'on comprend ce que représente une démarche de documentation de collections patrimoniales, on fait un tour d'horizon sur les principales étapes de planification d'un projet.
Élaboration d'un plan d'action
Pourquoi un plan d'action ?
Pour réfléchir avant de passer à l'action. Pour créer un document de référence écrit qui servira à :
- Faire connaître et défendre le projet à l'intérieur comme à l'extérieur de l'institution
- Encadrer adéquatement le travail du personnel affecté au projet
- Faire les modifications qui s'imposent en cours de route : tenir à jour, suivi de l'échéancier…
- Identifier les besoins
- Identifier les ressources nécessaires
- Laisser une mémoire du projet
Le contenu d'un plan d'action
Un plan d'action devrait contenir les parties suivantes :
- 4.1) Constat de la situation
- 4.2) Objectifs du projet
- 4.3) Scénario de fonctionnement
- 4.4) Évaluation des ressources humaines et du matériel
- 4.5) Échéancier
- 4.6) Budget
Revoyons chacune de ces parties afin de préciser son contenu et surtout, les questions à se poser pour planifier adéquatement son projet.
4.1) Constat de la situation :
c'est le temps présent, d'où on part
- type d'objets
- objets numérotés ou non
- documentés ou non
- documentation fiable ou non
- documentation sur différents supports, lesquels
- réserves adéquates ou non
- objets rassemblés ou éparpillés, dans un bâtiment ou plusieurs maisons
- qu'est-ce qu'on a comme matériel, comme ressources humaines ?
4.2) Objectifs du projet :
C'est ce qu'on cherche à obtenir, s'appuient sur les besoins identifiés
- Que voulez-vous obtenir à la fin du projet ?
- Analyse du constat
- Solutions envisagées aux problèmes observés
4.3) Scénario de fonctionnement :
Selon quelle méthode, comment on va le faire ?
- quel type de démarche ?
- dénombrement : quoi, combien, où
- inventaire physique : avec ou sans photographie ?
- à partir des objets, à partir des documents existants ou les deux ?
- Lorsqu'on travaille à partir des objets, une personne ou une équipe fait systématiquement le tour des espaces (réserves, salles d'expo, laboratoires, etc.) pour dresser une liste exhaustive des objets en notant les renseignements sélectionnés.
- Lorsqu'on travaille à partir des documents, la cueillette de données se fait directement sans avoir à retourner aux objets. Mais Attention ! Il faut s'assurer de la concordance de l'objet inventorié et de l'information tirée des documents de référence, ne serait-ce que pour vérifier le numéro d'inventaire et son emplacement. Sinon, on risque d'inventorier l'information sur les documents plutôt que les objets dans la collection.
- L'idéal, c'est de faire une estimation sur échantillonnage représentatif dans votre institution.
4.4) Calendrier de travail
échéancier
- Traduire le scénario de fonctionnement en plan d'action
- Planifier les étapes en dressant la liste des tâches à accomplir
- Établir le temps requis pour réaliser toutes les étapes successives
- Mettre un échéancier pour chaque étape
- Penser à scinder le travail en différentes phases au besoin
- Toujours ajouter un pourcentage pour les imprévus
4.5) Budget
évaluation des ressources humaines et du matériel
- Calculer les coûts de matériel, les salaires et toutes les dépenses du projet
- Évaluer si on a les moyens de ses ambitions
- Revoir le projet en fonction des sommes allouées ou augmenter les sources de financement
En conclusion, planifier un projet de documentation de collections patrimoniales, c'est :
- apprendre à se poser les bonnes questions
- quelle évaluation faisons-nous du système documentaire existant ?
- depuis quand existe-t-il, est-il à jour ?
- de quelle information disposons-nous, les objets sont-ils numérotés ?
- quelle est l'envergure de cette information, est-elle complète, est-elle fiable ?
- qui utilise l'information sur les collections ? etc.
- réaliser que plus on veut en faire, plus c'est exigeant
- trouver un équilibre entre un projet rapide / long à réaliser
- trouver un équilibre entre un projet exigeant du personnel plus ou moins spécialisé
- trouver un équilibre entre un projet plus ou moins coûteux
- bien comprendre qu'on met en place un système qui va nécessiter un suivi
- se donner les moyens d'obtenir les résultats recherchés
Finalement, rappelez-vous que plus vous serez précis dans la préparation de votre plan d'action, mieux vous serez préparés à faire face aux imprévus. De plus, un plan d'action bien structuré sera l'outil le plus utile à la préparation de demandes de financement pour votre projet, que ce soit à l'intérieur de l'institution ou auprès de subventionneurs reconnus.
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