Pourquoi documenter les collections ?

Dans l'introduction de l'ouvrage « La documentation du Patrimoine Culturel » publié en 1998, on précise que la documentation du patrimoine est « indispensable aux objectifs suivants: l'identification, la protection, l'interprétation et la préservation des objets mobiliers, des édifices historiques, des sites archéologiques et des paysages culturels. Ils tiennent une place très importante dans les grandes conventions internationales ayant trait à la protection du patrimoine. »

Deux responsabilités des institutions patrimoniales rendent la documentation des collections importante :

• la gestion responsable des collections, qui passe par l'identification, la protection et la préservation des collections
• l'interprétation et la mise en valeur des collections, qui passe par l'accès à l'information tout autant qu'aux objets des collections

La meilleure façon de préserver les collections est non seulement d'en préserver l'intégrité physique, mais surtout de bien les connaître, les identifier et les interpréter.

• Seul un objet bien documenté est adéquatement protégé. L'information sur les collections est donc essentielle pour assurer une gestion efficace du patrimoine culturel.
• Seul un objet bien documenté est suffisamment compris pour être adéquatement interprété et mis en valeur. Le fait de bien connaître sa collection contribue également au développement cohérent des collections d'une institution. Grâce à une meilleure compréhension du contenu des collections, il devient plus facile de décider d'une orientation du collectionnement, permettant d'identifier les lacunes à combler ou les points forts à mettre en évidence. D'où l'importance d'avoir une documentation uniforme et la plus complète possible.

En résumé, il faut dire qu'une bonne documentation facilite :

• L'identification des objets
• L'enregistrement et la vie des objets au musée
• L'accès aux objets
• La protection et la préservation des objets
• L'accès aux informations
• Le maintien de l'information à jour
• La survie de l'information

Une collection bien documentée favorise tant une saine gestion qu'une bonne mise en valeur des collections.