Quoi documenter ?

Jusqu'à maintenant, le cours a permis de mieux comprendre pourquoi on doit documenter les collections et comment on doit s'y prendre pour réaliser nos objectifs. Il faut également être en mesure de savoir quoi documenter sur les objets de collection.

Commençons par un simple exercice de mise en situation.

Exercice 2 : Atelier de mise en situation : documentation d'un objet

Cet exercice a probablement permis de constater qu'il n'est pas si facile de décrire uniformément les objets de collections et surtout, de structurer logiquement l'information recueillie.

Il y a fort à parier que l'information descriptive recueillie sur l'objet puisse se regrouper dans ces grandes catégories d'information :

Identification :

nom, numéro d'identification

Description physique :

matériaux, techniques de fabrication, médium ou support, couleurs, forme, motifs décoratifs, inscriptions

Provenance :

Lieu d'origine ou de fabrication, nom du ou des propriétaire(s) antérieur(s), mode et date d'acquisition

Les collections peuvent livrer une certaine quantité d'information sur leur nature et leur fonction, sur leur provenance et sur leur contexte d'utilisation. De plus, les activités dans lesquelles les collections sont utilisées dans l'institution génèrent encore davantage d'informations à recueillir et à consigner.

Il faut savoir également que ce processus de documentation n'a pas de fin. Il y aura toujours de nouvelles informations à colliger sur les objets. Il peut s'agir d'une nouvelle compréhension qu'ont les spécialistes d'une œuvre ou d'un style. Il peut s'agir également de préciser le nouvel état de conservation d'un objet endommagé. Il peut s'agir d'un changement de la taxinomie latine d'un spécimen de sciences naturelles suite à de nouvelles recherches scientifiques.

Le processus de documentation des collections est donc dynamique et en continu.

L'identification, la localisation et l'organisation systématique de l'information, qui peut varier d'un objet à l'autre ou d'un type de collection à l'autre, exigent rigueur et minutie. D'où l'importance de mettre en place un système descriptif bien défini pour l'ensemble des objets qui composent les collections.

En examinant de plus près l'information recueillie lors de l'exercice réalisé plus tôt, on remarque qu'on obtient de l'information qui peut se regrouper en 2 catégories :

• une information qui se rapporte aux caractéristiques physiques de l'objet (identification, dimensions, matériaux ou description).
  • Il s'agit de l'information que l'objet nous transmet directement. Il est important d'apprendre à bien interroger l'objet.
    • Quel est le nom de l'objet, a-t-il un titre ?
    • En quoi est-il fait ?
    • Quelles sont ses dimensions ?
    • Quelles inscriptions y retrouve-t-on ?

• une information qui se rapporte à la vie et à la connaissance scientifique de l'objet (l'artiste, le fabricant, l'origine, l'utilisation, la culture, etc.).
  • Il s'agit de l'information contextuelle que l'on connaît à propos de cet objet. Il est primordial de mettre en place une pratique de cueillette des informations auprès des sources potentielles, telles que le donateur ou l'utilisateur.
    • Quel est son âge ?
    • Qui l'a créé ou fabriqué ?
    • À qui appartient-il ou à qui a-t-il appartenu auparavant ?
    • Quelle est son histoire ?

Ces deux types d'information forment un tout complémentaire.

Lorsqu'on pense à un projet de documentation des collections, on souhaite légitimement pouvoir disposer d'une description détaillée et complète de chaque objet dans les collections. En revanche, les ressources dont on dispose imposent des contraintes quant à la nature et à la quantité d'information qu'on sera réellement en mesure de consigner sur les objets.

Il faut donc pouvoir répondre à des questions fondamentales au moment de planifier un projet de documentation des collections :

• Quelle information doit être consignée ?
• Où trouver l'information requise ?
• Comment organiser l'information ?

L'information sur un objet ou sur une collection ne prend son sens que lorsqu'elle est consignée correctement, organisée dans un système fonctionnel et rendue disponible et accessible, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'institution. Un système descriptif efficace implique une organisation méthodique de l'information sur chaque objet de la collection.

La mise en place d'un tel système descriptif implique le choix d'outils qui seront les plus appropriés, en fonction des besoins de l'institution, des besoins des utilisateurs de l'information et des objectifs spécifiques du projet.