Les vocabulaires contrôlés

Nous avons vu les composantes principales qui donnent la structure d'ensemble au système documentaire à mettre en place : le système descriptif et le schéma de classification.

Un autre niveau de normalisation est requis : la normalisation du contenu.

Une partie de cette normalisation est déjà fournie par le système descriptif, sous la forme de règles d'inscription de l'information ou règles de catalogage. Ces règles édictées pour chaque élément du système descriptif, viennent préciser les règles et conventions quand à l'utilisation des majuscules ou de la ponctuation, sur l'ordre des mots et la façon d'inscrire l'information.

Toutes ces règles sur la forme des données est primordiale pour assurer une indexation adéquate de l'information et, par le fait même, la possibilité de retrouver et de réutiliser l'information à long terme.

Un autre niveau de normalisation du contenu viendra faciliter le repérage de l'information : la normalisation terminologique, grâce à l'utilisation de vocabulaires contrôlés.

La normalisation terminologique

consiste à choisir les termes les plus appropriés pour décrire les objets de façon uniforme et systématique.

Elle s'effectue à l'aide d'outils de référence, les listes d'autorité et les thésaurus.

Une liste d'autorité

(aussi appelée fichier d'autorité) est une liste de termes dont on peut se servir pour contrôler les termes ou les variantes employés dans la documentation de ses collections. À titre d'exemple, un musée peut recourir pendant le processus de saisie des données à une liste d'autorité des matériaux et techniques, afin d'assurer l'emploi d'une orthographe constante ou d'une même dénomination pour la même réalité décrite dans l'ensemble des données.

Il existe deux types de listes d'autorité : les listes fermées et les listes ouvertes. La liste d'autorité fermée comprend un nombre précis de termes, auquel il n'est pas possible d'ajouter de nouveaux termes. Au contraire, la liste d'autorités ouverte propose un certain nombre de termes auxquels il est possible d'ajouter d'autres termes au besoin.

Qu'elles soient ouvertes ou fermée, les listes d'autorité sont des outils performants de normalisation terminologique. C'est une façon économique de profiter de l'expérience de ceux qui ont déjà fait le travail avant nous en évitant de réinventer la roue. Ultimement, cette normalisation terminologique favorise l'adoption d'un langage commun pour faciliter l'accessibilité à vos collections.

Un thésaurus

offre en général une présentation hiérarchique de la terminologie, identifiant les termes préférés à utiliser pour référer à un concept, précisant les termes synonymes, les termes générique et spécifiques et les termes rejetés. Certains thésaurus contiennent également des notes sur la portée des termes, afin de guider les catalogueurs quant à la signification précise et à l'utilisation des concepts présents dans le thésaurus. Un thésaurus peut aussi être utilisé comme aide à la recherche, en permettant de trouver les termes à employer pour la recherche sur un concept donné.

Il existe un grand nombre de thésaurus et des nouveaux sont conçus régulièrement. Pour en connaître davantage et pour la description de listes d'autorité et de thésaurus parmi les plus utilisés pour les collections patrimoniales, consultez la section sur les vocabulaires du Guide du RCIP sur les normes pour les musées.

Les listes d'autorité et thésaurus varient beaucoup dans leur conception et leur présentation, mais tous peuvent être employés dans des systèmes manuels ou automatisés pour assurer un catalogage précis et cohérent de même qu'un repérage plus efficace de l'information grâce à un bon contrôle terminologique.