Sondage sur la gestion des collections du RCIP 2017 – Démonstrations

Description

Ce document a été utilisé au cours de la deuxième étape du projet d'enquête sur les logiciels de gestion des collections 2017-2018 du Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP). Le but de ces démonstrations était de permettre aux membres de la communauté muséale d'évaluer des logiciels de gestion des collections en fonction des résultats réels obtenus lors de leur utilisation plutôt qu'à partir des seules descriptions textuelles et saisies d'écran. Les démonstrations ont eu lieu entre janvier et mars 2018 et ont duré environ 60 à 90 minutes.

Ce formulaire a été utilisé pour recueillir des commentaires et les évaluations des évaluateurs de la communauté; les résultats ont été recueillis, anonymisés et analysés. Les notes et certains commentaires sont publiés sur le site du RCIP.

Tâches

Les tâches suivantes ont été relevées par le RCIP et le Groupe consultatif de l'enquête sur les logiciels de gestion des collections comme des priorités pour la démonstration. Le tableau ci-dessous explique chaque tâche.

Tâche Explication
Saisir des données en ligne Montrer comment le personnel et les volontaires peuvent voir, créer et modifier une fiche au moyen d'un navigateur Web y donnant accès en ligne.
Publier une fiche sur Internet Montrer comment publier sur Internet des données sur les collections afin que le public puisse y accéder au moyen d'un navigateur Web.
Définir les autorisations d'utilisation et les groupes d'utilisateurs Montrer comment les clients peuvent définir les autorisations accordées aux utilisateurs, en fonction du groupe et du poste, ainsi que de la personne.
Visualiser les pistes de vérification ou le journal des changements Montrer les diverses façons dont les changements au système sont enregistrés, tout en indiquant l'information qui est consignée et en précisant s'il est ou non possible d'annuler les changements.
Importer des données Montrer comment les clients peuvent importer des données. Si le client ne peut pas importer de données, expliquer le processus permettant aux fournisseurs de le faire.
Exporter des données Montrer comment les clients peuvent exporter des données. Si le client ne peut pas exporter de données, expliquer le processus permettant aux fournisseurs de le faire.
Établir une liste de terminologie locale Montrer comment établir une liste de terminologie locale, ainsi que toute fonction multilingue.
Téléverser ou joindre des images et des fichiers Montrer comment joindre une image ou une fiche. Est-elle téléversée directement? Est-elle liée à un chemin de fichier?
Cataloguer un objet Montrer du début à la fin comment cataloguer un objet, y compris la création d'une fiche, la sélection de l'emplacement et la saisie des données.
Modifier un ensemble de fiches par lot Montrer comment modifier en un lot un groupe de fiches (soit un sous-ensemble de fiches ou une base de données entière). Que peut-on changer? Quelles sont les limites?
Capacités multilingues

L'interface est-elle disponible dans d'autres langues? Quelle en est l'apparence dans le cas des langues autres que la langue par défaut? Qu'est-ce qui est traduit et qu'est-ce qui ne l'est pas?

Comment fonctionnent les champs multilingues servant à la saisie de données? Que peut-on saisir dans une autre langue? Quelles langues peut-on utiliser; peut-on utiliser uniquement des alphabets latins, ou est-il possible d'utiliser d'autres alphabets comme les syllabaires autochtones canadiens? Qu'en est-il des langues lues de droite à gauche?

Personnaliser une page d'entrée dans le catalogue Montrer comment les clients peuvent personnaliser la page passerelle d'une fiche. Est-ce possible de renommer une étiquette? Peut-on déplacer les champs? Que peuvent faire les utilisateurs par comparaison aux fournisseurs, et quelle est la marche à suivre par un fournisseur pour personnaliser la page passerelle?
Créer une fiche modèle Montrer comment créer une fiche modèle ou modifier un modèle existant. Les fiches existantes peuvent-elles servir à la création d'un modèle?
Produire ou préparer un rapport Montrer comment préparer un rapport à partir d'un style prédéfini existant et comment personnaliser un rapport ou produire un tout nouveau rapport.
Effectuer une recherche de base Montrer comment effectuer une recherche de base et exécuter d'autres fonctions de recherche de base, comme afficher les résultats, sauvegarder les résultats d'une recherche, etc.
Effectuer une recherche avancée Montrer comment effectuer une recherche avancée et préciser les résultats de recherche. S'il y a plus d'une méthode, prière de toutes les montrer.
Parcourir les fiches Montrer comment parcourir des fiches, soit à partir de la base de données complète soit à partir d'un ensemble de fiches.
Créer une exposition Présenter toutes les caractéristiques et fonctions servant à l'élaboration, la planification et la gestion d'une exposition et des activités liées.
Saisir l'information destinée à un rapport de condition Montrer comment intégrer un rapport sur l'état de conservation à la fiche d'un objet (p. ex. en tant que pièce jointe, par saisie directe de données, etc.).

Notation

Afin d'évaluer la performance de chaque fonctionnalité ou fonction abordée dans la démonstration, les évaluateurs ont été invités à se référer au système d'évaluation suivant :

0
N'exécute pas la fonction
Le produit n'exécute pas la tâche indiquée et le fournisseur n'a pas prétendu que le produit le faisait.
Les tâches demandées que le fournisseur n'a pas pu montrer reçoivent cette note.
1
Inacceptable
Le produit n'exécute pas la tâche indiquée malgré les affirmations du fournisseur ou le produit exécute la tâche si mal que la fonction est inutilisable, ce qui se traduit par une efficacité bien en deçà des attentes.
2
Inférieur aux attentes
Le produit exécute la tâche indiquée, mais pas très bien. Il est utilisable, mais son efficacité est inférieure aux attentes.
3
Adéquat
Le produit exécute la tâche indiquée adéquatement. Il est utilisable et il répond aux attentes minimales, sans pour autant les dépasser.
4
Dépasse les attentes
Le produit exécute bien la tâche indiquée et il répond à des attentes supérieures aux attentes minimales.
5
Dépasse largement les attentes
Le produit exécute très bien la tâche indiquée. Les caractéristiques et les fonctions offertes dépassent largement les attentes.

Dans les sections de commentaires, nous avons demandé aux évaluateurs d'inclure des observations, préoccupations ou réactions à la démonstration, y compris des points les ayant laissés confus concernant le produit ou la démonstration elle-même. Les participants ont été invités à évaluer les produits uniquement sur la base des informations fournies dans le profil du produit et de la démonstration elle-même. Dans la section « Commentaires supplémentaires », ils ont été invités à donner leur impression générale du produit, ou à faire des suggestions ou des commentaires généraux sur la démonstration.

Dans les sections de commentaires, nous avons demandé aux évaluateurs d'inclure des observations, préoccupations ou réactions à la démonstration, y compris des points les ayant laissés confus concernant le produit ou la démonstration elle-même. Les participants ont été invités à évaluer les produits uniquement sur la base des informations fournies dans le profil du produit et de la démonstration elle-même. Dans la section « Commentaires supplémentaires », ils ont été invités à donner leur impression générale du produit, ou à faire des suggestions ou des commentaires généraux sur la démonstration.

Produit :

Fournisseur :

Évaluateur :

Organisation ou établissement de l'évaluateur :

Expérience antérieure d'utilisation d'un logiciel de gestion des collections :

Date de l'évaluation :

Tableau d'évaluation
Tâche Note Commentaires
Saisir des données en ligne
Publier une fiche sur Internet
Définir les autorisations d'utilisation et les groupes d'utilisateurs
Visualiser les pistes de vérification ou le journal des changements
Importer des données
Exporter des données
Établir une liste de terminologie locale
Téléverser ou joindre des images et des fichiers
Cataloguer un objet
Modifier un ensemble de fiches par lot
Capacités multilingues
Personnaliser une page d'entrée dans le catalogue
Créer une fiche modèle
Produire ou préparer un rapport
Effectuer une recherche de base
Effectuer une recherche avancée
Parcourir les fiches
Créer une exposition
Saisir l'information destinée à un rapport de condition

Autres commentaires :

Note finale :

Je, _________________________, autorise le RCIP à rendre anonyme, traduire et publier des commentaires inscrits au présent formulaire d'évaluation : _________________________

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