Mandat : Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage

Préface

Le 22 novembre 2016, le gouvernement a présenté le projet de loi S-5, la Loi sur le tabac et les produits de vapotage, qui créerait un nouveau cadre législatif réglementant la fabrication, la vente, l'étiquetage et la promotion des produits de vapotage au Canada. Santé Canada, en collaboration avec les Instituts de recherche en santé du Canada, a créé le Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage pour examiner la littérature scientifique et fournir des recommandations sur le cadre des produits de vapotage à mesure que de nouvelles preuves scientifiques des bienfaits et des effets néfastes pour la santé de ces produits sont disponibles.

Le présent mandat a été approuvé par les membres du Conseil consultatif scientifique le 20 November, 2018.

1.0 Mandat

Le mandat du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage consiste à surveiller et à analyser les preuves scientifiques concernant les bienfaits et les effets néfastes des produits de vapotage et à informer Santé Canada à mesure que de nouvelles données probantes sur cette question sont disponibles.

À partir de l'examen des nouvelles données probantes, le Conseil consultatif scientifique évaluera les répercussions nettes sur la santé publique des approches fédérales en matière de réglementation des produits de vapotage et fournira des conseils et des recommandations aux responsables de Santé Canada sur le besoin de restreindre ou de libéraliser le régime établi dans le cadre de la proposition de loi sur le tabac et les produits de vapotage.

Le rôle du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage est de formuler des conseils et des recommandations et de les présenter à Santé Canada. Le Ministère a quant à lui la responsabilité et le pouvoir exclusif de prendre des décisions concernant le mandat du Conseil.

2.0 Structure hiérarchique et gouvernance

Le Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage est régi par la Politique de Santé Canada sur les organismes consultatifs externes. Tous les éléments de cette politique s'appliquent à ce Conseil consultatif.

Santé Canada est représenté par le directeur général de la Direction de la lutte contre le tabagisme, qui est aussi secrétaire général du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage.

3.0 Processus de nomination des membres

Les membres du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage sont recrutés dans le cadre d'un processus de nomination ciblé, dirigé conjointement par Santé Canada et les IRSC. Le processus de recrutement sera guidé par un ensemble d'exigences quant à la composition, lesquelles comprendront une gamme de critères généraux et une tentative de représentation large dans les dimensions disciplinaires, géographiques, de genre et culturelles appropriées (description à la section 3.1).

Ce processus vise à assurer la présence d'un éventail de connaissances, d'expertise et d'expérience ainsi qu'une diversité de perspectives chez les membres de l'organe consultatif, et ce, dans le but de promouvoir la diversité et l'inclusion dans la composition de l'organe consultatif.

Le président et les membres de l'organe consultatif sont nommés par le secrétaire général. Les membres sont nommés à titre amovible et leur nomination peut être révoquée sans justification et sans qu'ils n'aient été consultés.

Pour le recrutement des membres, le secrétaire général peut consulter les parties suivantes :

  • le personnel de Santé Canada et des IRSC;
  • les autres ministères et organismes fédéraux;
  • les autorités sanitaires des provinces et territoires;
  • des organisations et des associations externes, des établissements universitaires ou de recherche et des experts;
  • le président et les membres du Conseil consultatif;
  • le public.

3.1 Facteurs à prendre en compte pour la composition du Conseil

Le Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage comptera entre 8 et 12 membres. Le secrétaire général, en consultation avec le président, peut modifier le nombre de membres occasionnellement afin d'assurer la présence d'un éventail approprié de connaissances, d'expertise, d'expérience et de perspectives. Cela sera particulièrement pertinent à la suite de la réunion initiale du Conseil, lors de laquelle on discutera des lacunes potentielles dans l'expertise des membres.

La candidature des personnes qui ont eu des affiliations avec l'industrie du tabac ou l'industrie du vapotage au cours des 10 dernières années ne sera pas prise en considération. Toute affiliation antérieure avec l'industrie pharmaceutique, le secteur des dispositifs médicaux ou l'industrie des produits de santé doit être divulguée en vertu des règles quant à la divulgation de l'affiliation et des intérêts décrites à la section 3.2.

Les membres du Conseil consultatif incluent, sans s'y limiter, des personnes possédant des connaissances, de l'expertise ou de l'expérience dans les domaines suivants :

  1. Connaissances scientifiques ou techniques et expertise spécialisée : voir le tableau 1 pour de plus amples détails.
  2. Excellence dans leur domaine : les principaux chercheurs seront choisis en fonction de critères tels que les publications, la contribution aux principales découvertes et l'occupation du poste de directeur ou de fondateur d'un centre de recherche, d'une entreprise ou d'une autre entité.
  3. Crédibilité : l'avis des membres concernant les preuves scientifiques doit être perçu comme étant objectif; il ne doit y avoir aucun biais démontré ou perçu.
  4. Prix et distinctions : les prix ou distinctions (p. ex. les chaires de recherche du Canada, les membres des académies des sciences) seront considérés comme étant avantageux.
  5. Capacité et expérience : les membres doivent avoir démontré leur aptitude à contribuer avec succès à des processus ou des comités similaires et ils doivent être en mesure de comprendre les points de vue divergents relativement à un enjeu comprenant de multiples aspects et d'en tenir compte. L'expérience organisationnelle dans la représentation de personnes qui partagent un point de vue ou un intérêt pourrait également être incluse.
  6. Étendue de l'expérience : les connaissances acquises dans plus d'un domaine d'expertise, comme cela est indiqué dans le tableau 1, devraient être considérées comme un atout.
  7. Expérience pratique : l'expérience clinique ou personnelle de première main (p. ex. patient, consommateur ou soignant) sera considérée comme un atout.
  8. Tous les autres antécédents pertinents qui contribuent d'une manière utile au fonctionnement de l'organe consultatif et qui complètent les connaissances, l'expertise et l'expérience des autres membres, y compris, sans toutefois s'y limiter, la diversité géographique, la diversité des sexes et la diversité culturelle.

Le Conseil doit compter parmi ses membres, entre autres, des personnes aux profils suivants :

  • scientifiques, chercheurs, universitaires et personnes ayant une expertise spécialisée;
  • professionnels de la santé, y compris ceux ayant une expérience pratique ou clinique;
  • experts reconnus dans leur domaine;

Les membres doivent appartenir, mais non pas exclusivement, aux secteurs et disciplines suivants :

Science biomédicale/de base (Nombre d'experts : 2-3)
Domaine d'expertise précis Explication
Conception, mise à l'essai et approbation des dispositifs médicaux Le Conseil pourrait bénéficier de l'expertise d'un ingénieur biomédical et/ou d'un concepteur de dispositifs médicaux qui connait bien la conception médicale et physiologique et la mise à l'essai de dispositifs qui font leur entrée sur le marché, notamment la réglementation et les normes régissant la recherche, les essais, les essais cliniques et l'approbation pour une utilisation chez l'humain.
Physiologie / toxicology / pharmacologie Un biologiste ou un clinicien/scientifique ayant une compréhension des effets physiologiques de la nicotine et d'autres produits chimiques présents dans les produits du tabac et les produits de vapotage ainsi que des différences susceptibles de concerner le genre et/ou le développement humain. La science clinique relative aux effets des substances sur le corps (dynamique), l'absorption, la distribution, les processus métaboliques et l'excrétion de substances (cinétique) et l'influence de la variation génétique sur la toxicité/les effets secondaires (génomique) sont tous importants.
Spécialiste de la méthodologie / infrastructure L'expertise dans la réalisation de diverses études préalables sur la sécurité et l'efficacité aiderait à cerner les pratiques de recherche prometteuses. Les experts devraient savoir réaliser des études précliniques, y compris les tests in vitro (éprouvettes) et in vivo (animaux); et les essais cliniques impliquant des sujets humains. La connaissance, par les experts, de l'infrastructure permettant de mener et de coordonner les essais multicentriques, ainsi que le développement et le maintien de réseaux collaboratifs, serait considérée comme un atout. Les experts pourraient également mettre à jour les dépôts de données et communiquer les données pour l'étude.
 
Bienfaits/effets néfastes sur le plan clinique/individuel (Nombre d'experts : 3-5)
Domaine d'expertise précis Explication
Points de vue de l'utilisateur Les consommateurs, patients, prestataires de soins et personnes ayant de l'expérience pratique ou de l'expérience en ce qui a trait aux enjeux intéressant les consommateurs ou les patients pourraient aider à cerner des dynamiques importantes que le Conseil devrait examiner et appuieraient l'engagement des IRSC envers la recherche axée sur les patients.
Spécialiste en toxicomanie / médecine clinique Un clinicien praticien ayant de l'expérience dans le traitement de la dépendance, de la prescription et du suivi des traitements, et qui possède une expérience de travail direct avec des patients et des familles, contribuera à donner un aperçu des problèmes et des défis des thérapies de substitution. Ce clinicien devrait avoir des liens académiques avec les hôpitaux/centres de santé universitaires (p. ex. CAMH) pertinents et/ou être affilié à eux.
Cardiologie et physiologie respiratoire Une catégorie importante d'effets potentiellement néfastes du vapotage est une perturbation de la fonction cardiaque et/ou respiratoire normale. Le point de vue d'un cardiologue, d'un pneumologue et/ou d'un spécialiste en santé cardiorespiratoire serait utile pour évaluer l'état actuel des connaissances dans ces domaines.
Pathologie Les pathologistes, y compris les examinateurs médicaux, les pathologistes médico-légaux et les médecins légistes, sont particulièrement bien placés pour étudier les données disponibles sur les effets du vapotage et sont spécialement qualifiés pour comprendre et mettre en contexte les données sur les cas de décès après exposition.
Système neuroendocrinien Le Conseil peut également bénéficier de l'expertise d'un endocrinologue, en particulier pour examiner toute preuve d'interaction des produits de vapotage avec les systèmes hormonaux et/ou neurosecrétoires. L'expertise en neurologie et en neurosciences est également directement pertinente en raison des interactions du vapotage avec le développement du cerveau et du système nerveux.
Spécialiste en médecine factuelle Les experts habitués à réaliser des analyses systématiques et des méta-analyses et à appliquer ces produits dans le contexte des directives cliniques renforceront cette évaluation.
 
Bienfaits/effets néfastes pour la population et la santé publique (Nombre d'experts : 3-5)
Domaine d'expertise précis Explication
Sécurité et hygiène professionnelles et du milieu Le Conseil devra évaluer les facteurs qui peuvent influer directement et indirectement sur la santé, comme l'exposition à la « fumée » de vapotage. Un membre dans un domaine pluridisciplinaire, comme la santé professionnelle ou environnementale, offrirait une vue d'ensemble sur l'interaction entre les dangers, l'environnement (par exemple, la qualité de l'air) et la santé humaine.
Évaluation, gestion et communication des risques Une expertise est requise dans la gestion des risques - un domaine qui fait intervenir l'évaluation, la communication et la réponse aux risques. Le Conseil peut se composer de chercheurs universitaires (généralistes et/ou personne dédiée à la santé publique) et/ou de praticiens. Un statisticien pourrait également donner un aperçu de l'évaluation quantitative des risques et de l'efficacité de la communication des risques. L'expertise dans ce domaine permettra également de guider le Conseil dans l'évaluation d'une gamme de types de preuves et contribuera à la réflexion sur la notion de risque et les types de risques acceptables.
Épidémiologie Le panel devra tenir compte des liens entre le comportement, la santé de la population, les environnements réglementaires et les politiques publiques. Un expert en santé de la population contribuera finalement à une meilleure compréhension des problèmes liés aux populations à risque (populations autochtones, jeunes, etc.) et des divers déterminants sociaux de la santé (revenu, éducation, etc.). Ils pourraient également parler de la façon dont le contexte sociétal (p. ex. normes sociales et acceptation) influence notre compréhension de l'utilisation, de la recherche et des interventions. Une expertise en matière de supervision et de surveillance sera également importante pour comprendre les tendances des effets indésirables au sein des différents groupes d'âge, de genre, socioéconomiques et culturels. La personne en question pourrait également être experte en analyse et gestion des risques.

3.2 Affiliations et intérêts

Pour que leur candidature soit prise en compte, les membres potentiels du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage sont tenus de remplir et de remettre le Formulaire de déclaration d'intérêts et d'affiliations.

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce formulaire est considéré comme confidentiel une fois rempli. Santé Canada ne rendra public aucun renseignement du formulaire sans la permission du membre. Toutefois, comme condition de nomination, les membres doivent permettre à Santé Canada de publier, sur son site Web et dans des documents papier, un sommaire de l'expertise, de l'expérience, des affiliations et des intérêts, d'après le formulaire de déclaration rempli.

En plus de publier ce sommaire, le président demandera aux membres de faire une déclaration verbale de leurs affiliations et intérêts pertinents au début des réunions de l'organe consultatif.

Les membres doivent mettre à jour leur déclaration par écrit lorsque leur situation change. Santé Canada examinera les déclarations avant la nomination et au moins une fois par année par la suite, ainsi que chaque fois que le mandat de l'organe consultatif sera modifié. Un membre qui a des affiliations avec l'industrie du tabac, l'industrie du vapotage ou l'industrie pharmaceutique ou qui y est affilié ne sera pas admis au sein du Conseil.

On attend des membres qu'ils se conduisent de manière appropriée. Ils ne doivent pas utiliser leur position au sein d'un organe consultatif à des fins personnelles ou pour avantager toute autre personne ou organisation.

3.3 Confidentialité

Afin d'appuyer leur capacité de fournir des conseils éclairés, les membres du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage pourront recevoir des renseignements de nature confidentielle. Chaque personne doit signer une entente de confidentialité avant de participer aux travaux du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage en tant que membre, présentateur ou observateur.

Cette entente interdit la divulgation de tout renseignement confidentiel obtenu dans le cadre de la participation aux travaux de l'organe consultatif, qu'il ait été obtenu verbalement ou par écrit, par courriel, par téléphone, dans un document, dans le cadre de discussions ayant eu lieu au cours d'une réunion, etc.

Santé Canada indiquera la cote de protection prévue pour les renseignements aux termes de la Politique sur la sécurité du gouvernement.

Le président vérifiera que tout participant à la réunion, aux discussions téléphoniques, aux échanges par courriel ou à une autre forme de communication a reçu des instructions claires sur la confidentialité des délibérations.

3.4 Autorisation de sécurité

Tous les membres du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage sont tenus d'obtenir la cote de sécurité exigée. Santé Canada fournit aux candidats les formulaires nécessaires.

3.5 Indemnisation

Tous les membres qui siègent au Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage le font à titre bénévole. Santé Canada offre aux membres bénévoles d'un organe consultatif une protection contre la responsabilité civile, à condition que leurs actes soient accomplis de bonne foi, dans le cadre de leurs fonctions de bénévoles, et ne soient pas contraires aux intérêts de l'État.

Les membres agissent collectivement à titre de conseillers de Santé Canada, conformément au présent mandat, mais ils ne disposent pas du pouvoir final de décision. Santé Canada a l'ultime responsabilité relative à toute décision découlant des recommandations et des conseils reçus de l'organe consultatif externe.

3.6 Voyages et dépenses

Les membres sont remboursés des frais des déplacements approuvés par le Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage, tels que les frais de déplacement et d'hébergement, conformément à la Directive sur la gestion des dépenses de voyage, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor.

3.7 Durée des fonctions

Les membres du Conseil sont nommés par le secrétaire général pour une période de trois ans, avec possibilité de renouvellement. Après 3 ans, le renouvellement serait échelonné. La composition de l'organe consultatif sera réexaminée régulièrement par le secrétaire général en collaboration avec le président pour assurer la présence d'un éventail d'experts, d'expérience et de points de vue, préserver la continuité de la composition de l'organe consultatif et procéder à la rotation systématique des membres de l'organisme.

3.8 Processus de démission

Il est préférable que le membre qui a l'intention de démissionner donne un préavis de 14 jours. L'avis de démission doit être présenté par écrit et adressé au secrétaire général et au président du Conseil. Il doit également préciser la date de prise d'effet de la démission.

3.9 Motifs de congédiement

Le secrétaire général peut mettre un terme à la nomination d'un membre en lui remettant un avis écrit précisant les raisons pour lesquelles la nomination se termine et la date d'entrée en vigueur. Un membre peut être congédié pour diverses raisons, dont les suivantes : le mandat du membre a été rempli; le mandat de l'organe consultatif a été rempli; le mandat de l'organe consultatif a été modifié, nécessitant alors un changement dans la composition, etc.

Un membre peut également être congédié pour un motif valable, par exemple, s'il n'agit pas conformément au mandat, ou s'il viole l'entente de confidentialité, ou ils sont absents à plusieurs reprises, à participer à des réunions

4.0 Rôles et responsabilités

4.1 Membres

Les membres du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage ont la responsabilité d'offrir les meilleurs conseils possible à Santé Canada. Pour ce faire, ils doivent prendre en considération tous les commentaires reçus qui sont liés au mandat du Conseil.

Parmi leurs autres responsabilités, notons les suivantes :

  1. être disponibles pour participer aux réunions de l'organe consultatif, y compris aux réunions par Internet, aux échanges de courriels, aux conférences téléphoniques et aux vidéoconférences, et y être préparés;
  2. être disponibles pour assister à une activité faisant appel à la participation du public liée au mandat de l'organe consultatif, si nécessaire, et y être préparés;
  3. participer aux discussions portant sur les recommandations, les conseils et les rapports que l'organe consultatif présentera à Santé Canada;
  4. informer le secrétariat et le président de tout changement dans leurs affiliations et intérêts pertinents au mandat de l'organe consultatif pendant la période où ils sont membres de celui-ci;
  5. faire une déclaration orale des affiliations et des intérêts au début d'une réunion, sur demande du président;
  6. acheminer toute demande de la part des médias au secrétariat et signaler la demande à ce dernier;
  7. participer à une activité de consultation du public, si le secrétaire général le demande.

4.2 Président

Le président du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage a des responsabilités supplémentaires, y compris les suivantes :

  1. formuler des commentaires en ce qui concerne la sélection des membres de l'organe consultatif;
  2. présider les réunions de l'organe consultatif;
  3. inviter les membres à donner une présentation à une réunion, si cela est pertinent et convenable;
  4. animer une discussion complète et franche entre les membres de l'organe consultatif dans le cadre de la réalisation du mandat de ce dernier, y compris la formulation de ses recommandations, de ses conseils ou de ses rapports à l'intention de Santé Canada;
  5. déterminer les situations dans lesquelles l'information et les discussions sont jugées confidentielles et préciser les attentes concernant les renseignements protégés;
  6. chercher à obtenir un consensus parmi les membres de l'organe consultatif en ce qui concerne les conseils de celui-ci, et s'il est impossible d'arriver à un consensus, veiller à ce que cette diversité de point de vue soit notée dans le dossier ou le rapport de la réunion;
  7. veiller à la préparation des comptes rendus de réunions ou des rapports et à la présentation des conseils de l'organe consultatif à Santé Canada;
  8. agir à titre de porte-parole de l'organe consultatif auprès des médias;
  9. appuyer, d'une quelconque autre façon, la réalisation du mandat de l'organe consultatif.

4.3 Secrétariat

Le secrétariat du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage est géré par Santé Canada et il est composé de représentants de Santé Canada et des IRSC. Le secrétariat assure la liaison administrative entre les membres de l'organe consultatif et Santé Canada et sert de ressource pour les membres.

Le secrétariat fournit un leadership et des conseils stratégiques pour la gestion de l'organe consultatif et travaille étroitement avec le président et le secrétaire général. Voici les responsabilités du secrétariat :

  1. coordonner le processus de nomination des membres;
  2. coordonner la préparation du matériel pour les réunions de l'organe consultatif à l'intention des membres, des observateurs et d'autres personnes, et déterminer le moment où le matériel sera distribué;
  3. collaborer au travail de l'organe consultatif, au besoin;
  4. fournir un soutien administratif aux membres de l'organe consultatif;
  5. appuyer l'accès du public aux renseignements concernant l'organe consultatif, le cas échéant;
  6. Assurer la liaison entre Santé Canada et l'organe consultatif;
  7. aider le président à s'acquitter de ses responsabilités;
  8. réaliser, au besoin, toute autre activité visant à appuyer l'organe consultatif, y compris l'élaboration de stratégies d'évaluation et de réduction des risques à l'intention des membres bénévoles d'un organe consultatif;
  9. entreprendre toute tâche déléguée par le secrétaire de direction;
  10. informer le secrétaire général des activités menées par l'organe consultatif;
  11. Apporter une aide à l'examen ou à la vérification de l'organe consultatif.

4.4 Secrétaire général

Le secrétaire général de l'organe consultatif prend les décisions au sujet de l'administration et des activités de l'organe consultatif. Le secrétaire général collabore étroitement avec le président et le secrétariat.

Au début de chaque réunion, le secrétaire général, ou une personne déléguée, informe l'organe consultatif des prochaines étapes et, s'il y a lieu, de l'incidence des conseils donnés.

4.5 Médias et communications

Le président agira à titre de porte-parole du Conseil consultatif auprès des médias. Dans l'éventualité où le président ne pourrait pas s'adresser aux médias, le secrétaire général, en consultation avec le président, nommerait un membre de l'organe consultatif qui agirait comme porte-parole auprès des médias.

Un membre doit avoir obtenu l'autorisation du secrétaire général pour discuter des travaux de l'organe consultatif avec les médias ou dans le cadre de conférences ou d'activités externes.

Toutes les demandes des médias relatives aux déclarations ou aux activités de l'organe consultatif seront acheminées à l'Unité des relations avec les médias de Santé Canada, qui coordonnera les réponses, en collaboration avec le secrétaire général et le porte-parole désigné pour s'adresser aux médias.

5.0 Gestion et administration

5.1 Transparence

La transparence du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage est assurée à l'aide des mesures suivantes :

  • veiller à établir préalablement l'horaire des réunions, si possible;
  • afficher les documents de l'organe consultatif sur le site Web de Santé Canada. Les documents suivants sont visés :
    • Mandat
    • Liste des membres et biographies
    • Ordres du jour des réunions
    • Faits saillants des réunions

5.2 Ordre du jour des réunions

Le secrétaire général, en consultation avec le président et en tenant compte des suggestions des membres, établit l'ordre du jour de la réunion, y compris le choix des questions et des points qui seront abordés. Les membres peuvent être consultés au sujet des points pertinents à inscrire à l'ordre du jour au moins cinq semaines avant les réunions normalement prévues.

5.3 Avis de réunions et invitations

Toutes les réunions sont planifiées par le secrétaire général ou le secrétariat, en consultation avec le président. Les réunions peuvent être réservées aux membres de l'organe consultatif, ou une invitation peut être envoyée à des présentateurs ou à des observateurs pour qu'ils puissent participer à une réunion.

C'est le secrétariat qui envoie les invitations de participation à une réunion.

Les membres reçoivent généralement l'ordre du jour et les documents d'information deux semaines avant chaque réunion, et les présentations, cinq jours avant les réunions.

5.4 Fréquence des réunions, type de réunion et emplacement

Les membres du conseil se réuniront deux fois par année. Des réunions supplémentaires et des téléconférences peuvent être tenues au besoin à la discrétion du secrétaire général, en consultation avec le président.

Pour les téléconférences et les autres réunions semblables, les membres doivent faire leur possible pour s'assurer qu'une ligne protégée est utilisée et que seules les personnes autorisées par le président et le secrétariat peuvent écouter les délibérations.

5.5 Observateurs

Le secrétariat, ou le président en consultation avec le secrétaire général, peut permettre à des personnes, des organismes ou des membres du public d'assister à une réunion ou à une partie d'une réunion à titre d'observateur. Les observateurs ne présentent ni commentaires ni suggestions sur les points à l'ordre du jour et ne participent pas aux discussions, sauf s'ils sont invités à le faire par le président.

Le président doit prendre les mesures suivantes au moment de livrer ses observations préliminaires :

  • identifier, par leur nom et l'organisme dont elles sont issues, les personnes qui assistent à l'ensemble ou à une partie de la réunion en tant qu'observateurs;
  • confirmer avec le secrétariat que ces personnes ont signé l'entente de confidentialité et satisfont aux normes de vérification de la fiabilité, au besoin;
  • énoncer les exigences et les attentes relatives aux questions confidentielles abordées durant la réunion;
  • préciser que les observateurs ne doivent pas participer à la discussion, que ce soit en prenant la parole ou en exprimant de quelque autre manière que ce soit leur accord ou leur désaccord avec les propos tenus, à moins d'y avoir été spécialement invités par le président (le président peut demander aux observateurs qui enfreignent cette règle de quitter la réunion).

5.6 Présentateurs invités

Le secrétariat, ou le président en consultation avec le secrétaire général, peut inviter une personne possédant une expertise ou une expérience particulière à donner leur avis sur un thème particulier ou un point à l'ordre du jour. Les invités peuvent participer aux discussions si le président les invite à le faire, mais ils ne participent pas à la formulation de conseils.

5.7 Exigences relatives aux présentateurs et aux observateurs

Les présentateurs et les observateurs peuvent être amenés à remplir les documents suivants :

  • Formulaire de déclaration d'intérêts et d'affiliations
  • Entente de confidentialité
  • Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel

5.8 Participation du public

Si Santé Canada décide de consulter le grand public à propos d'une question liée au mandat de l'organe consultatif, le secrétaire général travaillera de concert avec le président pour choisir le processus qui sera employé et veiller à l'organisation de l'activité de consultation.

5.9 Délibérations et rapports

Les conseils du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage seront fournis aux responsables de Santé Canada sous forme de procès-verbaux accompagnés, le cas échéant, d'un rapport officiel et de recommandations.

Le Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage est encouragé à fournir, dans la mesure du possible, des conseils issus d'un consensus. Lorsque ce n'est pas possible, le compte rendu de la réunion témoignera de la diversité des points de vue.

Le quorum est requis pour formuler des recommandations ou fournir des conseils à Santé Canada. Le quorum du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage représente la moitié des membres plus un.

Les procès-verbaux et les rapports officiels résumeront les délibérations de manière à refléter fidèlement les recommandations et les conseils proposés. Les auteurs des remarques ne seront pas identifiés dans les procès-verbaux et comptes rendus des délibérations.

Les procès-verbaux et les rapports officiels seront rédigés par le secrétariat, puis soumis à l'examen et à l'approbation des membres.

Les faits saillants des réunions et les rapports officiels peuvent être affichés sur le site Web de Santé Canada.

5.10 Examen

Un examen sera mené tous les trois ans afin de déterminer si des améliorations doivent être apportées sur les plans de l'administration et de la gestion ou dans d'autres domaines afin d'accroître l'efficacité du Conseil consultatif scientifique sur les produits de vapotage. Un examen peut également être effectué afin d'évaluer si le mandat de l'organe consultatif est encore pertinent et d'éclairer la décision de le dissoudre ou de le reconduire.

Au cours de l'examen, l'avis du président, des membres, de participants, d'observateurs et d'autres personnes pourra être sollicité.

L'examen peut être réalisé par des représentants des IRSC et de Santé Canada ou par des conseillers dirigés par ces groupes. Le rapport d'examen sera présenté au secrétaire général, qui pourra ensuite autoriser sa distribution aux membres de l'organe consultatif.

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