Santé Canada Loi sur l'accès à l'information Rapport annuel 2012-2013

Table des matières

Introduction

I. La Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) accorde à la population canadienne le droit d'accéder aux renseignements conservés dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

En vertu de la Loi, le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ce rapport annuel est préparé et présenté à chaque chambre du Parlement conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information. Le présent rapport résume la façon dont Santé Canada s'est acquitté de ses responsabilités en matière d'accès à l'information au cours de l'exercice 2012-2013.

II. À propos de Santé Canada

Santé Canada (SC) est le ministère fédéral chargé d'aider la population canadienne à maintenir et à améliorer son état de santé.

Santé Canada s'est aussi engagé à améliorer la vie de tous les Canadiens et les Canadiennes et à faire du Canada l'un des pays où les gens sont les plus en santé au monde, comme en témoignent la longévité, les habitudes de vie et l'utilisation efficace du système public de soins de santé.

En travaillant avec les autres intervenants d'une manière qui inspire confiance aux Canadiens, SC s'efforce de :

  • prévenir et réduire les risques pour la santé individuelle et pour l'ensemble de l'environnement;
  • promouvoir des modes de vie plus sains;
  • assurer la prestation de services de santé de grande qualité, efficaces et accessibles;
  • intégrer au renouvellement du système de soins de santé des plans à long terme de prévention, de promotion et de protection de la santé;
  • réduire les inégalités dans le domaine de la santé au sein de la société canadienne;
  • fournir de l'information sur la santé afin d'aider les Canadiennes et les Canadiens à prendre des décisions éclairées.

Santé Canada a des bureaux régionaux en Colombie-Britannique, en Alberta, en Saskatchewan, au Manitoba, en Ontario, au Québec, et dans les régions de l'Atlantique et du Nord.

Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de Santé Canada, veuillez consulter notre site Web.

Infrastructure de l'accès à l'information

I. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion au sein de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada.

En juin 2012, en vertu de l'entente de partenariat de services partagés conclue entre Santé Canada et l'Agence de la santé publique du Canada (l'Agence), ces institutions ont créé un service partagé en regroupant leurs ressources de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) pour permettre l'adoption d'une approche rationalisée et uniforme à l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans les deux institutions. Bien qu'un service partagé ait été créé, SC et l'Agence ont toujours des coordonnateurs de l'AIPRP distincts qui se sont vu déléguer tous les pouvoirs décisionnels relatifs à l'accès à l'information (AI) pour leurs institutions respectives. Le présent rapport traite des demandes d'AI qui relèvent de SC. Un rapport distinct a été préparé pour les demandes d'AI qui relèvent de l'Agence.

En 2012-2013, la Loi a été administrée à SC par 22,19 équivalents temps plein (ETP) avec le soutien de services consultatifs (11,4 ETP) et de quelques employés à temps partiel ou occasionnels et d'étudiants, pour un effectif de 34,16.

Le coordonnateur de l'AIPRP a la responsabilité d'assurer l'élaboration, la coordination et la mise en œuvre de politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces afin de permettre un traitement efficace des demandes formulées en vertu de la Loi. Le coordonnateur est également chargé de gérer les politiques, systèmes et procédures connexes qui découlent de la Loi. La Division a la responsabilité d'assurer le respect par SC de toutes les exigences prévues par la Loi en matière d'accès à l'information. Elle doit, entre autres :

  • répondre aux demandes d'accès à l'information dans les délais imposés par la loi et s'acquitter de son devoir d'assistance envers les demandeurs;
  • fournir des conseils et des directives relativement à l'application de la Loi sur l'accès à l'information et des politiques et directives du Conseil du Trésor du Canada aux employés du Ministère;
  • élaborer des protocoles et des pratiques dans l'ensemble du Ministère pour guider les activités relatives à l'accès à l'information;
  • sensibiliser et former les employés relativement à la Loi sur l'accès à l'information;
  • faire en sorte qu'une description exhaustive des responsabilités de l'institution soit publiée dans Info Source, y compris pour les programmes et fonctions, les catégories de dossiers et tous les manuels;
  • préparer le Rapport annuel au Parlement et les autres rapports exigés par la loi;
  • servir de liaison avec le Commissaire à l'information du Canada (CIC), le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada, d'autres ministères et organismes fédéraux, les ministères provinciaux de la Santé et d'autres intervenants clés.

II. Salle de lecture

L'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information exige que les institutions fédérales fournissent des emplacements où les membres du public peuvent inspecter les manuels utilisés par les employés de l'institution pour administrer ou mettre en œuvre les programmes ou les activités de l'institution qui touchent le public. SC dispose d'une salle de lecture où les membres du public peuvent prendre des dispositions pour consulter les documents.

Santé Canada a désigné le lieu suivant en tant que salle de lecture pour le public à Ottawa :

  • Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
    1600, rue Scott, Holland Cross
    Tour B, 7e étage, bureau 700
    Ottawa (Ontario) K1A 0K9

Délégation du pouvoir décisionnel

L'ordonnance de délégation des pouvoirs est présentée à l'annexe A.

Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information - Rapport statistique, interprétation et explication

I. Rapport statistique

La présente section du rapport comprend une interprétation et une explication des données contenues dans le rapport statistique de SC qui résume l'activité liée à l'AI au cours de la période du 1er avril 2012 au 31 mars 2013 (Annexe B).

II. Nombre de demandes d'accès et charge de travail

Nombre de demandes d'accès

Le nombre des nouvelles demandes d'accès à l'information a augmenté considérablement au cours des cinq dernières années. En 2008-2009, il y a eu 1 158 demandes d'AI alors qu'il y en a eu 1 765 en 2012-2013, soit une augmentation de 52 % en cinq ans.

Source des demandes : tendances

Mille soixante-seize des 1 765 demandes d'AI reçues par SC en 2012-2013 (61 % des nouvelles demandes) provenaient des entreprises. Ceci est conforme à la moyenne de 63 % des cinq derniers cycles d'établissement de rapports. Voici comment les demandes se répartissent :

Source des demandes
Source Nombre de demandes

Notes de bas de page du Tableau 1

Tableau 1 note de bas de page 1

Exemples - Associations, partis politiques et syndicats

Retour à la référence 1 de la note de bas de page du tableau 1

Secteur commercial (secteur privé) 1076
Public 318
Médias 203
OrganismeTableau 1 note de bas de page 1 144
Secteur universitaires 24

Le graphique ci-dessous indique le nombre total des demandes reçues des entreprises au cours d'une période de cinq ans.

Nombre total des demandes reçues des entreprises 2008-2013

Le graphique Nombre total des demandes reçues des entreprises 2008-2013 représente le pourcentage des demandes reçues du secteur commercial comparativement aux totaux des demandes reçues aux cours des cinq derniers exercices.

  • Au cours de l'exercice 2008-2009 un total de 1 158 demandes ont été reçues, 63% découlant du secteur commercial
  • Au cours de l'exercice 2009-2010 un total de 1 481 demandes ont été reçues, 69% découlant du secteur commercial
  • Au cours de l'exercice 2010-2011 un total de 1 602 demandes ont été reçues, 60% découlant du secteur commercial
  • Au cours de l'exercice 2011-2012 un total de 1 763 demandes ont été reçues, 62% découlant du secteur commercial
  • Au cours de l'exercice 2012-2013 un total de 1 765 demandes ont été reçues, 61% découlant du secteur commercial

Nombre total des demandes reçues des entreprises 2008-2013

La majorité des demandes reçues par SC proviennent d'entreprises qui recherchent des informations sur les produits pharmaceutiques, les instruments médicaux et les produits de santé naturels. En conséquence, SC doit procéder à un grand nombre de consultations complexes avec des tiers portant sur des renseignements commerciaux confidentiels. Les dossiers correspondants contiennent souvent de gros volumes d'informations de nature technique et scientifique dont l'examen peut nécessiter du temps supplémentaire. En 2012, le Ministère a continué à mettre en œuvre des procédés administratifs pour la consultation avec les tiers conformément à la décision prise par la Cour suprême du Canada dans l'affaire Merck Frosst c. Santé Canada. SC procède maintenant à un examen initial ligne par ligne de tout le contenu des documents et souligne les parties qui contiennent des renseignements visés par l'article 20 de la Loi avant de consulter le tiers.

Demandes informelles

À titre de pratique exemplaire, chaque fois que c'est possible, SC traite les demandes de façon informelle (« accès informel »).  Le Ministère a accru l'usage de cette méthode de traitement, entre autres pour la divulgation des dossiers d'AI divulgués antérieurement et les demandes portant sur certaines données bien précises qui ne nécessitent pas la divulgation de documents.  En 2012-2013, SC a traité 524 demandes sous forme d'« accès informel », contre 65 demandes en 2011-2012.

En plus de traiter les demandes de façon informelle lorsque c'est possible, SC fournit des renseignements de façon informelle.  À titre d'exemple, les demandeurs peuvent être dirigés vers des renseignements mis à la disposition du public ou des sites Web.  Les demandes traitées de cette manière sont classées comme étant « traitées de façon informelle » aux fins de la production du rapport statistique.  En 2012-2013, SC a traité 89 demandes qui ont été « traitées de façon informelle ».

Charge de travail

Durant l'exercice 2012-2013, Santé Canada a traité 1 689 demandes actives sur 2 274 (74 %). Les demandes actives comprenaient 1 765 nouvelles demandes et 509 demandes reportées des exercices antérieurs.

Demandes d'AI reçues et fermées par exercice

Le graphique Demandes d'AI reçues et fermées par exercice représente le nombre de demandes reçues and fermées aux cours des cinq derniers exercices.

  • Au cours de l'exercice 2008-2009: 1 158 demandes ont été reçues, et 950 demandes ont été fermées
  • Au cours de l'exercice 2009-2010: 1 481 demandes ont été reçues, et 1 504 demandes ont été fermées
  • Au cours de l'exercice 2010-2011: 1 602 demandes ont été reçues, et 1 535 demandes ont été fermées
  • Au cours de l'exercice 2011-2012: 1 763 demandes ont été reçues, et 1 866 demandes ont été fermées
  • Au cours de l'exercice 2012-2013: 1 765 demandes ont été reçues, et 1 689 demandes ont été fermées

Demandes d'ai reçues et fermées par exercice

Note : Il y a plus de demandes d'AI traitées que de demandes reçues lorsque l'institution traite des demandes qui ont été reportées des exercices antérieurs ainsi que celles qui ont été reçues pendant l'exercice en cours.

Durant l'exercice 2012-2013, Santé Canada a traité 713 096 pages de dossier en réponse aux demandes d'AI.  Au cours d'une période de cinq ans, ceci représente une augmentation de 108 % du nombre des pages traitées.  En 2012-2013, le nombre moyen de pages traitées par demande était de 422 alors qu'il était de 360 il y a cinq ans.

Pages traitées par exercice

Le graphique Pages traitées par exercice représente le nombre de pages traitées aux cours des cinq derniers exercices.

  • Au cours de l'exercice 2008-2009 : 342 429 pages traitées
  • Au cours de l'exercice 2009-2010 : 442 521 pages traitées
  • Au cours de l'exercice 2010-2011 : 467 336 pages traitées
  • Au cours de l'exercice 2011-2012 : 771 793 pages traitées
  • Au cours de l'exercice 2012-2013 : 713 096 pages traitées

Pages traitées par exercice

Affichage des demandes d'AI fermées

Santé Canada affiche de façon proactive sur son site Web des sommaires mensuels des demandes d'accès à l'information traitées pour faciliter l'exercice du droit à l'accès des Canadiens et des Canadiennes aux dossiers du Ministère.

Consultations réalisées pour d'autres institutions

En 2012-2013, SC a procédé à 174 consultations (9 167 pages) pour d'autres institutions fédérales et à trois consultations pour d'autres administrations.  Six institutions fédérales étaient à l'origine de 50 % des demandes, tel qu'indiqué dans le graphique ci-dessous :

Pourcentages des consultations réalisées pour d'autres institutions fédérales

Le graphique Pourcentages des consultations réalisées pour d'autres institutions fédérales représente le pourcentage des consultations réalisées par les autres institutions fédérales traitées aux cours de l'exercice 2012-2013.

  • Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC): 11 %
  • Agence de la santé publique du Canada (ASPC): 5 %
  • Bureau du Conseil privé (BCP): 13 %
  • Environnement Canada: 8 %
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC): 9 %
  • Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA): 5 %
  • "Autre (Agence canadienne de développement international (ACDI), Agence du revenu du Canada (ARC), etc…)": 50 %

Pourcentages des consultations réalisées pour d'autres institutions fédérales

Pourcentages des pages traitées aux fins de consultations réalisées pour d'autres institutions fédérales

Le graphique Pourcentages des consultations réalisées pour d'autres institutions fédérales représente le pourcentage des consultations réalisées par les autres institutions fédérales traitées aux cours de l'exercice 2012-2013.

  • Bureau du Conseil privé (BCP): 10 %
  • Agence de la santé publique du Canada (ASPC): 2 %
  • Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC): 9 %
  • Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA): 0,4 %
  • Environnement Canada: 4%
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC): 19 %
  • "Autre (Agence canadienne de développement international (ACDI), Agence du revenu du Canada (ARC), etc…)": 57 %

Pourcentages des pages traitées aux fins de consultations réalisées pour d'autres institutions fédérales

III. Répartition des demandes traitées

Les demandes traitées se répartissent comme suit :

Répartition des demandes fermées en pourcentage, 2012-2013

Le graphique Répartition des demandes fermées en pourcentage, 2012-2013 représente le pourcentage de la répartition des dispositions pour les demandes fermées aux cours de l'exercice 2012-2013.

  • Communication partielle : 54 %
  • Communication totale : 14 %
  • Aucun document n'existe : 12 %
  • Demande abandonnée : 11 %
  • Traitement informel : 5 %
  • Tous exemptés : 3 %
  • Demande transmise : 0,6 %
  • Tous exclus : 0,4 %

Répartition des demandes fermées en pourcentage, 2012-2013

IV. Exceptions invoquées

Les articles 13 à 24 de la Loi établissent des exceptions conçues pour protéger les renseignements relatifs à un public donné ou à des intérêts privés et l'article 26 prévoit une exception discrétionnaire liée à la publication des renseignements.

La grande majorité des 2 148 exceptions invoquées par SC l'ont été en vertu de trois articles de la Loi - article 19 (Renseignements personnels), article 20 (Renseignements de tiers), et article 21 (Activités du gouvernement).  Ensemble, celles-ci représentaient 1 869 ou 87 % des exceptions appliquées en 2012-2013.  Il convient de noter que dans 627 cas, l'invocation de l'article 20 a nécessité de nombreuses consultations avec des tiers dont beaucoup étaient de grosses sociétés multinationales.  De telles consultations ont des répercussions importantes sur les ressources, tant à la Division de l'AIPRP qu'à l'Unité des services juridiques.

Principales exceptions invoquées, 2012-2013
Exceptions Nombre des cas dans lesquels l'exception a été appliquée
Article 19 - Renseignements personnels 863
Article 20 - Renseignements de tiers 627
Article 21 - Activités du gouvernement 379
Article 16 - Application de la loi et enquêtes 82
Article 23 - Secret professionnel des avocats 56
Article 14 - Affaires fédérales-provinciales 50
Article 13 - Renseignements obtenus à titre confidentiel 28
Article 15 - Préjudice à la conduite des affaires internationales 18
Article 22 - Fausse les résultats d'essais ou de vérifications 18
Article 17 - Nuit à la sécurité des individus 12
Article 18 - Intérêts économiques  10
Article 24 - Communication restreinte en vertu de l'annexe II 4
Article 26 - Sera publié dans les quatre-vingt-dix jours 1

V. Exclusions citées

La Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas aux documents publiés et aux documents mis en vente au public ou conservés à des fins de référence pour le public (article 68).  Elle ne s'applique pas, non plus, aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (article 69).  Les demandes visées par les exclusions prévues à l'article 69 doivent être examinées avec le Bureau du Conseil privé.

Au cours de la période visée par le rapport 2012-2013, les exclusions prévues par les articles 68 et 69 ont été citées 87 fois au total.

VI. Décisions et délais de traitement

Santé Canada fait le suivi des demandes traitées et des délais de traitement.  Sur une charge de travail totale de 2 274 demandes, SC en a traité 1 689 et a reporté 585 demandes actives à l'exercice 2013-2014.

SC a été en mesure de répondre dans un délai de 30 jours ou moins dans le cas de 814 (48 %) des demandes traitées.  Les demandes restantes peuvent être classées en fonction des délais de traitement (de 31 à 60 jours, de 61 à 120 jours et de 121 jours ou plus).  Celles-ci comprennent des dossiers qui satisfont aux exigences de la Loi concernant les délais pour les prorogations.

Pourcentage des dossiers par catégorie de délai de traitement

Le graphique Pourcentage des dossiers par catégorie de délai de traitement représente le pourcentage des dossiers par catégorie de délai de traitement aux cours des deux exercices derniers.

  • 30 jours ou moins : 55 % aux cours de l'exercice 2011-2012 et 48 % aux cours de l'exercice 2012-2013
  • 31 à 60 jours : 9 % aux cours de l'exercice 2011-2012 et 13 % aux cours de l'exercice 2012-2013
  • 61 à 120 jours : 12 % aux cours de l'exercice 2011-2012 et 18 % aux cours de l'exercice 2012-2013
  • Plus de 121 jours : 24 % aux cours de l'exercice 2011-2012 et 21 % aux cours de l'exercice 2012-2013

Pourcentage des dossiers par catégorie de délai de traitement

VII. Prorogations

Le plus souvent, les prorogations prévues par la loi ont été invoquées pour ménager du temps pour la consultation de tiers et la transmission des avis aux tiers et pour le traitement de dossiers volumineux.  En 2012-2013, SC a invoqué 757 prorogations en vertu de l'article 9(1) de la Loi, soit moins que les 979 de 2011-2012.  Quatre-vingt-quinze (13 %) de ces prorogations étaient de 30 jours ou moins.  Elles comprenaient : 62 prorogations invoquées pour la recherche dans un gros volume de dossiers, 32 prorogations invoquées pour procéder à des consultations et une pour aviser un tiers conformément au paragraphe 27(1) de la Loi.  Les 662 (87 %) prorogations restantes étaient de plus de 30 jours.  Elles comprenaient : 150 prorogations invoquées pour le traitement d'un gros volume de dossiers, 271 prorogations invoquées pour procéder à des consultations et 241 prorogations invoquées pour aviser des tiers.

VIII. Traduction

Aucune traduction n'a été nécessaire pour répondre aux demandes d'accès de l'exercice 2012-2013.

IX. Format de l'information divulguée

Bien que la réponse à 844 demandes ait été envoyée en format papier, ceci ne représente que 22 % du nombre total des pages divulguées.  En comparaison, les réponses à 291 demandes ont été communiquées électroniquement, ce qui représente 78 % des pages divulguées.

Le logiciel d'imagerie de SC permet au Ministère de répondre aux demandes officielles d'AI dans le format PDF (format de document portable), qui offre plus d'options de livraison au public.  Les documents divulgués peuvent être envoyés sur CD-ROM par la poste, ce qui élimine le besoin de photocopies.  Si le demandeur fournit une adresse électronique, les documents peuvent également être transmis au moyen du service postel, ce qui accélère la livraison.  Il est prévu que l'usage des formats électroniques pour la divulgation de l'information continuera à se répandre au cours des années à venir.

X. Frais

La Loi autorise le prélèvement de droits pour certains aspects du traitement des demandes officielles (la structure tarifaire est indiquée dans le Règlement sur l'accès à l'information).  Cependant, Santé Canada ne peut pas exiger de droits pour l'examen des documents, les coûts indirects ou d'envoi, ni pour les cinq premières heures que le Ministère consacre à la recherche des documents ou à la préparation de la réponse.

Compte tenu des demandes traitées en 2012-2013, SC a perçu 7 115 $ en frais liés au traitement de dossiers et 4 083 $ en frais de recherche, pour un total de 11 198 $ perçus par le receveur général du Canada.  De plus, SC a renoncé à percevoir 3 353 $ de frais relativement à 242 demandes conformément à son devoir d'assistance envers les demandeurs.

En 2012-2013, SC a commencé à examiner les processus en place à l'heure actuelle concernant les frais.  SC continuera à évaluer le processus et la politique concernant la facturation et la perception des frais et demandera conseil au SCT au sujet de cette question.

XI. Coûts

En 2012-2013, le coût total des fonctions d'AI pour Santé Canada a été de 3 506 258 $.  Les coûts salariaux représentaient 1 517 117 $ de ce total et les coûts administratifs, 1 989 141 $.  La plus grande partie de cette somme a servi à retenir les services du personnel temporaire rendus nécessaires par le volume et la complexité des demandes.  Pour l'exercice, la dotation se montait à 22,19 employés à temps plein qui se consacraient à des activités d'accès à l'information.  Ces chiffres ne comprennent pas les ressources destinées au soutien administratif, à la gestion, à la préparation de rapports, à la surveillance et aux politiques, ni les frais indirects encourus pour l'ensemble du soutien aux activités d'application de la Loi.

Formation et sensibilisation

Orientation et sensibilisation

SC a continué à sensibiliser ses employés à leurs responsabilités aux termes de la Loi en publiant des conseils et des outils utiles sur le site Intranet ainsi que par l'entremise des messages des Nouvelles diffusées (un bulletin électronique quotidien envoyé à tous les employés de SC).  Les membres de la direction de tout le Ministère ont été informés de la création du nouveau service partagé d'AIPRP et sont tenus au courant du plan de transformation grâce à des mises à jour périodiques présentées lors des réunions de comité exécutif de direction générale et dans d'autres espaces de discussion.

Formation pour les employés de SC

Au sein de la Division, un employé est désigné en tant que coordonnateur de la formation à temps plein.  Des séances de formation sur la Loi et les processus connexes sont offertes régulièrement aux employés de SC.  Vingt-neuf (29) cours de formation « AI 101 » auxquels ont assisté 364 employés ont eu lieu à l'exercice 2012-2013.  L'objectif de base de ces cours consiste à permettre aux participants de comprendre la Loi, leurs rôles et leurs responsabilités, le traitement des demandes officielles et informelles, les motifs de base invoqués pour refuser de communiquer l'information et la façon de traiter une demande d'AI.  De plus, une série de « cours accélérés » adaptés à des équipes données ont été suivis par un total de 300 employés.  Vingt-deux cadres ont assisté à quatre (4) séances de formation personnalisées visant à les sensibiliser à leurs obligations aux termes de la Loi.

Séance d'information informelle

Avec l'aide du sous-ministre adjoint de la Direction générale des services de gestion, le coordonnateur de l'AIPRP de SC a fourni aux comités exécutifs de direction générale du Ministère des séances d'information sur les responsabilités liées à la Loi et des informations sur le service partagé nouvellement créé, les résultats de l'exercice d'examen des procédés administratifs et le plan de transformation.  Ces séances ont été accueillies favorablement et ont mis en évidence l'importance d'une communication régulière et des mises à jour pour le Ministère.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées propres à l'institution en matière d'accès à l'information

I. Élaboration et révision des politiques, lignes directrices et procédures

En 2012-2013, un examen des procédés administratifs a été entrepris pour déterminer dans quels secteurs l'AIPRP, en tant que service partagé nouvellement créé, pourrait rationaliser les processus et les procédures pour permettre au Ministère de réaliser des gains d'efficacité.  L'équipe de la gestion de l'AIPRP et les membres du personnel continuent de se consacrer à la mise en œuvre des procédés administratifs renforcés.

Politiques

Aucune nouvelle politique n'a été mise en œuvre en 2012-2013.

Lignes directrices

Aucune nouvelle ligne directrice n'a été élaborée en 2012-2013.

Procédures opératoires normalisées

Un nouveau procédé administratif a été mis en œuvre pour guider les consultations avec les tiers concernant l'application de l'article 20 de la Loi.  Ceci était nécessaire pour mettre en œuvre la décision prise par la Cour suprême du Canada dans l'affaire Merck Frosst c. Santé Canada.

II. La Division de l'AIPRP et le plan de transformation

Le Partenariat de services partagés conclu entre SC et l'Agence et lancé en 2012 a  harmonisé les activités de SC et de l'Agence en matière d'AIPRP qui comprennent le traitement des demandes d'AI et de protection des renseignements personnels ainsi que la politique sur la protection des renseignements personnels et d'autres fonctions clés.  SC et l'Agence ont conservé des fonctions de coordonnateur de l'AIPRP distinctes en 2012-2013.  Dans le cadre du passage à un service partagé, un plan de transformation a été élaboré.  Ses composantes principales sont décrites ci-dessous :

Ordonnance de délégation des pouvoirs de l'AIPRP

En 2012-2013, les ordonnances de délégation des pouvoirs de l'AIPRP ont été examinées pour faire en sorte qu'elles soient harmonisées avec la structure de la Division de l'AIPRP et rationaliser les processus et les gains d'efficacité.

Examen des procédés administratifs

Un examen des procédés administratifs a été terminé à l'automne 2012.  L'équipe de la direction et les membres du personnel continuent de se consacrer à la mise en œuvre des procédés renforcés concernant les demandes d'AIPRP.

Système de l'AIPRP des TI

Un système de gestion des cas et d'imagerie des technologies de l'information (TI) a été acheté dans le but d'améliorer la capacité de faire le suivi des demandes et d'y répondre, d'améliorer les gains d'efficacité, de rationaliser les processus d'AIPRP du bureau de première responsabilité (BPR) et d'améliorer la capacité d'établissement de rapports.

Gouvernance et diffusion

De plus en plus, l'accent est mis sur la mobilisation des employés au sein de la Division et sur la mobilisation des intervenants par l'entremise de réunions avec les directions générales, les organismes centraux et les autres ministères.

Examen organisationnel

Une structure organisationnelle a été élaborée et approuvée par la haute direction.  Elle renforcera et stabilisera la fonction d'AIPRP par un ressourcement permanent permettant de faire face à l'accroissement de la charge de travail.  Des processus de dotation par voie de concours ont été lancés pour combler les postes vacants et soutenir la nouvelle structure.

Plaintes et demandes de contrôle judiciaire

I. Plaintes déposées auprès du Commissaire à l'information

En 2012-2013, 35 plaintes formulées en vertu de la Loi ont été déposées auprès du Commissariat à l'information du Canada (CIC), contre 62 en 2011-2012, ce qui représente une baisse de 44 %.  Sur les 46 plaintes traitées en 2012-2013, quatre (4) se rapportaient à des prorogations, huit (8) à des exceptions et 25 à des délais ou à des présomptions de refus.

Compte tenu du grand nombre des demandes d'accès à l'information reçues par SC en 2012-2013 (1 765) ainsi que de leur complexité et de la nature délicate de l'information, le Ministère est fier d'avoir pu réduire le nombre des plaintes à moins de 2 % du nombre total de demandes.

Les conclusions du CIC présentées suite à l'examen des plaintes traitées en 2012-2013 sont les suivantes : 23 étaient bien fondées, treize ont été abandonnées, six n'avaient pas de fondement valable, deux ont été résolues par médiation et deux ont été rejetées.

Le Ministère continue d'examiner les recommandations du CIC et d'incorporer au besoin les enseignements tirés dans les fonctions administratives.

Nombre total des plaintes traitées
Plaintes traitées Nombre de plaintes
Reçues en 2012-2013 35
Reportées de l'exercice 2011-2012 60
Fermées en 2012-2013 46
Reportées à l'exercice 2013-2014 49

II. Types de plaintes et décisions connexes prises en 2012-2013

Types de plaintes et décisions prises
Objet de la plainte Nombre de plaintes traitées Décisions définitives du Commissariat à l'information
Prorogation 4
  • Une plainte sans fondement valable; aucune mesure à prendre
  • Deux plaintes bien fondées; mesure corrective prise
  • Une plainte bien fondée; aucune mesure à prendre
Présomption de refus (délai) 25
  • Douze plaintes abandonnées; aucune mesure à prendre
  • Une plainte rejetée; aucune mesure à prendre
  • Une plainte bien fondée; mesure corrective prise
  • Dix plaintes bien fondées; aucune mesure à prendre
  • Une résolution par médiation; aucune mesure à prendre
Documents confidentiels du Cabinet Exclusion 0
Autre 9
  • Une plainte rejetée; aucune mesure à prendre
  • Cinq plaintes sans fondement valable; aucune mesure à prendre
  • Une plainte bien fondée; mesure corrective prise
  • Deux plaintes bien fondées; aucune mesure à prendre
Exception 8
  • Une plainte abandonnée; aucune mesure à prendre
  • Une plainte bien fondée; mesure corrective prise
  • Cinq plaintes bien fondées; aucune mesure à prendre
  • Une résolution par médiation; aucune mesure à prendre
Totaux 46
  • Vingt-trois plaintes bien fondées
  • Treize plaintes abandonnées
  • Six plaintes sans fondement valable
  • Deux résolutions par médiation
  • Deux plaintes rejetées

III. Demandes/appels interjetés à la Cour fédérale ou à la Cour d'appel fédérale

Bien que SC ait été engagé dans une procédure en 2012-2013, aucune demande ou appel n'a été interjeté à la Cour fédérale ou à la Cour d'appel fédérale au cours de cette période.

IV. Réponses aux recommandations d'autres agents du Parlement

Aucune recommandation n'a été faite par d'autres agents du Parlement au cours de l'exercice 2012-2013.

Annexe A: Loi sur l'accès à l'information - Arrêté de délégation

Loi sur l'accès à l'information - Arrêté de délégation

Conformément aux pouvoirs de délégation qui me sont conférés en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, la personne exerçant les fonctions et occupant le poste de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du Ministère et son successeur, y compris, en l'absence du coordonnateur, une personne ou un agent désigné par écrit pour agir à la place du titulaire de telles fonctions et d'un tel poste sont, par la présente, autorisés à exercer les pouvoirs et les attributions du Ministre, en sa qualité de responsable d'une institution gouvernementale en vertu de la Loi, indiqués dans l'annexe ci-jointe.

La personne exerçant les fonctions et occupant le poste de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du Ministère et son successeur, y compris, en son absence, une personne ou un agent désigné par écrit pour agir à la place du titulaire de telles fonctions et d'un tel poste sont, par la présente, autorisés à exercer les pouvoirs et les attributions du Ministre, en sa qualité de responsable d'une institution gouvernementale en vertu de la Loi, stipulés aux articles 6, 8, 9 et 10 de la Loi.

Cet arrêté de délégation remplace tout arrêté précédent pris en vertu de l'article 73 de la Loi.

  • Ministre de la Santé
  • Date : 20 mars 2007

Annexe de l'arrété de délégation

Délégation de pouvoirs et d'attributions en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information
Sections of Act Powers, Duties or Functions Responsible Position
6 Demander que la demande soit rédigée en des termes suffisamment précis Coordonnateur de l'AIPRP
7(a) Envoyer une notification en réponse à une demande d'accès à l'information Coordonnateur de l'AIPRP
8(1) Transmettre la demande à une autre institution ou accepter un transfert d'une autre institution Coordonnateur de l'AIPRP
9 Proroger un délai Coordonnateur de l'AIPRP
11(2), (3), (4), (5), (6) Exiger des frais additionnels et accorder une dispense ou un remboursement des frais Coordonnateur de l'AIPRP
12(2), (3) Déterminer la version qui sera communiquée Coordonnateur de l'AIPRP
13 Refuser de communiquer des renseignements obtenus à titre confidentiel Coordonnateur de l'AIPRP
14 Refuser de communiquer des renseignements ayant trait à des affaires fédérales-provinciales Coordonnateur de l'AIPRP
15 Refuser de communiquer des renseignements ayant trait à des affaires internationales ou à la défense Coordonnateur de l'AIPRP
16 Refuser de communiquer des renseignements ayant trait à l'application de la loi et à des enquêtes Coordonnateur de l'AIPRP
17 Refuser de communiquer des renseignements ayant trait à la sécurité des personnes Coordonnateur de l'AIPRP
18 Refuser de communiquer des renseignements ayant trait aux intérêts économiques du Canada Coordonnateur de l'AIPRP
19 Refuser de communiquer des renseignements personnels Coordonnateur de l'AIPRP
19(2)(a), (b), (c) Communiquer des renseignements dans les cas où la divulgation est autorisée Coordonnateur de l'AIPRP
20 Refuser de communiquer des renseignements de tiers ou en autoriser la divulgation Coordonnateur de l'AIPRP
21 Refuser de communiquer des renseignements ayant trait à des avis ou aux processus décisionnels relatifs à des projets ou à des positions du gouvernement Coordonnateur de l'AIPRP
22 Refuser de communiquer des renseignements ayant trait à des examens et vérifications Coordonnateur de l'AIPRP
23 Refuser de communiquer des renseignements protégés par le secret professionnel qui lie avocats et clients Coordonnateur de l'AIPRP
24 Refuser de communiquer des renseignements faisant l'objet d'interdictions fondées sur d'autres lois Coordonnateur de l'AIPRP
25 Effectuer le prélèvement des renseignements Coordonnateur de l'AIPRP
26 Refuser de communiquer des renseignements qui seront publiés Coordonnateur de l'AIPRP
27(1), (4) Aviser les tiers Coordonnateur de l'AIPRP
28(1), (2), (4) Recevoir les observations d'un tiers; prendre la décision de communiquer un document en tout ou en partie; aviser le tiers de son droit d'en appeler de la décision devant la Cour fédérale Coordonnateur de l'AIPRP
29(1) Communiquer un document suite à la recommandation du Commissaire à l'information Coordonnateur de l'AIPRP
33 Aviser le Commissaire à l'information de la participation d'un tiers Coordonnateur de l'AIPRP
35(2) Présenter des observations au Commissaire à l'information au cours d'une enquête Coordonnateur de l'AIPRP
37(4) Accorder à un plaignant l'accès aux documents Coordonnateur de l'AIPRP
43(1) Aviser un tiers d'une demande de recours en révision par le tribunal Coordonnateur de l'AIPRP
44(2) Aviser la personne qui a fait une demande de la réception d'un avis de recours en révision devant la Cour Coordonnateur de l'AIPRP
52(2), (3) Demander des règles spéciales pour les auditions Coordonnateur de l'AIPRP
69 Refuser de communiquer des documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada Coordonnateur de l'AIPRP
71(2) Refuser de communiquer des renseignements contenus dans des manuels Coordonnateur de l'AIPRP
72(1) Établir le rapport annuel pour présentation au Parlement Coordonnateur de l'AIPRP
77 Exercer les responsabilités conférées au responsable de l'institution par le règlement établi en vertu de l'article 77 qui ne sont pas indiquées ci-dessus Coordonnateur de l'AIPRP

Annexe B: Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information - 2012-2013

  • TBS/SCT 350-62
  • Nom de l'institution : Santé Canada
  • Période visée par le rapport : 2012-04-01 au 2013-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes
Demandes Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 1 765
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 509
Total 2 274
Fermées pendant la période visée par le rapport 1 689
Reportées à la prochaine période de rapport 585
1.2 Source des demandes
Source Number of Requests
Médias 203
Secteur universitaire 24
Secteur commercial (secteur privé) 1 076
Organisme 144
Public 318
Total 1 765

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 2 116 55 35 16 4 1 229
Communication partielle 13 259 121 231 84 106 92 906
Tous exemptés 19 25 4 4 1 2 1 56
Tous exclus 1 2 1 0 0 4 0 8
Aucun document n'existe 36 140 21 8 0 0 0 205
Demande transmise 8 2 0 0 0 0 0 10
Demande abandonnée 67 52 15 18 13 9 12 186
Traitement informel 18 54 9 3 3 0 2 89
Total 164 650 226 299 117 125 108 1 689
2.2 Exceptions
Section Nombre de demandes

Notes de bas de page du Tableau 2.2

Tableau 2.2 note de bas de page 1

A.I. : Affaires internationales

Retour à la référence 1 de la note de bas de page du tableau 2.2

Tableau 2.2 note de bas de page 2

Déf. : Défense du Canada

Retour à la référence 2 de la note de bas de page du tableau 2.2

Tableau 2.2 note de bas de page 3

A.S. : Activités subversives

Retour à la référence 3 de la note de bas de page du tableau 2.2

13(1)(a) 9
13(1)(b) 5
13(1)(c) 13
13(1)(d) 1
13(1)(e) 0
14(a) 33
14(b) 17
15(1) - A.I.Tableau 2.2 note de bas de page 1 18
15(1) - Déf.Tableau 2.2 note de bas de page 2 0
15(1) - A.S.Tableau 2.2 note de bas de page 3 0
16(1)(a)(i) 2
16(1)(a)(ii) 3
16(1)(a)(iii) 0
16(1)(b) 1
16(1)(c) 12
16(1)(d) 0
16(2)(a) 4
16(2)(b) 1
16(2)(c) 43
16(3) 0
16.1(1)(a) 1
16.1(1)(b) 0
16.1(1)(c) 3
16.1(1)(d) 0
16.2(1) 12
16.3 0
16.4(1)(a) 0
16.4(1)(b) 0
16.5 0
17 12
18(a) 3
18(b) 3
18(c) 2
18(d) 1
18.1(1)(a) 0
18.1(1)(b) 0
18.1(1)(c) 1
18.1(1)(d) 0
19(1) 863
20(1)(a) 32
20(1)(b) 399
20(1)(b.1) 1
20(1)(c) 148
20(1)(d) 46
20.1 1
20.2 0
20.4 0
21(1)(a) 134
21(1)(b) 180
21(1)(c) 49
21(1)(d) 16
22 18
22.1(1) 0
23 56
24(1) 4
26 1
2.3 Exclusions
Section Nombre de demandes
68(a) 32
68(b) 0
68(c) 0
68.1 1
68.2(a) 0
68.2(b) 0
69(1)(a) 1
69(1)(b) 0
69(1)(c) 0
69(1)(d) 7
69(1)(e) 10
69(1)(f) 2
69(1)(g) re (a) 11
69(1)(g) re (b) 0
69(1)(g) re (c) 8
69(1)(g) re (d) 2
69(1)(g) re (e) 10
69(1)(g) re (f) 3
69.1(1) 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 190 39 0
Communication partielle 654 252 0
Total 844 291 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 43 098 43 027 229
Communication partielle 297 394 201 268 906
Tous exemptés 3 611 0 56
Tous exclus 207 0 8
Demande abandonnée 35 090 0 186
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 196 4 179 24 4 752 5 3 537 3 3 533 1 27 026
Communication partielle 583 13 586 206 40 546 51 25 266 60 86 410 6 35 460
Tous exemptés 51 0 2 0 2 0 1 0 0 0
Tous exclus 8 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 167 0 9 0 3 0 6 0 1 0
Total 1 005 17 765 241 45 298 61 28 803 70 89 943 8 62 486
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 26 1 0 3 30
Communication partielle 463 17 1 11 492
Tous exemptés 6 2 0 2 10
Tous exclus 5 0 0 0 5
Demande abandonnée 22 13 0 10 45
Total 522 33 1 26 582

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
440 329 56 1 54
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 61 28 89
16 à 30 jours 22 34 56
31 à 60 jours 28 28 56
61 à 120 jours 40 51 91
121 à 180 jours 9 37 46
181 à 365 jours 16 61 77
Plus de 365 jours 4 21 25
Total 180 260 440
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Prorogations

3.1 Reasons for extensions and disposition of requests
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 9(1)(a)
Entrave au fonctionnement
9(1)(b)
Consultation
9(1)(c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 29 0 31 10
Communication partielle 153 10 221 214
Tous exemptés 3 0 3 1
Tous exclus 1 3 1 0
No records exist 4 0 4 0
Request abandoned 22 0 30 17
Total 212 13 290 242
3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)(a)
Entrave au fonctionnement
9(1)(b)
Consultation
9(1)(c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 62 0 32 1
31 à 60 jours 69 5 144 103
61 à 120 jours 68 8 109 50
121 à 180 jours 10 0 4 19
181 à 365 jours 3 0 1 45
365 jours or more 0 0 0 24
Total 212 13 290 242

Partie 4 - Frais

4 Frais
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Application 1 256 6 280 $ 393 1 965 $
Search 22 4 083 $ 27 2 323 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programming 0 0 $ 0 0 $
Preparation 0 0 $ 0 0 $
Alternative format 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 0 0 $ 0 0 $
Total 1 278 10 363 $ 420 4 288 $

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 186 9 384 4 42
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 6 70 1 162
Total 192 9 454 5 204
Fermées pendant la période visée par le rapport 174 9 193 3 13
Reportées à la prochaine période de rapport 18 261 2 191
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 67 69 13 1 0 0 1 151
Communiquer en partie 5 6 4 0 0 0 0 15
Exempter en entier 0 0 1 0 0 0 0 1
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 4 2 0 0 0 0 0 6
Autre 1 0 0 0 0 0 0 1
Total 77 77 18 1 0 0 1 174
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 2 1 0 0 0 0 3
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 2 1 0 0 0 0 3

Partie 6 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

6 Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 15 2 0
16 à 30 6 2
31 à 60 6 6
61 à 120 7 7
121 à 180 10 10
181 à 365 4 4
Plus de 365 0 0
Total 35 29

Partie 7 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

7.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 1 475 563 $
Heures supplémentaires 41 554 $
Biens et services 1 989 141 $
Marchés de services professionnels 1 851 071 $
Autres 138 070 $
Total 3 506 258 $
7.2 Ressources humaines
Resources Voués à l'AI à temps plein Voués à l'AI à temps partiel Total
Employés à temps plein 13,28 8,91 22,19
Employés à temps partiel et occasionnels 0,10 0,28 0,38
Employés régionaux 0 0 0
Experts-conseils et personnel d'agence 9,80 1,60 11,40
Étudiants 0 0,19 0,19
Total 23,18 10,98 34,16
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