Santé Canada Loi sur l'accès à l'information Rapport annuel 2013-2014
Table des matières
- Introduction
- Infrastructure de l'accès à l'information
- Délégation du pouvoir décisionnel
- Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information - Données statistique, interprétation et explication
- Formation et sensibilisation
- Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées propres à l'institution en matière d'accès à l'information
- Plaintes et demandes de contrôle judiciaire
- Annexe A: Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des reseignements - Ordonnances de délégation des pouvoirs
- Annexe B: Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information
Introduction
I. La Loi sur l'accès à l'information
La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) accorde à la population canadienne le droit d'accéder aux renseignements conservés dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.
En vertu de la Loi, le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ce rapport annuel est préparé et présenté à chaque chambre du Parlement conformément à l'article 72 de la Loi. Le présent rapport résume la façon dont Santé Canada s'est acquitté de ses responsabilités en matière d'accès à l'information au cours de l'exercice 2013-2014.
II. À propos de Santé Canada
Santé Canada est le ministère fédéral chargé d'aider la population canadienne à maintenir et à améliorer son état de santé.
Santé Canada s'est aussi engagé à améliorer la vie de tous les Canadiens et les Canadiennes et à faire du Canada l'un des pays où les gens sont les plus en santé au monde, comme en témoignent la longévité, les habitudes de vie et l'utilisation efficace du système public de soins de santé.
En travaillant avec les autres intervenants d'une manière qui inspire confiance aux Canadiens, Santé Canada vise à :
- prévenir et réduire les risques pour la santé individuelle et pour l'ensemble de l'environnement;
- promouvoir des modes de vie plus sains;
- assurer la prestation de services de santé de grande qualité, efficaces et accessibles;
- intégrer au renouvellement du système de soins de santé des plans à long terme de prévention, de promotion et de protection de la santé;
- réduire les inégalités dans le domaine de la santé au sein de la société canadienne;
- fournir de l'information sur la santé afin d'aider les Canadiennes et les Canadiens à prendre des décisions éclairées.
Santé Canada a des bureaux régionaux en Colombie-Britannique, en Alberta, en Saskatchewan, au Manitoba, en Ontario, au Québec, et dans les régions de l'Atlantique et du Nord.
Pour obtenir de plus amples renseignement au sujet de Santé Canada, veuillez consulter notre site Web.
Infrastructure de l'accès à l'information
I. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion au sein de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada.
En juin 2012, conformément aux conditions de l'entente de partenariat de services partagés conclue entre Santé Canada et l'Agence de la santé publique du Canada (l'Agence), un service partagé a été créé afin d'administrer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein des deux institutions. En 2013-2014, soit le premier exercice complet qui s'est déroulé dans le cadre de cette nouvelle entente, un modèle de coordonnateur unique de l'AIPRP a été mis sur pied pour Santé Canada et l'Agence.
Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces afin de permettre un traitement efficient des demandes en vertu de la Loi. Le coordonnateur est également responsable des politiques, des systèmes et des procédures connexes qui émanent de la Loi. La Division est chargée de toutes les exigences liées à l'accès à l'information prévues par la Loi, notamment :
- répondre aux demandes d'accès à l'information dans les délais prescrits et s'acquitter de l'obligation de venir en aide aux demandeurs;
- fournir des conseils et des directives relativement à l'application de la Loi et des politiques et directives du Conseil du Trésor du Canada aux employés du Ministère;
- élaborer des protocoles et des pratiques dans l'ensemble du Ministère pour guider les activités relatives à l'accès à l'information;
- sensibiliser et former les employés relativement à la Loi;
- faire en sorte qu'une description exhaustive des responsabilités de l'institution soit publiée dans Info Source, y compris pour les programmes et fonctions, les catégories de dossiers et tous les manuels;
- préparer le rapport annuel au Parlement et les autres rapports exigés par la loi;
- assurer la liaison avec le Commissariat à l'information du Canada (CIC), le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), d'autres ministères et organismes fédéraux, les ministères provinciaux de la Santé et d'autres intervenants clés.
En 2013-2014, la Loi était administrée à Santé Canada par 23,15 équivalents temps plein (ETP) avec le soutien de services consultatifs (16,45 ETP) et de quelques employés à temps partiel ou occasionnels, pour un effectif de 40,20 ETP.
II. Salle de lecture
L'article 71 de la Loi exige que les institutions fédérales fournissent des emplacements où les membres du public peuvent inspecter les manuels utilisés par les employés de l'institution pour administrer ou mettre en œuvre les programmes ou les activités de l'institution qui touchent le public. Santé Canada dispose d'une salle de lecture où les membres du public peuvent prendre des dispositions pour consulter les documents.
Santé Canada a désigné le lieu suivant en tant que salle de lecture pour le public à Ottawa :
Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
1600, rue Scott, Holland Cross
Tour B, 7e étage, bureau 700
Ottawa (Ontario) K1A 0K9
Délégation du pouvoir décisionnel
Le 11 juillet 2013, la ministre de la Santé a signé une nouvelle délégation du pouvoir décisionnel pour la Loi sur l'accès à l'information. La nouvelle délégation du pouvoir décisionnel étend la délégation des pouvoirs décisionnels en dehors du coordonnateur aux niveaux du sous-ministre adjoint et du directeur général au sein de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada. Des pouvoirs décisionnels sélectionnés ont également été délégués aux gestionnaires et aux analystes de l'AIPRP afin de gérer plus efficacement la quantité de demandes d'accès à l'information reçues. Cette approche révisée a été adoptée afin de porter au maximum l'efficacité opérationnelle tout en continuant de réduire au minimum les risques.
L'ordonnance de délégation des pouvoirs est présentée à l'annexe A.
Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information - données statistiques, interprétation et explication
I. Rapport statistique
La présente section du Rapport comprend une interprétation et une explication des données contenues dans le rapport statistique de Santé Canada qui résume les activités liées à l'accès à l'information au cours de la période du 1er avril 2013 au 31 mars 2014 (annexe B).
II. Nombre de demandes d'accès et charge de travail
Nombre de demandes d'accès
Malgré une diminution en 2013-2014 (1 563 par rapport à 1 765 en 2012-2013), le nombre de demandes reçues à Santé Canada a augmenté globalement de 35 % depuis 2008-2009.
Source des demandes : tendances
Huit cent onze des 1 563 demandes d'accès à l'information reçues par Santé Canada en 2013-2014 (52 % des nouvelles demandes) provenaient des entreprises.
Comme dans les années passées, la plupart des demandes reçues par Santé Canada proviennent d'entreprises qui recherchent des informations sur les produits pharmaceutiques, les instruments médicaux et les produits de santé naturels. En conséquence, Santé Canada doit procéder à un grand nombre de consultations complexes avec des tiers qui mettent en jeu des renseignements commerciaux confidentiels. Ces dossiers contiennent souvent de grandes quantités d'informations techniques et scientifiques dont l'examen peut nécessiter plus de temps.
Les demandes qui proviennent du secteur universitaire, du public et des médias ont augmenté considérablement au cours de l'exercice 2013-2014 par rapport à 2012-2013, comme le montre le tableau ci-dessous :
Source | Nombre de demandes | Écart (%) |
---|---|---|
Notes de bas de page
|
||
Entreprises (secteur privé) | 811 | -25 % |
Public | 428 | 35 % |
Médias | 240 | 18 % |
OrganismeNote de bas de page 1 | 39 | -73 % |
Secteur universitaire | 45 | 88 % |
Total | 1 563 |
Bien qu'il soit difficile de mettre le doigt sur la raison exacte de ce virage, il peut indiquer une meilleure connaissance de la Loi sur l'accès à l'information et un intérêt accru pour les questions qui touchent à la santé. Il est également possible que la participation de Santé Canada à l'outil Demande d'accès à l'information en ligne ait simplifié l'accès pour certains demandeurs.
Demandes informelles
Chaque fois que c'est possible, Santé Canada traite les demandes de façon informelle (« accès informel »). Le Ministère a constaté une augmentation de l'utilisation de cette méthode de traitement, qui englobe les dossiers d'accès à l'information divulgués antérieurement. En 2013-2014, Santé Canada a traité 395 demandes sous forme d'« accès informel » contre 524 demandes en 2012-2013. Cette diminution peut s'expliquer par le fait que les entités demanderont souvent plusieurs dossiers divulgués antérieurement à l'intérieur d'une même demande. Santé Canada cherche des moyens pour modifier le processus qui entoure les demandes d'« accès informel » afin d'obtenir des données plus fiables pour les rapports à venir. Cela permettra également au Ministère d'évaluer adéquatement le rendement lié à ces demandes.
En plus de traiter les demandes d'« accès informel », Santé Canada fournit des renseignements de façon informelle lorsque c'est possible. Cela comprend des renseignements accessibles au public qui contiennent un lien qui dirige le demandeur vers un site Web. Les demandes traitées de cette manière sont classées comme ayant été « traitées de façon informelle » pour les besoins du rapport statistique. En 2013-2014, Santé Canada s'est chargé de 28 demandes qui ont été « traitées de façon informelle ».
Charge de travail
Durant l'exercice 2013-2014, Santé Canada a traité 1 446 demandes actives sur 2 148 (67 %). Les demandes actives comprenaient 1 563 nouvelles demandes et 585 demandes reportées des exercices antérieurs.
Plusieurs facteurs sont attribuables à la diminution importante du nombre de pages examinées en 2013-2014 par rapport à l'année précédente. Premièrement, Santé Canada a tenté de gérer les demandes de façon plus stratégique et a affecté un plus grand nombre de ressources aux processus préliminaires. Par exemple, les demandes sont analysées de plus près et elles sont abordées dès le départ avec le demandeur afin de récupérer les documents qui répondent à ses besoins. Dans la même veine, l'équipe de l'AIPRP a collaboré avec les responsables ministériels afin de s'assurer que les documents récupérés correspondent à la demande. Enfin, il convient de mentionner que le nombre de pages examinées concerne uniquement les dossiers fermés en 2013-2014 et qu'il ne tient pas compte des demandes actives volumineuses qui étaient encore à l'étude à la fin de l'exercice.
Exercice | Nbre de pages examinées |
---|---|
2009-2010 | 442 521 |
2010-2011 | 467 336 |
2011-2012 | 771 793 |
2012-2013 | 713 096 |
2013-2014 | 327 523 |
Affichage des demandes d'accès à l'information traitées
Santé Canada affiche de façon proactive sur son site Web des sommaires mensuels des demandes d'accès à l'information traitées afin d'aider les Canadiens et les Canadiennes à exercer leur droit d'accès aux dossiers du Ministère.
Demandes de consultation reçues des autres institutions gouvernementales
En 2013-2014, Santé Canada a traité 164 demandes de consultation (10 113 pages) provenant d'autres institutions fédérales et 14 demandes de consultation provenant d'autres administrations. Cela représentait un nombre de cas légèrement inférieur (10) et 967 pages de plus qu'au cours de l'année précédente.
Institutions fédérales | Nombre de consultations réalisées | Pages examinées |
---|---|---|
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada | 11 | 3 206 |
Agence de la santé publique du Canada | 14 | 2 685 |
Agence canadienne d'inspection des aliments | 27 | 1 022 |
Industrie Canada | 7 | 439 |
Ministère de la Justice | 4 | 387 |
Environnement Canada | 11 | 332 |
Bureau du Conseil privé | 10 | 289 |
Gendarmerie royale du Canada | 5 | 275 |
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada | 12 | 246 |
Autres | 63 | 1 232 |
Total | 164 | 10 113 |
III. Répartition des demandes traitées
Les demandes traitées se répartissent comme suit :
Répartition des demandes | Demandes traitées en pourcentage |
---|---|
Communication partielle | 54 % |
Demande abandonnée | 16 % |
Communication totale | 13 % |
Aucun document n'existe | 11 % |
Traitement informel | 2 % |
Toutes exemptées | 2 % |
Demande transmise | 1 % |
Toutes exclues | 0 % |
IV. Exceptions invoquées
Les articles 13 à 24 de la Loi établissent des exceptions conçues pour protéger les renseignements relatifs à un public donné ou à des intérêts privés et l'article 26 prévoit une exception discrétionnaire liée aux renseignements qui doivent être publiés.
La grande majorité des 1 730 exceptions invoquées par Santé Canada visaient principalement trois articles de la Loi, soit l'article 19 (Renseignements personnels), l'article 20 (Renseignements de tiers) et l'article 21 (Activités du gouvernement). Ensemble, elles représentaient 1 509 ou 87 % des exceptions appliquées en 2013-2014. Il convient de noter que dans 458 cas, l'invocation de l'article 20 a nécessité de nombreuses consultations avec des tiers, qui étaient souvent de grosses sociétés multinationales. Ces consultations ont des répercussions importantes sur les ressources, tant à la Division de l'AIPRP qu'à l'Unité des services juridiques, compte tenu de la possibilité d'actions en justice. La nécessité de procéder à des consultations exhaustives, qui sont parfois de nature très technique, a également eu, dans certains cas, une incidence sur la capacité du Ministère à respecter les délais législatifs.
Exceptions | Nombre de cas dans lesquels l'exception a été appliquée |
---|---|
Article 19 - Renseignements personnels | 721 |
Article 20 - Renseignements de tiers | 458 |
Article 21 - Activités du gouvernement | 330 |
Article 16 - Enquêtes | 60 |
Article 14 Affaires fédérales-provinciales | 45 |
Article 23 - Secret professionnel des avocats | 36 |
Article 13 - Renseignements obtenus à titre confidentiel | 34 |
Article 15 - Préjudice à la conduite des affaires internationales | 17 |
Article 18 - Intérêts économiques | 11 |
Article 17 - Nuit à la sécurité des individus | 9 |
Article 24 - Communication restreinte en vertu de l'annexe II | 5 |
Article 22 - Fausse les résultats d'essais ou de vérifications | 3 |
Article 26 - Sera publié dans les quatre-vingt-dix-jours | 1 |
V. Exclusions citées
La Loi ne s'applique pas aux documents publiés et aux documents mis en vente au public ou conservés à des fins de référence pour le public (article 68). Elle ne s'applique pas, non plus, aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (article 69). Les demandes contenant les exclusions proposées en vertu de l'article 69 doivent faire l'objet d'une consultation avec le ministère de la Justice et peut-être avec le Bureau du Conseil privé. En 2013-2014, Santé Canada a appliqué 20 exclusions en vertu de l'article 68 de la Loi et 44 exclusions en vertu de l'article 69 de la Loi.
VI. Décisions et délais de traitement
Santé Canada fait le suivi des demandes fermées et de leurs délais de traitement. Sur une charge de travail totale de 2 148 demandes, Santé Canada en a traité 1 446 et a reporté 702 demandes actives à l'exercice 2014-2015.
Santé Canada a été en mesure de répondre dans un délai de 30 jours ou moins dans le cas de 701 (49 %) des demandes traitées. Les demandes restantes, qui peuvent être classées en fonction des délais de traitement (de 31 à 60 jours, de 61 à 120 jours et de 121 jours ou plus), sont illustrées dans le tableau ci-dessous. Il est important de noter que les délais pour bon nombre de ces demandes ont été prolongés légalement en vertu de la Loi.
Délai de traitement | Exercice 2012-2013 |
Exercice 2013-2014 |
---|---|---|
30 jours ou moins | 48 % | 49 % |
31 à 60 jours | 13 % | 11 % |
61 à 120 jours | 18 % | 18 % |
Plus de 120 jours | 21 % | 22 % |
VII. Prorogations
Le plus souvent, les prorogations prévues par la loi ont été invoquées afin d'accorder du temps pour consulter et aviser des tiers et pour traiter les dossiers volumineux. En 2013-2014, Santé Canada a invoqué 719 prorogations en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi, soit moins que les 757 de 2012-2013.
Durée des prorogations | 9(1)a) Entrave du fonctionnement |
9(1)b) Consultation |
9(1)c) Avis à des tiers |
|||
---|---|---|---|---|---|---|
Nombre de cas où une prorogation a été invoquée | Pourcentage | Nombre de cas où une prorogation a été invoquée | Pourcentage | Nombre de cas où une prorogation a été invoquée | Pourcentage | |
30 jours ou moins | 43 | 6 % | 43 | 6 % | 14 | 2 % |
Plus de 30 jours | 139 | 19 % | 233 | 32 % | 247 | 35 % |
VIII. Traduction
Une traduction de l'anglais vers le français a été nécessaire afin de répondre à une demande déposée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information en 2013-2014.
IX. Format de l'information divulguée
Parmi les demandes qui ont fait l'objet d'une communication complète ou partielle, 732 ont été envoyées en format papier. Par contre, cela représente seulement 14 % de l'ensemble des pages communiquées. En comparaison, les réponses à 246 demandes ont été communiquées par voie électronique, ce qui représente 86 % des pages divulguées.
L'imagiciel de Santé Canada permet au Ministère de répondre aux demandes officielles d'accès à l'information dans le format de document portable (PDF) qui propose plus d'options de livraison au public. Les documents divulgués peuvent être envoyés par la poste sur CD-ROM, éliminant ainsi la nécessité de les photocopier. L'utilisation de formats électroniques pour la communication des renseignements devrait aller en grandissant dans les années à venir.
X. Frais
La Loi autorise le prélèvement de droits pour certains aspects du traitement des demandes officielles (la structure tarifaire est indiquée dans le Règlement sur l'accès à l'information). Cependant, Santé Canada ne peut pas exiger de droits pour l'examen des documents, les coûts indirects ou d'envoi, ni pour les cinq premières heures que le Ministère consacre à la recherche des documents ou à la préparation de la réponse.
Compte tenu des demandes traitées en 2013-2014, Santé Canada a perçu 5 950 $ en frais liés au traitement de dossiers et 523 $ en frais de recherche, pour un total de 6 473 $ perçus par le receveur général du Canada. De plus, Santé Canada a renoncé à percevoir 7 722 $ de frais relativement à 1 167 demandes conformément à son devoir d'assistance envers les demandeurs.
XI. Coûts
En 2013-2014, le coût total des fonctions d'accès à l'information pour Santé Canada a été de 4 814 319 $. Les coûts salariaux représentaient 1 644 721 $ de ce total et les coûts administratifs, 3 169 598 $. La majeure partie de cette somme a servi à retenir les services du personnel temporaire rendus nécessaires par le volume et la complexité des demandes. Pour l'exercice, la dotation totalisait 40,20 employés à temps plein qui se consacraient à des activités d'accès à l'information. Ces chiffres ne comprennent pas les ressources destinées au soutien administratif, à la gestion, à la préparation de rapports, à la surveillance et aux politiques et ils n'incluent pas les frais indirects encourus pour l'ensemble du soutien aux activités d'application de la Loi. Il est important de noter que ces sommes concernent uniquement les coûts liés à la Division de l'AIPRP et qu'elles ne tiennent pas compte des coûts supplémentaires qui sont assumés par les autres divisions au sein de Santé Canada pour répondre aux demandes d'accès à l'information.
Formation et sensibilisation
Formation pour les employés de Santé Canada
Au sein de la Division de l'AIPRP, un employé est désigné en tant que coordonnateur de la formation à temps plein. Des séances de formation sur la Loi et les processus connexes sont offertes régulièrement aux employés de Santé Canada. Vingt-sept (27) séances de formation « Accès à l'information 101 » auxquelles ont assisté 349 participants ont eu lieu durant l'exercice 2013-2014. Le cours vise fondamentalement à permettre aux participants de comprendre la Loi, leurs rôles et leurs responsabilités, le traitement des demandes officielles et informelles, les motifs de base invoqués pour refuser de communiquer l'information et la façon de traiter une demande d'accès à l'information. De plus, 44 participants ont assisté à quatre autres séances de formation adaptées aux besoins des équipes données.
Orientation et sensibilisation
Santé Canada a continué de sensibiliser davantage les employés à leurs responsabilités aux termes de la Loi en annonçant des séances ouvertes à tous dans Nouvelles diffusées (un bulletin électronique quotidien envoyé à tous les employés de Santé Canada). En 2013-2014, la Division de l'AIPRP a également créé un groupe de travail formé de représentants de toutes les sections du Ministère afin de discuter des questions liées aux processus et aux politiques d'accès à l'information. Ce groupe a aidé à mieux faire comprendre la Loi dans l'ensemble et a suscité d'excellents commentaires qui ont contribué à améliorer les gains d'efficacité et les processus.
Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées propres à l'institution en matière d'accès à l'information
I. La Division de l'AIPRP
Lancé le 29 juin 2012, le partenariat de services partagé entre Santé Canada et l'ASPC a permis de rationaliser et de simplifier les activités d'AIPRP de Santé Canada et de l'Agence, qui comprenaient le traitement des demandes d'accès à l'information et de renseignements personnels ainsi que la politique à l'égard de la protection des renseignements personnels et d'autres fonctions clés. La période de 2013-2014 a été la première année complète qui s'est déroulée selon le nouveau modèle de services partagés, et les travaux se sont poursuivis afin d'intégrer et d'optimiser la prestation des services.
Ordonnance de délégation des pouvoirs liés à l'accès à l'information
Comme il a été mentionné précédemment, le 11 juillet 2013, la ministre de la Santé a signé une nouvelle ordonnance de délégation des pouvoirs. La nouvelle ordonnance étend la délégation des pouvoirs en dehors du coordonnateur aux niveaux du sous-ministre adjoint et du directeur général et, dans certains, cas, aux gestionnaires et aux analystes de l'AIPRP. L'approche révisée a été adoptée afin de porter au maximum l'efficacité opérationnelle tout en continuant de diminuer au minimum les risques.
Renouvellement organisationnel
Les travaux se sont poursuivis afin d'améliorer les ressources de manière à renforcer et à stabiliser la fonction d'AIPRP à Santé Canada et à l'Agence. Ces travaux incluaient une stratégie pour délaisser les conseillers temporaires et se tourner plutôt vers des employés à temps plein. Des processus de dotation par voie de concours ont été réalisés dans le quatrième trimestre de 2013-2014 afin de permettre à l'équipe de l'AIPRP de combler les postes vacants en 2014-2015 dans le but de soutenir la structure révisée. Les activités de dotation devraient se poursuivre tout au long de 2014-2015 afin de renforcer les capacités internes.
Procédés administratifs
En 2013-2014, les travaux se sont poursuivis afin d'harmoniser les processus institutionnels entre Santé Canada et l'Agence. L'un des jalons a été la mise sur pied d'un modèle qui prévoit un seul coordonnateur de l'AIPRP pour Santé Canada et l'Agence. Cette approche, qui serait la première du genre au sein du gouvernement fédéral, a été adoptée à la suite de consultations ministérielles exhaustives avec l'Unité des services juridiques et la section des ressources humaines. Le modèle, qui est tout à fait conforme aux exigences législatives, implique une nomination conjointe d'autorités déléguées sélectionnées pour les deux institutions.
Santé Canada et l'Agence ont également abordé l'aspect lié à « l'entretien et la garde » des documents qui appartiennent à un ministère, mais qui sont utilisés par l'autre. Par exemple, Santé Canada est chargé de l'entretien et de la garde des dossiers liés aux ressources humaines de l'Agence, qui sont maintenant accessibles grâce à un processus institutionnel harmonisé.
L'équipe de la direction et les membres du personnel continuent de se consacrer à la mise en œuvre des procédés renforcés concernant les demandes d'AIPRP.
Modernisation des systèmes de TI
Un système de gestion des cas et d'imagerie a été acquis afin de renforcer les capacités pour suivre les demandes et y répondre, d'améliorer les gains en efficience, de rationaliser les processus d'AIPRP et d'accroître les capacités pour faire des comptes rendus. Les travaux réalisés en 2013-2014 se résumaient, pour la plupart, à modifier et à tester les systèmes, en collaboration avec des experts internes et externes.
Gouvernance et sensibilisation
On continue d'accorder une grande importance à la participation des employés dans la Division et à la mobilisation des intervenants en tenant des réunions avec les directions générales, les organismes centraux et les autres ministères. La formation d'un groupe de travail chargé de l'accès à l'information au sein d'un bureau de première responsabilité (BPR) a permis d'accroître la sensibilisation et la mobilisation à l'égard des enjeux liés à l'accès à l'information.
Plaintes et demandes de contrôle judiciaire
I. Plaintes déposées auprès du Commissaire à l'information
En 2013-2014, 50 plaintes qui visaient des demandes traitées par Santé Canada ont été déposées, en vertu de la Loi, auprès du Commissariat à l'information du Canada (CIC).
Motif | Nombre de plaintes |
---|---|
Présomption de refus | 14 |
Prorogation | 13 |
Exceptions | 10 |
Refus - Exception | 3 |
Refus - Général | 1 |
Communication et utilisation | 1 |
Autre | 8 |
Le Ministère examine les résultats de toutes les enquêtes du CIC et intègre, s'il y a lieu, les leçons tirées aux méthodes administratives.
II. Types de plaintes et décisions connexes prises en 2013-2014
Objet de la plainte | Nombre de plaintes fermées | Décisions définitives du CIC |
---|---|---|
Prorogation | 12 |
|
Présomption de refus (délai) | 16 |
|
Autre | 5 |
|
Exception | 5 |
|
Total | 38 |
|
III. Demandes ou appels dont la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale ont été saisies
Au début de 2013-2014, la Cour fédérale a été saisie de quatre demandes, déposées en vertu du paragraphe 44(1) de la Loi sur l'accès à l'information, afin de revoir la décision de Santé Canada de communiquer des renseignements. Cinq autres demandes ont été déposées en vertu du paragraphe 44(1) de la Loi au cours de l'exercice. Parmi ces neuf demandes, trois ont été rejetées, trois ont été abandonnées et trois sont toujours en cours.
De plus, une demande a été déposée devant la Cour fédérale par le Commissaire à l'information en vertu du paragraphe 42(1) de la Loi. Cette demande vise l'utilisation de l'article 23 de la Loi (Secret professionnel des avocats) et l'audience est prévue pour l'automne 2014.
IV. Réponses aux recommandations d'autres agents du Parlement
Aucune recommandation n'a été faite par d'autres agents du Parlement au cours de l'exercice 2013-2014.
Annexe A : Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements - Ordonnance de délégation des pouvoirs
L'ordonnance de délégation des pouvoirs
Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels
En ma qualité de ministre de la Santé et en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci-après, ou aux personnes occupant lesdits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de ministre de Santé Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.
L'honorable Leona Aglukkaq, c.p., députée
Ministre de la Santé
11 juillet 2013
Poste | Loi sur l'accès à l'information et Règlements |
Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlements |
---|---|---|
Sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion Santé Canada (SC) / Agence de la santé publique du Canada (ASPC) |
Autorité absolue | Autorité absolue |
Directeur (trice) général(e), Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion, Direction générale des services de gestion SC/ASPC |
Autorité absolue | Autorité absolue |
Directreur (trice), Accès à l'information et protection des renseignements personnels (Coordonnateur) SC/ASPC |
Autorité absolue | Autorité absolue |
Chef, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels | Articles : Autorité absolue sauf : 35(2), 52(2)b), 52(3), 72 Règlements : Articles : Autorité absolue |
Articles : Autorité absolue sauf : 8(2)j), 8(2)m), 8(4), 8(5), 33(2) 51(2)b), 51(3), 72(1) Règlements : Articles : Autorité absolue sauf : 7 |
Chef d'équipe Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels | Articles : 4(2.1), 7, 8(1), 9(1), 9(2), 10(1), 10(2), 11(2), 11(3), 11(4), 11(5), 11(6), 12(2)b), 12(3)b), 19, 25, 27(1), 27(4), 33, 43(1), 44(2) Règlements : Articles : Autorité absolue |
Articles : 14, 15, 16, 17(2)b), 17(3)b), 26, 31 Règlements : Articles : 9, 11(2), 13(1), 14 |
Analyste principal, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels | Articles : 4(2.1), 7, 9(2), 27(1), 27(4), 33 Règlements : Articles : 5 |
Règlements : Articles : 9, 11(2) |
Analyste, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels | Articles : 4(2.1), 7, 9(2) Règlements : Articles : 5 |
Règlements : Articles : 9, 11(2) |
Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information
TBS/SCT 350-62
Nom de l'institution : Santé Canada
Période d'établissement de rapports : 2013-04-01 au 2014-03-31
Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Demandes | Nombre de demandes |
---|---|
Reçues pendant la période d'établissement de rapports | 1 563 |
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapports précédente | 585 |
Total | 2 148 |
Fermées pendant la période d'établissement de rapports | 1 446 |
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapports | 702 |
Source | Nombre de demandes |
---|---|
Médias | 240 |
Secteur universitaire | 45 |
Secteur commercial (secteur privé) | 811 |
Organisme | 39 |
Public | 428 |
Total | 1 563 |
Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports
Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours |
Total | |
Communication totale | 5 | 105 | 49 | 28 | 3 | 3 | 2 | 195 |
Communication partielle | 22 | 219 | 88 | 214 | 47 | 53 | 140 | 783 |
Toutes exemptées | 2 | 14 | 1 | 5 | 2 | 0 | 1 | 25 |
Toutes exclues | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Aucun document n'existe | 31 | 105 | 18 | 7 | 4 | 0 | 0 | 165 |
Demande transmise | 12 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 13 |
Demande abandonnée | 118 | 47 | 8 | 3 | 7 | 9 | 45 | 237 |
Traitement informel | 5 | 15 | 1 | 1 | 6 | 0 | 0 | 28 |
Total | 195 | 506 | 165 | 258 | 69 | 65 | 188 | 1 446 |
Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes |
---|---|---|---|---|---|---|---|
Notes de bas de page du Tableau 1
|
|||||||
13(1)a) | 16 | 16(1)c) | 5 | 16.5 | 0 | 20(1)c) | 120 |
13(1)b) | 8 | 16(1)d) | 2 | 17 | 9 | 20(1)d) | 37 |
13(1)c) | 8 | 16(2)a) | 0 | 18a) | 4 | 20.1 | 0 |
13(1)d) | 2 | 16(2)b) | 2 | 18b) | 3 | 20.2 | 0 |
13(1)e) | 0 | 16(2)c) | 41 | 18c) | 2 | 20.4 | 0 |
14a) | 30 | 16(3) | 0 | 18d) | 2 | 21(1)a) | 110 |
14b) | 15 | 16.1(1)a) | 1 | 18.1(1)a) | 0 | 21(1)b) | 150 |
15(1) - A.I.Tableau 1 note de bas de page 1 | 16 | 16.1(1)b) | 1 | 18.1(1)b) | 0 | 21(1)c) | 61 |
15(1) - Déf.Tableau 1 note de bas de page 1 | 1 | 16.1(1)c) | 0 | 18.1(1)c) | 0 | 21(1)d) | 9 |
15(1) - A.S.Tableau 1 note de bas de page 1 | 0 | 16.1(1)d) | 0 | 18.1(1)d) | 0 | 22 | 3 |
16(1)a)(i) | 3 | 16.2(1) | 3 | 19(1) | 721 | 22.1(1) | 0 |
16(1)a)(ii) | 1 | 16.3 | 0 | 20(1)a) | 19 | 23 | 36 |
16(1)a)(iii) | 0 | 16.4(1)a) | 0 | 20(1)b) | 280 | 24(1) | 5 |
16(1)b) | 1 | 16.4(1)b) | 0 | 20(1)b.1) | 2 | 26 | 1 |
Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes |
---|---|---|---|
68a) | 20 | 69(1)e) | 8 |
68b) | 0 | 69(1)f) | 0 |
68c) | 0 | 69(1)g) re a) | 11 |
68.1 | 0 | 69(1)g) re b) | 1 |
68.2a) | 0 | 69(1)g) re c) | 6 |
68.2b) | 0 | 69(1)g) re d) | 3 |
69(1)a) | 2 | 69(1)g) re e) | 9 |
69(1)b) | 0 | 69(1)g) re f) | 4 |
69(1)c) | 0 | 69.1(1) | 0 |
69(1)d) | 0 |
Disposition | Papier | Électronique | Autres |
---|---|---|---|
Communication totale | 166 | 29 | 0 |
Communication partielle | 566 | 217 | 0 |
Total | 732 | 246 | 0 |
Disposition | Nombre de pages traitées | Nombre de pages divulguées | Nombre de demandes |
---|---|---|---|
Communication totale | 13 577 | 13 568 | 195 |
Communication partielle | 178 895 | 136 941 | 783 |
Toutes exemptées | 1 383 | 0 | 25 |
Toutes exclues | 0 | 0 | 0 |
Demande abandonnée | 12 957 | 25 | 237 |
Disposition | Moins de 100 pages traitées |
101 à 500 pages traitées |
501 à 1 000 pages traitées |
1 001 à 5 000 pages traitées |
Plus de 5 000 pages traitées |
|||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Nombre de demandes | Pages divulguées | Nombre de demandes | Pages divulguées | Nombre de demandes | Pages divulguées | Nombre de demandes | Pages divulguées | Nombre de demandes | Pages divulguées | |
Communication totale | 171 | 2 441 | 18 | 2 677 | 1 | 710 | 5 | 7 740 | 0 | 0 |
Communication partielle | 538 | 10 584 | 160 | 29 984 | 47 | 25 528 | 34 | 54 517 | 4 | 16 328 |
Toutes exemptées | 21 | 0 | 3 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Toutes exclues | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Demande abandonnée | 219 | 0 | 13 | 0 | 3 | 25 | 2 | 0 | 0 | 0 |
Total | 949 | 13 025 | 194 | 32 661 | 52 | 26 263 | 41 | 62 257 | 4 | 16 328 |
Disposition | Consultation requise | Estimation des frais |
Avis juridique |
Autres | Total |
---|---|---|---|---|---|
Communication totale | 20 | 0 | 0 | 115 | 135 |
Communication partielle | 430 | 9 | 2 | 219 | 660 |
Toutes exemptées | 6 | 0 | 0 | 1 | 7 |
Toutes exclues | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Demande abandonnée | 43 | 12 | 0 | 1 | 56 |
Total | 499 | 21 | 2 | 336 | 858 |
Nombre de demandes fermées après la date d'échéance prévue par la loi | Raison principale | |||
---|---|---|---|---|
Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
351 | 227 | 76 | 5 | 43 |
Nombre de jours écoulés depuis l'échéance prévue par la loi | Nombre de demandes dépassant l'échéance prévue par la loi où le délai n'a pas été prorogé |
Nombre de demandes dépassant l'échéance prévue par la loi où le délai a été prorogé |
Total | |
---|---|---|---|---|
1 à 15 jours | 15 | 25 | 40 | |
16 à 30 jours | 7 | 16 | 23 | |
31 à 60 jours | 6 | 18 | 24 | |
61 à 120 jours | 22 | 18 | 40 | |
121 à 180 jours | 3 | 17 | 20 | |
181 à 365 jours | 10 | 71 | 81 | |
Plus de 365 jours | 10 | 113 | 123 | |
Total | 73 | 278 | 351 |
Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
---|---|---|---|
De l'anglais au français | 1 | 0 | 1 |
Du français à l'anglais | 0 | 0 | 0 |
Total | 1 | 0 | 1 |
Partie 3 Prorogations
Disposition des demandes nécessitant une prorogation | 9(1)a) Entrave au fonctionnement |
9(1)b) Consultation |
9(1)c) Avis à un tiers |
|
---|---|---|---|---|
Article 69 | Autres | |||
Communication totale | 12 | 0 | 19 | 13 |
Communication partielle | 137 | 14 | 209 | 223 |
Toutes exemptées | 0 | 0 | 4 | 1 |
Toutes exclues | 0 | 0 | 0 | 0 |
Aucun document n’existe | 4 | 0 | 2 | 3 |
Demande abandonnée | 29 | 0 | 28 | 21 |
Total | 182 | 14 | 262 | 261 |
Durée des prorogations | 9(1)a) Entrave au fonctionnement |
9(1)b) Consultation |
9(1)c) Avis à un tiers |
|
---|---|---|---|---|
Article 69 | Autres | |||
30 jours ou moins | 43 | 0 | 43 | 14 |
31 à 60 jours | 74 | 5 | 129 | 179 |
61 à 120 jours | 48 | 5 | 80 | 33 |
121 à 180 jours | 16 | 2 | 7 | 6 |
181 à 365 jours | 1 | 2 | 3 | 13 |
Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 16 |
Total | 182 | 14 | 262 | 261 |
Partie 4 Frais
Type de frais | Frais perçus | Frais dispensés ou remboursés | ||
---|---|---|---|---|
Nombre de demandes | Montant | Nombre de demandes | Montant | |
Présentation | 1 190 | 5 950 $ | 182 | 910 $ |
Recherche | 7 | 523 $ | 7 | 884 $ |
Production | 0 | 0 $ | 0 | 0 $ |
Programmation | 0 | 0 $ | 0 | 0 $ |
Préparation | 0 | 0 $ | 0 | 0 $ |
Support de substitution | 0 | 0 $ | 0 | 0 $ |
Reproduction | 0 | 0 $ | 978 | 5 928 $ |
Total | 1 197 | 6 473 $ | 1 167 | 7 722 $ |
Partie 5 Demandes de consultation reçues dautres institutions et organismes
Consultations | Autres institutions fédérales | Nombre de pages à traiter |
Autres organismes |
Nombre de pages à traiter |
---|---|---|---|---|
Reçues pendant la période d’établissement de rapports | 154 | 9 934 | 13 | 256 |
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapports de précédente | 18 | 1 368 | 2 | 97 |
Total | 172 | 11 302 | 15 | 353 |
Fermées pendant la période d’établissement de rapports | 164 | 10 113 | 14 | 332 |
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapports | 8 | 1 189 | 1 | 21 |
Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
Communiquer en entier | 35 | 61 | 23 | 5 | 0 | 0 | 0 | 124 |
Communiquer en partie | 2 | 10 | 6 | 3 | 0 | 0 | 0 | 21 |
Exempter en entier | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Exclure en entier | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Consulter une autre institution | 2 | 3 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 |
Autre | 5 | 3 | 3 | 0 | 0 | 0 | 1 | 12 |
Total | 44 | 78 | 33 | 8 | 0 | 0 | 1 | 164 |
Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
Communiquer en entier | 6 | 5 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 11 |
Communiquer en partie | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Exempter en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Exclure en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Consulter une autre institution | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Autre | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Total | 7 | 6 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 14 |
Partie 6 Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours | Nombre de réponses reçues | Nombre de réponses reçues après l’échéance |
---|---|---|
1 à 15 | 1 | 1 |
16 à 30 | 2 | 1 |
31 à 60 | 3 | 3 |
61 à 120 | 4 | 4 |
121 à 180 | 3 | 2 |
181 à 365 | 2 | 2 |
Plus de 365 jours | 0 | 0 |
Total | 15 | 13 |
Partie 7 Ressources liées à la Loi sur laccès à linformation
Dépenses | Montant | |
---|---|---|
Salaires | 1 597 587 $ | |
Heures supplémentaires | 47 134 $ | |
Biens et services | 3 169 598 $ | |
• Marchés de services professionnels | 3 050 635 $ | |
• Autre | 118 963 $ | |
Total | 4 814 319 >$ |
Ressources | Voués à l’AI à temps plein |
Voués à l’AI à temps partiel |
Total |
---|---|---|---|
Employés à temps plein | 9,66 | 13,49 | 23,15 |
Employés à temps partiel et occasionnels | 0,00 | 0,57 | 0,57 |
Employés régionaux | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
Experts-conseils et personnel d’agence | 13,39 | 3,06 | 16,45 |
Étudiants | 0,00 | 0,02 | 0,02 |
Total | 23,05 | 17,15 | 40,20 |
Détails de la page
- Date de modification :