Santé Canada Loi sur l'accès à l'information Rapport annuel 2013-2014

Table des matières

Introduction

I. La Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) accorde à la population canadienne le droit d'accéder aux renseignements conservés dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

En vertu de la Loi, le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ce rapport annuel est préparé et présenté à chaque chambre du Parlement conformément à l'article 72 de la Loi. Le présent rapport résume la façon dont Santé Canada s'est acquitté de ses responsabilités en matière d'accès à l'information au cours de l'exercice 2013-2014.

II. À propos de Santé Canada

Santé Canada est le ministère fédéral chargé d'aider la population canadienne à maintenir et à améliorer son état de santé.

Santé Canada s'est aussi engagé à améliorer la vie de tous les Canadiens et les Canadiennes et à faire du Canada l'un des pays où les gens sont les plus en santé au monde, comme en témoignent la longévité, les habitudes de vie et l'utilisation efficace du système public de soins de santé.

En travaillant avec les autres intervenants d'une manière qui inspire confiance aux Canadiens, Santé Canada vise à :

  • prévenir et réduire les risques pour la santé individuelle et pour l'ensemble de l'environnement;
  • promouvoir des modes de vie plus sains;
  • assurer la prestation de services de santé de grande qualité, efficaces et accessibles;
  • intégrer au renouvellement du système de soins de santé des plans à long terme de prévention, de promotion et de protection de la santé;
  • réduire les inégalités dans le domaine de la santé au sein de la société canadienne;
  • fournir de l'information sur la santé afin d'aider les Canadiennes et les Canadiens à prendre des décisions éclairées.

Santé Canada a des bureaux régionaux en Colombie-Britannique, en Alberta, en Saskatchewan, au Manitoba, en Ontario, au Québec, et dans les régions de l'Atlantique et du Nord.

Pour obtenir de plus amples renseignement au sujet de Santé Canada, veuillez consulter notre site Web.

Infrastructure de l'accès à l'information

I. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion au sein de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada.

En juin 2012, conformément aux conditions de l'entente de partenariat de services partagés conclue entre Santé Canada et l'Agence de la santé publique du Canada (l'Agence), un service partagé a été créé afin d'administrer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein des deux institutions. En 2013-2014, soit le premier exercice complet qui s'est déroulé dans le cadre de cette nouvelle entente, un modèle de coordonnateur unique de l'AIPRP a été mis sur pied pour Santé Canada et l'Agence.

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces afin de permettre un traitement efficient des demandes en vertu de la Loi. Le coordonnateur est également responsable des politiques, des systèmes et des procédures connexes qui émanent de la Loi. La Division est chargée de toutes les exigences liées à l'accès à l'information prévues par la Loi, notamment :

  • répondre aux demandes d'accès à l'information dans les délais prescrits et s'acquitter de l'obligation de venir en aide aux demandeurs;
  • fournir des conseils et des directives relativement à l'application de la Loi et des politiques et directives du Conseil du Trésor du Canada aux employés du Ministère;
  • élaborer des protocoles et des pratiques dans l'ensemble du Ministère pour guider les activités relatives à l'accès à l'information;
  • sensibiliser et former les employés relativement à la Loi;
  • faire en sorte qu'une description exhaustive des responsabilités de l'institution soit publiée dans Info Source, y compris pour les programmes et fonctions, les catégories de dossiers et tous les manuels;
  • préparer le rapport annuel au Parlement et les autres rapports exigés par la loi;
  • assurer la liaison avec le Commissariat à l'information du Canada (CIC), le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), d'autres ministères et organismes fédéraux, les ministères provinciaux de la Santé et d'autres intervenants clés.

En 2013-2014, la Loi était administrée à Santé Canada par 23,15 équivalents temps plein (ETP) avec le soutien de services consultatifs (16,45 ETP) et de quelques employés à temps partiel ou occasionnels, pour un effectif de 40,20 ETP.

II. Salle de lecture

L'article 71 de la Loi exige que les institutions fédérales fournissent des emplacements où les membres du public peuvent inspecter les manuels utilisés par les employés de l'institution pour administrer ou mettre en œuvre les programmes ou les activités de l'institution qui touchent le public. Santé Canada dispose d'une salle de lecture où les membres du public peuvent prendre des dispositions pour consulter les documents.

Santé Canada a désigné le lieu suivant en tant que salle de lecture pour le public à Ottawa :

Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
1600, rue Scott, Holland Cross
Tour B, 7e étage, bureau 700
Ottawa (Ontario)  K1A 0K9

Délégation du pouvoir décisionnel

Le 11 juillet 2013, la ministre de la Santé a signé une nouvelle délégation du pouvoir décisionnel pour la Loi sur l'accès à l'information. La nouvelle délégation du pouvoir décisionnel étend la délégation des pouvoirs décisionnels en dehors du coordonnateur aux niveaux du sous-ministre adjoint et du directeur général au sein de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada. Des pouvoirs décisionnels sélectionnés ont également été délégués aux gestionnaires et aux analystes de l'AIPRP afin de gérer plus efficacement la quantité de demandes d'accès à l'information reçues. Cette approche révisée a été adoptée afin de porter au maximum l'efficacité opérationnelle tout en continuant de réduire au minimum les risques.

L'ordonnance de délégation des pouvoirs est présentée à l'annexe A.

Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information - données statistiques, interprétation et explication

I. Rapport statistique

La présente section du Rapport comprend une interprétation et une explication des données contenues dans le rapport statistique de Santé Canada qui résume les activités liées à l'accès à l'information au cours de la période du 1er avril 2013 au 31 mars 2014 (annexe B).

II. Nombre de demandes d'accès et charge de travail

Nombre de demandes d'accès
Malgré une diminution en 2013-2014 (1 563 par rapport à 1 765 en 2012-2013), le nombre de demandes reçues à Santé Canada a augmenté globalement de 35 % depuis 2008-2009.

Source des demandes : tendances
Huit cent onze des 1 563 demandes d'accès à l'information reçues par Santé Canada en 2013-2014 (52 % des nouvelles demandes) provenaient des entreprises.

Comme dans les années passées, la plupart des demandes reçues par Santé Canada proviennent d'entreprises qui recherchent des informations sur les produits pharmaceutiques, les instruments médicaux et les produits de santé naturels. En conséquence, Santé Canada doit procéder à un grand nombre de consultations complexes avec des tiers qui mettent en jeu des renseignements commerciaux confidentiels. Ces dossiers contiennent souvent de grandes quantités d'informations techniques et scientifiques dont l'examen peut nécessiter plus de temps.

Les demandes qui proviennent du secteur universitaire, du public et des médias ont augmenté considérablement au cours de l'exercice 2013-2014 par rapport à 2012-2013, comme le montre le tableau ci-dessous :

Source des demandes
Source Nombre de demandes Écart (%)

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Exemples - Associations, partis politiques et syndicats

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Entreprises (secteur privé) 811 -25 %
Public 428 35 %
Médias 240 18 %
OrganismeNote de bas de page 1 39 -73 %
Secteur universitaire 45 88 %
Total 1 563

Bien qu'il soit difficile de mettre le doigt sur la raison exacte de ce virage, il peut indiquer une meilleure connaissance de la Loi sur l'accès à l'information et un intérêt accru pour les questions qui touchent à la santé. Il est également possible que la participation de Santé Canada à l'outil Demande d'accès à l'information en ligne ait simplifié l'accès pour certains demandeurs.

Demandes informelles
Chaque fois que c'est possible, Santé Canada traite les demandes de façon informelle (« accès informel »). Le Ministère a constaté une augmentation de l'utilisation de cette méthode de traitement, qui englobe les dossiers d'accès à l'information divulgués antérieurement. En 2013-2014, Santé Canada a traité 395 demandes sous forme d'« accès informel » contre 524 demandes en 2012-2013. Cette diminution peut s'expliquer par le fait que les entités demanderont souvent plusieurs dossiers divulgués antérieurement à l'intérieur d'une même demande. Santé Canada cherche des moyens pour modifier le processus qui entoure les demandes d'« accès informel » afin d'obtenir des données plus fiables pour les rapports à venir. Cela permettra également au Ministère d'évaluer adéquatement le rendement lié à ces demandes.

En plus de traiter les demandes d'« accès informel », Santé Canada fournit des renseignements de façon informelle lorsque c'est possible. Cela comprend des renseignements accessibles au public qui contiennent un lien qui dirige le demandeur vers un site Web.  Les demandes traitées de cette manière sont classées comme ayant été « traitées de façon informelle » pour les besoins du rapport statistique. En 2013-2014, Santé Canada s'est chargé de 28 demandes qui ont été « traitées de façon informelle ».

Charge de travail
Durant l'exercice 2013-2014, Santé Canada a traité 1 446 demandes actives sur 2 148 (67 %). Les demandes actives comprenaient 1 563 nouvelles demandes et 585 demandes reportées des exercices antérieurs.

Plusieurs facteurs sont attribuables à la diminution importante du nombre de pages examinées en 2013-2014 par rapport à l'année précédente. Premièrement, Santé Canada a tenté de gérer les demandes de façon plus stratégique et a affecté un plus grand nombre de ressources aux processus préliminaires. Par exemple, les demandes sont analysées de plus près et elles sont abordées dès le départ avec le demandeur afin de récupérer les documents qui répondent à ses besoins. Dans la même veine, l'équipe de l'AIPRP a collaboré avec les responsables ministériels afin de s'assurer que les documents récupérés correspondent à la demande. Enfin, il convient de mentionner que le nombre de pages examinées concerne uniquement les dossiers fermés en 2013-2014 et qu'il ne tient pas compte des demandes actives volumineuses qui étaient encore à l'étude à la fin de l'exercice.

Pages examinées par exercise
Exercice Nbre de pages examinées
2009-2010 442 521
2010-2011 467 336
2011-2012 771 793
2012-2013 713 096
2013-2014 327 523

Affichage des demandes d'accès à l'information traitées
Santé Canada affiche de façon proactive sur son site Web des sommaires mensuels des demandes d'accès à l'information traitées afin d'aider les Canadiens et les Canadiennes à exercer leur droit d'accès aux dossiers du Ministère.

Demandes de consultation reçues des autres institutions gouvernementales
En 2013-2014, Santé Canada a traité 164 demandes de consultation (10 113 pages) provenant d'autres institutions fédérales et 14 demandes de consultation provenant d'autres administrations. Cela représentait un nombre de cas légèrement inférieur (10) et 967 pages de plus qu'au cours de l'année précédente.

Nombre de consultations et de pages examinées provenant d'autres institutions fédérales
Institutions fédérales Nombre de consultations réalisées Pages examinées
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 11 3 206
Agence de la santé publique du Canada 14 2 685
Agence canadienne d'inspection des aliments 27 1 022
Industrie Canada 7 439
Ministère de la Justice 4 387
Environnement Canada 11 332
Bureau du Conseil privé 10 289
Gendarmerie royale du Canada 5 275
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada 12 246
Autres 63 1 232
Total 164 10 113

III. Répartition des demandes traitées

Les demandes traitées se répartissent comme suit :

Répartition des demandes traitées en pourcentage
Répartition des demandes Demandes traitées en pourcentage
Communication partielle 54 %
Demande abandonnée 16 %
Communication totale 13 %
Aucun document n'existe 11 %
Traitement informel 2 %
Toutes exemptées 2 %
Demande transmise 1 %
Toutes exclues 0 %

IV. Exceptions invoquées

Les articles 13 à 24 de la Loi établissent des exceptions conçues pour protéger les renseignements relatifs à un public donné ou à des intérêts privés et l'article 26 prévoit une exception discrétionnaire liée aux renseignements qui doivent être publiés.

La grande majorité des 1 730 exceptions invoquées par Santé Canada visaient principalement trois articles de la Loi, soit l'article 19 (Renseignements personnels), l'article 20 (Renseignements de tiers) et l'article 21 (Activités du gouvernement). Ensemble, elles représentaient 1 509 ou 87 % des exceptions appliquées en 2013-2014. Il convient de noter que dans 458 cas, l'invocation de l'article 20 a nécessité de nombreuses consultations avec des tiers, qui étaient souvent de grosses sociétés multinationales. Ces consultations ont des répercussions importantes sur les ressources, tant à la Division de l'AIPRP qu'à l'Unité des services juridiques, compte tenu de la possibilité d'actions en justice. La nécessité de procéder à des consultations exhaustives, qui sont parfois de nature très technique, a également eu, dans certains cas, une incidence sur la capacité du Ministère à respecter les délais législatifs.

PRINCIPALES EXCEPTIONS APPLIQUÉES
Exceptions Nombre de cas dans lesquels l'exception a été appliquée
Article 19 - Renseignements personnels 721
Article 20 - Renseignements de tiers 458
Article 21 - Activités du gouvernement 330
Article 16 - Enquêtes 60
Article 14 – Affaires fédérales-provinciales 45
Article 23 - Secret professionnel des avocats 36
Article 13 - Renseignements obtenus à titre confidentiel 34
Article 15 - Préjudice à la conduite des affaires internationales 17
Article 18 - Intérêts économiques 11
Article 17 - Nuit à la sécurité des individus 9
Article 24 - Communication restreinte en vertu de l'annexe II 5
Article 22 - Fausse les résultats d'essais ou de vérifications 3
Article 26 - Sera publié dans les quatre-vingt-dix-jours 1

V. Exclusions citées

La Loi ne s'applique pas aux documents publiés et aux documents mis en vente au public ou conservés à des fins de référence pour le public (article 68). Elle ne s'applique pas, non plus, aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (article 69). Les demandes contenant les exclusions proposées en vertu de l'article 69 doivent faire l'objet d'une consultation avec le ministère de la Justice et peut-être avec le Bureau du Conseil privé. En 2013-2014, Santé Canada a appliqué 20 exclusions en vertu de l'article 68 de la Loi et 44 exclusions en vertu de l'article 69 de la Loi.

VI. Décisions et délais de traitement

Santé Canada fait le suivi des demandes fermées et de leurs délais de traitement. Sur une charge de travail totale de 2 148 demandes, Santé Canada en a traité 1 446 et a reporté 702 demandes actives à l'exercice 2014-2015.

Santé Canada a été en mesure de répondre dans un délai de 30 jours ou moins dans le cas de 701 (49 %) des demandes traitées. Les demandes restantes, qui peuvent être classées en fonction des délais de traitement (de 31 à 60 jours, de 61 à 120 jours et de 121 jours ou plus), sont illustrées dans le tableau ci-dessous. Il est important de noter que les délais pour bon nombre de ces demandes ont été prolongés légalement en vertu de la Loi.  

Pourcentage des dossiers par catégorie de délai de traitement
Délai de traitement Exercice
2012-2013
Exercice
2013-2014
30 jours ou moins 48 % 49 %
31 à 60 jours 13 % 11 %
61 à 120 jours 18 % 18 %
Plus de 120 jours 21 % 22 %

VII. Prorogations

Le plus souvent, les prorogations prévues par la loi ont été invoquées afin d'accorder du temps pour consulter et aviser des tiers et pour traiter les dossiers volumineux. En 2013-2014, Santé Canada a invoqué 719 prorogations en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi, soit moins que les 757 de 2012-2013.

Prorogations invoquées
Durée des prorogations 9(1)a)
Entrave du fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à des tiers
Nombre de cas où une prorogation a été invoquée Pourcentage Nombre de cas où une prorogation a été invoquée Pourcentage Nombre de cas où une prorogation a été invoquée Pourcentage
30 jours ou moins 43 6 % 43 6 % 14 2 %
Plus de 30 jours 139 19 % 233 32 % 247 35 %

VIII. Traduction

Une traduction de l'anglais vers le français a été nécessaire afin de répondre à une demande déposée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information en 2013-2014.

IX. Format de l'information divulguée

Parmi les demandes qui ont fait l'objet d'une communication complète ou partielle, 732 ont été envoyées en format papier. Par contre, cela représente seulement 14 % de l'ensemble des pages communiquées. En comparaison, les réponses à 246 demandes ont été communiquées par voie électronique, ce qui représente 86 % des pages divulguées.

L'imagiciel de Santé Canada permet au Ministère de répondre aux demandes officielles d'accès à l'information dans le format de document portable (PDF) qui propose plus d'options de livraison au public. Les documents divulgués peuvent être envoyés par la poste sur CD-ROM, éliminant ainsi la nécessité de les photocopier. L'utilisation de formats électroniques pour la communication des renseignements devrait aller en grandissant dans les années à venir.

X. Frais

La Loi autorise le prélèvement de droits pour certains aspects du traitement des demandes officielles (la structure tarifaire est indiquée dans le Règlement sur l'accès à l'information). Cependant, Santé Canada ne peut pas exiger de droits pour l'examen des documents, les coûts indirects ou d'envoi, ni pour les cinq premières heures que le Ministère consacre à la recherche des documents ou à la préparation de la réponse.

Compte tenu des demandes traitées en 2013-2014, Santé Canada a perçu 5 950 $ en frais liés au traitement de dossiers et 523 $ en frais de recherche, pour un total de 6 473 $ perçus par le receveur général du Canada. De plus, Santé Canada a renoncé à percevoir 7 722 $ de frais relativement à 1 167 demandes conformément à son devoir d'assistance envers les demandeurs.

XI. Coûts

En 2013-2014, le coût total des fonctions d'accès à l'information pour Santé Canada a été de 4 814 319 $. Les coûts salariaux représentaient 1 644 721 $ de ce total et les coûts administratifs, 3 169 598 $. La majeure partie de cette somme a servi à retenir les services du personnel temporaire rendus nécessaires par le volume et la complexité des demandes. Pour l'exercice, la dotation totalisait 40,20 employés à temps plein qui se consacraient à des activités d'accès à l'information. Ces chiffres ne comprennent pas les ressources destinées au soutien administratif, à la gestion, à la préparation de rapports, à la surveillance et aux politiques et ils n'incluent pas les frais indirects encourus pour l'ensemble du soutien aux activités d'application de la Loi. Il est important de noter que ces sommes concernent uniquement les coûts liés à la Division de l'AIPRP et qu'elles ne tiennent pas compte des coûts supplémentaires qui sont assumés par les autres divisions au sein de Santé Canada pour répondre aux demandes d'accès à l'information.

Formation et sensibilisation

Formation pour les employés de Santé Canada

Au sein de la Division de l'AIPRP, un employé est désigné en tant que coordonnateur de la formation à temps plein. Des séances de formation sur la Loi et les processus connexes sont offertes régulièrement aux employés de Santé Canada. Vingt-sept (27) séances de formation « Accès à l'information 101 » auxquelles ont assisté 349 participants ont eu lieu durant l'exercice 2013-2014. Le cours vise fondamentalement à permettre aux participants de comprendre la Loi, leurs rôles et leurs responsabilités, le traitement des demandes officielles et informelles, les motifs de base invoqués pour refuser de communiquer l'information et la façon de traiter une demande d'accès à l'information. De plus, 44 participants ont assisté à quatre autres séances de formation adaptées aux besoins des équipes données.

Orientation et sensibilisation

Santé Canada a continué de sensibiliser davantage les employés à leurs responsabilités aux termes de la Loi en annonçant des séances ouvertes à tous dans Nouvelles diffusées (un bulletin électronique quotidien envoyé à tous les employés de Santé Canada). En 2013-2014, la Division de l'AIPRP a également créé un groupe de travail formé de représentants de toutes les sections du Ministère afin de discuter des questions liées aux processus et aux politiques d'accès à l'information. Ce groupe a aidé à mieux faire comprendre la Loi dans l'ensemble et a suscité d'excellents commentaires qui ont contribué à améliorer les gains d'efficacité et les processus.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées propres à l'institution en matière d'accès à l'information

I. La Division de l'AIPRP

Lancé le 29 juin 2012, le partenariat de services partagé entre Santé Canada et l'ASPC a permis de rationaliser et de simplifier les activités d'AIPRP de Santé Canada et de l'Agence, qui comprenaient le traitement des demandes d'accès à l'information et de renseignements personnels ainsi que la politique à l'égard de la protection des renseignements personnels et d'autres fonctions clés. La période de 2013-2014 a été la première année complète qui s'est déroulée selon le nouveau modèle de services partagés, et les travaux se sont poursuivis afin d'intégrer et d'optimiser la prestation des services.

Ordonnance de délégation des pouvoirs liés à l'accès à l'information
Comme il a été mentionné précédemment, le 11 juillet 2013, la ministre de la Santé a signé une nouvelle ordonnance de délégation des pouvoirs. La nouvelle ordonnance étend la délégation des pouvoirs en dehors du coordonnateur aux niveaux du sous-ministre adjoint et du directeur général et, dans certains, cas, aux gestionnaires et aux analystes de l'AIPRP. L'approche révisée a été adoptée afin de porter au maximum l'efficacité opérationnelle tout en continuant de diminuer au minimum les risques.

Renouvellement organisationnel
Les travaux se sont poursuivis afin d'améliorer les ressources de manière à renforcer et à stabiliser la fonction d'AIPRP à Santé Canada et à l'Agence. Ces travaux incluaient une stratégie pour délaisser les conseillers temporaires et se tourner plutôt vers des employés à temps plein. Des processus de dotation par voie de concours ont été réalisés dans le quatrième trimestre de 2013-2014 afin de permettre à l'équipe de l'AIPRP de combler les postes vacants en 2014-2015 dans le but de soutenir la structure révisée. Les activités de dotation devraient se poursuivre tout au long de 2014-2015 afin de renforcer les capacités internes.

Procédés administratifs
En 2013-2014, les travaux se sont poursuivis afin d'harmoniser les processus institutionnels entre Santé Canada et l'Agence. L'un des jalons a été la mise sur pied d'un modèle qui prévoit un seul coordonnateur de l'AIPRP pour Santé Canada et l'Agence. Cette approche, qui serait la première du genre au sein du gouvernement fédéral, a été adoptée à la suite de consultations ministérielles exhaustives avec l'Unité des services juridiques et la section des ressources humaines. Le modèle, qui est tout à fait conforme aux exigences législatives, implique une nomination conjointe d'autorités déléguées sélectionnées pour les deux institutions.

Santé Canada et l'Agence ont également abordé l'aspect lié à « l'entretien et la garde » des documents qui appartiennent à un ministère, mais qui sont utilisés par l'autre. Par exemple, Santé Canada est chargé de l'entretien et de la garde des dossiers liés aux ressources humaines de l'Agence, qui sont maintenant accessibles grâce à un processus institutionnel harmonisé.

L'équipe de la direction et les membres du personnel continuent de se consacrer à la mise en œuvre des procédés renforcés concernant les demandes d'AIPRP.

Modernisation des systèmes de TI
Un système de gestion des cas et d'imagerie a été acquis afin de renforcer les capacités pour suivre les demandes et y répondre, d'améliorer les gains en efficience, de rationaliser les processus d'AIPRP et d'accroître les capacités pour faire des comptes rendus. Les travaux réalisés en 2013-2014 se résumaient, pour la plupart, à modifier et à tester les systèmes, en collaboration avec des experts internes et externes.

Gouvernance et sensibilisation
On continue d'accorder une grande importance à la participation des employés dans la Division et à la mobilisation des intervenants en tenant des réunions avec les directions générales, les organismes centraux et les autres ministères. La formation d'un groupe de travail chargé de l'accès à l'information au sein d'un bureau de première responsabilité (BPR) a permis d'accroître la sensibilisation et la mobilisation à l'égard des enjeux liés à l'accès à l'information.

Plaintes et demandes de contrôle judiciaire

I. Plaintes déposées auprès du Commissaire à l'information

En 2013-2014, 50 plaintes qui visaient des demandes traitées par Santé Canada ont été déposées, en vertu de la Loi, auprès du Commissariat à l'information du Canada (CIC).

Plaintes déposées auprès du CIC
Motif Nombre de plaintes
Présomption de refus 14
Prorogation 13
Exceptions 10
Refus - Exception 3
Refus - Général 1
Communication et utilisation 1
Autre 8

Le Ministère examine les résultats de toutes les enquêtes du CIC et intègre, s'il y a lieu, les leçons tirées aux méthodes administratives.

II. Types de plaintes et décisions connexes prises en 2013-2014

Types de plaintes et décisions connexes prises en 2013-2014
Objet de la plainte Nombre de plaintes fermées Décisions définitives du CIC
Prorogation 12
  • 9 plaintes sans fondement valable
  • 2 plaintes abandonnées
  • 1 plainte bien fondée
Présomption de refus (délai) 16
  • 10 plaintes bien fondées
  • 6 plaintes abandonnées
Autre 5
  • 3 plaintes bien fondées
  • 2 plaintes sans fondement valable
Exception 5
  • 3 plaintes bien fondées
  • 1 plainte abandonnée
  • 1 plainte sans fondement valable
Total 38
  • 17 plaintes bien fondées
  • 12 plaintes sans fondement valable
  • 9 plaintes abandonnées

III. Demandes ou appels dont la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale ont été saisies

Au début de 2013-2014, la Cour fédérale a été saisie de quatre demandes, déposées en vertu du paragraphe 44(1) de la Loi sur l'accès à l'information, afin de revoir la décision de Santé Canada de communiquer des renseignements. Cinq autres demandes ont été déposées en vertu du paragraphe 44(1) de la Loi au cours de l'exercice. Parmi ces neuf demandes, trois ont été rejetées, trois ont été abandonnées et trois sont toujours en cours.

De plus, une demande a été déposée devant la Cour fédérale par le Commissaire à l'information en vertu du paragraphe 42(1) de la Loi. Cette demande vise l'utilisation de l'article 23 de la Loi (Secret professionnel des avocats) et l'audience est prévue pour l'automne 2014.

IV. Réponses aux recommandations d'autres agents du Parlement

Aucune recommandation n'a été faite par d'autres agents du Parlement au cours de l'exercice 2013-2014.

Annexe A : Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements - Ordonnance de délégation des pouvoirs

L'ordonnance de délégation des pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de ministre de la Santé et en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci-après, ou aux personnes occupant lesdits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de ministre de Santé Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste.  Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

L'honorable Leona Aglukkaq, c.p., députée
Ministre de la Santé
11 juillet 2013

Annexe de délégation de pouvoirs
Poste Loi sur l'accès  à l'information
et
Règlements
Loi sur la protection des renseignements personnels
et
Règlements
Sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion

Santé Canada (SC) / Agence de la santé publique du Canada (ASPC)

Autorité absolue Autorité absolue
Directeur (trice) général(e), Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion, Direction générale des services de gestion

SC/ASPC

Autorité absolue Autorité absolue
Directreur (trice), Accès à l'information et protection des renseignements personnels (Coordonnateur)

SC/ASPC

Autorité absolue Autorité absolue
Chef, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : Autorité absolue sauf : 35(2), 52(2)b), 52(3), 72
Règlements : Articles : Autorité absolue
Articles : Autorité absolue sauf : 8(2)j), 8(2)m), 8(4), 8(5), 33(2) 51(2)b), 51(3), 72(1)
Règlements : Articles : Autorité absolue sauf : 7
Chef d'équipe Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : 4(2.1), 7, 8(1), 9(1), 9(2), 10(1), 10(2), 11(2), 11(3), 11(4), 11(5), 11(6), 12(2)b), 12(3)b), 19, 25, 27(1), 27(4), 33, 43(1), 44(2)
Règlements : Articles : Autorité absolue
Articles : 14, 15, 16, 17(2)b), 17(3)b), 26, 31
Règlements : Articles : 9, 11(2), 13(1), 14
Analyste principal, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : 4(2.1), 7, 9(2), 27(1), 27(4), 33
Règlements : Articles : 5
Règlements : Articles : 9, 11(2)
Analyste, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : 4(2.1), 7, 9(2)
Règlements : Articles : 5
Règlements : Articles : 9, 11(2)

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

TBS/SCT 350-62
Nom de l'institution : Santé Canada
Période d'établissement de rapports : 2013-04-01 au 2014-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes
Demandes Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapports 1 563
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapports précédente 585
Total 2 148
Fermées pendant la période d'établissement de rapports 1 446
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapports 702
1.2 Sources des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 240
Secteur universitaire 45
Secteur commercial (secteur privé) 811
Organisme 39
Public 428
Total 1 563

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de
365 jours
Total
Communication totale 5 105 49 28 3 3 2 195
Communication partielle 22 219 88 214 47 53 140 783
Toutes exemptées 2 14 1 5 2 0 1 25
Toutes exclues 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 31 105 18 7 4 0 0 165
Demande transmise 12 1 0 0 0 0 0 13
Demande abandonnée 118 47 8 3 7 9 45 237
Traitement informel 5 15 1 1 6 0 0 28
Total 195 506 165 258 69 65 188 1 446
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes

Notes de bas de page du Tableau 1

Tableau 2 note de bas de page 1

A.I. : Affaires internationales Déf. : Défense du Canada A.S. : Activités subversives

Retour à la référence 1 de la note de bas de page du tableau 1

13(1)a) 16 16(1)c) 5 16.5 0 20(1)c) 120
13(1)b) 8 16(1)d) 2 17 9 20(1)d) 37
13(1)c) 8 16(2)a) 0 18a) 4 20.1 0
13(1)d) 2 16(2)b) 2 18b) 3 20.2 0
13(1)e) 0 16(2)c) 41 18c) 2 20.4 0
14a) 30 16(3) 0 18d) 2 21(1)a) 110
14b) 15 16.1(1)a) 1 18.1(1)a) 0 21(1)b) 150
15(1) - A.I.Tableau 1 note de bas de page 1 16 16.1(1)b) 1 18.1(1)b) 0 21(1)c) 61
15(1) - Déf.Tableau 1 note de bas de page 1 1 16.1(1)c) 0 18.1(1)c) 0 21(1)d) 9
15(1) - A.S.Tableau 1 note de bas de page 1 0 16.1(1)d) 0 18.1(1)d) 0 22 3
16(1)a)(i) 3 16.2(1) 3 19(1) 721 22.1(1) 0
16(1)a)(ii) 1 16.3 0 20(1)a) 19 23 36
16(1)a)(iii) 0 16.4(1)a) 0 20(1)b) 280 24(1) 5
16(1)b) 1 16.4(1)b) 0 20(1)b.1) 2 26 1
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
68a) 20 69(1)e) 8
68b) 0 69(1)f) 0
68c) 0 69(1)g) re a) 11
68.1 0 69(1)g) re b) 1
68.2a) 0 69(1)g) re c) 6
68.2b) 0 69(1)g) re d) 3
69(1)a) 2 69(1)g) re e) 9
69(1)b) 0 69(1)g) re f) 4
69(1)c) 0 69.1(1) 0
69(1)d) 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 166 29 0
Communication partielle 566 217 0
Total 732 246 0
2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 13 577 13 568 195
Communication partielle 178 895 136 941 783
Toutes exemptées 1 383 0 25
Toutes exclues 0 0 0
Demande abandonnée 12 957 25 237
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1 000
pages traitées
1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 171 2 441 18 2 677 1 710 5 7 740 0 0
Communication partielle 538 10 584 160 29 984 47 25 528 34 54 517 4 16 328
Toutes exemptées 21 0 3 0 1 0 0 0 0 0
Toutes exclues 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 219 0 13 0 3 25 2 0 0 0
Total 949 13 025 194 32 661 52 26 263 41 62 257 4 16 328
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation
des frais
Avis
juridique
Autres Total
Communication totale 20 0 0 115 135
Communication partielle 430 9 2 219 660
Toutes exemptées 6 0 0 1 7
Toutes exclues 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 43 12 0 1 56
Total 499 21 2 336 858
2.6 Refus de communication

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées après la date d'échéance prévue par la loi Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
351 227 76 5 43
2.6.2 Nombre de jours de retard par rapport à l'échéance prévue par la loi
Nombre de jours écoulés depuis l'échéance prévue par la loi Nombre de demandes dépassant l'échéance prévue par la loi où le délai
n'a pas été prorogé
Nombre de demandes dépassant l'échéance prévue par la loi où le délai
a été prorogé
Total
1 à 15 jours 15 25 40
16 à 30 jours 7 16 23
31 à 60 jours 6 18 24
61 à 120 jours 22 18 40
121 à 180 jours 3 17 20
181 à 365 jours 10 71 81
Plus de 365 jours 10 113 123
Total 73 278 351
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 1 0 1
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 1 0 1

Partie 3 – Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 12 0 19 13
Communication partielle 137 14 209 223
Toutes exemptées 0 0 4 1
Toutes exclues 0 0 0 0
Aucun document n’existe 4 0 2 3
Demande abandonnée 29 0 28 21
Total 182 14 262 261
3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 43 0 43 14
31 à 60 jours 74 5 129 179
61 à 120 jours 48 5 80 33
121 à 180 jours 16 2 7 6
181 à 365 jours 1 2 3 13
Plus de 365 jours 0 0 0 16
Total 182 14 262 261

Partie 4 – Frais

4 Frais
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 1 190 5 950 $ 182 910 $
Recherche 7 523 $ 7 884 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programmation 0 0 $ 0 0 $
Préparation 0 0 $ 0 0 $
Support de substitution 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 0 0 $ 978 5 928 $
Total 1 197 6 473 $ 1 167 7 722 $

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de
pages à traiter
Autres
organismes
Nombre de
pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapports 154 9 934 13 256
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapports de précédente 18 1 368 2 97
Total 172 11 302 15 353
Fermées pendant la période d’établissement de rapports 164 10 113 14 332
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapports 8 1 189 1 21
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 35 61 23 5 0 0 0 124
Communiquer en partie 2 10 6 3 0 0 0 21
Exempter en entier 0 1 0 0 0 0 0 1
Exclure en entier 0 0 1 0 0 0 0 1
Consulter une autre institution 2 3 0 0 0 0 0 5
Autre 5 3 3 0 0 0 1 12
Total 44 78 33 8 0 0 1 164
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 6 5 0 0 0 0 0 11
Communiquer en partie 0 0 1 0 0 0 0 1
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 1 0 0 0 0 0 1
Autre 1 0 0 0 0 0 0 1
Total 7 6 1 0 0 0 0 14

Partie 6 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

6 Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l’échéance
1 à 15 1 1
16 à 30 2 1
31 à 60 3 3
61 à 120 4 4
121 à 180 3 2
181 à 365 2 2
Plus de 365 jours 0 0
Total 15 13

Partie 7 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

7.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 1 597 587 $
Heures supplémentaires 47 134 $
Biens et services 3 169 598 $
• Marchés de services professionnels 3 050 635 $
• Autre 118 963 $
Total 4 814 319 >$
7.2 Ressources humaines
Ressources Voués à l’AI
à temps plein
Voués à l’AI
à temps partiel
Total
Employés à temps plein 9,66 13,49 23,15
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00 0,57 0,57
Employés régionaux 0,00 0,00 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 13,39 3,06 16,45
Étudiants 0,00 0,02 0,02
Total 23,05 17,15 40,20
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