Santé Canada - Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel 2011-2012

Table des matières

Introduction

I. Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde aux individus le droit d'accès aux renseignements qui les concernent et que conserve le gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions spécifiques et limitées. La Loi protège les renseignements personnels des individus par des dispositions qui s'appliquent à la collecte, à la conservation, à l'exactitude, au retrait, à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (article 72), le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Le présent rapport décrit la façon dont Santé Canada a pris des mesures collectives afin de sensibiliser ses employés aux responsabilités en matière de protection des renseignements personnels qui leur incombent. Le rapport couvre l'exercice 2011-2012.

II. À propos de Santé Canada

Santé Canada a été créé pour aider les Canadiennes et les Canadiens à maintenir et à améliorer leur état de santé. Santé Canada s'est aussi engagé à améliorer la vie de toutes les Canadiennes et de tous les Canadiens et à faire du Canada l'un des pays où les gens sont le plus en santé au monde, comme en témoignent la longévité, les habitudes de vie et l'utilisation efficace du système public de soins de santé.

Santé Canada élabore et met en œuvre des règlements, des lois, des politiques, des programmes, des services et des initiatives, et veille à leur application. Il travaille également avec d'autres partenaires fédéraux, les provinces et les territoires. À titre de responsable de l'application de la Loi canadienne sur la santé, Santé Canada veille au respect des principes du régime universel des soins de santé pour que les Canadiennes et Canadiens puissent continuer de faire confiance aux services offerts par le système public de soins de santé. Le ministre de la Santé est également responsable de l'application de 18 autres lois, dont la Loi sur les aliments et drogues, la Loi sur les produits antiparasitaires et la Loi réglementant certaines drogues et autres substances. Santé Canada propose aussi des services de santé aux peuples des Premières nations et aux communautés inuites.

Santé Canada a des bureaux régionaux en Colombie-Britannique, en Alberta, en Saskatchewan, au Manitoba, en Ontario, au Québec et dans les régions de l'Atlantique et du Nord.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur Santé Canada, veuillez consulter notre site Web.

La question de la protection de la vie privée et de la gestion appropriée des renseignements personnels, y compris des renseignements personnels sur la santé, est extrêmement importante pour les Canadiens et pour Santé Canada. Le Ministère prend au sérieux son rôle dans la gestion des renseignements personnels et a pris des mesures pour accroître la sensibilisation et mettre en œuvre des processus afin de se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La confiance du public en la façon dont Santé Canada traite les renseignements, et en particulier les renseignements personnels, est essentielle pour l'élaboration et la gestion de ses programmes, politiques et services. Cette confiance repose sur l'intégrité, la transparence et l'ouverture.

Infrastructure de protection des renseignements personnels

I. La Division de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui fait partie de la Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion, au sein de la Direction générale des services de gestion, est chargée de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que des politiques et des directives du Conseil du Trésor qui s'y rapportent à Santé Canada.

Les responsabilités en matière de protection des renseignements personnels de la Division de l'AIPRP sont notamment les suivantes :

  • répondre aux demandes de renseignements personnels;
  • donner des conseils et une orientation aux employés du Ministère sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
  • promouvoir la sensibilisation des employés et offrir une formation sur la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • surveiller les tendances en matière de protection des renseignements personnels à l'échelle nationale et internationale pour fournir des conseils éclairés aux clients du Ministère;
  • coordonner et superviser le processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour Santé Canada;
  • analyser les pratiques de protection des renseignements personnels dans le secteur de la santé;
  • faire en sorte que les fonds de renseignements personnels détenus par Santé Canada soient publiés dans Info Source;
  • rédiger le rapport annuel au Parlement, le cadre de responsabilisation de gestion (CRG);  
  • élaborer des politiques et des pratiques ministérielles qui font la promotion d'une culture propice à la sensibilisation à la protection des renseignements personnels au sein de Santé Canada;
  • établir des liens avec le commissaire à la protection de la vie privée, le SCT, d'autres ministères et organismes fédéraux, les ministères provinciaux de la Santé et d'autres intervenants clés afin d'élaborer des politiques, des outils et des lignes directrices sur la protection des renseignements personnels.

Délégation du pouvoir décisionnel

L'ordonnance de délégation des pouvoirs est présentée à l'annexe A.

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels - données statistiques, interprétation et explication

I. Rapport statistique

L'annexe B présente un rapport statistique condensé sur les demandes traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels du 1er avril 2011 au 31 mars 2012.

II. Nombre de demandes de renseignements personnels et charge de travail

a) Nombre de demandes de renseignements personnels

En 2011-2012, Santé Canada a reçu 681 nouvelles demandes de renseignements personnels, ce qui représente une diminution d'environ 3 % du nombre de nouvelles demandes reçues comparativement à l'exercice précédent (700 nouvelles demandes en 2010-2011).

Nombre de demandes de renseignements personnels reçues et en suspens par exercice

Graphique à colonnes représentant le nombre de nouvelles demandes d'accès à des renseignements personnels et de demandes en souffrance de 2007-2008 à 2011-2012.

2007-2008 : nouvelles demandes = 284, demandes en souffrance = 19
2008-2009 : nouvelles demandes = 592, demandes en souffrance = 84
2009-2010 : nouvelles demandes = 471, demandes en souffrance = 127
2010-2011 : nouvelles demandes = 700, demandes en souffrance = 90
2011-2012 : nouvelles demandes = 681, demandes en souffrance = 147

b) Charge de travail

En plus des nouvelles demandes (681), le Ministère a reporté 147 demandes de l'exercice précédent pour une charge de travail totale de 828 demandes (148 882 pages). Cela représente une augmentation de 4,8 % du nombre de demandes devant être traitées comparativement à l'exercice 2010-2011 (790 demandes au total). Le facteur de complexité est demeuré inchangé en raison du caractère sensible des renseignements demandés, qui comprennent des dossiers médicaux et des documents relatifs aux relations de travail. Le nombre de demandes reportées a diminué de 36 %, ayant passé de147 l'année dernière à 94 in 2011-2012.

Nombre de demandes de renseignements personnels reçues et en suspens par exercice

Graphique à colonnes représentant le nombre de demandes d'accès à des renseignements personnels traitées et le nombre de pages examinées de 2007-2008 à 2011-2012.

2007-2008 : demandes traitées = 219, pages examinées = 380
2008-2009 : demandes traitées = 550, pages examinées = 534
2009-2010 : demandes traitées = 509, pages examinées = 479
2010-2011 : demandes traitées = 643, pages examinées = 919
2011-2012 : demandes traitées = 734, pages examinées = 1 488

c) Demandes de consultation reçues des autres institutions

Demandes de consultation reçues

Les autres institutions gouvernementales sont définies comme étant des institutions fédérales autres que Santé Canada qui sont soumises à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Santé Canada a traité 14 demandes de consultations de ces institutions fédérales : l'Agence des services frontaliers du Canada et l'Agence canadienne d'inspection des aliments étaient les deux ministères qui ont consulté Santé Canada le plus.

Nombre de demandes de consultation reçues des autres institutions fédérales

Graphique circulaire représentant le nombre de consultations émanant d'autres institutions fédérales.

ASFC = 4
ACIA = 3
Transports Canada = 1
EFPC = 1
GRC = 1
TPSGC = 1
AECI = 1
BCP = 1
Passeport Canada = 1

Pages reçues à des fins de consultation

Les autres institutions consultent Santé Canada sur des documents qu'elles envisagent de divulguer en réponse à des demandes d'accès à l'information. Dans le cadre de ces 14 consultations, le bureau de l'AIPRP de Santé Canada a traité 116 pages de documents. Le graphique ci-dessous montre le nombre des pages traitées par le bureau de l'AIPRP.

Nombre de pages reçues à des fins de consultation des autres institutions fédérales

Graphique circulaire représentant le nombre de pages de consultations examinées émanant d'autres institutions fédérales au cours de l'exercice 2011-2012.

ACIA = 21
Transports Canada = 14
EFPC = 8
GRC = 23
TPSGC = 13
AECI = 9
BCP = 1
Passeport Canada = 4
ASFC = 23

III. Répartition des demandes traitées

Les demandes traitées se répartissent comme suit :

Divulgation totale - Santé Canada a traité 734 demandes sur les 828 demandes de l'exercice 2011-2012. Parmi les 734 demandes traitées, les demandeurs ont eu accès à tous les renseignements demandés des dossiers pertinents dans 318 cas (43,3 %). En 2010-2011, Santé Canada a traité 643 demandes sur les 790 demandes de l'exercice. Parmi les 643 demandes traitées, les demandeurs ont eu accès à tous les renseignements demandés des dossiers pertinents dans 235 cas (36,5 %).

Divulgation partielle - les demandeurs ont eu accès en partie aux dossiers pertinents dans 154 cas (21,0 %). En 2011-2011, il y a eu 129 dossiers divulgués en partie (20,1 %).

Aucune divulgation (exception) - aucune demande ne s'est classée dans cette catégorie au cours de l'exercice visé par le rapport.  En 2010-2011, il y a eu un document faisant l'objet d'une exception en totalité (0,2 %).

Aucune divulgation (exclusion) - aucune demande ne s'est classée dans cette catégorie, ni au cours de l'exercice visé par le rapport, ni en 2010-2011.

Pas de documents - Dans 182 cas (24,8 %), Santé Canada a indiqué aux demandeurs qu'il  n'avait pas de documents. En 2010-2011, le Ministère a reçu 165 demandes (25,6 %) pour lesquelles il n'y avait pas de documents.

Abandon de la demande - les demandeurs ont renoncé à leur demande dans 80 cas (10,0 %). En 2010-2011, il y a eu 112 demandes abandonnées par les demandeurs (17,4 %).

Répartition des demandes traitées, 2011-2012

Graphique circulaire représentant les décisions prises relatives aux demandes traitées en 2011-2012

Divulgation partielle = 21 %
Aucun dossier = 24,8 %
Demande abandonnée = 10,9 %
Divulgation totale = 43,3 %

IV. Exceptions invoquées

Cette section classe par catégories les exceptions invoquées pour refuser la divulgation, qui sont visées par les articles de la Loi.

Exceptions principales appliquées, 2011-2012
Exceptions Nombre des cas dans lesquels l'exception a été appliquée
Article 26 - Renseignements personnels de tiers 152
Article 22 - Procédures ou techniques d'examens et de vérifications 6
Article 27 - Secret professionnel des avocats 3

V. Exclusions citées

La Loi sur la protection des renseignements personnels ne s'applique ni aux documents publiés (article 69) ni aux confidences du Conseil privé, avec certaines exceptions (article 70). Les demandes contenant les exclusions proposées en vertu de l'article 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent faire l'objet d'une consultation avec le Bureau du Conseil privé.

Santé Canada n'a exclu aucun renseignement en vertu de l'article 69 ou 70.

VI. Délai d'exécution

Santé Canada a traité 734 demandes de renseignements personnels et a pu répondre à 556 demandes (75,7 %) dans un délai de 30 jours ou moins. Les délais de réponse pour les autres demandes ont été les suivants : de 31 à 60 jours dans 115 cas (15,7 %), de 61 à 120 jours dans 52 cas (7,1 %) et de 121 jours ou plus dans 11 cas (1,5 %).

Délais de traitement des demandes

Graphique à colonnes représentant le délai de traitement des demandes en 2010-2011 et en 2011-2012

Au cours de l'exercice 2010-2011, 370 demandes ont été traitées dans un délai de 30 jours
Au cours de l'exercice 2010-2011, 190 demandes ont été traitées dans un délai allant de 31 à 60 jours;
Au cours de l'exercice 2010-2011, 63 demandes ont été traitées dans un délai allant de 61 à 120 jours;
Au cours de l'exercice 2010-2011, 20 demandes ont été traitées dans un délai supérieur à 121 jours

Au cours de l'exercice 2011-2012, 556 demandes ont été traitées dans un délai de 30 jours
Au cours de l'exercice 2011-2012, 115 demandes ont été traitées dans un délai allant de 31 à 60 jours;
Au cours de l'exercice 2011-2012, 52 demandes ont été traitées dans un délai allant de 61 à 120 jours;
Au cours de l'exercice 2011-2012, 11 demandes ont été traitées dans un délai supérieur à 121 jours

VII. Prorogations

Un délai légal a été invoqué dans 143 cas (19,5 %) parmi les 734 cas traités.

VIII. Traductions

Il n'y a eu aucune demande de traduction des renseignements personnels conservés dans les dossiers de Santé Canada.

IX. Format de l'information divulguée

La présente section traite du format dans lequel les demandeurs ont reçu leurs documents. Les demandeurs ont reçu les renseignements sur papier dans 341 cas tandis que les fichiers électroniques étaient le « format privilégié » dans 131 cas. Aucun renseignement n'a été divulgué dans le cas des autres demandes traitées, car il n'existait pas de documents, ou parce qu'elles ont été abandonnées par le demandeur.

X. Corrections et notations

Aucune demande de correction ou de notation personnelle n'a été soumise au cours de la période visée par le rapport.

XI. Coûts

La Division de l'AIPRP a dépensé un total de 502 985,00 $ pour le traitement des demandes découlant de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans le coût total du traitement des demandes, les salaires représentent 283 219,00 $ et les frais d'administration 219 766,00 $.  Le montant accordé aux salaires pour l'exercice financier correspondait à 4,26 postes à temps plein d'employés qui se consacrent au traitement des demandes de renseignements personnels. De plus, 10,9 employés à temps plein auxquels étaient associés des frais indirects de 54 500,00 $ environ ont contribué au soutien du bureau de l'AIPRP dans les domaines de l'administration, de la préparation de rapports, de la surveillance, de la gestion et des politiques.

Ces chiffres excluent le temps consacré par les employés des autres divisions de Santé Canada au traitement de demandes de renseignements personnels. Ils excluent également le temps et d'autres ressources alloués à la mise en œuvre des mesures de sécurité et autres dans l'ensemble du Ministère afin de protéger les renseignements personnels de nos employés, de nos clients et des autres Canadiennes et Canadiens.

Activités de formation et de sensibilisation

À titre de composante clé de la Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels, Santé Canada a organisé un éventail d'activités pour sensibiliser les employés aux responsabilités qui leur incombent en vertu de la Loi.

Le Ministère offre des séances de formation spécialisées aux employés ayant besoin de plus amples renseignements sur la Loi et leurs obligations, dans le cadre de séances de formation générale et de formation spécialisée afin de répondre aux besoins particuliers des clients. La Division de l'AIPRP a conçu et offert le contenu en tenant compte des commentaires reçus des membres du Comité sur la protection des renseignements personnels du Ministère, qui ont cerné des possibilités de renforcement de la sensibilisation à la protection des renseignements personnels au sein de leurs directions générales respectives et contribué à la distribution du message de sensibilisation à la protection des renseignements personnels.

a) Formation sur les principaux secteurs de programmes

En octobre 2010, Santé Canada a lancé sa première Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels afin de renforcer une culture propice au respect de la vie privée à Santé Canada et, ainsi, de s'assurer que les employés ont clairement compris leurs responsabilités à l'égard de la Loi.  Des groupes d'employés du Ministère ont été ciblés en raison du gros volume de renseignements personnels sensibles dont ils ont le contrôle. Ces groupes étaient considérés comme des groupes qui présentent un risque élevé de divulgation inappropriée de renseignements personnels. Deux phases du volet de la formation de la Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels ont été lancées en 2010-2011 et terminées en février 2012. L'approche visait à augmenter la sensibilisation générale des employés à la protection des renseignements personnels qui se rapporte à leurs fonctions quotidiennes et à approfondir la compréhension des pratiques en matière de protection de la vie privée lorsqu'il est question de la protection des renseignements personnels.

Groupes ciblés pour la formation à la protection des renseignements personnels, 2011-2012
Phase Groupes Date de lancement Réalisations
I
  • Personnel infirmier
  • Personnel régional
  • Professionnels des ressources humaines
  • Personnel du Programme d'accès à la marihuana à des fins médicales
Octobre 2010 1 281 employés au total formés en date d'octobre 2011
II
  • Personnel de la vérification et de la responsabilisation
  • Professionnels de la technologie de l'information
  • Cadres supérieurs
  • Employés des relations de travail
  • Personnel du Programme d'aide aux employés
Février 2011 479 employés au total formés en date de février 2012
III Cette phase doit être lancée au cours de la période visée par le rapport de 2012-2013.

Entre 2010 et 2012, 1 760 employés des groupes ciblés ci-dessus ont reçu une formation en classe ou ont terminé le module de formation en ligne de Santé Canada. 

Le module de formation en ligne à la protection des renseignements personnels de Santé Canada intitulé Protection des renseignements personnels : introduction a été lancé en août 2011. Ce cours d'apprentissage électronique est pour les employés une introduction de base à leurs rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements personnels. Le cours a été conçu pour sensibiliser les employés aux lois, politiques et directives sur la protection des renseignements personnels qui régissent les pratiques relatives à la protection de la vie privée. Lorsqu'ils ont terminé ce module, les participants subissent un examen et, s'ils le réussissent, reçoivent un certificat. Le Ministère utilise ce module comme moyen de fournir une formation à la protection des renseignements personnels à ses employés régionaux.

Les cadres de Santé Canada ont suivi un cours spécialisé en classe qui portait sur les questions de gouvernance et de sensibilisation en matière de protection des renseignements personnels pour les gestionnaires des programmes ou des activités de programme directes dans lesquelles il y a collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels, comme l'exige la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée. Vingt (20) séances ont été offertes à 234 employés du niveau EX.

b) Formation générale à la protection des renseignements personnels

En sus de la formation des groupes cibles susmentionnés, 27 séances « Protection des renseignements personnels 101 » ont été offertes à 896 employés de Santé Canada, ce qui représente une augmentation de 78 % au cours de la période visée par le présent rapport.

c) Formation des analystes d'AIPRP

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de Santé Canada continue d'utiliser ses outils sur les compétences de base pour déterminer les besoins en matière de formation de ses employés. Une formation personnalisée a été élaborée et fournie aux analystes de l'AIPRP de Santé Canada.

  • Notions de base sur l'accès à l'information pour les professionnels de l'AIPRP
  • Catégories de documents, fichiers de renseignements personnels et Info Source dans un contexte de protection des renseignements personnels
  • Initiation à la communication des renseignements personnels autorisée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Notions de base sur la gestion de l'information

Une formation a également été offerte par l'entremise du Secrétariat du Conseil du Trésor et de l'École de la fonction publique du Canada.

d) Formation sur la protection des renseignements personnels de la GI/de la Sécurité

La Sécurité et la Gestion de l'information (GI) ont également proposé une formation de base sur la protection des renseignements personnels comme complément à leur régime de formation. La Sécurité a traité de la protection des renseignements personnels au cours de 3 séances, ce qui concernait 31 employés. Vingt et une séances de formation à la gestion de l'information ont été offertes à 245 employés. Il s'agissait de séances de sensibilisation à la gestion de l'information axées sur les notions de base de la classification de sécurité et ses implications pour la protection des renseignements personnels. Une attention particulière était accordée à la justification fondamentale permettant de déterminer la gravité du préjudice subi. Ces séances servent de plateforme afin de favoriser une formation plus approfondie sur les divers sujets traités dans le cours.

e) Activités de renforcement de la sensibilisation à la protection des renseignements personnels

Troisième symposium annuel de la Journée de la protection de la vie privée de Santé Canada

En janvier 2012, Santé Canada a tenu un symposium d'une journée sur la protection des renseignements personnels dans le cadre de la Journée internationale de la protection des données. En s'appuyant sur les réussites antérieures, le Ministère a mis l'accent sur le thème de l'interopérabilité dans les échanges de renseignements personnels et ses implications pour la collaboration intergouvernementale. Les conférenciers invités choisis connaissaient très bien ces sujets, étaient reconnus comme chefs de file dans leurs domaines respectifs et provenaient du milieu universitaire, du milieu diplomatique et des secteurs privé et public. Le symposium de la Journée de la protection de la vie privée a attiré un total de 190 participants, ce qui représente une augmentation de 65 % du nombre des inscriptions par rapport à l'année précédente. La majorité des participants étaient des employés de Santé Canada et 22 % de l'auditoire se composait de cadres et de gestionnaires. Cette amélioration peut être attribuée directement à la qualité des conférenciers ainsi qu'au travail d'approche effectué auprès des régions et des autres ministères.

f) Activités de sensibilisation

Santé Canada offre des services de santé de première ligne aux collectivités des Premières nations des régions éloignées. Cette activité comporte des défis particuliers pour le Ministère, car la communication avec beaucoup de ces collectivités éloignées n'est possible que par courrier et par téléphone mobile GSN. Pour faire en sorte que tous les employés de Santé Canada qui travaillent dans des collectivités isolées connaissent parfaitement leurs rôles et leurs responsabilités en rapport avec la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Division de l'AIPRP a produit un DVD de sensibilisation à la protection des renseignements personnels qui a été distribué aux stations de soins infirmiers des régions éloignées et regardé par plus de 300 praticiens de la santé.

Le coordonnateur de l'AIPRP s'est également vu demander de donner une formation sur la protection des renseignements personnels à l'Agence de la santé publique du Canada dans le cadre d'une séance de formation d'une journée sur la gestion et la sécurité de l'information à laquelle ont assisté 26 participants.

SC a aussi distribué un total de cinq messages des Nouvelles de SC (un bulletin quotidien envoyé par courriel à chaque employé de SC) sur l'importance de la protection des renseignements personnels et les rôles des employés en rapport avec la Loi.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles et révisées sur la protection des renseignements personnels qui ont été mises en œuvre durant la période visée par le rapport

I. Améliorer le soutien et appuyer la conformité

Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels

En octobre 2010, la Division de l'AIPRP a lancé sa stratégie ministérielle initiale de sensibilisation à la protection des renseignements personnels en se donnant comme objectif d'augmenter la sensibilisation générale des employés à la protection de la vie privée tout en suscitant une meilleure compréhension des pratiques liées à la protection de la vie privée dans les secteurs à risques élevés où il est essentiel de protéger les renseignements personnels. La Phase I de la Stratégie a été mise en œuvre au cours de l'exercice visé par le rapport de 2011-2012.  La Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels de Santé Canada avait quatre composantes, comportant chacune des cibles mesurables et claires, qui visent à maintenir des pratiques solides en matière de protection des renseignements personnels et à concevoir une culture propice au respect de la vie privée au sein du Ministère. La stratégie est axée sur les activités les plus importantes pour maintenir une institution qui se conforme à la protection de la vie privée, notamment augmenter la sensibilisation générale des employés à la protection des renseignements personnels, créer des structures de gouvernance et de responsabilité pour les activités liées à la protection des renseignements personnels, cerner, analyser et atténuer les risques liés à la protection des renseignements personnels, et atteindre ou dépasser les exigences en matière de sensibilisation et d'établissement de rapport du SCT. La Phase II de la Stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels sera lancée en 2012-2013.

En tout, 3 122 employés de Santé Canada ont suivi une formation sur la sensibilisation à la protection des renseignements personnels ou ont été informés de son importance. Voici une répartition des participants :

Journée de la protection de la vie privée - 190 participants
Formation sur les secteurs à risque ciblés - 1 760 participants
Formation générale - 896 employés
Séances sur la GI - 245 employés
Sécurité - 31 employés

3 122 employés de Santé Canada au total

a) Sensibilisation

Comme l'illustre la section précédente du présent rapport, Santé Canada a réussi à former 100 % des groupes cibles répertoriés en 2010-2011 et a fait des progrès importants dans le renforcement général de la sensibilisation de ses employés à la protection des renseignements personnels.

b) Gouvernance

Comité sur la protection des renseignements personnels du Ministère (CPRPM)

Le CPRPM représente une possibilité de collaborer à l'intégration des politiques et pratiques de protection des renseignements personnels dans les secteurs d'activité de tout le Ministère et de déterminer les priorités du Ministère en matière de protection de la vie privée. Il fournit des directives sur les questions horizontales nouvelles et courantes de protection des renseignements personnels. Depuis novembre 2009, il se réunit chaque mois et présente des rapports trimestriels à la haute direction de Santé Canada. Le Comité formule des commentaires sur les pratiques de protection de la vie privée et les besoins du Ministère en matière de protection des renseignements personnels ainsi que des avis sur les approches adoptées par le Ministère pour renforcer la sensibilisation à la protection des renseignements personnels à Santé Canada.

Le CPRPM est le principal comité de protection des renseignements personnels de Santé Canada. Il est présidé par le coordonnateur de l'AIPRP et comprend des représentants du niveau des directeurs de toutes les directions générales du Ministère. Ce comité représente le premier échelon d'approbation et fait des recommandations à la haute direction par l'entremise du Comité exécutif - Services internes sur les questions liées à la protection des renseignements personnels. Le Comité sur la protection des renseignements personnels du Ministère exerce ses activités au sein de l'ensemble de la structure de gouvernance de Santé Canada.

Comité exécutif - Services internes (CE-SI)

Le CE-SI, un des trois sous-comités de la direction de Santé Canada, est présidé par deux SMA et est composé des directeurs généraux de tout le Ministère. Le CE-SI approuve les politiques et les documents d'imputabilité liés à la protection de la vie privée, comme la Stratégie pour la protection des renseignements personnels du Ministère et le Plan de gestion des atteintes à la vie privée.

c) Analyse des risques

L'objectif décrit dans la stratégie consistait à mettre en œuvre des politiques, des systèmes et des procédures pour déterminer, analyser et atténuer les risques pour la protection des renseignements personnels et améliorer les procédés administratifs du Ministère. Au cours de la période visée par le présent rapport, toutes les collectes de renseignements personnels nouvelles et modifiées soumises à l'AIPRP ont subi une analyse du risque appropriée. Les fichiers de renseignements personnels ont été mis à jour en conséquence.

d) Surveillance et rapports

La Stratégie de protection des renseignements personnels comporte des objectifs de surveillance et de déclaration visant à améliorer la réaction du Ministère aux atteintes à la vie privée et leur prévention. Une série d'outils de gestion des atteintes ont été largement distribués au sein du Ministère pour faire en sorte que les atteintes soient signalées à la Division de l'AIPRP dans un délai de 48 heures. Des rappprts hebdomadaires sur les violations ont été fournis au Comité exécutif - planification opérationnelle. Pour assurer une analyse et une atténuation appropriées des risques, la Division de l'AIPRP a examiné des mémoires au Cabinet et des présentations au Conseil du Trésor pour déterminer les préoccupations en matière de protection des renseignements personnels. Ceci a fourni au Ministère d'autres moyens d'atténuer les atteintes à la vie privée potentielles. En 2012-2013, Santé Canada a commencé à faire rapport chaque mois sur les atteintes à la vie privée dans le Tableau de bord ministériel.

Principales questions soulevées dans le cadre de plaintes et d'enquêtes relatives à la protection de la vie privée au cours de la période visée par le rapport

Aucune question n'a été soulevée.

I. Plaintes déposées auprès du commissaire à la protection de la vie privée

Au cours de l'exercice  2011-2012, cinq plaintes ont été déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada. Quatre plaintes ont été reportées de l'exercice précédent.  

Un total de 6 plaintes ont été traitées au cours de la période visée par le présent rapport. Quatre plaintes se rapportaient aux prorogations ou aux présomptions de refus et deux aux articles 4 à 8 (utilisation et divulgation des renseignements personnels) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les conclusions du CPVP présentées suite à l'examen des plaintes sont les suivantes : 4 étaient fondées, 1 étaient sans fondement et 1 a été abandonnée.

Nombre total des plaintes traitées
Plaintes traitées Nombre
Reçues en 2011-2012 5
Reportées de l'exercice 2010-2011 4
Traitées en 2011-2012 6
Reportées à l'exercice 2012-2013 3

II. Types de plaintes et décisions connexes prises en 2011-2012

Objet de la plainte Nombre Décisions définitives du CPVP
Prorogation de délai 1
  • 1 plainte bien fondée; mesure corrective prise
Présomption de refus (retard) 3
  • 2 plaintes bien fondées; mesure corrective prise
  • 1 plainte bien fondée; aucune mesure à prendre
Utilisation et divulgation 2
  • 1 plainte abandonnée; aucune mesure à prendre
  • 1 plainte sans fondement valable; aucune mesure à prendre
Total 6
  • 4 plaintes bien fondées
  • 1 plainte abandonnée; aucune mesure à prendre
  • 1 plainte sans fondement valable; aucune mesure à prendre

III. Demandes ou appels dont la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale ont été saisies

Aucune demande ou aucun appel n'a été soumis à la Cour fédérale ou à la Cour d'appel fédérale au cours de l'exercice 2011-2012.

IV. Réponses de Santé Canada aux recommandations d'autres agents du Parlement (p. ex., Vérificateur général)

Aucune recommandation n'a été soumise par d'autres agents du Parlement au cours de l'exercice 2011-2012.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées au cours de la période visée par le rapport

En 2011-2012, Santé Canada a réalisé deux (2) évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

1) Transfert de la base de données des ressources humaines de Santé Canada à People Soft

L'EFVP était axée sur la phase 1 d'une initiative de partage de système visant à remplacer la base de données Advantage des Ressources humaines de Santé Canada et le module « Présence et absences » par les fonctions de gestion des postes, d'administration de l'effectif, de prestations de base et de libre-service des employés du logiciel PeopleSoft d'Agriculture et Agroalimentaire Canada. L'EFVP a été soumise au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en mars 2012 et un résumé sera publié sur le site Web de Santé Canada.

2) Bureau de la participation des consommateurs et du public (BPCP) - Bassin de participation des patients et des consommateurs

Le Bassin de participation des patients et des consommateurs est un projet pilote de la Direction générale des produits de santé et des aliments (DGPSA) de Santé Canada. Santé Canada met à l'essai ce projet dans le but de créer un accès aux opinions très appréciées des patients, des consommateurs et des fournisseurs de soins dans les consultations qu'il mène sur les produits de santé et les aliments. Le Bassin de participation des patients et des consommateurs sera utilisé par les programmes de la DGPSA qui cherchent des personnes correspondant à des paramètres particuliers pour leurs consultations. La phase d'essai durera jusqu'au 31 mars 2013, après quoi le programme sera examiné. L'EFVP a été soumise au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en mars 2012 et un résumé sera publié sur le site Web de Santé Canada.

Divulgations aux termes du sous-alinéa 8(2)(e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport

Le sous-alinéa 8(2)(e) autorise la divulgation des renseignements personnels à un organisme d'enquête mentionné dans la Loi sur la protection des renseignements personnels aux fins de la réalisation d'une enquête licite. Quatre (4) divulgations de renseignements personnels ont été faites en vertu du sous-alinéa 8(2)(e) au ministère de la Défense nationale pour ses enquêtes administratives au cours de la période visée par le présent rapport. Divulgations aux termes du sous-alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport

Divulgations aux termes du sous-alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport

Conformément au sous-alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des renseignements personnels peuvent être divulgués lorsque, de l'avis du responsable de l'institution gouvernementale, des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle atteinte à la vie privée. En 2011-2012, aucun renseignement personnel n'a été divulgué aux termes de cette disposition de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

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