Santé Canada - Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel 2012-2013

Table des matières

Introduction

I. Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents du Canada le droit d’accès aux renseignements qui les concernent et que conserve le gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions spécifiques et limitées. La Loi protège les renseignements personnels des individus par des dispositions qui s’appliquent à la collecte, à la conservation, à l’exactitude, au retrait, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.

En vertu de la Loi, le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ce rapport annuel est préparé et déposé devant chaque chambre du Parlement conformément à l’article 72 de la Loi. Ce rapport résume les mesures prises par Santé Canada pour remplir ses obligations en matière de protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2012-2013.

II. À propos de Santé Canada

Santé Canada est le ministère fédéral responsable d’aider les Canadiennes et les Canadiens à maintenir et à améliorer leur état de santé.

Santé Canada s’est engagé à améliorer la vie de tous les Canadiens et à faire du Canada l’un des pays où les gens sont le plus en santé au monde, comme en témoignent la longévité, les habitudes de vie et l’utilisation efficace du système public de soins de santé.

En travaillant avec d’autres à promouvoir la confiance des Canadiennes et des Canadiens, Santé Canada vise à :

  • prévenir et réduire les risques pour la santé individuelle et pour l’ensemble de l’environnement;
  • promouvoir des modes de vie plus sains;
  • assurer la prestation de services de santé de grande qualité, efficaces et accessibles;
  • intégrer au renouvellement du système de soins de santé des plans à long terme de prévention, de promotion et de protection de la santé;
  • réduire les inégalités dans le domaine de la santé au sein de la société canadienne;
  • fournir de l’information sur la santé afin d’aider les Canadiennes et les Canadiens à prendre des décisions éclairées.

Santé Canada possède des bureaux régionaux en Colombie-Britannique, en Alberta, en Saskatchewan, au Manitoba, en Ontario, au Québec, dans la région de l’Atlantique et dans la région du Nord.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur Santé Canada, veuillez consulter notre site Web.

Infrastructure de protection des renseignements personnels

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La question de la protection de la vie privée et de la gestion appropriée des renseignements personnels, y compris des renseignements personnels sur la santé, est extrêmement importante pour les Canadiens et pour Santé Canada. Le Ministère prend au sérieux son rôle dans la gestion des renseignements personnels et a pris des mesures pour accroître la sensibilisation et mettre en œuvre des processus afin de se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces mesures sont décrites dans le présent rapport.

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction de la planification, de l’intégration et des services de gestion de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada.

Au mois de juin 2012, dans le cadre du partenariat de services partagés entre Santé Canada et l’Agence de la santé publique du Canada (l’Agence), ces institutions ont créé un service partagé en regroupant leurs ressources de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) pour permettre l’adoption d’une approche rationalisée et uniforme à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans les deux institutions. Malgré la création d’un service partagé, Santé Canada et l’Agence conservent des coordonnateurs de l’AIPRP distincts auxquels qui possèdent toutes les autorisations d’accès à l’information pour leurs institutions respectives. Le présent rapport abordera uniquement les activités liées à la protection des renseignements personnels qui relèvent de Santé Canada. Un rapport distinct a été préparé pour l’Agence.

En 2012-2013, la Loi était administrée à Santé Canada par 5,31 équivalents temps plein (ETP) ainsi que par 0,55 employé occasionnel et étudiant à temps partiel. En outre, 1,15 ETP a été retenu dans le cadre de contrats de services afin de faciliter l’administration, les rapports, la surveillance, la gestion et les politiques. De plus, environ 5,5 ETP s’affairaient à la politique de protection de la vie privée pour les dossiers de Santé Canada.

Le coordonnateur de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces afin de permettre un traitement efficient des demandes en vertu de la Loi. Le coordonnateur est également responsable des politiques, des systèmes et des procédures connexes qui émanent de la Loi. La Division est chargée de toutes les exigences liées à la protection de la vie privée de Santé Canada prévues par la Loi, notamment :

  • répondre aux demandes de renseignements personnels dans les délais prescrits et s’acquitter de l’obligation de venir en aide aux demandeurs;
  • donner des conseils et une orientation aux employés sur l’application de la Loi ainsi que les politiques et directives du Conseil du Trésor du Canada;
  • élaborer des politiques et des pratiques ministérielles qui favorisent une culture axée sur la connaissance et la compréhension de la protection des renseignements personnels;
  • promouvoir la sensibilisation des employés et offrir une formation sur la Loi;
  • faire en sorte que les fonds de renseignements personnels soient publiés dans Info Source;
  • coordonner et superviser le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP);
  • coordonner la limitation, l’évaluation et le signalement des atteintes à la vie privée; surveiller les tendances en matière de protection des renseignements personnels à l’échelle nationale et internationale afin de donner des conseils éclairés aux clients;
  • analyser les pratiques de protection des renseignements personnels dans le secteur de la santé;
  • rédiger le rapport annuel au Parlement et contribuer au Cadre de responsabilisation de gestion (CRG);
  • assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), d’autres ministères et organismes fédéraux, les ministères provinciaux de la Santé et d’autres partenaires clés au sujet de l’application de la Loi afin d’élaborer des politiques, des lignes directrices et des outils pertinents.

Délégation du pouvoir décisionnel

L’ordonnance de délégation des pouvoirs est présentée à l’annexe A.

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels – données statistiques, interprétation et explication

I. Rapport statistique

Cette section comprend une interprétation et une explication des données contenues dans le rapport statistique de Santé Canada qui résume les activités liées à la protection des renseignements personnels pour la période du 1er avril 2012 au 31 mars 2013 (annexe B).

II. Nombre de demandes de renseignements personnels et charge de travail

Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Le nombre de nouvelles demandes de renseignements personnels a beaucoup augmenté au cours des cinq dernières années. En 2008-2009, on dénombrait 592 demandes de renseignements personnels comparativement à 1 070 en 2012-2013, ce qui représente une hausse de 81 %. Cette augmentation est attribuable, en partie, aux demandes de dossiers médicaux présentées dans le cadre des revendications relatives aux pensionnats indiens.

Charge de travail
Au cours de l’exercice 2012-2013, Santé Canada a traité 1 116 des 1 163 demandes actives (96 %). Les demandes actives comprenaient 1 070 nouvelles demandes et 93 demandes reportées de l’exercice 2011-2012.

Nombre de demandes de renseignements personnels reçues et fermées par exercice

Le graphique Nombre de demandes de renseignements personnels reçues et fermées par exercice représente le nombre de demandes reçues and fermées aux cours des cinq derniers exercices.

Au cours de l’exercice 2009-2010: 471 demandes ont été reçues, et 508 demandes ont été fermées
Au cours de l’exercice 2010-2011: 700 demandes ont été reçues, et 644 demandes ont été fermées
Au cours de l’exercice 2011-2012: 681 demandes ont été reçues, et 734 demandes ont été fermées
Au cours de l’exercice 2012-2013: 1 070 demandes ont été reçues, et 1 116 demandes ont été fermées

Remarque : Le nombre de demandes traitées est supérieur au nombre de demandes reçues lorsque l’institution traite des demandes qui ont été reportées des exercices précédents ainsi que des demandes qui ont été reçues au cours de l’exercice.

En 2012-2013, Santé Canada a examiné 172 686 pages afin de répondre aux demandes de renseignements personnels. Dans une période de cinq ans, cela représente une augmentation de 223 % du nombre de pages examinées. En 2012-2013, le nombre moyen de pages examinées par demande était de 155 comparativement à 97 il y a cinq ans.

Pages examinées par exercice

Le graphique Pages examinées par exercice représente le nombre de pages traitées aux cours des cinq derniers exercices.

Au cours de l’exercice 2008-2009 : 53 471 pages traitées
Au cours de l’exercice 2009-2010 : 47 978 pages traitées
Au cours de l’exercice 2010-2011 : 91 904 pages traitées
Au cours de l’exercice 2011-2012 : 148 882 pages traitées
Au cours de l’exercice 2012-2013 : 172 686 pages traitées

Demandes de consultation reçues des autres institutions gouvernementales

En 2012-2013, Santé Canada a traité en tout huit demandes de consultation de quatre autres ministères fédéraux : le Bureau du Conseil privé (BCP), la Gendarmerie royale du Canada (GRC), l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et le ministère de la Justice (MJ). Le graphique ci-dessous illustre le nombre de pages traitées.

Nombre de pages examinées à des fins de consultation des autres institutions fédérales

Le graphique Nombre de pages examinées à des fins de consultation des autres institutions fédérales représente le nombre des pages par les autres institutions fédérales traitées aux cours de l’exercice 2012-2013.

Bureau du Conseil privé (BCP) : 44 pages
Ministère de la Justice (Justice) : 6 pages
Agence des services frontaliers du Canada (AFSC) : 6 pages
Gendarmerie Royal du Canada (GRC) : 23 pages

III. Répartition des demandes traitées

Les demandes traitées se répartissent comme suit :

Répartition des demandes fermées, 2012-2013

Le graphique Répartition des demandes fermées, 2012-2013 représente le pourcentage de la répartition des dispositions pour les demandes fermées aux cours de l’exercice 2012-2013.

Communication partielle : 36%
Communication totale : 27%
Demande abandonnée : 10%
Aucun document n’existe : 27%

IV. Exceptions invoquées

Les articles 18 à 28 de la Loi précisent les exceptions qui visent à protéger les renseignements liés à un intérêt public ou privé particulier. L’article 26 « Renseignements concernant un autre individu », représentait 99 % de toutes les exceptions invoquées en 2012-2013 et 94 % de l’ensemble des exceptions en 2011-2012.

Principales exceptions appliquées, 2012-2013
Exceptions Nombre de cas dans lesquels l’exception a été appliquée
Article 26 – Renseignements concernant un autre individu 401

V. Exclusions citées

La Loi ne s’applique ni aux documents publiés (article 69) ni aux confidences du Conseil privé, avec certaines exceptions (article 70). Les demandes contenant les exclusions proposées en vertu de l’article 70 de la Loi doivent faire l’objet d’une consultation avec le Bureau du conseil privé. En 2012-2013, Santé Canada n’a exclu aucun renseignement en vertu de l’article 69 ou 70.

VI. Délai d’exécution

Santé Canada a traité 1 116 demandes de renseignements personnels et a pu répondre à 949 demandes (85 %) dans un délai de 30 jours ou moins. Les délais de réponse pour les autres demandes varient de 31 à 60 jours, de 61 à 120 jours ou jusqu’à 121 jours et plus. Ces délais comprennent les dossiers qui sont conformes aux délais prescrits par la Loi pour les prorogations.

Délais de traitement des demandes

Le graphique Délais de traitement des demandes représente le pourcentage des demandes par catégorie de délai de traitement aux cours des deux exercices derniers.

30 jours ou moins : 76% aux cours de l’exercice 2011-2012 et 85% aux cours de l’exercice 2012-2013
31 à 60 jours : 16% aux cours de l’exercice 2011-2012 et 11% aux cours de l’exercice 2012-2013
61 à 120 jours : 7% aux cours de l’exercice 2011-2012 et 3% aux cours de l’exercice 2012-2013
Plus de 121 jours : 1% aux cours de l’exercice 2011-2012 et 0,4% aux cours de l’exercice 2012-2013

VII. Prorogations

Un délai légal a été invoqué dans 90 cas (8 %) parmi les 1 116 cas traités.

VIII. Traductions

Il n’y a eu aucune demande de traduction des renseignements personnels conservés dans les dossiers de Santé Canada.

IX. Format de l’information divulguée

Même si 365 demandes ont été acheminées sur papier, cela représente seulement 17 % de l’ensemble des pages divulguées. Les autres demandes, divulguées en format électronique, représentent 140 486 pages.

L’imagiciel de Santé Canada permet au Ministère de répondre aux demandes officielles de renseignements personnels dans le format de document portable (PDF) qui propose plus d’options de prestation au public. Les documents divulgués peuvent être envoyés par la poste sur CD-ROM, éliminant ainsi la nécessité de les photocopier, et les documents peuvent également être livrés par postel afin d’accélérer la livraison lorsque l’auteur de la demande fournit une adresse électronique. Le format électronique devrait devenir la méthode de livraison de prédilection au cours des prochaines années.

X. Corrections et notations

Aucune demande de correction ou de notation de renseignements personnels n’a été présentée au cours de la période visée par le rapport.

XI. Coûts

Santé Canada a dépensé en tout 564 808 $ pour répondre aux demandes liées à la Loi. Dans le coût total du traitement des demandes, les salaires représentent 376 660 $ et les frais d’administration s’élèvent à 188 148 $.

Activités de formation et de sensibilisation

Orientation et sensibilisation
Santé Canada a continué de sensibiliser davantage les employés à leurs responsabilités en vertu de la Loi en publiant des conseils et des outils pratiques sur le site intranet et en envoyant des messages dans Nouvelles diffusées (un bulletin d’information électronique transmis chaque jour à tous les employés de Santé Canada). Les gestionnaires du Ministère, qui ont été informés du service partagé nouvellement créé pour l’AIPRP, sont tenus au courant du plan de transformation grâce à des mises à jour régulières dans le cadre des réunions des comités exécutifs des directions générales ainsi que dans d’autres tribunes.

Formation pour les employés de Santé Canada
La principale formation donnée par Santé Canada sur la question est le cours « Protection des renseignements personnels 101 ». Le cours traite d’un vaste éventail de sujets et souligne les obligations du Ministère et des employés en vertu de la Loi ainsi que les politiques et les directives qui s’y rattachent. En 2012-2013, 455 employés de Santé Canada ont assisté à 37 séances du cours « Renseignements personnels 101 ».

En plus du cours « Renseignements personnels 101 » offert par le Ministère, les secteurs de programmes demandent parfois une formation personnalisée sur la protection des renseignements personnels appelée « cours intensif ». Dans le cadre de ces « cours intensifs », le contenu est adapté aux besoins du bénéficiaire. En 2012-2013, 300 employés de Santé Canada ont assisté à trois (3) de ces cours.

Les cadres de Santé Canada pouvaient suivre un cours spécialisé qui portait sur les aspects de la gouvernance et de la sensibilisation des activités qui impliquent la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels. En 2012-2013, 22 employés de niveau cadre ont assisté à quatre séances.

Il y a également un outil d’apprentissage en ligne appelé « Protection des renseignements personnels : introduction ». Ce cours d’apprentissage électronique est pour les employés une introduction de base à leurs rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements personnels. Le cours a été conçu pour sensibiliser les employés aux lois sur la protection des renseignements personnels ainsi qu’aux politiques et directives qui régissent les pratiques relatives à la protection de la vie privée.

Séances d’information informelles
Le coordonnateur de l’AIPRP a donné des séances d’information à l’occasion de réunions de cadres supérieurs ainsi qu’au Comité de vérification ministériel sur les résultats de la vérification des pratiques relatives à la protection de la vie privée ainsi que sur l’élaboration du cadre de gestion de la protection de la vie privée.

Initiatives récentes relatives à la protection des renseignements personnels

Au cours des 12 derniers mois, il y a eu un regain d’intérêt pour les questions de protection des renseignements personnels de la part de différents responsables de programmes au sein de Santé Canada et de l’Agence. La Division de l’AIRPR a travaillé en collaboration avec les secteurs de programmes afin de cerner les problèmes liés à la protection des renseignements personnels et de les atténuer. Voici quelques exemples d’initiatives récentes dans lesquelles la Division travaille en étroite collaboration avec les secteurs de programmes afin d’aborder les facteurs relatifs à la protection des renseignements personnels qui doivent être pris en considération.

Accord-cadre tripartie de la Colombie-Britannique (CB)
L’accord-cadre tripartite de la C-B est une entente entre le gouvernement fédéral, le gouvernement provincial et les Premières nations qui met en cause le transfert des programmes et des services de santé offerts aux Premières nations de la C.-B. à l’Autorité sanitaire des Premières nations. La Division de l’AIPRP, qui participe au transfert depuis les premières étapes au cours desquelles une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) préliminaire a été entreprise, continue de travailler dans le but de cerner les problèmes liés à la protection des renseignements personnels et de les atténuer. Cela implique d’aider à déterminer les renseignements personnels, les dossiers, les fichiers de clients et les renseignements sur les employés qui peuvent être transférés.

Groupe pancanadien de protection des renseignements personnels sur la santé
La Division de l’AIPRP est représentée au sein du groupe pancanadien de protection des renseignements personnels sur la santé, un comité fédéral-provincial-territorial (FPT) formé dans le but d’aborder les questions de protection des renseignements personnels liées à la création de dossiers de santé électroniques dans tous les territoires et toutes les provinces au Canada. Les travaux ont aidé les administrations à travailler en fonction des différents programmes de protection des renseignements personnels au pays et à les comprendre en élaborant des lois sur la protection des renseignements personnels et en créant le système pancanadien de dossiers de santé électroniques.

Entente multilatérale sur l’échange de renseignements (EMER)
La Division de l’AIPRP ajoute la dimension de la protection des renseignements personnels à l’EMER, une entente qui énonce les paramètres qui touchent aux renseignements sur la santé publique qui doivent être partagés et utilisés par les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. L’EMER vise à améliorer la surveillance des maladies infectieuses et à répondre aux urgences en santé publique tout en renforçant les balises et la transparence qui gouvernent l’acheminement des renseignements personnels et sur la santé. À l’échelle fédérale, l’Agence est le fer de lance de cette initiative.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles sur la protection des renseignements personnels

I. La Division de l’AIPRP et le programme de transformation

La création du service partagé d’AIPRP a harmonisé les activités liées à l’AIPRP de Santé Canada et de l’Agence qui comprennent le traitement des demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels ainsi que la politique de protection de la vie privée et d’autres fonctions clés. Les fonctions distinctes de coordonnateur de l’AIPRP demeurent en place pour Santé Canada et pour l’Agence afin de se conformer aux Lois. Dans le cadre de cette initiative vers un service partagé, un plan de transformation a été conçu dont les principaux éléments sont déterminés ci-dessous :

Ordonnance de délégation de l’AIPRP
En 2012-2013, les ordonnances de délégation de l’AIPRP ont été examinées afin de s’assurer qu’elles soient compatibles avec la structure de la Division de l’AIPRP et de simplifier les processus et les gains en efficience.

Révision des processus opérationnels
Une révision des processus opérationnels a été réalisée à l’automne 2012. L’équipe de gestion et les membres du personnel continuent de participer à la mise sur pied des processus resserrés qui entourent les demandes d’AIPRP.

Système de TI pour l’AIPRP
Un système de gestion des cas et d’imagerie a été acquis afin de renforcer les capacités pour suivre les demandes et y répondre, d’améliorer les gains en efficience, de simplifier les processus d’AIPRP du bureau de première responsabilité (BPR) et d’accroître les capacités pour faire des comptes rendus.

Gouvernance et sensibilisation
On accorde de plus en plus d’importance à la participation des employés dans la Division et à la participation des intervenants en tenant des réunions avec les directions générales, les organismes centraux et les autres ministères.

Examen organisationnel
Une structure organisationnelle a été élaborée et approuvée par la haute direction qui aura pour effet de renforcer et de stabiliser la fonction d’AIPRP en procédant à un ressourcement en permanence afin de s’acquitter de la charge de travail accrue. Des processus de dotation par le truchement de concours ont été lancés afin de combler les postes vacants et de soutenir la nouvelle structure.

II. Vérification des pratiques relatives à la protection de la vie privée

Vérification interne des pratiques relatives à la vie privée
En décembre 2012, Santé Canada a procédé à une vérification interne des pratiques relatives à la protection de la vie privée au sein du Ministère. Cette vérification portait principalement sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée à Santé Canada et sur l’observation de la Loi.

La vérification a révélé que, dans l’ensemble, Santé Canada gère les renseignements personnels qui sont sous sa gouverne avec soin et attention et que le Ministère jouit d’une culture dynamique qui est axée sur la sécurité et la confidentialité de la prestation des activités des programmes de base.

La vérification en donné lieu à six recommandations pour renforcer les pratiques relatives à la protection de la vie privée au sein du Ministère et un plan d’action de gestion a été conçu afin d’aborder les points cernés lors de la vérification. Les recommandations, qui sont abordées dans une perspective de service partagé, seront mises en place s’il y a lieu à Santé Canada et à l’Agence.

III. Autres initiatives

Comité de protection des renseignements personnels du partenariat en santé (CPRPPS)
En 2012-2013, afin de soutenir l’initiative vers un service partagé, un nouveau comité de protection des renseignements personnels du partenariat en santé (CPRPPS) a été formé. Composé de représentants de tous les domaines de Santé Canada et de l’Agence, ce comité, qui tient lieu de forum pour les directeurs, suscite des discussions et des approbations qui touchent aux orientations, aux pratiques et aux outils liés à la protection des renseignements personnels, collabore afin de s’assurer que les exigences de conformité en matière de protection de la vie privée soient satisfaites et formule des recommandations à l’intention des cadres supérieurs.

Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels (CGPRP)
En 2012-2013, Santé Canada et l’Agence ont élaboré et approuvé conjointement un cadre de gestion de la protection des renseignements personnels afin de renforcer la gestion de la vie privée dans les deux institutions. Le CGPRP comporte quatre volets : i) les lois, les politiques et la gouvernance; ii) la gestion des risques d’entrave à la vie privée; iii) la sensibilisation et la formation; et iv) l’assurance de la conformité. Le cadre, qui a été approuvé par le Comité exécutif du partenariat présidé par les administrateurs généraux des deux institutions, sera partagé dans l’ensemble de Santé Canada et de l’Agence.

Nouvelles lignes directrices et outils d’évaluation des risques normalisés
Les travaux se sont poursuivis en 2012-2013 afin de normaliser les outils d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, le processus de gestion des atteintes à la vie privée et l’inscription des banques de renseignements personnels. La trousse d’EFRVP de Santé Canada en place depuis 2006, qui est mise à jour après avoir été examinée afin d’être conforme aux lignes directrices sur la protection de la vie privée actuelles du SCT, sera utilisée par les programmes à Santé Canada et à l’Agence.

Principales questions soulevées dans le cadre de plaintes et d’enquêtes relatives à la protection de la vie privée

I. Plaintes déposées auprès du commissaire à la vie privée

Au cours de l’exercice 2012-2013, trois plaintes ont été déposées en vertu de la Loi auprès du CPVP et trois plaintes ont été reportées de l’exercice précédent.

En tout, deux plaintes ont été traitées au cours de la période visée par le présent rapport; le CPVP a jugé qu’une plainte était sans fondement tandis que l’autre plainte a été réglée à l’aide d’une médiation. Les deux plaintes ont été classées « Refus – raison d’ordre général », une catégorie selon laquelle le plaignant prétend que le Ministère n’a pas divulgué tous les renseignements pertinents.

Nombre total de plaintes traitées
Plaintes traitées Nombre de plaintes
Reçues en 2012-2013 3
Reportées de l’exercice 2011-2012 3
Fermées en 2012-2013 2
Reportées à l’exercice 2013-2014 4

II. Types de plaintes et décisions connexes

Objet de la plainte Nombre de plaintes fermées Décisions définitives du CPVP
Refus – raison d’ordre général 2
  • 1 plainte sans fondement; aucune mesure à prendre
  • 1 plainte réglée par médiation; mesure corrective prise

III. Demandes ou appels dont la Cour fédérale ou la cour d’appel fédérale ont été saisies

Aucune demande ou aucun appel n’a été présenté à la Cour fédérale ou à la cour d’appel fédérale au cours de l’exercice 2012-2013.

IV. Réponses de Santé Canada aux recommandations d’autres agents du Parlement

Aucune recommandation n’a été soumise par d’autres agents du Parlement au cours de l’exercice 2012-2013.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées

Aucune EFRVP n’a été réalisée en 2012-2013.

Divulgations aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Conformément à l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des renseignements personnels peuvent être divulgués lorsque, de l’avis du responsable de l’institution gouvernementale, des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle atteinte à la vie privée. En 2012-2013, aucun renseignement personnel n’a été divulgué aux termes de cette de disposition de la Loi par Santé Canada.

Annexe A : Loi sur la protection des renseignements personnels – Arrêté de délégation

Loi sur la protection des renseignements personnels - Arrêté de délégation

Conformément aux pouvoirs de délégation qui me sont conférés en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la personne exerçant les fonctions et occupant le poste de coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du Ministère et son successeur, y compris, en l’absence du coordonnateur, une personne ou un agent désigné par écrit pour agir à la place du titulaire de telles fonctions et d’un tel poste sont, par la présente, autorisés à exercer les pouvoirs et les attributions du Ministre, en sa qualité de responsable d’une institution gouvernementale en vertu de la Loi, indiqués dans l’annexe ci-jointe.

La personne exerçant les fonctions et occupant le poste de coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du Ministère et son successeur, y compris, en son absence, une personne ou un agent désigné par écrit pour agir à la place du titulaire de telles fonctions set d’un tel poste sont, par la présente, autorisés à exercer les pouvoirs et les attributions du Ministre, en sa qualité de responsable d’une institution gouvernementale en vertu de la Loi, stipulés aux articles 13 et 15 de la Loi.

Cet arrêté de délégation remplace tout arrêté précédent pris en vertu de l’article 73 de la Loi.

Ministre de la Santé               Date : 20 mars 2007

SANTÉ CANADA
ANNEXE DE L’ARRÉTÉ DE DÉLÉGATION

DÉLÉGATION DE POUVOIRS ET D’ATTRIBUTIONS EN VERTU DE L’ARTICLE 73 DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
ARTICLES DE LOI POUVOIRS ET ATTRIBUTIONS RESPONSABLE
8(2) Communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne qu’ils concernent Coordonnateur de l’AIPRP
8(4) Conserver une copie des demandes reçues en vertu de l’alinéa 8(2)e) et une mention des renseignements communiqués Coordonnateur de l’AIPRP
8(5) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de la communication de renseignements en vertu de l’alinéa 8(2)m) Coordonnateur de l’AIPRP
9(1) Conserver un relevé de l’usage fait des renseignements personnels Coordonnateur de l’AIPRP
9(4) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de la comptabilité de l’usage fait des renseignements personnels, et mettre le répertoire à jour en conséquence Coordonnateur de l’AIPRP
10 Verser les renseignements personnels dans les fichiers de renseignements personnels Coordonnateur de l’AIPRP
14 Répondre aux demandes d’accès dans les délais prescrits; procéder à la communication ou envoyer un avis Coordonnateur de l’AIPRP
15 Proroger le délai et en aviser le demandeur Coordonnateur de l’AIPRP
17(2)b) Décider de la nécessité d’une traduction ou d’une interprétation des renseignements personnels demandés Coordonnateur de l’AIPRP
18(2) Refuser de communiquer des renseignements contenus dans un fichier inconsultable Coordonnateur de l’AIPRP
19(1) Refuser de communiquer des renseignements obtenus d’un autre gouvernement à titre confidentiel Coordonnateur de l’AIPRP
19(2) Communiquer tout renseignement visé au paragraphe 19(1) si l’autre gouvernement y consent ou rend les renseignements publics Coordonnateur de l’AIPRP
20 Refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires fédérales‑provinciales Coordonnateur de l’AIPRP
21 Refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires internationales ou à la défense Coordonnateur de l’AIPRP
22 Refuser de communiquer des renseignements préjudiciables à l’application de la loi ou à des enquêtes Coordonnateur de l’AIPRP
23 Refuser de communiquer des renseignements préjudiciables à une enquête sur la sécurité Coordonnateur de l’AIPRP
24 Refuser de communiquer des renseignements recueillis par le Service correctionnel du Canada, le Service national de libération conditionnelle ou la Commission nationale des libérations conditionnelles Coordonnateur de l’AIPRP
25 Refuser de communiquer des renseignements qui risqueraient de nuire à la sécurité des individus Coordonnateur de l’AIPRP
26 Refuser de communiquer des renseignements concernant une autre personne, et refuser de communiquer des renseignements dont la communication est interdite en vertu de l’article 8 Coordonnateur de l’AIPRP
27 Refuser de communiquer des renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat et son client Coordonnateur de l’AIPRP
28 Refuser de communiquer des renseignements qui portent sur l’état physique ou mental de l’individu dans le cas où la communication de ces renseignements la desservirait Coordonnateur de l’AIPRP
31 Recevoir un avis d’enquête de la part du Commissionnaire à la protection de la vie privée Coordonnateur de l’AIPRP
33(2) Présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d’une enquête Coordonnateur de l’AIPRP
35(1) Recevoir le rapport du Commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions de l’enquête et donner avis des mesures prises Coordonnateur de l’AIPRP
35(4) Accorder l’accès aux renseignements au plaignant par suite d’une demande formulée en vertu de l’alinéa 35(1)b) Coordonnateur de l’AIPRP
36(3) Recevoir le rapport du Commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions de l’examen des fichiers inconsultables Coordonnateur de l’AIPRP
37(3) Recevoir le rapport sur les conclusions du Commissaire à la protection de la vie privée après une enquête sur la conformité Coordonnateur de l’AIPRP
51(2)b) Demander que l’audition ait lieu et que la question soit tranchée dans la région de la capitale nationale Coordonnateur de l’AIPRP
51(3) Demander de présenter des arguments aux auditions visées par l’article 51 Coordonnateur de l’AIPRP
72(1) Établir le rapport annuel pour présentation au Parlement Coordonnateur de l’AIPRP
77 Exercer les responsabilités conférées au responsable de l’institution par le règlement établi en vertu de l’article 77 qui ne sont pas indiquées ci-dessus Coordonnateur de l’AIPRP

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

TBS/SCT 350-63

Nom de l’institution : Santé Canada

Période visée par le rapport : 2012-04-01 to 2013-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1 Nombre de demandes
Demandes Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 1 070
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 94
Total 1 164
Fermées pendant la période visée par le rapport 1 116
Reportées à la prochaine période de rapport 48

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 98 153 34 13 0 0 0 298
Communication partielle 78 236 69 17 3 0 1 404
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 178 104 14 5 0 1 0 302
Demande abandonnée 80 22 8 2 0 0 0 112
Total 434 515 125 37 3 1 1 1 116
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)(a) 0
19(1)(b) 0
19(1)(c) 0
19(1)(d) 0
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 0
22(1)(a)(i) 0
22(1)(a)(ii) 0
22(1)(a)(iii) 0
22(1)(b) 3
22(1)(c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 2
26 401
27 2
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69.1 0
70(1)(a) 0
70(1)(b) 0
70(1)(c) 0
70(1)(d) 0
70(1)(e) 0
70(1)(f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
All disclosed 271 27 0
Disclosed in part 94 310 0
Total 365 337 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 22 119 22 111 298
Communication partielle 148 737 146 525 404
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 112
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 248 4 672 41 8 788 6 4 261 3 4 390 0 0
Communication partielle 99 4 065 200 50 422 79 55 316 26 36 722 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 112 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 459 8 737 241 59 210 85 59 577 29 41 112 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 6 0 0 0 6
Communication partielle 19 0 0 2 21
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 25 0 0 2 27

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
85 75 1 0 9
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 29 13 42
16 à 30 jours 14 1 15
31 à 60 jours 21 1 22
61 à 120 jours 3 0 3
121 à 180 jours 2 0 2
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 1 1
Total 69 16 85
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

PARTIE 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Communications en vertu du paragraphe 8(2)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Total
6 1 7

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

4 Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Demandes Nombre
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0

PARTIE 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i) Entrave au fonctionnement 15a(ii) Consultation 15b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 23 0 3 0
Communication partielle 45 0 9 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n’existe 7 0 0 0
Demande abandonnée 3 0 0 0
Total 78 0 12 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)b) Consultation 9(1)c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 78 0 12 0
Total 78 0 12 0

PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 7 75 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 1 4 1 18
Total 8 79 1 18
Fermées pendant la période visée par le rapport 8 79 1 18
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 3 3 0 0 1 0 0 7
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 1 0 0 0 0 0 1
Total 3 4 0 0 1 0 0 8
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 1 0 0 0 0 0 1
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 1 0 0 0 0 0 0
Total 0 1 0 0 0 0 0 1

PARTIE 7 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

7 Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l’échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

PARTIE 8 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

8.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires $374 473
Heures supplémentaires $2 187
Biens et services $188 148
   • Marchés pour les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée $0  
   • Marchés de services professionnels $142 125
   • Autres $46 023
Total $564 808
8.2 Ressources humaines
Ressources Voués à l’AI à temps plein Voués à l’AI à temps partiel Total
Employés à temps plein 0,50 4,81 5,31
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00 0,07 0,07
Employés régionaux 0,00 0,00 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,00 1,15 1,15
Étudiants 0,00 0,48 0,48
Total 0,50 6,51 7,01
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