Santé Canada - Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel 2014-2015

Table des matières

Introduction

I. Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents du Canada le droit d'accès aux renseignements les concernant qui sont détenus par le gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. La Loi protège les renseignements personnels des individus par des dispositions qui régissent la collecte, la conservation, l'exactitude, le retrait, l'utilisation et la communication des renseignements personnels.

En vertu de la Loi, le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ce rapport annuel est rédigé et présenté devant chaque chambre du Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi. Ce rapport résume les mesures prises par Santé Canada pour remplir ses obligations en matière de protection des renseignements personnels au cours de l'exercice 2014-2015.

II. À propos de Santé Canada

Santé Canada est le ministère fédéral qui a pour responsabilité d'aider les Canadiens à maintenir et à améliorer leur état de santé.

Santé Canada s'est engagé à améliorer la vie de tous les Canadiens et à faire du Canada l'un des pays où les gens sont le plus en santé au monde, comme en témoignent la longévité, les habitudes de vie et l'utilisation efficace du système public de soins de santé.

En travaillant avec d'autres à obtenir la confiance des Canadiens, Santé Canada s'efforce :

  • de prévenir et de réduire les risques pour la santé des personnes et l'ensemble de l'environnement;
  • de promouvoir des modes de vie plus sains;
  • d'assurer la prestation de services de santé de grande qualité, efficaces et accessibles;
  • d'intégrer au renouvellement du système de soins de santé des plans à long terme de prévention, de promotion et de protection de la santé;
  • de réduire les inégalités dans le domaine de la santé au sein de la société canadienne;
  • de fournir de l'information sur la santé afin d'aider les Canadiens à prendre des décisions éclairées.

Santé Canada a des bureaux régionaux en Colombie-Britannique, en Alberta, en Saskatchewan, au Manitoba, en Ontario, au Québec, et dans les régions de l'Atlantique et du Nord.

Pour obtenir de plus amples renseignement au sujet de Santé Canada, veuillez consulter notre site Web.

Protection des renseignements personnels et gouvernance

La protection de la vie privée et la gestion appropriée des renseignements personnels, y compris les renseignements médicaux personnels, sont extrêmement importants pour les Canadiens et pour Santé Canada. Le Ministère prend au sérieux son rôle de gestion des renseignements personnels et a pris des mesures pour accroître la sensibilisation et mettre en œuvre des processus afin de se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces mesures sont décrites dans le présent rapport.

La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels et la Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) sont chargées des exigences liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces deux divisions font partie de la Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada. En 2014-2015, la Loi était administrée à Santé Canada par 12,88 équivalents temps plein (ETP) avec le soutien de services consultatifs (0,07 ETP), ainsi que de certains employés à temps partiel et occasionnels (0,41 ETP), pour un effectif de 13,36 ETP.

I. Division de la gestion de la protection des renseignements personnels

En septembre 2014, une nouvelle Division de la gestion de la protection des renseignements personnels a été créée afin de renforcer la capacité et l'expertise à l'appui des programmes de Santé Canada pour la collecte, l'utilisation, la conservation, la communication et le retrait des renseignements personnels.

Voici les principaux secteurs de travail de la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels :

  • Élaborer des politiques, des lignes directrices et des pratiques ministérielles en matière de protection des renseignements personnels qui favorisent une culture axée sur la connaissance et la compréhension de la protection des renseignements personnels;
  • Collaborer avec les responsables des programmes pour effectuer et surveiller les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les atteintes à la vie privée et en faire rapport;
  • Promouvoir activement la connaissance de la protection des renseignements personnels dans les deux organismes grâce à une formation en ligne et en personne;
  • Examiner les mémoires au Cabinet et les présentations au Conseil du Trésor pour s'assurer que les exigences en matière de protection des renseignements personnels sont respectées;
  • Coordonner la contribution annuelle de Santé Canada et de l'Agence de la santé publique du Canada à Info Source et à l'élaboration de fichiers de renseignements personnels;
  • Assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée au sujet des aspects, liés à la protection des renseignements personnels, de lois et de règlements nouveaux et proposés, de politiques, d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, d'atteintes à la vie privée et de plaintes;
  • Surveiller les politiques et les pratiques en matière de protection des renseignements personnels;
  • Assurer la liaison avec d'autres ministères et organismes fédéraux, les ministères provinciaux de la Santé et d'autres partenaires clés au sujet de questions portant sur la protection des renseignements personnels au sein du portefeuille de la santé afin de fournir des conseils éclairés aux clients.

II. Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Division des opérations de l'AIPRP est toujours chargée de la gestion des demandes et des plaintes connexes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle est également chargée de toutes les exigences liées à la protection de la vie privée prévues par la Loi, notamment :

  • Répondre aux demandes de renseignements personnels dans les délais prescrits et s'acquitter de l'obligation de venir en aide aux demandeurs;
  • Sensibiliser et former les employés relativement à la Loi;
  • Rédiger le rapport annuel au Parlement;
  • Soutenir d'autres secteurs du Ministère en examinant divers documents pour veiller à l'identification et au caviardage adéquats des renseignements personnels (p. ex. des documents aux fins de litiges ou de divulgation d'information, et des documents concernant des questions liées aux ressources humaines);
  • Assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), d'autres ministères et organismes fédéraux, les ministères provinciaux de la Santé et d'autres partenaires clés au sujet de l'application de la Loi afin d'élaborer des politiques, des lignes directrices et des outils pertinents.

Délégation du pouvoir décisionnel

Le 11 juillet 2013, la ministre de la Santé a signé une nouvelle délégation du pouvoir décisionnel pour la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette ordonnance de délégation étend la délégation des pouvoirs décisionnels en dehors du coordonnateur aux niveaux du sous-ministre adjoint et du directeur général au sein de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada. Des pouvoirs décisionnels sélectionnés ont également été délégués aux gestionnaires et aux analystes de l'AIPRP afin de gérer plus efficacement le volume de demandes d'accès à l'information reçues. Cette approche révisée a été adoptée afin de maximiser l'efficacité opérationnelle.

L'ordonnance de délégation des pouvoirs se trouve à l'annexe A.

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels - données statistiques, interprétation et explication

I. Rapport statistique

Cette section du rapport comprend une interprétation et une explication des données contenues dans le rapport statistique de Santé Canada qui résume les activités liées à la protection des renseignements personnels pour la période du 1er avril 2014 au 31 mars 2015 (annexe B).

II. Nombre de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et charge de travail

Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Bien que le nombre de nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ait augmenté de 13 % au cours des six dernières années, le nombre de demandes est passé de 627 en 2013-2014 à 532 en 2014-2015. Le nombre de demandes reportées à l'exercice en cours est passé de 48 en 2013-2014 à 79 en 2014-2015. Au cours des dernières années, cette augmentation était attribuable, en grande partie, aux demandes de dossiers médicaux présentées dans le cadre des revendications relatives aux pensionnats indiens. Même si ces demandes représentent toujours la plus grande proportion des demandes reçues, leur nombre a diminué. Le Ministère reçoit également un nombre important de demandes d'employés de Santé Canada actuels ou anciens qui veulent obtenir leurs renseignements personnels.

Charge de travail

Au cours de l'exercice 2014-2015, Santé Canada a traité 543 demandes, ce qui représente 102 % du volume annuel de demandes reçues (532), mais seulement 89 % des 611 demandes actives. Les demandes actives comprenaient 532 nouvelles demandes et 79 demandes reportées de l'exercice 2013-2014, en raison d'un volume de demandes reçues plus élevé qu'à l'habitude au cours de l'exercice précédent.

On a observé une légère diminution du nombre de pages examinées en 2014-2015 par rapport à l'année précédente, ce qui correspond à la diminution du nombre de demandes fermées. Au cours des deux dernières années, la taille moyenne des demandes traitées est demeurée similaire, soit environ 145 pages en 2013-2014 et 150 pages en 2014-2015.

Charge de travail versus pages examinées par exercice
Exercice Nombre de demandes reçues Nombre de demandes reportées Charge de travail totale Nombre de demandes fermées Nbre de pages examinées pour les dossiers fermés
2009-2010 471 89 560 508 47 978
2010-2011 700 90 790 643 91 904
2011-2012 681 147 828 734 148 882
2012-2013 1070 93 1991 1116 172 686
2013-2014 627 48 675 596 86 338
2014-2015 532 79 611 543 81 385

Demandes de consultation reçues d'autres institutions gouvernementales

En 2014-2015, Santé Canada a traité en tout dix demandes de consultation (182 pages) provenant d'autres ministères fédéraux. Cela représente un nombre légèrement moins élevé de demandes de consultation (2), tandis que le nombre de pages a augmenté de 71 par rapport à l'exercice précédent. Santé Canada a reçu 11 demandes de consultation en 2014-2015. Une demande de consultation d'une page a été reportée de l'exercice précédent.

Nombre de demandes de consultations d'autres institutions fédérales et pages examinées
Institutions fédérales Nombre de demandes de consultations traitées Pages examinées
Gendarmerie royale du Canada 7 103
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 1 7
Citoyenneté et Immigration Canada 1 56
Ministère de la Défense nationale 1 12
Commission des libérations conditionnelles du Canada 1 4
Total 11 182

III. Répartition des demandes traitées

Les demandes traitées se répartissent comme suit :

Répartition des demandes traitées en pourcentage
Disposition des demandes Demandes traitées en pourcentage
Communication totale 26 %
Communication partielle 27 %
Aucun document n'existe 20 %
Demande abandonnée 26 %
Toutes exemptées 1 %
Toutes exclues 0 %

IV. Exceptions invoquées

Les articles 18 à 28 de la Loi énoncent les exceptions visant à protéger les renseignements liés à un intérêt public ou privé particulier. L'article 26, « Renseignements concernant un autre individu », représentait 90 % de toutes les exceptions invoquées en 2014-2015.

Principales exceptions appliquées
Exceptions Nombre d'applications
Article 26 - Renseignements concernant un autre individu 138
Paragraphe 22(1) - Enquêtes 6
Article 25 - Sécurité des individus 5
Article 27 - Secret professionnel des avocats 3
Article 19 - Renseignements personnels obtenus à titre confidentiel 1

V. Exclusions citées

La Loi ne s'applique ni aux renseignements personnels qui sont accessibles au public (article 69), ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (article 70), à quelques exceptions près. Les demandes contenant les exclusions proposées en vertu de l'article 69 doivent faire l'objet d'une consultation avec le ministère de la Justice et peut-être avec le Bureau du Conseil privé. En 2014-2015, Santé Canada n'a exclu aucun renseignement en vertu de l'article 69 ou 70.

VI. Délai de traitement

Santé Canada fait le suivi de la répartition des demandes fermées et de leurs délais de traitement. Sur une charge de travail totale de 611 demandes, Santé Canada en a traité 543 et a reporté 68 demandes actives à l'exercice 2015-2016.

Santé Canada a été en mesure de répondre dans un délai de 30 jours ou moins dans le cas de 442 (81 %) des demandes traitées. Parmi les demandes restantes, 62 (11 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, 24 (5 %), dans un délai de 61 à 120 jours, et 15 (3 %) dans un délai de 121 jours ou plus.

VII. Prorogations

Un délai légal a été invoqué dans 70 cas (13 %) parmi les 543 demandes traitées.

VIII. Traduction

En 2014-2015, il n'y a eu aucune demande de traduction de documents en réponse à des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

IX. Format des renseignements communiqués

Parmi les demandes qui ont fait l'objet d'une communication totale ou partielle, 193 ont été envoyées en format papier. Par contre, cela représente seulement 13 % de l'ensemble des pages communiquées. En comparaison, les réponses à 98 demandes ont été communiquées par voie électronique, ce qui représente 87 % des pages communiquées.

L'imagiciel de Santé Canada permet au Ministère de répondre aux demandes officielles de renseignements personnels dans le format de document portable (PDF) qui propose plus d'options de livraison au public. Les documents divulgués peuvent être envoyés par la poste sur CD-ROM, éliminant ainsi la nécessité de les photocopier. L'utilisation de formats électroniques pour la communication des renseignements devrait continuer de croître dans les années à venir.

X. Corrections et notations

Aucune demande de correction ou de notation de renseignements personnels n'a été soumise au cours de la période visée par le rapport.

XI. Coûts

Les dépenses totales encourues par Santé Canada pour répondre aux demandes liées à la Loi s'élèvent à 1 191 119 $. Les coûts salariaux représentaient 1 107 694 $ de ce total et les coûts administratifs, 83 425 $. La majeure partie de cette somme a servi à retenir les services du personnel temporaire rendus nécessaires par le volume et la complexité des demandes. Pour l'exercice, la dotation totalisait 12,88 équivalents temps plein (ETP) qui se consacraient à des activités de protection des renseignements personnels, avec le soutien de services consultatifs (0,41 ETP), ainsi que de certains employés à temps partiel et occasionnels (0,07 ETP), pour un effectif de 13,36 ETP. Lors des exercices précédents, ces chiffres ne comprenaient ni les ressources destinées au soutien administratif, à la gestion, à la préparation de rapports, à la surveillance et aux politiques, ni les frais indirects encourus pour l'ensemble du soutien aux activités d'application de la Loi. Pendant cet exercice (2014-2015), ces éléments ont été intégrés aux coûts susmentionnés.

Formation et sensibilisation

Formation pour les employés de Santé Canada

La principale formation donnée par Santé Canada sur la protection des renseignements personnels est la séance « Protection des renseignements personnels 101 ». Il traite d'un vaste éventail de sujets et s'attarde aux obligations du Ministère et des employés en vertu de la Loi ainsi qu'aux politiques et directives qui s'y rattachent. En 2014-2015, 174 employés de SC ont assisté à 18 séances du cours « Protection des renseignements personnels 101 ».

Il y a également un outil d'apprentissage en ligne appelé « Protection des renseignements personnels : introduction ». Ce cours d'apprentissage électronique est une introduction de base aux rôles et responsabilités des employés en matière de protection des renseignements personnels. Le cours a été conçu pour les sensibiliser aux lois sur la protection des renseignements personnels ainsi qu'aux politiques et directives qui régissent les pratiques relatives à la protection de la vie privée.

Orientation et sensibilisation

Santé Canada a continué de sensibiliser davantage les employés à leurs responsabilités en vertu de la Loi en offrant des séances d'information ciblées, p. ex. promouvoir la Journée de la protection des données, et transmettre des communications et des messages de sensibilisation générale par voie interne. Ces communications ont reposé sur l'élaboration de certains outils destinés aux employés tels que le Guide sur la communication des renseignements personnels, le Guide Info Source et une liste de vérification des questions liées à la protection des renseignements personnels qui doivent être prises en considération en ce qui concerne les présentations au Conseil du Trésor. Ces documents offrent des orientations aux employés lorsqu'ils doivent traiter des renseignements personnels.

Initiatives récentes relatives à la protection des renseignements personnels

Au cours des 12 derniers mois, le regain d'intérêt pour l'identification et la gestion efficaces des questions liées à la protection des renseignements personnels de la part de responsables de différents programmes au sein de Santé Canada se maintient. La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels a collaboré avec les secteurs de programmes afin de cerner les risques liés à la protection des renseignements personnels et de les atténuer.

De plus, cette Division a poursuivi sa collaboration avec d'autres ministères pour élaborer des ressources de formation communes, notamment un module en ligne sur la protection des renseignements personnels, qui sera disponible en 2015-2016.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées propres à l'institution en matière de protection des renseignements personnels

I. Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

Capacité organisationnelle

Les travaux se sont poursuivis afin de renforcer la fonction des Opérations de l'AIPRP à Santé Canada, y compris un exercice d'analyse comparative par rapport à d'autres ministères sélectionnés. Des processus de dotation par voie de concours ont été réalisés dans le premier trimestre de 2014-2015 afin de permettre à la Division des opérations de l'AIPRP de pourvoir les postes vacants. Les activités de dotation se poursuivront tout au long de 2015-2016 afin de continuer à renforcer les capacités internes.

Modernisation des systèmes de TI

Les outils de gestion de cas servant à gérer et à traiter les demandes ont été adaptés à Windows 7, le nouveau système d'exploitation standard du gouvernement. Les efforts visant à moderniser les outils se sont poursuivis tout au long de l'exercice, et la mise en œuvre d'un nouveau système de gestion de cas et l'ajout d'une nouvelle fonction d'imagerie et de traitement de documents sont prévus pour l'automne 2015.

II. Division de la gestion de la protection des renseignements personnels

Outils relatifs à la protection des renseignements personnels

La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels a créé certains outils destinés aux employés. Ces outils fournissent des orientations et des conseils sur toutes les étapes du traitement des renseignements personnels et comprennent un Guide Info Source, le document Avis de confidentialité - Lignes directrices et un Guide sur la communication des renseignements personnels, ainsi qu'une liste de vérification des questions liées à la protection des renseignements personnels qui doivent être prises en considération en ce qui concerne les présentations au Conseil du Trésor. Ces documents, qui s'ajoutent au Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels (2013) actuel et à la trousse d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) (2014), permettent aux employés de Santé Canada de disposer de l'information nécessaire pour traiter adéquatement les renseignements personnels.

Gouvernance et sensibilisation

On continue d'accorder une grande importance à la participation en tenant des réunions avec les employés du Ministère, des organismes centraux et d'autres ministères. Par exemple, en 2014-2015, le Comité de protection des renseignements personnels du partenariat en santé (CPRPPS) a tenu plusieurs réunions. Composé de représentants de tous les domaines de Santé Canada, ce comité, qui tient lieu de forum pour les directeurs, suscite des discussions et des approbations qui concernent les orientations, les pratiques et les outils liés à la protection des renseignements personnels, collabore afin de s'assurer que les exigences de conformité en matière de protection des renseignements personnels sont satisfaites et formule des recommandations à l'intention des cadres supérieurs.

III. Autres initiatives

Réponse à la vérification interne

La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels a mis en œuvre toutes les recommandations qui découlent d'une vérification interne des pratiques en matière de protection des renseignements personnels et qui n'avaient pas encore été mises en œuvre.

Groupe de protection des renseignements personnels sur la santé

En tant que membre de ce groupe fédéral-provincial-territorial, Santé Canada continue de se pencher sur les questions de protection des renseignements personnels liées à la création des dossiers de santé électroniques au Canada.

Principales questions soulevées dans le cadre de plaintes et d'enquêtes relatives à la protection des renseignements personnels

I. Plaintes déposées auprès du commissaire à la protection de la vie privée

Comme l'indique la partie 8 du rapport statistique (annexe B), huit plaintes en vertu de l'article 31 portant sur le traitement, par Santé Canada, des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été déposées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). Ce dernier a fait parvenir douze avis (article 33) au Ministère pour qu'il ait la possibilité de présenter des observations officielles relativement aux enquêtes en cours. Enfin, cinq lettres de conclusion (article 35) liées à des plaintes ont été transmises par le CPVP.

II. Types de plaintes et décisions connexes

En 2014-2015, le CPVP a mené cinq enquêtes sur des plaintes relatives au traitement de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il est à noter qu'une conclusion liée à une plainte pour retard était bien fondée, qu'une conclusion liée à la divulgation était bien fondée, qu'une autre conclusion liée à une plainte relative à une exception n'était pas bien fondée et que deux plaintes n'ont exigé aucune autre mesure.

Le Ministère examine les résultats de toutes les enquêtes du CPVP et intègre, s'il y a lieu, les leçons tirées aux méthodes administratives.

III. Demandes ou appels présentés à la Cour fédérale ou à la Cour d'appel fédérale

Aucune demande ni aucun appel n'ont été soumis à la Cour fédérale ou à la Cour d'appel fédérale pendant l'exercice 2014-2015.

IV. Réponses de Santé Canada aux recommandations d'autres agents du Parlement

Aucune recommandation n'a été soumise par d'autres agents du Parlement pendant l'exercice 2014-2015.

V. Vérifications de la protection des renseignements personnels

Aucune vérification de la protection des renseignements personnels n'a été effectuée pendant l'exercice 2014-2015 pour Santé Canada.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'a été effectuée au cours de l'exercice 2014-2015 pour Santé Canada.

Atteintes à la vie privée

Au cours de l'exercice 2014-2015, Santé Canada a signalé 23 atteintes à la vie privée ayant touché 37 personnes. La principale cause des atteintes est attribuable aux erreurs humaines et la plupart des atteintes concernaient des renseignements peu délicats. Deux atteintes concernaient des renseignements modérément délicats, et l'une de ces atteintes a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Divulgations aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Conformément à l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des renseignements personnels peuvent être divulgués lorsque, de l'avis du responsable de l'institution gouvernementale, des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle atteinte à la vie privée.

En 2014-2015, le Ministère n'a divulgué aucun renseignement personnel aux termes de cette disposition de la Loi.

Annexe A: Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels - Ordonnance de délégation des pouvoirs

L'ordonnance de délégation des pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements

En ma qualité de ministre de la Santé et en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci-après, ou aux personnes occupant lesdits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de ministre de Santé Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

L'honorable Leona Aglukkaq, c.p., députée
Ministre de la Santé
11 juillet 2013

Annexe de délégation de pouvoirs
Poste Loi sur l'accès à l'information et règlements Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements
Sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion
SC/ASPC
Autorité absolue Autorité absolue
Directeur (trice) général(e), Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion, Direction générale des services de gestion
SC/ASPC
Autorité absolue Autorité absolue
Directreur (trice), Accès à l'information et protection des renseignements personnels (Coordonnateur)
SC/ASPC
Autorité absolue Autorité absolue
Chef, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : Autorité absolue sauf : 35(2), 52(2)(b), 52(3), 72
Règlements : Articles : Autorité absolue
Articles : Autorité absolue sauf : 8(2)(j), 8(2)(m), 8(4), 8(5), 33(2) 51(2)(b), 51(3), 72(1)
Règlements : Articles : Autorité absolue sauf : 7
Chef d'équipe Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : 4(2.1), 7, 8(1), 9(1), 9(2), 10(1), 10(2), 11(2), 11(3), 11(4), 11(5), 11(6), 12(2)(b), 12(3)(b), 19, 25, 27(1), 27(4), 33, 43(1), 44(2)
Règlements : Articles : Autorité absolue
Articles : 14, 15, 16, 17(2)(b), 17(3)(b), 26, 31
Règlements :
Articles : 9, 11(2), 13(1), 14
Analyste principal, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : 4(2.1), 7, 9(2), 27(1), 27(4), 33
Règlements : 
Articles : 5
Règlements :
Articles : 9, 11(2)
Analyste, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : 4(2.1), 7, 9(2)
Règlements :
Articles : 5
Règlements :
Articles : 9, 11(2)

Annexe B: Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

TBS/SCT 350-63
Nom de l'institution : Santé Canada
Période d'établissement de rapports : 2014-04-01 au 2015-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes
Demandes Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 532
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 79
Total 611
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 543
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 68

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 45 75 19 3 0 0 0 142
Communication partielle 26 60 38 17 3 3 2 149
Exception totale 0 2 0 0 0 0 0 2
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 33 68 3 3 1 3 0 111
Demande abandonnée 116 17 2 1 1 1 1 139
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 220 222 62 24 5 7 3 543
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1) a)(i) 0 23 a) 0
19(1) a) 0 22(1) a)(ii) 0 23 b) 0
19(1) b) 0 22(1) a)(iii) 0 24 a) 0
19(1) c) 1 22(1) b) 6 24 b) 0
19(1) d) 0 22(1) c) 0 25 5
19(1) e) 0 22(2) 0 26 138
19(1) f) 0 22.1 0 27 3
20 0 22.2 0 28 0
21 0 22.3 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1) a) 0 70(1) a) 0 70(1) e) 0
69(1) b) 0 70(1) b) 0 70(1) f) 0
69.1 0 70(1) c) 0 70.1 0
70(1) 0 70(1) d) 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 125 17 0
Communication partielle 68 81 0
Total 193 98 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 8 275 8 275 142
Communication partielle 64 976 44 093 149
Exception totale 11 0 2
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 139
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 73 262 52 368 432
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1 000
pages traitées
De 1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 123 2 262 14 2 806 5 3 207 0 0 0 0
Communication partielle 57 2 270 62 14 560 20 14 132 9 11 879 1 1 252
Exception totale 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 139 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 321 4532 76 17366 25 17339 9 11879 1 1252
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 1 0 0 0 1
Communication partielle 10 0 0 3 13
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 11 0 0 3 14

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
54 39 1 1 13
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours
de retard
Nombre de demandes en retard où le délai
n'a pas été prorogé
Nombre de demandes en retard où le délai
a été prorogé
Total
1 à 15 jours 12 8 20
16 à 30 jours 5 2 7
31 à 60 jours 5 6 11
61 à 120 jours 1 2 3
121 à 180 jours 5 0 5
181 à 365 jours 4 2 6
Plus de 365 jours 1 1 2
Total 33 21 54
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)

3.1 Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
5 0 0 5

Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

4.1 Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes
où le délai a été prorogé
15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 12 0 2 0
Communication partielle 42 0 8 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 3 0 0 0
Demande abandonnée 3 0 0 0
Total 60 0 10 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 60 0 10 0
Total 60 0 10 0

Partie 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de
pages à traiter
Autres organisations Nombre de
pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 11 183 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 11 183 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 10 182 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 1 1 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 4 1 0 0 0 0 0 5
Communiquer en partie 3 1 1 0 0 0 0 5
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 7 2 1 0 0 0 0 10
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1 000
pages traitées
De 1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1 000
pages traitées
De 1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 - Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

8.1 Avis de plaintes et d'enquêtes reçus
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
8 12 5 0 25

Partie 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée Total
Nombre d'ÉFVP terminées 0

Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 1 092 308 $
Heures supplémentaires 15 386 $
Biens et services 83 425 $
  • Contrats de services professionnels
31 529 $
  • Autres
51 896 $
Total 1 191 119 $
10.2 Ressources humaines
Ressources Employés équivalents temps plein consacrés aux activités relatives à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 12,88
Employés à temps partiel et occasionnels 0,07
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,41
Étudiants 0,00
Total 13,36
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