ARCHIVÉE - Rapport de vérification définitif - Vérification des contrôles des rapports financiers
Décembre 2010
Table des matières
Version traduite. La version anglaise de ce rapport doit prévaloir en cas d'incohérence.
Sommaire
Santé Canada doit présenter des rapports sur ses résultats financiers tous les ans aux parties externes sous forme des Comptes publics du Canada et d'états financiers.
Les Comptes publics fournissent des informations financières ministérielles de niveau sommaire. Ces informations sont vérifiées par le Vérificateur général du Canada et incluses comme volet des états financiers consolidés généraux du gouvernement du Canada.
D'autre part, les états financiers ont pour but de fournir des données financières plus détaillées sur la situation et les opérations financières d'un ministère. Ces états financiers au niveau de l'entité sont préparés de manière à pouvoir faire l'objet d'une vérification externe. Ces états financiers sont inclus dans le Rapport ministériel sur le rendement annuel.
Le gouvernement du Canada a récemment entrepris une initiative pangouvernementale afin d'améliorer la qualité de la gestion financière et des contrôles internes au sein des ministères et des agences. Les principales modifications ayant résulté de cette initiative incluent l'exigence que tous les ministères, définis en vertu de l'annexe 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, ce qui inclut Santé Canada, préparent des états financiers annuels, conformément aux principes comptables généralement reconnus, pouvant faire l'objet d'une vérification. Les administrateurs généraux doivent également signer une Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers pour le Ministère à chaque année.
À titre de préparation des états financiers vérifiables et à des fins de conformité avec la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor du Canada, Santé Canada a élaboré le Cadre de contrôle interne des rapports financiers (CCIRF). Ce cadre énonce et documente les processus et procédures à l'appui et les contrôles internes connexes qui doivent être en place pour atténuer les risques liés aux rapports financiers pour les six principaux processus opérationnels suivants :
- Gestion des crédits parlementaires;
- Recettes, créances, entrées de caisse;
- Achats, dettes, paiements, y compris les paiements de transfert;
- Paye;
- Immobilisations;
- Préparation des états financiers, fin d'exercice et rapports.
Depuis l'élaboration initiale du CCIRF en 2007-2008, Santé Canada a réalisé de solides progrès en mettant en uvre ce cadre. Par exemple, au cours des derniers exercices, le Ministère a préparé des états financiers annuels qui étaient appuyés par la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers du Ministère.
L'objectif de la vérification des contrôles des rapports financiers était de déterminer si Santé Canada a mis en place un cadre de contrôle de la gestion efficace qui assure des rapports financiers externes fiables.
Selon le jugement professionnel du Dirigeant principal de la vérification, des procédures ont été suivies et des informations probantes ont été réunies, de manière suffisante et convenable, pour appuyer l'exactitude de la conclusion de la vérification. Les constatations et la conclusion de la vérification sont basées sur une comparaison des conditions qui existaient à la date de vérification aux critères établis en accord avec la direction. De plus, la preuve a été réunie conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.
Dans l'ensemble, les vérificateurs ont conclu que Santé Canada a un cadre de contrôle de la gestion efficace en place qui assure la production de rapports financiers externes fiables. Un cadre exhaustif a été conçu et est en place. De plus, les pratiques de gestion des risques sont raisonnables. Des contrôles clés ont été conçus, y compris ceux des opérations et de la revue de clôture d'exercice et l'approbation et les délais des rapports financiers externes sont raisonnables.
Néanmoins, afin de renforcer la gérance et la responsabilisation générales et d'améliorer la gestion des rapports financiers externes, des recommandations ont été faites dans les domaines suivants : rôles et responsabilités et la mise à jour de la description des principaux processus opérationnels.
La haute direction accepte les recommandations et sa réponse indique son engagement à prendre des mesures.
Introduction
Contexte
Santé Canada doit présenter des rapports sur ses résultats financiers tous les ans aux parties externes sous forme des Comptes publics du Canada et d'états financiers.
Les Comptes publics fournissent des informations financières ministérielles de niveau sommaire. Ces informations sont vérifiées par le Vérificateur général du Canada et incluses comme volet des états financiers consolidés généraux du gouvernement du Canada.
D'autre part, les états financiers ont pour but de fournir des informations financières plus détaillées sur la situation et les opérations financières d'un ministère. Ces états financiers, au niveau de l'entité, sont préparés de manière à pouvoir faire l'objet d'une vérification externe. Ils sont inclus dans le Rapport ministériel sur le rendement annuel.
Ces dernières années, le gouvernement du Canada a entrepris une initiative pangouvernementale afin d'améliorer la qualité de la gestion financière et des contrôles internes. Certaines modifications ayant résulté de cette initiative incluent :
- Norme comptable du Conseil du Trésor (article 1.1 de la NCCT) qui exige que tous les ministères, définis en vertu de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, préparent des états financiers annuels qui peuvent résister au test d'une vérification;
- la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor du Canada qui exige que l'administrateur général signe une Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers pour le Ministère tous les ans.
De plus, l'administrateur général et le contrôleur ministériel doivent signer une lettre de déclaration annuelle à l'attention du Vérificateur général et du Sous-receveur général pour étayer les Comptes publics couvrant leurs responsabilités de contrôle interne et assertions relatives à l'intégrité des informations financières.
La préparation et la validation des informations financières dans un grand ministère avec une structure opérationnelle financière décentralisée exigent une bonne communication et coordination. À cet égard, il est important que Santé Canada dispose des contrôles internes appropriés afin de s'assurer que les informations financières sont fiables, présentées de manière appropriée et divulguées dans leur intégralité. Elles doivent également étayer les assertions énoncées dans la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers pour le Ministère tous les ans.
À titre de préparation des états financiers vérifiables et à des fins de conformité avec la Politique sur le contrôle interne, Santé Canada a élaboré le Cadre de contrôle interne des rapports financiers (CCIRF). Ce cadre énonce et documente les processus et procédures à l'appui et les contrôles internes connexes qui doivent être en place pour atténuer les risques liés aux rapports financiers pour les six principaux processus opérationnels suivants :
- Gestion des crédits parlementaires;
- Recettes, créances, entrées de caisse;
- Achats, dettes, paiements, y compris les paiements de transfert;
- Paye;
- Immobilisations;
- Préparation des états financiers, fin d'exercice et rapports.
Objectif
La vérification avait pour but de déterminer si Santé Canada a mis en place un cadre de contrôle de gestion efficace qui assure des rapports financiers externes fiables.
Portée et méthode
Le Bureau de la vérification et de la responsabilisation a mené la vérification conformément au Plan de vérification axé sur les risques approuvé de Santé Canada, pour la période 2009-2012.
La vérification a examiné l'efficacité du cadre de contrôle de la gestion de Santé Canada qui est en place pour étayer la préparation de ses états financiers. La vérification a été axée sur les principaux contrôles de gestion de base du Bureau du contrôleur général, notamment, pour les éléments de contrôle afférant à la gestion des risques, à la gérance, aux personnes et à la responsabilisation. Les critères de vérification ont été dérivés de ces contrôles et confirmés avec la haute direction (se reporter à l'Annexe A).
La portée de la vérification incluait une revue des procédures et processus de clôture d'exercice pour la préparation, la revue, la remise en question et l'attestation des modèles et formules des états financiers et des Comptes publics du Ministère au sein de la Direction des opérations financières et des directions générales et régions de Santé Canada. Les directions générales et régions suivantes ont été incluses dans la portée de la vérification : la Direction générale du contrôleur ministériel (DGCM), la Direction générale des services de gestion (DGSG), la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI), la région de la Capitale nationale, la Région de l'Ontario et la Région de l'Alberta.
Cette vérification couvrait les activités de fin d'exercice menées au cours de l'exercice 2009-2010. La méthode de vérification a inclus des entrevues avec les principaux membres de l'organisation, l'examen de documents (par exemple, les politiques et procédures ministérielles) et l'observation des principaux processus et contrôles.
On devrait noter que cette vérification ne fournit pas une évaluation globale de l'efficacité des contrôles ministériels internes des rapports financiers. En outre, sa portée n'inclut pas d'identification et d'évaluation des contrôles internes parmi les principaux processus opérationnels clés impliqués dans le traitement des opérations financières telles que : achats/dettes/paiements, recettes/créances/entrées de caisse, paye, immobilisations, etc. Enfin, la vérification ne donne pas une opinion sur l'exactitude des soldes des comptes des états financiers.
Énoncé d'assurance
Selon le jugement professionnel du Dirigeant principal de la vérification, des procédures ont été suivies et des informations probantes ont été réunies, de manière suffisante et convenable, pour appuyer l'exactitude des conclusions de la vérification. Les constatations et la conclusion de la vérification sont basées sur une comparaison des conditions qui existaient à la date de vérification aux critères établis en accord avec la direction. De plus, la preuve a été réunie conformément aux Normes de vérification interne pour le gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour les méthodes professionnelles de vérification interne.
Constatations, recommandations et réponses de la direction
Cadre de contrôle de la gestion
Cohérence avec la législation et communication
Critères de vérification
Le cadre de contrôle de la gestion financière de Santé Canada afférent à la préparation et aux rapports d'états financiers est conforme aux lois et aux politiques applicables et communiqué aux employés.
Le cadre de contrôle de la gestion financière de Santé Canada définit les normes ministérielles générales d'une gestion financière saine et d'un contrôle conforme à la Loi sur la gestion des finances publiques, à la Loi fédérale sur la responsabilité et à la série de politiques sur la gestion financière du Conseil du Trésor du Canada.
Le Cadre de contrôle interne des rapports financiers (CCIRF) de Santé Canada, qui fait partie intégrante du cadre général de contrôle de la gestion financière, prescrit le système de contrôle interne du Ministère en indiquant et en documentant les processus, procédures et contrôles internes sous-jacents en place pour atténuer les risques liés aux rapports financiers. L'Annexe B dresse un aperçu des principaux volets du CCIRF.
Le CCIRF a été élaboré au cours de l'exercice 2007-2008 pour s'assurer que Santé Canada sera en mesure de satisfaire à l'exigence du Conseil du Trésor du Canada de produire des états financiers vérifiables et aux exigences de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor. Cette politique exige que les administrateurs généraux et les directeurs financiers signent une Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers tous les ans.
Le CCIRF est basé sur le cadre du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) qui est un de plusieurs cadres de contrôle dont l'utilisation est acceptée au sein du gouvernement fédéral par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Le CCIRF est également relié aux Contrôles de gestion de base énoncés dans le Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat. Il est important de noter que tant ce cadre que le cadre de contrôle de la gestion financière consiste en des sous-ensembles du système global de contrôle interne du Ministère.
Les vérificateurs ont examiné le CCIRF afin de déterminer s'il est approprié. Ce cadre est constitué de cinq principaux volets : environnement de contrôle; évaluation et gestion des risques financiers; surveillance; activités de contrôle; informations et communications. Chaque volet principal est étayé par un ensemble de principes. Chacun de ces principes doit être respecté afin que le système de contrôle interne soit opérationnel et efficace. Au moment de la vérification, les cinq principaux volets du cadre étaient en place et ils se sont améliorés en permanence depuis 2007, dans le but d'une pleine mise en uvre pour l'exercice 2012-2013.
Le volet « environnement de contrôle » du CCIRF a été défini conformément aux exigences du gouvernement. Les principes fondamentaux de Cadre de responsabilisation de gestion du gouvernement ont été incorporés dans ce volet du CCIRF.
Pour le volet « évaluation et gestion des risques financiers », les vérificateurs ont noté que Santé Canada a été proactif en accroissant la rigueur de la définition des objectifs des rapports financiers et de l'évaluation des risques liés aux rapports financiers.
En ce qui concerne le volet « surveillance », la vérification a confirmé que Santé Canada mène des activités de surveillance et des évaluations de manière continue et dresse des rapports sur les déficiences.
Eu égard au volet « activités de contrôle », les vérificateurs ont confirmé que la Division du contrôle interne de la DGCM exerce des activités de contrôle et que le Bureau de la vérification et de la responsabilisation effectue des vérifications internes des activités en vertu de ce volet.
Enfin, eu égard au volet « informations et communications », la vérification a révélé que Santé Canada a clairement énoncé les exigences relatives aux informations dans les rapports financiers, les communications internes, les informations relatives aux contrôles internes et les communications internes et externes.
L'aspect final de la mise en uvre du CCIRF que les vérificateurs ont examiné était la disponibilité et la communication des informations relatives au CCIRF. Les vérificateurs ont examiné la documentation élaborée et remise afin d'informer tous les parties prenantes impliquées dans le cadre. Cette revue a démontré que le DGCM a communiqué les informations sur le CCIRF aux parties prenantes appropriées, notamment les exigences relatives à l'amélioration des rapports financiers. Le Ministère a également procédé à une mobilisation active et efficace des comités pertinents de la haute direction, y compris le Comité exécutif, le Comité ministériel de vérification, le Bureau du vérificateur général et les organismes centraux pendant toute la conception et la mise en uvre du CCIRF (par exemple, par l'entremise des groupes de travail mis en place par le SCT).
Les vérificateurs ont conclu que le CCIRF de Santé Canada est exhaustif, respecte les lois et les politiques applicables et est bien communiqué au sein de l'organisme.
Rôles et responsabilités
Critères de vérification
Les rôles et les responsabilités sont clairement définis, communiqués et compris.
Le Contrôleur ministériel a publié un document intitulé « Rôles et responsabilités de gestion financière au sein de Santé Canada » en 2007. Ce document énonce les principales activités opérationnelles et les rôles et responsabilités au sein du Ministère.
Ce document définit clairement les rôles et responsabilités eu égard aux activités impliquées dans la comptabilité de fin d'exercice, ainsi que dans la préparation des comptes publics et des états financiers du Ministère. Ces activités sont expliquées en plus amples détails dans un document intitulé « Rôles et responsabilités afférents à la préparation et à la divulgation des états financiers du ministère à Santé Canada ».
En ce qui concerne les activités sous-jacentes à la « Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers », les rôles et responsabilités du Ministère n'ont pas été définis dans le document Rôles et responsabilités de gestion financière au sein de Santé Canada. Ces rôles et responsabilités ne sont définis qu'à un niveau élevé dans l'Annexe B de la Déclaration. Les vérificateurs sont d'avis qu'une mise à jour de ce document améliorerait et compléterait la définition, la communication et la compréhension des exigences des activités relatives au CCIRF.
Recommandation no. 1
On recommande que le contrôleur ministériel révise le document intitulé : « Rôles et responsabilités en matière de gestion financière de Santé Canada » pour s'assurer que les exigences des activités relatives au contrôle interne des rapports financiers soient clairement définies.
Réponse de la direction
La direction accepte cette recommandation.
Santé Canada a déterminé les postes clés et leurs rôles et responsabilités (R&R) respectifs dans sa Déclaration de responsabilité de la gestion englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (CCIRF) de 2009-2010. Ces informations sont à un niveau plus élevé que ceux présentés dans le document des R&R de gestion financière de 2007. Étant donné que certaines activités énumérées dans les R&R de gestion financière de 2007 contribuent à l'identification et à l'atténuation des risques financiers, la DGCM révisera le document afin de renforcer et de compléter les exigences relatives aux activités du CCIRF.
Formation, outils, ressources et informations
Critères de vérification
Les employés reçoivent la formation, les outils, les ressources et les informations nécessaires pour s'acquitter de leurs fonctions.
La DGCM a des procédures en place pour s'assurer que toutes les parties impliquées dans la préparation et les rapports des états financiers ont : une formation adéquate; les outils nécessaires disponibles pour exécuter leurs fonctions; les ressources adéquates; et les informations nécessaires pour s'acquitter de leurs fonctions.
Formation
Les vérificateurs ont examiné les mesures de formation utilisées par la DGCM pour déterminer si les employés impliqués dans les activités de préparation et de rapports sur les états financiers, reliées à la préparation des comptes publics ou des états financiers, ont la formation appropriée. Cette revue a démontré que, même si aucune formation officielle (en salle de classe, auto-apprentissage, etc.) n'est offerte à l'heure actuelle, une formation est assurée sous forme de formation « en cours d'emploi », dans la plupart des cas, par des comptables professionnels désignés.
Outils
La vérification a révélé que plusieurs outils en place pour aider les employés dans le cadre de leurs fonctions de préparation des comptes publics et des états financiers. Par exemple, l'outil de « revue automatique de la balance des comptes » aide les employés à valider la balance des comptes publics. Un autre outil élaboré dans Excel est utilisé pour aider les employés à formater les informations financières dans les états financiers.
Ressources
Dans l'ensemble, la DGCM dispose d'un groupe de professionnels financiers chevronnés pour atteindre la mise en uvre intégrale du CCIRF, y compris les exigences relatives à la préparation des Comptes publics et des états financiers. Le Secteur de la comptabilité centrale et des rapports, au sein de la Division des comptes publics et des politiques de la Direction des opérations financières, assume la principale responsabilité de la préparation des comptes publics et des états financiers.
Même si le recrutement et la rétention des ressources pour satisfaire aux demandes grandissantes relatives aux exigences plus strictes des rapports financiers externes constituent un défi permanent pour la DGCM, la Direction générale a pourvu avec succès en personnel le Secteur de la comptabilité centrale et des rapports afin de s'assurer que la capacité de réponse à ces demandes grandissantes est adéquate.
Informations
Le Secteur de la comptabilité centrale et des rapports a accès à des informations pertinentes pour la préparation des comptes publics et des états financiers et les utilise. De multiples sources de données sont disponibles à cet égard. Par exemple, tous les ans, ce groupe reçoit des procédures de fin d'exercice du Receveur général du Canada en vue de la préparation des Comptes publics. Il participe aux groupes de travail des organismes centraux pour les représentants ministériels impliqués dans la préparation des Comptes publics et des états financiers. Ce groupe assure la liaison en permanence, pendant tout l'exercice, avec les divers organismes centraux au sujet des exigences relatives aux rapports financiers externes.
Par l'entremise des moyens mentionnés ci-dessus, le Secteur de la comptabilité centrale et des rapports se tient au courant des exigences actuelles en matière de rapports financiers. Il diffuse ces informations aux employés pertinents de la DGCM, y compris les agents financiers supérieurs de la Direction générale (se situant dans la Région de la Capitale nationale, au sein de chaque direction générale) et des agents financiers supérieurs régionaux (se situant dans chaque région). Au début de chaque cycle annuel d'établissement de rapports, ce secteur mène également des ateliers internes pour les agents administratifs et les administrateurs des centres de coûts à propos du processus de clôture de fin d'exercice.
Sur la base des travaux de vérification exécutés, les vérificateurs sont d'avis que la formation appropriée est assurée, les outils actuels sont raisonnables, la capacité en ressources actuelles est appropriée et les informations concernant la préparation des Comptes publics et des états financiers sont communiquées de manière adéquate.
Gestion des risques
Critères de vérification
Les risques liés aux rapports financiers ont été déterminés, évalués et documentés. La haute direction intervient officiellement face à ses risques.
Les exigences mentionnées ci-dessus sont incluses dans la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor du Canada. Cette politique a comme objectif de veiller à ce que les « risques reliés à la gérance des ressources publiques soient gérés adéquatement grâce à des contrôles internes efficaces, y compris les contrôles internes en matière de rapports financiers ».
Cette politique exige que les Administrateurs généraux et les Contrôleurs ministériels signent une Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers tous les ans pour le Ministère. Cette déclaration constitue la préface des états financiers du Ministère et indique que les administrateurs généraux et les directeurs financiers : attestent de la responsabilité d'un système efficace de contrôle interne; exécutent des évaluations annuelles axées sur les risques; établissent des plans d'action pour traiter des faiblesses importantes; et résument les résultats et les mesures prises.
À Santé Canada, le Contrôleur ministériel assume la responsabilité principale de la gestion des risques ministériels et s'assure que le profil de risque de l'organisation est tenu à jour et que les activités de gestion des risques sont axées sur les secteurs où le risque est le plus élevé. Les modifications du profil de risque de l'organisation sont régulièrement présentées au Comité de la haute direction et au Comité ministériel de vérification. Un volet clé du profil de risque de l'organisation a trait à la gestion financière, y compris les risques liés aux rapports financiers avec une emphase particulière mise sur les principaux comptes des états financiers, les principaux emplacements, les processus connexes et les systèmes de technologie de l'information.
Dans le cadre de sa vérification de la gestion des risques, les vérificateurs ont évalué les pratiques relatives aux quatre contrôles de gestion de base suivants émis par le Bureau du Contrôleur général:
- La haute direction a une approche documentée de la gestion des risques relative à la gestion financière.
- La haute direction détermine les risques qui peuvent entraver l'atteinte de ses objectifs.
- La haute direction évalue les risques qu'elle a identifiés.
- La haute direction intervient officiellement face à ses risques.
Approche documentée
La haute direction a une approche documentée de la gestion des risques relative aux rapports financiers.
L'évaluation et la gestion des risques liés aux rapports financiers font partie intégrante du CCIRF. La DGCM a stipulé l'approche du Ministère en termes de gestion des risques liés aux rapports financiers dans l'ébauche d'un document intitulé « Approche de Santé Canada en termes d'évaluation et de gestion des risques liés aux rapports financiers ». Ces lignes directrices indiquent clairement les principaux outils et activités dont il faut traiter dans le cadre de l'évaluation des risques liés aux rapports financiers. Elles ventilent le processus de gestion des risques comme suit : la compréhension des objectifs des rapports financiers; l'identification des secteurs de risque des rapports financiers; la mise en uvre d'une stratégie de contrôle des risques liés aux rapports financiers; et le contrôle, l'évaluation et la révision de la stratégie, s'il y a lieu.
Identification des risques
La DGCM utilise trois outils/activités clés pour identifier les secteurs de risque liés aux rapports financiers : l'évaluation des comptes des états financiers (décomposition); la description des principaux processus (graphique d'acheminement et contrôle interne sur la matrice des rapports financiers) et l'évaluation des risques liés aux rapports financiers.
Les activités d'évaluation des comptes des états financiers (décomposition) sont exécutées tous les ans par la DGCM. Chaque compte représenté dans les états financiers du Ministère est analysé en termes de risques inhérents qui peuvent constituer une fausse déclaration substantielle des états financiers. Dans le cadre de l'évaluation des risques liés aux comptes individuels, la probabilité et l'incidence des risques sont analysées. Les facteurs quantitatifs et qualitatifs sont pris en considération lors du processus d'évaluation.
Les activités relatives à la description des principaux processus, au graphique d'acheminement et au contrôle interne de la matrice des rapports financiers sont exécutées de manière continue par la Division du contrôle interne. Celle-ci a documenté les principaux processus étayant les rapports financiers à l'aide des descriptions des processus circonstanciés et des graphiques d'acheminement des processus. Pour chaque processus, les principaux risques et les contrôles connexes ont été identifiés. La matrice de contrôle interne indique et documente les objectifs du contrôle, les activités ayant pour but de faire face aux risques et établissent des références croisées entre les principaux contrôles et les graphiques d'acheminement.
L'évaluation des risques liés aux rapports financiers est menée tous les ans par la Division du contrôle interne de la DGCM. Elle a pour but d'assurer au Contrôleur ministériel que les risques liés aux rapports financiers ont été adéquatement atténués afin de permettre au Ministère de produire des états financiers fiables. L'évaluation fournit une rétroaction sur les risques généraux identifiés dans le CCIRF, ainsi que ceux identifiés par l'entremise de l'évaluation des comptes individuels.
Évaluation des risques
Au cours de l'exercice 2009-2010, la DGCM a pris des mesures pour améliorer la capacité du Ministère à évaluer les risques liés aux rapports financiers. Par exemple, la Division du contrôle interne a dirigé l'élaboration de la « Stratégie de l'efficacité opérationnelle de Santé Canada » qui est entrée en vigueur à l'automne 2009. Cette stratégie avait pour but de fournir des détails concernant la méthode de tests et de documenter l'efficacité opérationnelle des activités de contrôle interne de Santé Canada. La stratégie exhaustive de surveillance est détaillée dans la version préliminaire du « Guide de surveillance des contrôles internes exercés sur les rapports financiers ». Cette stratégie couvre tout le système de contrôle interne de Santé Canada et inclut des tests des principales activités de contrôle (manuelles et automatisées).
La portée de la stratégie inclut des tests sur les principaux contrôles manuels et des rapports sur 23 processus documentés (graphiques d'acheminement et principales matrices de contrôle interne) à travers toutes les régions et l'administration centrale à Ottawa. Ce projet consiste à mener des tests sur une période de trois ans à l'aide d'une approche axée sur les risques. Selon le document de la Stratégie, en 2009-2010, la première année de mise en uvre, elle devait tester l'efficacité opérationnelle des principaux contrôles manuels des processus opérationnels sélectionnés. Le travail de vérification a confirmé qu'au cours de l'exercice 2009-10, la Division du contrôle interne a exécuté cette stratégie et évalué les risques associés aux principaux processus opérationnels suivants : paiements de transfert; paye; gestion du matériel; immobilisations, déplacements; et recettes des services.
La Division du contrôle interne a achevé sa deuxième évaluation annuelle des risques liés aux rapports financiers avant la signature de la Déclaration de responsabilité de la direction de 2009-2010, englobant le CCIRF, par le contrôleur ministériel et le Sous-ministre. Elle a également préparé l'Annexe B de la Déclaration de responsabilité de la direction, englobant le CCIRF. Ce dernier document inclut des renseignements pertinents sur les résultats de l'évaluation de Santé Canada en ce qui concerne la conception et l'efficacité opérationnelle des principaux contrôles. L'Annexe B fournit également le plan d'action de Santé Canada, qui énonce clairement les progrès réalisés au cours de l'exercice 2009-2010 et le plan d'action pour 2010-2011. Ce plan d'action inclut des tests permanents sur l'efficacité du CCIRF, tests qui sont basée sur le plan de surveillance axé sur les risques du Ministère.
Dans le cadre de l'évaluation des risques liés aux rapports financiers, la Division du contrôle interne a tenu compte des résultats des vérifications ou évaluations récemment achevées, y compris une vérification des soldes d'ouverture figurant à l'État de la situation financière.
Réponses face aux risques
La haute direction intervient officiellement sur les risques auxquels elle est confrontée en termes de rapports financiers, en accord avec la Politique sur le contrôle interne et de l'exigence de produire des états financiers vérifiables grâce à la mise en uvre progressive du CCIRF.
La haute direction intervient officiellement sur les risques spécifiques identifiés au niveau de l'entité, ainsi qu'à ceux identifiés pour les principaux processus opérationnels comme le prouve le fait que ces risques sont déterminés, évalués et gérés officiellement par les représentants de la gestion des programmes et des finances. Lorsque des risques ont été identifiés et que des contrôles ne sont pas en place ou que les contrôles en place sont insuffisants pour atténuer les risques à un niveau acceptable, des plans d'action sont instaurés pour améliorer ces contrôles. La vérification a confirmé que la haute direction supervise activement la mise en uvre des plans d'action et qu'elle remédie aux faiblesses identifiées en temps utile et avec exhaustivité.
Les vérificateurs ont examiné et analysé la documentation et mené des entrevues auprès du personnel de la DGCM afin de déterminer le caractère raisonnable des pratiques d'évaluation et de gestion des risques financiers eu égard à la pertinence de l'approche documentée de la gestion des risques, l'identification des risques, l'évaluation des risques et la réponse de Santé Canada face aux risques identifiés.
Sur la base des travaux de vérification menés à cet égard, les vérificateurs ont conclu que dans l'ensemble, des pratiques saines sont en place en ce qui concerne les risques liés aux rapports financiers.
Contrôles clés
Documentation et évaluation des contrôles clés
Critères de vérification
Les contrôles clés des rapports financiers ont été documentés et évalués.
Les contrôles clés des rapports financiers ont été documentés. Au 31 mars 2010, la haute direction a achevé ses tests sur l'efficacité de la conception des contrôles clés en place dans ses principaux processus opérationnels, c'est-à-dire que la haute direction a procédé à des revues générales de chaque processus opérationnel majeur afin de vérifier si les processus décrits correspondaient aux pratiques réelles. Dans le cadre de l'évaluation de l'efficacité de la conception, elle s'est également assurée de l'alignement de chaque contrôle clé sur les risques qu'ils avaient pour but d'atténuer. Par suite de tests sur l'efficacité de la conception, Santé Canada a cerné plusieurs activités qui doivent être améliorées afin de renforcer le contrôle financier global. Les mesures requises incluent : la standardisation de la qualité, la fiabilité et la disponibilité de la documentation des procédures et des contrôles à l'administration centrale et dans les régions; l'amélioration du rapprochement et de l'intégrité des données; le renforcement des contrôles des technologies de l'information (contrôles de l'accès, procédures de modification des programmes et des données, sauvegarde et récupération).
Au cours de l'exercice 2009-2010, la haute direction a débuté des activités visant à évaluer l'efficacité opérationnelle des contrôles clés à l'aide de diverses activités. Ces activités comprenaient : l'élaboration d'un plan triennal de tests sur l'efficacité opérationnelle axé sur les risques; un régime de vérification des comptes d'échantillonnage statistique axé sur les risques; la surveillance des activités d'approvisionnement et de passation de marchés; la surveillance des activités reliées à la paye et une vérification externe de l'état de la situation financière.
Au cours de la même période, Santé Canada a mené plusieurs vérifications dont les résultats devraient contribuer à l'amélioration de la qualité des rapports financiers au sein du Ministère. Ces vérifications incluaient la vérification de la gestion de l'actif; les projections financières et les procédures de clôture d'exercice; et diverses vérifications de l'intégrité des systèmes qui se raccordent au système financier (SAP). De plus, une vérification interne de l'administration de la paye est en cours à l'heure actuelle et des plans sont en place pour vérifier les autres processus opérationnels clés tels que le cycle d'achats/dettes/paiements.
La revue des vérificateurs a révélé que des progrès ont été réalisés en termes d'évaluation des contrôles clés en place dans les processus opérationnels majeurs de Santé Canada. Malgré les progrès réalisés ces dernières années pour améliorer l'intégrité des rapports financiers au sein du Ministère, les vérificateurs sont d'avis que le Contrôleur ministériel devrait continuer à faire preuve de vigilance afin de s'assurer que les progrès sont maintenus.
Afin de satisfaire à l'échéance du 31 mars 2013 pour les états financiers vérifiables, les vérificateurs sont d'avis qu'il faut mettre l'accent sur l'achèvement des tests sur l'efficacité opérationnelle des contrôles des principaux processus opérationnels et des contrôles généraux des technologies de l'information. La DGCM a manifestement reconnu que c'est un secteur important, et par conséquent, a inclus les tests sur l'efficacité opérationnelle pour 2010-2011.
Les vérificateurs ont analysé si la documentation des principaux processus opérationnels est tenue à jour. Cela a révélé que certaines descriptions datent de 2007 et que la moitié de la documentation n'a pas été validée au cours de l'exercice 2009-2010. De plus, on a constaté que certains responsables de processus étaient confus quant à leur responsabilité de tenir à jour la description des processus opérationnels. Par conséquent, les vérificateurs sont d'avis qu'il faut officialiser le processus de mise à jour des descriptions des principaux processus opérationnels de la Division du contrôle interne. Cela aiderait la Division à réviser et mettre à jour le plan de contrôle axé sur les risques à l'appui de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers.
Recommandation no. 2
On recommande que le Contrôleur ministériel s'assure que le processus de mise à jour des descriptions des principaux processus opérationnels soit officialisé.
Réponse de la direction
La direction accepte cette recommandation.
Les rôles et les responsabilités (R&R) des responsables de processus qui visent à informer la Division du contrôle interne des révisions et des mises à jour de leurs processus respectifs seront officialisés et documentés dans le cadre de la mise à jour et de l'amélioration du document « Rôles et responsabilités de gestion financière au sein de Santé Canada » mentionné à la recommandation no.1.
La DGCM utilisera son plan triennal de surveillance axée sur les risques en tant que stratégie de transition vers la mise en uvre de la validation annuelle des processus effectuée par les responsables de processus.
Contrôle de l'enregistrement des opérations de fin d'exercice
Critères de vérification
Les processus de contrôle interne en place sont conçus de manière appropriée pour atténuer les risques relatifs au traitement des opérations de fin d'exercice.
La DGCM assume la responsabilité fonctionnelle de s'assurer que les processus de contrôle interne sont conçus de manière appropriée et servent à atténuer les risques relatifs au traitement des opérations de fin d'exercice.
La DGCM a mis en place un mécanisme élaboré qui a pour but d'atténuer les risques relatifs au traitement des opérations de fin d'exercice. Dans une perspective organisationnelle, la DGCM a une équipe de professionnels qui possède une expérience considérable en préparation des comptes publics. Deuxièmement, l'orientation et les lignes directrices relatives aux procédures de fin d'exercice et prescrites par le Receveur général du Canada, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sont très prescriptives, bien établies et généralement bien comprises par les secteurs financiers de Santé Canada. D'autre part, il n'y a pas le même degré de lignes directrices détaillées ou de ressources chevronnées en place ou de disponibles pour la préparation des états financiers. Ceci est compréhensible étant donné que la préparation des états financiers au niveau du Ministère et des organismes est une exigence relativement nouvelle au sein du gouvernement fédéral.
Par conséquent, tel que mentionné précédemment, il y a un besoin permanent de s'assurer que le Secteur de la comptabilité centrale et des rapports de la Division des comptes publics et des politiques soit pourvu d'un effectif exhaustif de professionnels expérimentés. C'est particulièrement important en raison des modifications continues des exigences relatives aux rapports du secteur public dictées par l'exigence d'une meilleure divulgation des informations financières.
Les vérificateurs ont procédé à une revue des mesures entreprises au sein de la DGCM pour assurer l'efficacité du traitement des opérations de fin d'exercice. Ils ont examiné les rôles du Secteur de la comptabilité centrale et des rapports, la Division des opérations et des systèmes comptables et la Division du contrôle interne à l'administration centrale et l'engagement des agents financiers principaux des directions générales et des régions pour ce qui est du traitement des opérations de fin d'exercice.
Ils ont également examiné la pertinence de la documentation d'orientation remise à tous les intervenants impliqués dans la préparation des rapports financiers externes et ils ont évalué le caractère raisonnable des tâches exécutées afin de s'assurer de l'intégrité du traitement des opérations de fin d'exercice.
Sur la base des travaux de vérification exécutés, les vérificateurs sont d'avis que des mesures raisonnables ont été entreprises par les groupes de la DGCM impliqués dans la gestion des risques associés au traitement des opérations de fin d'exercice.
Contrôles des applications de système eu égard aux opérations de fin d'exercice
Le CCIRF indique que Santé Canada documente ses systèmes de contrôles internes, y compris les contrôles généraux de la technologie de l'information. Ce cadre indique également que, pour chaque processus opérationnel, il y a des activités de contrôle en ce qui concerne la gestion de l'information (par exemple, des contrôles des applications de technologies de l'information, de même que des contrôles de la gestion des bases de données et des documents).
La revue des vérificateurs a inclus des entrevues avec le personnel de la Division du contrôle interne sur les contrôles des applications de système pour ce qui est des opérations de fin d'exercice. La revue du classeur d'évaluation des risques de 2009-2010 préparé par la Division a démontré que les contrôles informatisés généraux du système financier (SAP) sont testés.
Les vérificateurs ont interrogé le personnel du SCCR et du Système des applications de gestion intégrée des ressources (qui fait partie de la Direction des opérations financières de la DGCM, au sein de la Division des opérations et des systèmes comptables). Cela a permis de confirmer que ces contrôles de l'accès sont en place eu égard à SAP et à d'autres systèmes utilisés pour la préparation des Comptes publics et des états financiers. Par suite de leur revue, les vérificateurs ont remarqué plusieurs bonnes pratiques relatives aux efforts du SCCR pour s'assurer de l'intégrité des contrôles des applications de système pour les opérations de fin d'exercice. Par exemple, seuls les utilisateurs autorisés ont le droit d'ouvrir une session dans le Système de préparation des Comptes publics, le système utilisé pour enregistrer les plaques des Comptes publics. Les exigences de séparation des tâches ont été prises en considération avant d'accorder les accès à SAP. L'accès pour enregistrer les opérations de fin d'exercice dans SAP est limité aux employés autorisés.
Rapports financiers
Revue et approbation des rapports financiers
Critères de vérification
Les rapports financiers sont examinés et approuvés.
Les exigences relatives à la revue et à l'approbation des comptes publics et des états financiers figurent dans les politiques, procédures, directives et lignes directrices ministérielles.
Les lignes directrices relatives aux Comptes publics et aux états financiers figurent également dans d'autres sources ministérielles. Par exemple, le CCIRF fournit des informations sur les exigences relatives aux rapports financiers. Le site intranet de Santé Canada fournit des lignes directrices utiles sur le CCIRF, y compris les exigences relatives aux rapports financiers. Il fournit aussi des informations exhaustives sur les politiques, les procédures et la formation en matière de finances, y compris les exigences spécifiques relatives aux rapports financiers.
La revue des vérificateurs était axée sur les processus pour assurer l'exhaustivité, l'exactitude, le caractère raisonnable des informations dans les comptes publics et les états financiers; les processus d'approbation, y compris les signatures et les pratiques pour déceler les défaillances importantes des contrôles.
Les vérificateurs ont analysé si les politiques, directives, procédures et lignes directrices du Ministère fournissent une orientation appropriée en ce qui concerne les exigences relatives aux rapports financiers pour la préparation des comptes publics et des états financiers. Les vérificateurs ont examiné les processus et les activités menés par la DGCM dans le cadre de la préparation de ces deux rapports. Ils ont interrogé les principaux représentants de la DGCM, examiné et analysé une vaste documentation et observé les processus afférents à la préparation, à l'examen et à l'approbation de ces rapports. Les vérificateurs ont jugé que la DGCM respectait les exigences d'examen et d'approbation des rapports.
Les Comptes publics et les états financiers ont été attentivement révisés et approuvés à diverses phases d'achèvement; des corrections ont été apportées à ces rapports, ce qui a eu pour résultat que les versions finales de ces documents ont fait l'objet d'un niveau approprié de révision. Ceci a démontré qu'une structure de gouvernance appropriée a été mise en place pour assurer l'intégrité des rapports financiers. La preuve réside dans le fait que le Sous-comité du Conseil des cadres supérieurs sur les finances, l'évaluation et la responsabilisation et le Comité ministériel de vérification ont été consultés lors des étapes clefs de l'élaboration de ces documents. Ces comités de la haute direction furent informés de questions importantes relatives aux rapports financiers et ont eu l'occasion d'examiner et de fournir des avis sur le Cadre de contrôle interne en matière de rapports financiers et les versions préliminaires des comptes publics, des états financiers et de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers et de comptes publics.
Les vérificateurs ont mené des entrevues, examiné et analysé des documents probants pour vérifier la conformité avec les exigences relatives à la revue et à l'approbation des comptes publics et des états financiers. Sur la base des travaux de vérification exécutés, les vérificateurs ont conclu ces exigences sont respectées.
Rapports financiers appropriés et en temps utile
Critères de vérification
Des rapports financiers appropriés sont communiqués en temps utile, à l'interne et à l'externe.
Le CCIRF de Santé Canada énonce les exigences générales relatives aux rapports financiers appropriés présentés en temps utile et à la manière dont ces financiers devraient être communiqués à l'interne et à l'externe. Ce cadre stipule les exigences particulières relatives à la préparation des comptes publics et des états financiers appuyés par la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers et l'Annexe B jointe à la Déclaration.
La version préliminaire des « Lignes directrices sur le volet informations et communications du CCIRF » stipule l'approche ministérielle du volet « informations et communications » du CCIRF et les processus nécessaires pour satisfaire aux exigences du CCIRF.
La même ligne directrice stipule qu'il est essentiel que les rapports incluent des données appropriées pour permettre un contrôle efficace. Elle indique également que la revue de qualité des informations vise à s'assurer qu'elles sont à jour, exactes et accessibles.
L'examen des vérificateurs a consisté en des entrevues, une revue, une analyse de la documentation et une analyse du caractère raisonnable des processus appliqués pour la préparation des comptes publics et des états financiers.
Les vérificateurs n'ont pas procédé à une vérification détaillée de la qualité et de la pertinence des informations incluses dans les comptes publics ou les états financiers. Par conséquent, les vérificateurs ne sont pas en mesure d'exprimer une opinion au sujet de la qualité et de la pertinence de la teneur de ces documents.
Cependant, les vérificateurs ont examiné le caractère raisonnable des processus appliqués pour s'assurer que les informations appropriées sont incluses dans ces rapports financiers externes. Ils ont également examiné les échéanciers de préparation des comptes publics et des états financiers pour l'exercice 2009-2010.
Sur la base de leur examen, la vérification a conclu que les processus sont suffisamment rigoureux pour assurer des informations exactes dans les rapports financiers externes. En outre, les vérificateurs ont déterminé que Santé Canada satisfait à ses échéances de rapports financiers externes.
En bref, des rapports financiers appropriés sont présentés en temps utile par le Ministère.
Conclusion
Dans l'ensemble, les vérificateurs ont conclu que Santé Canada a un cadre de contrôle de gestion efficace en place qui assure la production de rapports financiers externes fiables. Un cadre de contrôle de la gestion exhaustif a été conçu et est en place. De plus, les pratiques de gestion des risques sont raisonnables, des contrôles clés ont été conçus, y compris pour les opérations de fin d'exercice et la revue, l'approbation et les échéances des rapports financiers externes sont raisonnables.
Néanmoins, afin de renforcer davantage la gérance et la responsabilisation générales et d'améliorer la gestion des rapports financiers externes, des recommandations ont été exprimées dans les domaines suivants : rôles et responsabilités et la mise à jour de la description des principaux processus opérationnels.
Annexe A - Critères de vérification
Cadre de contrôle de la gestion
- Le cadre de contrôle de la gestion financière de Santé Canada afférent à la préparation et aux rapports des états financiers est conforme aux lois et politiques applicables et communiqué aux employés.
- Les rôles et les responsabilités sont clairement définis, communiqués et compris.
- Les employés ont reçu la formation, les outils, les ressources et les informations nécessaires à l'exécution de leurs fonctions.
Gestion des risques
- Les risques liés aux rapports financiers ont été déterminés, évalués et documentés. La haute direction intervient officiellement face à ses risques.
Contrôles clés
- Les contrôles clés des rapports financiers ont été documentés et évalués.
- Les processus de contrôle interne en place sont conçus de manière appropriée pour atténuer les risques liés aux opérations de fin d'exercice.
Rapports financiers
- Les rapports financiers sont examinés et approuvés.
- Les rapports financiers appropriés sont communiqués en temps utile à l'interne et à l'externe.
Source : Les Contrôles de gestion de base : Un guide à l'intention des vérificateurs internes, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Bureau du contrôleur général du Canada, novembre 2007.
Annexe B - Principaux volets du Cadre de contrôle interne des rapports financiers
Source : Ébauche du Cadre de contrôle interne en matière de rapports financiers (CCIRF) de Santé Canada, janvier 2008.
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