ARCHIVÉE - Réponse et plan d'action de la direction - Vérification des marchés de services

Recommandations Réponse de la direction Mesures prévues Produits livrables Date d'achèvement prévue Responsabilisation
Recommandation no 1

Il est recommandé au contrôleur ministériel de mettre en place des procédures de vérification régulières et après adjudication lorsqu'un échantillonnage de marchés inférieurs à 10 000 $ est révisé pour assurer la conformité aux politiques et aux procédures.
Acceptée

En 2008, le contrôleur ministériel a instauré un plan de vérification du matériel et de la gestion des biens (MGB) fondé sur le risque pour guider la révision annuelle des marchés et des activités de vérification une fois le marché terminé.

Le plan de vérification du MGB comprendra des marchés de faible valeur (moins de 10 000 $) d'ici le 10 juin 2010. Ces marchés seront inclus dans la stratégie de mise à l'essai de la vérification du MGB qui commencera au cours de l'exercice financier 2010-2011.
Santé Canada a mis en oeuvre un processus fondé sur le risque pour guider la révision des marchés et des activités de vérification une fois le marché terminé. Ce processus s'est avéré efficace et efficient pour découvrir les problèmes, tant pour les gestionnaires que les spécialistes des marchés impliqués dans le processus, les politiques et la formation. Le plan de vérification du MGB comprendra des procédures relatives à la révision des marchés de faible valeur (moins de 10 000 $). Juin 2010
(complété)
Directeur, Division de la politique, de la formation et des communications (DPFC) DMGB, DGCM
Une révision du plan de vérification du MGB sera menée annuellement et respectera les principes de gestion fondés sur le risque liés à la passation de marchés. Octobre 2010 DPFC-DMGB, DGCM
Les directions générales seront informées des résultats de la vérification du MGB. La DMGB partagera le soutien aux pratiques exemplaires et aux possibilités d’amélioration permanente avec les SMA des directions générales. Novembre 2010 DMGB, DGCM
Recommandation no 2

Il est recommandé au contrôleur ministériel d'assurer l'élaboration et l'application de normes de service concernant la prestation de services d'approvisionnement.
Acceptée

En juin 2010, la Direction du matériel et de la gestion des biens (DMGB) a restructuré la fonction d'approvisionnement dans la Région de la capitale nationale (RCN). Le nouveau processus comprend une demande de proposition (DDP) et une demande d'offre permanente (DOP) différentes. Ce processus aura un impact sur le délai requis pour réviser les activités de passation de marchés. La DMGB recueillera des données au cours de l'exercice financier pour déterminer et élaborer de nouvelles normes de service qui incluront le processus de DDP et de DOP. L'application à la grandeur du pays de la restructuration du processus d'approvisionnement aura lieu en décembre 2010.
Selon le nouveau processus d'approvisionnement, la Direction du matériel et de la gestion des biens cueillera les données de trois (3) processus différents possibles de marchés de services : fournisseur unique, concurrence traditionnelle et appel d'offres ouvert (affiché sur MERX). La DMGB analysera les données et élaborera et communiquera des normes de service pour les trois (3) processus nommés précédemment. Révision de l'analyse comparative en tenant compte des autres normes du Ministère. Février 2011 Directeur, Division de l'approvisionnement et des marchés (DAM) DMGB, DGCM
Collecte de données et analyse des différentes passations de marchés concernant les mécanismes de service : fournisseur unique, concurrence traditionnelle et appel d’offres ouvert (affiché sur MERX). Avril 2011 DAM-DMGB, DGCM
Élaboration de normes de service. Mai 2011 DAM-DMGB, DGCM
Stratégie de communication pour conseiller SC sur l’élaboration de normes de service pour les trois (3) méthodes d’approvisionnement. Juillet 2011 DPFC-DMGB, DGCM
Début du suivi et de la préparation de rapports sur les normes. Décembre 2011 DAM-DMGB, DGCM
Rapports préliminaires sur l’adhésion aux normes de service établies. Juin 2012 DAM-DMGB, DGCM
Recommandation no 3

Il est recommandé
  • au contrôleur ministériel de s'assurer que les offres à commandes sont en place et qu'elles sont communiquées régulièrement en vue de faciliter l'accès aux services requis afin de répondre aux besoins permanents ministériels;
  • aux sous-ministres adjoints des directions générales des programmes de s'assurer que les gestionnaires des centres de coûts participent à l'exercice annuel de planification de l'approvisionnement afin de faciliter le développement d'instruments confirmés comme les offres à commandes, et les documents planifiés comme le plan d'investissement.
Acceptée

Les résultats de séances de planification de l'approvisionnement passées ont permis d'élaborer des stratégies à l'intention de plusieurs services de grande priorité comme les écoles de formation linguistiques, les spécialistes du Programme d'aide aux employés et les fournisseurs de service de laboratoire.

Des données sur la planification de l'approvisionnement seront recueillies avec les données sur la planification des investissements pour le cycle de planification intégré de 2010-2011 et après.

Le CM et les SMA des directions générales collaboreront tout au long du processus de planification de l'approvisionnement afin de s'assurer d'identifier des possibilités de COC et de les développer pour les utiliser lorsque la chose est possible.
En se basant sur l'information reçue des SMA, le CM déterminera les approvisionnements prioritaires et veillera à ce que des COC soient en place, lorsque la chose sera possible. Planification de l'approvisionnement, y compris le processus de POIM. Septembre 2010 DPFC-DMGB, DGCM
Une stratégie de communications concernant l’administration des offres à commandes sera mise en œuvre et appliquée. Décembre 2010 DPFC-DMGB, DGCM
Réunir l’information obtenue de l’exercice de planification et identifier les possibilités de développer d’autres COC. Avril 2011 DAM-DMGB, DGCM
Les gestionnaires des centres de coûts participeront à l’exercice de planification de l’approvisionnement et rencontreront des agents d’approvisionnement pour réaliser une évaluation adéquate des priorités des directions générales en matière d’approvisionnement en tenant compte du calendrier, du risque pour le Ministère, des coûts, etc. Au cours de l’exercice annuel de planification intégrée, les SMA fourniront une information la plus précise possible sur la planification de l’approvisionnement dans le cadre du plan d’investissement. Cette information sera utilisée pour faciliter le développement de stratégies à long terme, y compris des outils d’approvisionnement accélérés. Février 2011 SMA des directions générales et autres membres de la direction
Recommandation no 4

Il est recommandé au contrôleur ministériel et aux sous-ministres adjoints des directions générales des programmes de s'assurer que tous les marchés assujettis aux exigences du Programme d'équité en matière d'emploi possèdent la documentation nécessaire dans leurs dossiers pour démonter que l'entrepreneur a instauré un programme d'équité en matière d'emploi.
Acceptée

La restructuration du processus d'approvisionnement appliquée en juin 2010, comprenait une révision des modèles pertinents de marchés afin d'assurer l'intégralité des DP et des énoncés des travaux (EDT), des documents de marchés ainsi que la liste de vérification du CCCD. Les exigences du Programme d'équité en matière d'emploi sont comprises dans la liste de vérification du CCCD et du modèle de DP.

Les spécialistes de l'approvisionnement et les GCC sont donc invités à collaborer avant que les marchés ne soient lancés pour s'assurer que les exigences du Programme d'équité en matière d'emploi seront respectées et documentées.
Dans le cadre de l'initiative de restructuration lancée en juin 2010, le contrôleur ministériel a révisé des modèles de marchés pour s'assurer que les exigences du Programme d'équité en matière d'emploi sont incluses dans les modèles de DP et d'EDT et sur la liste de vérification du CCCD. Une stratégie de communications sera élaborée et appliquée. La stratégie soulignera les exigences du Programme d'équité en matière d'emploi lors de passation de marchés. La stratégie comprendra des communications avec des spécialistes fonctionnels et des gestionnaires des centres de coûts. Ces communications se feront annuellement. Octobre 2010 DPFC-DMGB, DGCM
Les directions des directions générales insisteront sur l’importance de s’assurer que les GCC confirment les exigences de l’équité en matière d’emploi. Mars 2011 SMA des directions générales et autres membres de la direction avec l’appui de la DGCM
Le plan de vérification du MGB de 2010-2011 comprendra une vérification des exigences du Programme d’équité en matière d’emploi. Juin 2010 (complété) DPFC-DMGB, DGCM
Une révision du plan de vérification du MGB sera réalisée. Octobre 2010 DPFC-DMGB, DGCM
Les résultats de la vérification du MGB seront distribués aux SMA. La DMGB déterminera le soutien aux pratiques exemplaires et aux possibilités d’amélioration permanente avec les SMA des directions générales. Novembre 2010 DMGB, DGCM
En collaboration avec la DGCM, les SMA appliqueront des mesures correctives au besoin. Mars 2011 SMA des directions générales et autres membres de la direction
Recommandation no 5

Il est recommandé au contrôleur ministériel et aux sous-ministres adjoints des directions générales des programmes d'assurer, dans leurs domaines de responsabilité respectifs,  la présence d'une documentation adéquate sur le soutien des prix dans les dossiers de marchés non concurrentiels.
Acceptée

Il est recommandé dans la Politique des marchés et l'Avis sur la Politique des marchés 2007-04 du CT d'obtenir un soutien des prix une fois seulement qu'une soumission soit reçue ou qu'une seule personne peut exécuter le travail demandé (PAC).

La restructuration du processus d'approvisionnement, mise en oeuvre en juin 2010, veille à ce que les spécialistes de l'approvisionnement et les GCC collaborent avant le lancement des marchés pour assurer une documentation adéquate sur le soutien des prix et que la justification d'un fournisseur unique soit incluse dans le dossier.

La DGCM améliorera les instruments (documents d'invitation à soumissionner, listes de vérification concernant l'approbation des marchés) afin d'aider les GCC à insérer la documentation adéquate dans les dossiers. Les spécialistes de l'approvisionnement et les GCC collaboreront à l'étape de la planification des marchés (avant la préparation du marché) pour s'assurer que les bonnes procédures de passation de marchés sont respectées et que les politiques de passation de marchés sont conformes.
Des mesures seront prises pour améliorer la qualité de l'information dans la documentation du processus de passation de marchés, notamment la documentation du soutien des prix, le cas échéant. Les modifications apportées aux différents documents (énoncé des travaux, demande de proposition, etc.) dans le cadre de la restructuration appuieront également une documentation améliorée. La DGCM mettra à jour des modèles de documents d'invitation à soumissionner (DP et PAC) pour y inclure une section sur le soutien des prix. Septembre 2010 DAM-DMGB, DGCM
La DGCM élaborera et appliquera une stratégie de communications pour rappeler et pour conseiller SC sur les exigences des politiques sur le soutien des prix. Cette stratégie comprendra des communications aux gestionnaires des centres de coûts et aux spécialistes fonctionnels (approvisionnement). Octobre 2010 DPFC-DMGB, DGCM
La DGCM exercera des mesures de contrôle, notamment une vérification pour s’assurer que l’information sur le soutien des prix est comprise dans la liste de vérification pour l’approbation des marchés et le modèle de DP. Les agents d’approvisionnement s’assureront de la présence de la documentation avant d’approuver des marchés par le CCCD. Juin 2010 (complété) DAM-DMGB, DGCM
Le cas échéant, il appartient aux GCC d’obtenir une information sur le soutien des prix avant la préparation du marché et de la transmettre aux agents des marchés aux fins d’approbation par le CCCD. Juin 2010 (complété) SMA des directions générales et autres membres de la direction
Recommandation no 6

Il est recommandé que le contrôleur ministériel et les sous-ministres adjoints des directions générales des programmes, veillent à ce que des contrôles soient mis en place afin de s'assurer que les sommes facturées par les fournisseurs sont en accord avec les conditions définies dans le mode de paiement.
Acceptée

Les procédures de vérification des comptes de Santé Canada comprennent une liste de vérification des comptes pour les GCC et les CCC, qui inclus l'article suivant : «le prix est conforme au contrat, à la modification autorisée du contrat ou, s'il n'est pas précisé au contrat, il est raisonnable.».
Les rapports trimestriels préparés par les services de comptabilité accompagnés d'analyses des résultats de l'assurance de qualité seront utilisés par les services de comptabilité pour prendre les mesures correctives nécessaires et par la DGCM pour surveiller l'efficacité des processus d'échantillonnage statistique. Des rapports trimestriels préparés par les services de comptabilité accompagnés d'analyses des résultats de l'assurance de qualité seront produits et distribués. Septembre 2010 DOF-DGCM
L'instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière de finances de Santé Canada exige de s'assurer que les montants facturés sont conformes aux modalités de paiement précisées dans les marchés correspondants  au moment de certifier en vertu de l'article 34. Les services comptables prennent des mesures correctives à l’intention du personnel des directions générales lorsqu’ils découvrent des erreurs sérieuses au risque élevé et des transactions à faible risque échantillonnées.

La DGCM prépare et distribue un résumé ministériel des résultats des erreurs d’échantillonnage statistique dans le cas de transactions à risque élevé et faible.
Un résumé des résultats d’erreurs d’échantillonnage statistique dans le cas de transactions à risque faible et élevé. Avril 2010 (complété) DGRP (Agents régionaux principaux des finances), DGCM (Opérations financières /DOSC)
En 2008, Santé Canada a créé une assurance de qualité fondée sur le risque touchant la procédure de vérification des comptes dans le cas de paiements. Plus récemment, la DGCM a mis en oeuvre un échantillonnage statistique de paiements qui donne l'assurance que les paiements sont conformes aux modalités de paiement précisées dans des marchés correspondants. Une assurance de qualité approfondie est effectuée dans le cas de paiements à risque élevé et de paiements échantillonnés à faible risque basés sur la valeur du paiement.

La fonctionnalité du système financier (SAP) et les procédures d'assurance de la qualité dans le cas d'un échantillonnage statistique ont été mises en oeuvre dans toutes les régions le 1er avril 2010.

Chaque service de comptabilité (RCN et les régions) enregistre les erreurs sérieuses et non sérieuses dans SAP au moyen de codes normalisés (y compris le suivi des paiements non conformes au mode de paiement précisés dans des marchés correspondants).

À chaque trimestre, le service de comptabilité effectuera une analyse des résultats de l'assurance de qualité et en fera rapport à la DGCM.

Ces rapports d'analyse seront utilisés par :
  1. les services de comptabilité pour identifier les tendances des erreurs dans la vérification des comptes et pour déterminer les mesures correctives nécessaires à l'intention du personnel des directions générales;
  2. par la DGCM pour surveiller l'efficacité des processus d'échantillonnage statistique et tenir compte des recommandations de changement;
  3. par la DGCM pour appuyer les certifications des directions générales et du Ministère sur les contrôles.
Les services comptables préparent des rapports d’analyse supplémentaires pour identifier les tendances touchant les séries de paiements et les centres de coûts et adoptent des mesures correctives à l’endroit du personnel des directions générales.
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