ARCHIVÉE - Réponse et plan d'action de la direction - Vérification des services de santé non assurés - Transport médical

Octobre 2010

Réponse générale de la direction :

La Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI) et la Direction générale des régions et des programmes (DGRP) sont d'accord avec les recommandations formulées par les vérificateurs du Bureau de la vérification et de la responsabilisation (BVR). Les deux Directions s'engagent à :

  • accroître l'efficacité et l'exactitude de la collecte de données;
  • à mettre à jour les processus d'évaluation et que la DGSPNI et la DGRP mettent en place les contrôles de système appropriés
  • et à augmenter la surveillance des accords de contribution.

Les leçons apprises et les recommandations de cette vérification ont été partagées avec toutes les régions et seront utilisées pour renforcer les pratiques de la gestion.

Recommandations
Réponse de la direction
Interventions prévues
Produits livrables
Date d'achèvement prévue
Responsabilisation
Recommandation nº 1
Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits, en collaboration avec le sous-ministre adjoint de la Direction générale des régions et des programmes, s'occupent de la mise à jour de la liste des risques et de la méthode d'évaluation des risques pour le Programme des SSNA, et élaborent et mettent en œuvre des stratégies d'atténuation pour donner suite aux risques dégagés.
Est d'accord - Le profil de risque du programme des SSNA sera mis à jour afin d'identifier clairement les risques des services de transport pour raison médicale ainsi que les stratégies d'atténuation.
 
Le Programme des SSNA continuera d'utiliser la gamme de mécanismes de gestion des risques en place telles qu'elles sont décrites dans le rapport de vérification, conformément au profil de risque (p, ex., le Cadre de travail sur le transport médical, le Guide des opérations concernant le transport médical des SSNA, le Forum sur la gestion du programme des SSNA et le comité de gestion des risques des SSNA)
A.1 Les responsables du Programme des SSNA mettront à jour leur Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) pendant le renouvellement continu des responsables du Programme des SSNA pour l'exercice 2011 - 2012 et tous les trois ans par la suite. Ce renouvellement tiendra compte des plus récents Contrôles de gestion fondamentaux du Bureau du contrôleur général, des politiques du gouvernement du Canada (p. ex., la Politique sur les paiements de transfert) et des autres risques importants pertinents qui peuvent influer sur l'exécution du Programme. Mise à jour du CVAR du Programme des SSNA Mars 2011 pour l'exercice 2011 -2012. DGSPNI, Direction du Programme des SSNA
directeur de la Division des politiques de programmes et de la planification
Recommandation nº 2
Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits veille à ce que les systèmes d'information qui sous-tendent l'offre de prestations de transport médical permettent de recueillir des renseignements complets, fiables et opportuns en vue de la prise de décisions, et que le sous-ministre adjoint de la Direction générale des régions et des programmes assure la collecte de données de qualité et opportunes pour les ententes de contribution et les prestations gérées par des secteurs opérationnels.
Est d'accord -Le programme des SSNA reconnaît que l'information de qualité aide à la prise de décisions politiques efficaces et à évaluer la rentabilité des options variées de transport pour raison médicale. Des progrès significatifs ont été réalisés dans l'intégration de l'information opérationnelle provenant de systèmes ministériels et les travaux se poursuivront pour améliorer la saisie des données et l'analyse du transport pour raison médicale.
 
Les systèmes opérationnels qui gèrent le transport médical en régions sont conçus pour saisir un ensemble commun d'indicateurs, en assurer le suivi et les charger dans une base de données nationale. Certains problèmes d'intégrité des données restent à régler, mais on travaille actuellement avec chaque région pour résoudre les problèmes non réglés. Le plan à long terme est d'intégrer tous les systèmes de TM.
 
En plus de questions des limitations de système, identifiées ci-dessus, la collecte et l'intégration de l'information sur le transport pour raison médicale, lorsque le service est fourni en vertu d'un accord de contribution, est confrontée à des problèmes de capacité en termes de ressources humaines et de connectivité au sein des collectivités des Premières nations. Malgré des modèles standardisés, un guide de l'utilisateur et la formation fournie aux bénéficiaires, les problèmes relatifs à la conformité et à l'assurance de la qualité subsistent.
Grâce à l'élaboration de modèles standardisés, un guide de l'utilisateur et de la formation, la DGSPNI et la DGRP ont déjà commencé à travailler en collaboration avec les communautés pour améliorer la qualité des renseignements déclarés par les bénéficiaires des Premières nations qui gèrent le transport médical en vertu d'accords de contribution.
A1. Évaluer le progrès réalisé dans la collecte des prestations de transport médical gérées conformément aux processus opérationnels et des prestations fournies en vertu d'accords de contribution en regard des objectifs de stratégies pluriannuelles et déterminer les questions-clés en ce qui a trait à la qualité et à l'intégrité. Rapport Mars 2011 DGSPNI
Programme des SSNA
A2. Mettre à jour les objectifs pluriannuels en matière de collecte de données sur le transport médical par région et mettre en œuvre des mesures pour accroître la couverture de la collecte de données tout en améliorant la qualité et l'intégrité. Plan de collecte de données pluriannuel sur le transport médical Avril 2011 DGSPNI
Programme des SSNA
A3. Les régions couvertes par la DGRP apporteront des changements à la collecte de données opérationnelles et au contrôle de la qualité des données du Guide des opérations concernant le transport médical qui seront conformes aux objectifs pluriannuels, et le progrès sera mesuré chaque année. Évaluation annuelle Avril 2011 Sous-ministre adjoint (SMA) de la DGRP
Recommandation nº 3
Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits et le sous-ministre adjoint de la Direction générale des régions et des programmes songent à renforcer les contrôles rattachés aux registres d'accès dans le système de données sur le transport médical et les lots de dossiers dans le système de données sur le transport médical de l'Ontario.
Est d'accord - Les sous-ministres adjoints de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits et de la Direction générale des régions et des programmes veilleront à ce que les faiblesses relevées dans la présente vérification soient examinées et que les mesures de contrôle soient évaluées.
 
Les résultats de cette vérification ont été partagés avec tous les gestionnaires régionaux des SSNA pour assurer que les leçons apprises et les meilleures pratiques soient envisagées et appliquées.
 
Un certain nombre de mesures, telles que l'amélioration des contrôles sur la gestion du changement et l'accès aux données, ont déjà été mises en œuvre afin de résoudre les questions de contrôles financiers et de systèmes identifiés dans la région de l'Ontario. Des modifications additionnelles au système pourraient être mises en œuvre suite à une évaluation de la faisabilité et de la rentabilité des mesures proposées en regard d'autres priorités.
 
En outre, les deux directions générales se sont engagées à suivre les protocoles améliorés du système de gestion du changement, tel que promu par la DGSG. Ces mesures ont déjà été intégrées dans le Système de consignation des transports pour raison médicale (SCTRM).
 
En ce qui a trait à la protection des renseignements personnels, il est important de noter que le Programme des SSNA comporte un code de protection des renseignements personnels et offre une formation obligatoire sur la protection des renseignements personnels aux employés avant de leur donner accès aux systèmes de transport médical de la DGSPNI.
Mesures appliquées par le Système de consignation des transports pour raison médicale (SCTRM) :
A1. Évaluer l'efficacité des contrôles actuels, des risques restants et des améliorations requises en ce qui concerne les restrictions d'accès aux utilisateurs du SCTRM.
Analyse de risque et de faisabilité Décembre 2010 DGSPNI
Direction du Programme des SSNA
S'il est décidé de donner suite à ces modifications, une proposition sera incluse dans le processus de classement par ordre de priorité des systèmes ministériels pour 2011 - 2012. Document relatif au concept du projet Février 2011  
Mesures appliquées par le Système de transport médical de l'Ontario (STMO) :
A2. L'amélioration des contrôles de gestion de changement en intégrant une solution logicielle temporaire au STMO.
  • Le logiciel Microsoft Visual SourceSafe (VSS) est actuellement utilisé pour assurer le suivi de tous les changements apportés aux codes sources (CS).
  • L'appareil de pistage de demande de changement (DC) est actuellement utilisé pour assurer le suivi de tous les changements apportés au STMO
Changements apportés au système Complet DGRP
région de l'Ontario, Directeur général régional (DGR)
A3. Les changements suivants ont été apportés à l'égard des contrôles du STMO :     DGRP région de l'Ontario, directeur régional Programme des SSNA
A3.1. La sécurité du STMO est gérée de façon centrale à partir du bureau régional (BR) pour les trois (3) zones. Contrôle amélioré et surveillance améliorée de l'accès aux données Complet  
A3.2. L'accès à la sécurité et les mises à jour qui y sont apportées sont maintenant saisis. Changements apportés au système Complet  
A3.3. Élaborer un processus pour surveiller les registres d'accès des utilisateurs. Changement apporté au système Novembre 2010  
A4. Le protocole de transfert de fichier (FTP) des fichiers de paiement au PAS a été automatisé. Changement apporté au système Complet DGRP région de l'Ontario, directeur du Programme des SSNA
A5. Les problèmes de fichier de paiement par lot soulevés par le Bureau de la vérification et de la responsabilisation ont été abordés et les processus pertinents ont été mis à jour et sont maintenant conformes aux politiques de l'article 34 sur la vérification des comptes. Changements apportés aux processus et au système Changements apportés au processus, novembre 2010
 
Système complet
DGRP
région de l'Ontario, directeur régional, Programme des SSNA
Recommandation nº 4
Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits fasse en sorte qu'une nouvelle exigence soit ajoutée au cadre stratégique du transport médical pour veiller à ce que les niveaux de financement soient classés par catégorie de coûts dans les ententes de contribution.
Est d'accord - Les responsables du Programme des SSNA examineront les lignes directrices relatives à la gestion des accords de contribution contenues dans le Guide des opérations concernant le transport médical relatif aux SSNA pour s'assurer que la procédure établie est suivie dans l'établissement d'un niveau de financement et que la consignation de l'information financière et non financière est conforme aux exigences du Programme, y compris les 21 éléments de données obligatoires sur le transport médical. A.1 Examiner et mettre à jour les renseignements contenus dans le Guide des opérations concernant le transport médical de la Direction générale du Programme des SSNA.   Janvier 2011 DGSPNI
Direction du Programme des SSNA
A.2 Diffuser ces renseignements au personnel du Programme des SSNA par le biais du Centre d'information sur les politiques et d'un avis au personnel.   Mars 2011 DGSPNI
Direction du Programme des SSNA
Recommandation nº 5
Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits fasse en sorte que les lignes directrices du Programme des SSNA soient clarifiées en ce qui concerne la fréquence des rapports que doivent présenter les bénéficiaires, selon leur profil de risque.
Est d'accord - Les responsables du Programme des SSNA exigent que les bénéficiaires déclarent toutes les opérations au moins trois fois par année. Toutefois, les gestionnaires des contributions sont habilités à accroître le niveau de gestion, ainsi que les exigences relatives à la surveillance et aux obligations de rendre compte basé sur le niveau de risques évalués pour les bénéficiaires, conformément aux exigences de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert. Lorsque nécessaire, l'importance d'exercer un tel pouvoir, sera rappelé aux directeurs régionaux et aux gestionnaires.   Note de rappel des responsables du Programme des SSNA aux participants au Forum des gestionnaires du Programme des SSNA. T3 2010 - 2011 DGSPNI
Direction du Programme des SSNA
Recommandation nº 6
Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits demande à la région de l'Ontario de renforcer ses activités de surveillance dans le domaine des rapports financiers, de la documentation des visites sur place et des interventions hâtives en cas de problème majeur, comme des déficits.
Est d'accord - La Direction générale des régions et des programmes (DGRP) veillera à ce que la région de l'Ontario renforce ses activités de surveillance dans les domaines de la présentation de l'information financière et de la documentation des visites aux collectivités de bénéficiaires et continue de suivre les politiques en matière d'intervention dans les cas où des problèmes importants se posent.
 
Pour adresser les problèmes de déficit récurrents rencontrés par un bénéficiaire dans le nord de l'Ontario, un processus d'examen et des contrôles renforcés ont été mis en œuvre au printemps 2010 basé sur la politique d'intervention de la DGSPNI. Santé Canada et le bénéficiaire entreprennent conjointement un examen opérationnel de la transition du service de TM. Le bureau régional de l'Ontario de Santé Canada sera responsable de l'approbation préalable des voyages et des demandes de paiement et le bénéficiaire mettra l'accent sur la coordination du service tel que les relations avec le client.
La date cible pour l'implémentation du nouveau plan opérationnel est le 1er janvier 2011.
A.1 Examiner les possibilités d'améliorer la présentation de l'information financière. Demande de dérogations, au besoin. Décembre 2010 DGRP
région de l'Ontario, directeur régional, Programme des SSNA
DGRP
A.2 Examiner la documentation utilisée à l'heure actuelle pour documenter les visites de chantier et s'assurer qu'elle est conservée aux dossiers des secteurs opérationnels du transport médical. Élaborer un modèle de compte rendu de déplacements régionaux. Décembre 2010 Région de l'Ontario, directeur régional
Programme des SSNA
A.3 Demander une formation pour tous les employés des SSNA qui s'occupent de la gestion des secteurs opérationnels du transport médical pour assurer la compréhension de l'importance d'une intervention précoce dans les cas où des problèmes importants se posent. Séances de formation et de recyclage. Automne 2010 DGRP
région de l'Ontario, directeur régional
Programme des SSNA
Recommandation nº 7
Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des régions et des programmes devrait s'assurer que, dans la région de l'Ontario, la procédure de vérification des demandes de remboursement est clarifiée, en ce qui concerne les rôles et responsabilités et la consignation des étapes de vérification menées par le personnel.
Est d'accord - La Direction générale des régions et des programmes (DGRP) est d'accord avec les conclusions des vérificateurs et reconnaît qu'il est possible d'améliorer les liens relatifs à la consignation des demandes de remboursement aux obligations de rendre compte qui existent entre le Bureau régional de l'Ontario et ses deux bureaux de zones de Thunder Bay et Sioux Lookout.
 
La région de l'Ontario renforcera et documentera le rôle actuel du directeur du Programme des SSNA de l'Ontario (orientation de la politique régionale, responsabilité du SDTMO, déclaration, appels, exceptions etc.) et intégrer une orientation fonctionnelle marquée ainsi qu'une surveillance des prestations gérées par des secteurs opérationnels et des accords de contribution dans les descriptions de travail dans les deux zones
 
De plus, la région de l'Ontario restructurera la gestion des programmes des deux zones de transport médical du Programme des SSNA sous un seul gestionnaire de programme, ce qui permettra d'assurer une meilleure cohérence à l'échelle des deux zones par le bureau régional de l'Ontario.
 
La région de l'Ontario examinera également les rôles et les responsabilités directement liées au processus de vérification des demandes de remboursement pour diminuer les risques de double emploi ou d'oubli et adopter des mesures correctives, au besoin.
 
En outre, on entreprendra un examen de l'absence d'éléments de preuves vérifiables en vertu de l'article 33 de la LGFP, tel que mis en mis en lumière au bureau de zone de Thunder Bay.
A1. Description de travail révisée pour le gestionnaire du Programme des SSNA de la zone de Thunder Bay et de Sioux Lookout (PM 03) pour refléter la supervision fonctionnelle par le directeur du Programme des SSNA. Réviser et classifier les descriptions de travail. Novembre 2010 DGRP
région de l'Ontario, directeur régional
Programme des SSNA
A2. Descriptions de travail révisées pour les gestionnaires de programmes de transport médical de PM-03 de TBZ et de TLZ qui supervisent la gestion des opérations médicales pour refléter la supervision fonctionnelle par le directeur du Programme des SSNA de l'Ontario. Descriptions de travail révisées. Novembre 2010 DGRP
région de l'Ontario, directeur régional
Programme des SSNA
A3. Organigrammes révisés pour refléter la supervision fonctionnelle par le directeur du Programme des SSNA de l'Ontario des PM-03 et des gestionnaires de programme de TBZ et de SLZ. Organigrammes révisés. Novembre 2010 DGRP
région de l'Ontario, directeur régional
Programme des SSNA
A4. Des changements ont été apportés pour s'assurer que la gestion des opérations de transport médical et les accords de contribution de la zone Sud et de la zone Moose Factory sont sous la supervision directe du directeur régional du Programme des SSNA de l'Ontario. Changement opérationnel Complet DGRP
région de l'Ontario, directeur régional
Programme des SSNA
A5. Mettre sur pied un Groupe de travail chargé du Programme des SSNA de l'Ontario constitué de tous les gestionnaires responsables des opérations de transport médical et des accords de contribution pour examiner les vérifications du transport médical et formuler des recommandations sur la gestion des risques, la gestion des fichiers, la formation et l'échange de renseignements. Mandat et un plan de travail Novembre 2010 DGRP
région de l'Ontario, directeur régional
Programme des SSNA
A6. Examiner les processus de transport médical du Programme des SSNA en collaboration avec les responsables de la gestion opérationnelle de zone pour assurer la normalisation des structures des fichiers et des méthodes de vérification des comptes conformément aux exigences du Cadre de travail sur le transport médical, du Guide des opérations concernant le transport médical du Programme des SSNA et de la vérification. Conformité avec les exigences du Ministère. Novembre 2010 DGRP
région de l'Ontario, directeur régional
Programme des SSNA
A7. Documenter les rôles et les responsabilités relatifs au processus de vérification des comptes par fonction, par analyste des prestations, par analyste de paiements et à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
  • Mettre à jour les formalités administratives.
  • Former tout le personnel régional chargé du Programme des SSNA.
  • Mettre en œuvre les changements, au besoin.
Conformité avec les règlements sur la vérification des comptes et les paiements. Novembre 2010 DGRP
région de l'Ontario, directeur régional
Programme des SSNA
En ce qui a trait à l'absence d'éléments de preuves vérifiables dans la zone de Thunder Bay en vertu de l'article 33 de la LGFP, la région de l'Ontario rappellera aux employés de se conformer aux procédures et procédera à un examen ultérieur des documents de paiements afin d'assurer la conformité avec les exigences de l'article 33 de la LGFP. Vérification de contrôle sur place Octobre 2010 DGRP
région de l'Ontario, directeur régional
Programme des SSNA directeur régional des Finances
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