ARCHIVÉE - Vérification des contrôles financiers principaux

Rapport de vérification définitif
Décembre 2011

Table des matières

Sommaire

Afin de préparer les états financiers ministériels vérifiables et d'observer la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor du Canada, le sous-ministre et le contrôleur ministériel de Santé Canada doivent signer chaque année une lettre de déclaration où ils indiquent leurs responsabilités en matière de contrôle interne et des affirmations sur l'intégrité des renseignements financiers. De plus, le sous-ministre doit prendre des mesures pour s'assurer que le Ministère peut faire l'objet d'une vérification fondée sur les contrôles de ses états financiers annuels.

La Vérification des contrôles financiers principaux a été centrée sur les contrôles qui aideront Santé Canada à atteindre ses objectifs concernant ceux-ci et à exercer la responsabilité de la direction en matière d'exhaustivité, de validité et d'exactitude du traitement des transactions financières, mais aussi de l'exactitude des états financiers du Ministère.

Cette vérification a été incluse dans le Plan de vérification axé sur les risques du Ministère pour 2011-2012. Dans le cadre de la vérification, deux groupes de contrôles financiers principaux furent testés: les contrôles principaux communs et les contrôles principaux spécifiques. Les contrôles principaux communs sont ceux qui prévalent dans toute l'organisation ou qui concernent l'organisation dans son ensemble. Par exemple, l'assurance de la qualité en matière de vérification des comptes fait partie de ces contrôles. Les contrôles principaux spécifiques ont une incidence sur les états financiers du Ministère et proviennent d'un secteur particulier, comme les subventions et les contributions.

L'objectif de la vérification visait à fournir au sous-ministre et au Comité ministériel de vérification l'assurance raisonnable que les contrôles internes de Santé Canada, en matière de rapports financiers, fonctionnent efficacement de manière à atténuer les risques d'inexactitude importante. La vérification porte sur les activités de contrôle menées au cours de l'exercice 2010-2011. Des procédures suffisantes et appropriées ont été suivies et des preuves ont été recueillies pour attester de l'exactitude de la conclusion de la vérification. L'annexe B présente un aperçu de l'efficacité des contrôles financiers principaux examinés dans le cadre de cette vérification et correspondant à des catégories importantes de transactions.

D'après les résultats de la vérification pour la période visée, il a été déterminé que globalement, les contrôles internes de Santé Canada en matière de rapports financiers sont efficaces pour atténuer les risques d'inexactitude importante. Cependant, de manière à renforcer la gouvernance et la responsabilisation et à améliorer la gestion des contrôles internes en matière de rapports financiers, Santé Canada doit apporter des améliorations dans certains domaines.

Contrôles principaux communs

  • Délégation des pouvoirs financiers : Le processus de validation des fiches de spécimen de signature fonctionne efficacement. Cependant, la résiliation des fiches de signature en temps opportun donnerait l'assurance que les renseignements sont à jour et exacts.
  • Processus d'assurance de la qualité relativement aux attestations en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) : Ce processus a été bien conçu. Toutefois, l'assurance de la qualité pourrait être améliorée en adoptant une démarche plus uniforme pour déceler, enregistrer et signaler les erreurs, pour conserver les pièces justificatives appropriées et pour évaluer l'incidence des résultats des échantillons statistiques.
  • Attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP : L'attestation a été fournie conformément aux politiques du Conseil du Trésor et du Ministère, et les agents financiers qui ont approuvé les paiements en vertu de l'article 33 de la LGFP étaient différents de ceux qui ont émis les attestations en vertu de l'article 34.
  • Examen par la direction des dépenses et des engagements : L'examen mensuel des dépenses et des engagements a été effectué correctement.
  • Charges à payer à la fin de l'exercice : Le processus de vérification de l'exactitude, de l'exhaustivité et de la validité des charges à la fin de l'exercice est efficace, à savoir que les charges ont été correctement vérifiées, étayées et approuvées.
  • Accès au système et séparation des tâches : La séparation des tâches est analysée de façon appropriée lorsque l'on donne accès au système et elle est régulièrement surveillée. Le programme destiné à surveiller cette séparation doit être amélioré de manière à s'assurer que les tests prennent en compte les risques propres au Ministère.

Contrôles principaux spécifiques

  • Accords de subvention et de contribution - Le rapprochement avec le système financier du Ministère a été effectué. Cependant, le processus de clôture des accords doit être renforcé de manière à améliorer les communications avec les finances.
  • Dépenses liées aux traitements et salaires - La vérification de la paye a été bien effectuée. Cependant, il faudrait améliorer la documentation concernant cette vérification et surveiller de façon continue et en temps opportun la séparation des tâches entre la création de la paye et la vérification de la paye.
  • Services de santé non assurés (SSNA) - Le rapprochement des demandes de paiement des fournisseurs de services par rapport aux demandes de financement a été effectué et les contrôles portant sur le traitement des demandes d'indemnisation des SSNA ont été vérifiés par des vérificateurs indépendants.
  • Achat de biens et services - Les contrats de valeur supérieure à 10 000 $ ont été examinés par le Comité de contrôle des contrats et des demandes.
  • Achats effectués à l'aide d'une carte d'achat - Le rapprochement des paiements par rapport aux relevés des cartes d'achat et la surveillance du rapprochement mensuel des acquisitions par carte d'achat fonctionnent efficacement.
  • Recettes provenant des présentations et des évaluations de médicaments - Le rapprochement de la base de données sur les recettes provenant des présentations de médicaments avec le système financier du Ministère a été effectué.
  • Comptes débiteurs pour les subventions et les contributions - Il faut améliorer la communication au moment de la clôture des accords de contribution pour s'assurer que les comptes débiteurs sont enregistrés et recouvrés en temps opportun et de façon appropriée.
  • Immobilisations - L'examen annuel des immobilisations a été réalisé et la direction a pris des mesures pour résoudre des problèmes importants.

Le rapport comprend cinq (5) recommandations portant sur les points susmentionnés qui nécessitent des améliorations. La direction est d'accord avec ces recommandations et sa réponse démontre son engagement à agir.

1. Introduction

1.1 Contexte

Ces dernières années, des initiatives à l'échelle gouvernementale, des modifications apportées aux lois et de nouvelles exigences des politiques ont été mises en oeuvre pour renforcer la gestion financière de la fonction publique et améliorer la fiabilité des rapports financiers. Il s'agit notamment des changements suivants :

  • La Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers du Conseil du Trésor (CT), en vertu de laquelle l'administrateur général doit prendre des mesures pour s'assurer que le Ministère peut faire l'objet d'une vérification fondée sur les contrôles de ses états financiers annuels;
  • La Politique sur le contrôle interne du CT en vertu de laquelle l'administrateur général doit signer chaque année pour le Ministère la Déclaration de la responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers.

En outre, le sous-ministre et le contrôleur ministériel doivent signer une lettre annuelle de déclaration à l'intention du vérificateur général du Canada et du sous-receveur général pour étayer les comptes publics, en précisant leurs responsabilités en matière de contrôles internes et des affirmations sur l'intégrité des renseignements financiers.

En préparation des états financiers vérifiables du Ministère, et en appui à la Politique sur le contrôle interne, la Direction générale du contrôleur ministériel (DGCM) de Santé Canada a mis au point le Cadre de contrôle interne des rapports financiers. Ce cadre définit et documente les processus de soutien, les procédures et les contrôles internes connexes mis en place pour atténuer les risques en matière de rapports financiers. Dans ce cadre, on a déterminé six (6) catégories principales de processus pour assurer la fiabilité des rapports financiers :

  • Gestion des crédits parlementaires;
  • Recettes, débiteurs, reçus;
  • Achats, créditeurs, paiements, y compris les paiements de transfert;
  • Paye;
  • Immobilisations; et
  • Préparation des états financiers, fin d'exercice et rapports.

La responsabilité liée à la gestion financière et l'enregistrement des transactions financières est répartie entre les différentes directions générales et régions. Dans la Région de la capitale nationale, la Division des opérations et des systèmes comptables, au sein de la DGCM, assume la responsabilité du traitement des transactions de toutes les directions générales. Dans les autres régions, cette responsabilité est assumée par les agents financiers régionaux, qui relèvent de la Direction générale des régions et des programmes.

Cet engagement de vérification s'inscrit dans le Plan pluriannuel de vérification axé sur les risques de Santé Canada, qui a été approuvé par le Comité ministériel de vérification le 25 juin 2010, puis approuvé par le sous-ministre. Ce plan décrit les vérifications approuvées devant être effectuées durant le cycle de vérification.

Cette vérification est la première de vérifications à être réalisées annuellement afin d'évaluer l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers principaux à l'appui des efforts du Ministère pour s'assurer que ses états financiers sont vérifiables. Cette vérification aide également le Ministère à remplir les exigences de la Politique sur le contrôle interne du CT.

1.2 Objectif de la vérification

L'objectif de cette vérification était de déterminer si les contrôles principaux destinés à appuyer les états financiers ministériels fonctionnent efficacement de manière à atténuer les risques d'inexactitude importante.

1.3 Portée et méthode

La vérification portait sur l'efficacité des contrôles en place pour assurer la validité, l'exhaustivité et l'exactitude des transactions financières déclarées dans les états financiers du Ministère. La portée de cette vérification a inclus un examen de l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers principaux, communs ou spécifiques, dans les grandes catégories de transactions suivantes :

  • Accords de contribution;
  • Dépenses liées aux traitements et salaires;
  • Services de santé non assurés;
  • Achat de biens et services;
  • Achats effectués à l'aide d'une carte d'achat;
  • Recettes provenant des présentations et des évaluations de médicaments;
  • Comptes débiteurs; et
  • Immobilisations.

Les grandes catégories de transactions et les contrôles principaux ont été déterminés selon la démarche décrite à l'annexe C. Les contrôles financiers principaux indiqués pour chaque grande catégorie de transaction ont ensuite été divisés en contrôles communs ou spécifiques. Les contrôles communs, tels que la vérification des comptes, sont ceux que l'on trouve dans la plupart des grandes catégories de transactions. Les contrôles spécifiques sont ceux qui ont été jugés essentiels pour les grandes catégories de transactions. Ces contrôles spécifiques, en combinaison avec les contrôles communs, visent à offrir un degré d'assurance raisonnable que les transactions traitées dans les grandes catégories de transactions respectives sont valides, complètes et exactes. Les champs d'enquête et critères de vérification sont présentés à l'annexe A.

La présente vérification a inclus une évaluation des activités comptables effectuées durant l'exercice 2010-2011 ainsi que la mise à l'essai des contrôles dans la Région de la capitale nationale et les régions relevant de la Direction générale des régions et des programmes. La vérification a également inclus l'évaluation des contrôles portant sur la paye et l'accès aux systèmes relevant de la responsabilité conjointe de la Direction générale des services de gestion et de la DGCM ainsi que sur la liste des immobilisations dont la DGCM assume la responsabilité.

Afin de déterminer les contrôles principaux, on a analysé les données sur les états financiers, défini les grandes catégories de transactions, examiné les principaux diagrammes sur les processus et matrices sur les contrôles, et l'on a échangé avec la direction concernant les changements importants relatifs aux processus opérationnels.

En vue de valider et d'évaluer l'efficacité des contrôles financiers principaux, les vérificateurs ont eu des entrevues avec les employés de Santé Canada, examiné la documentation (comme les politiques et procédures du Ministère et les documents pertinents connexes aux transactions financières) et ont observé la réalisation des principaux processus et contrôles.

On s'est également servi des résultats des travaux antérieurs du Bureau de la vérification et de la responsabilisation et d'autres parties comme le Bureau du vérificateur général (à l'appui des Comptes publics du Canada) et la Division du contrôle interne de la DGCM (à l'appui de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers).

1.4 Énoncé d'assurance

Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, des procédures suffisantes et appropriées ont été suivies, et des preuves ont été recueillies pour attester de l'exactitude de la conclusion de la vérification. Les constatations et la conclusion de la vérification se fondent sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de la vérification et des critères qui ont fait l'objet d'un accord avec la direction. De plus, les preuves ont été rassemblées conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.

2. Constatations, recommandations et réponses de la direction

2.1 Contrôles financiers principaux communs

2.1.1 Délégation des pouvoirs de signature en matière financière

Critère de vérification : Les contrôles portant sur la tenue des fiches de spécimen de signature garantissent la validité de la délégation des pouvoirs de signature en matière financière.

L'attestation en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) exige une vérification des comptes pour toutes les dépenses traitées par Santé Canada. Cette attestation vise à confirmer la validité et l'exactitude des transactions en certifiant que les biens et services ont été reçus ou que le bénéficiaire d'une subvention ou contribution a bien droit à un paiement. Cette attestation est reçue au moyen de l'autorisation officielle de l'article 34 de la LGFP. De plus, les autorisations de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP permettent de garantir que les paiements sont soumis aux demandes autorisées, sont légitimes et respectent le niveau de crédit, ce qui nécessite des processus et contrôles appropriés afin d'assurer l'intégrité de l'article 34 de la LGFP. L'article 33 se fonde sur les fiches de spécimen de signature pour confirmer qu'un employé est un fondé de pouvoir valide en matière financière en vertu de l'article 34.

Les pouvoirs financiers sont délégués en créant et en activant des fiches de spécimen de signature dans une base de données Lotus Notes. Ces fiches constituent la référence officielle pour valider la délégation des pouvoirs de signature en matière financière. La base de données compte environ 3 000 fiches de signature activesNote de bas de page 1.

Il est essentiel que les contrôles portant sur la création et l'activation des fiches de spécimen de signature fonctionnent efficacement pour se conformer à la LGFP et empêcher les dépenses non autorisées.

La vérification a examiné les contrôles principaux qui visent à garder à jour les fiches de spécimen de signature, y compris les processus servant à leur activation, leur résiliation et leur validation. Les résultats de la vérification indiquent que les contrôles portant sur l'entretien des fiches de spécimen de signature doivent être renforcés afin de donner l'assurance qu'elles demeurent à jour.

Activation des fiches de spécimen de signature

Santé Canada dispose de procédures bien définies pour la configuration des fiches de spécimen de signature. Les vérificateurs ont testé un échantillon de 41 fiches pour vérifier si les employés responsables de l'activation des fiches dans la base de données avaient suivi les étapes de vérification de leur validité. Les résultats des tests indiquent que les vérifications ont été correctement effectuées.

Résiliation des fiches de spécimen de signature

La fiche de spécimen de signature d'un employé peut être résiliée pour deux raisons principales : si ses responsabilités changent ou s'il quitte le Ministère. Dans le premier cas, si l'employé a conservé ses pouvoirs financiers, la fiche de signature est résiliée et l'on crée une nouvelle fiche reflétant les nouvelles responsabilités. Dans le second cas, la fiche de spécimen est tout simplement résiliée. Étant donné que les agents financiers se fondent sur l'exactitude de la base de données des fiches de signature lorsqu'ils effectuent les attestations en vertu de l'article 33 de la LGFP, la résiliation des fiches de signature doit être effectuée en temps opportun.

Les vérificateurs ont évalué l'exactitude de la base de données au cours de l'année, à l'aide de techniques de vérification informatisées, en analysant la rapidité des résiliations de fiches de spécimen de signature des employés ayant quitté le Ministère. Durant l'exercice 2010-2011, il a fallu résilier 229 fiches de signature pour des employés quittant le Ministère. L'analyse a montré que 80 % des fiches n'étaient pas résiliées le jour du départ de l'employé. De plus, 37 % des fiches n'étaient toujours pas résiliées 90 jours après le départ de l'employé.

À partir de février 2011, Santé Canada a réalisé un examen automatisé de toutes les fiches de signature existantes. Dans le cadre de cet examen, qui doit devenir un processus annuel, le système des fiches de spécimen de signature a envoyé des courriels aux superviseurs pour leur demander de confirmer la validité des pouvoirs financiers précédemment délégués. Ce processus a entraîné la résiliation d'environ 450 fiches de signature activesNote de bas de page 2. Bien que cet exercice demeurait à être complété au moment de la vérification, il a été jugé efficace puisqu'il a entraîné la résiliation de la plupart des fiches d'anciens employés décelées par les vérificateurs. Cela dit, les résultats du processus montrent que les fiches de signature ne sont pas résiliées en temps opportun. Par conséquent, l'exactitude du principal outil sur lequel se fondent les agents financiers pour effectuer l'attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP n'est pas maintenue à jour durant l'année.

Recommandation 1

Il est recommandé que le contrôleur ministériel s'assure de la résiliation en temps opportun des fiches de spécimen de signature tout au long de l'année.

Réponse de la direction

La direction souscrit à la recommandation.

La DGCM a entrepris une initiative afin d'améliorer le processus et les contrôles existants concernant les diverses mesures requises lorsqu'un employé quitte le Ministère. Cette initiative conduira à la création et à la mise en oeuvre d'un formulaire obligatoire de départ. Celui-ci inclura les exigences relatives à l'annulation des fiches de signature financière.

Pour ce qui est des mesures à court terme, la DGCM va rappeler à l'ensemble des employés qu'ils doivent s'assurer de bien demander l'annulation de leur fiche de signature financière avant leur départ et aux gestionnaires qu'ils doivent aider leur personnel et surveiller le bon respect de cette exigence.

La DGCM évaluera l'outil de surveillance utilisé par le Bureau de la vérification et de la responsabilisation durant la réalisation de cette vérification. Le cas échéant, la DGCM mettra en oeuvre cet outil après modification en vue de fonctionner dans un environnement PeopleSoft.

Accès pour entretenir les fiches de spécimen de signature

Afin d'obtenir des pouvoirs financiers, les employés doivent remplir une fiche de signature dans la base de données sur les fiches de signature financière et la faire approuver par leur superviseur. Ces fiches deviennent valides uniquement lorsqu'elles sont activées par les auteurs de fiche qui s'assurent de leur validité.

Au moment de la présente vérification, on comptait 45 auteurs de fiches au sein du Ministère enregistrés comme ayant accès à la base de données sur les fiches de spécimen de signature. La liste de ces personnes est actualisée chaque année pour vérifier que les employés conservent l'autorisation d'accéder à la base de données en tant qu'auteurs.

2.1.2 Processus d'assurance de la qualité relativement aux attestations en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)

Critère de vérification : L'assurance de la qualité relativement aux attestations en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) est bien effectuée.

En vertu de la LGFP, les gestionnaires autorisés d'après l'article 34 doivent attester que les travaux ont été réalisés, les biens fournis ou les services rendus, que le prix facturé est conforme au contrat et que l'entité qui reçoit le paiement (y compris les bénéficiaires de subventions ou de contributions) est admissible et a bien le droit à ce paiement.

Le fait de disposer d'un processus d'assurance de la qualité efficace permet de maintenir un haut niveau d'intégrité et de responsabilisation dans la dépense des fonds publics, et cela favorise la bonne gouvernance des ressources financières.

Durant l'exercice 2008-2009, Santé Canada a commencé à employer une démarche fondée sur les risques pour effectuer l'assurance de la qualité concernant la vérification des comptes en vertu de l'article 34, conformément à la Directive sur la vérification des comptes émise par le Conseil du Trésor du Canada (CT). Durant l'exercice 2010-2011, le Ministère a mis en place des échantillons statistiques.

Ce processus d'assurance de la qualité englobe la plupart des transactions de paiement, y compris les subventions et les contributions, les comptes créditeurs, les demandes de remboursement de frais de déplacement, les honoraires, etc. Cependant, il ne couvre pas les dépenses liées aux traitements et salaires, car elles sont soumises à un processus d'assurance de la qualité considérablement différent, lequel est abordé à la section 2.2.2 du présent rapport.

Comme l'illustre le schéma 1 ci-dessous, toutes les transactions sont soumises à une assurance de la qualité minimale axée sur l'autorisation appropriée en vertu de l'article 34 de la LGFP et un code financier valide et de renseignements sur les fournisseurs. On leur attribue alors un profil de risque (faible ou élevé) en fonction de la nature et de la valeur des transactions au moyen d'un processus de « tri ».

Les transactions jugées à risque élevé sont soumises à un processus complet d'assurance de la qualité avant le paiement. Ce processus consiste à veiller à disposer de la documentation à l'appui et des codes financiers appropriés, à ce que les montants réclamés correspondent à ceux des contrats et à ce que l'on respecte les politiques du Conseil du Trésor et du Ministère. Les transactions jugées à faible risque sont réglées immédiatement, après avoir fait l'objet d'un processus minimal d'assurance de la qualité, et sont soumises à un processus complet d'assurance de la qualité chaque trimestre au moyen d'un échantillonnage statistique. On réfère ci-dessous à ce processus comme le processus d'assurance de la qualité après-paiement.

Conformément aux directives du Ministère, les erreurs décelées au moyen de l'assurance de la qualité qui remettent en question la validité de la demande de paiement doivent faire l'objet d'un suivi et être rectifiées. Par exemple, il peut s'agir d'un pouvoir financier inapproprié aux termes de l'article 34 de la LGFP, de codes financiers erronés ou manquants, un prix facturé qui diffère de celui du contrat ou de l'accord de financement, ou bien encore un non-respect des politiques du Conseil du Trésor ou du Ministère.

Schéma 1 : Processus d'examen d'assurance de la qualité
Diagram 1: Quality Assurance Review Process

Le tableau ci-dessous présente la distribution par profil de risque des transactions enregistrées durant l'exercice 2010-2011. Il montre que, bien que la proportion de transactions à risque élevé représente 10 % du nombre total de transactions, leur valeur représente 89 % de la valeur totale des transactions.

Tableau 1 : Transactions par profil de risque, exercice 2010-2011
Profil de risque
Nombre de transactions
Valeur
(milliers)
(%)
(M de $)
(%)
Source : Système financier ministériel, exercice 2010-2011. Les chiffres indiqués excluent les transactions par carte d'achat.
Élevé 35 10 2 618 89
Faible 315 90 328 11
Total 350 100 2 946 100

Le processus d'assurance de la qualité vise à s'assurer que l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP est respectée correctement et de façon uniforme. On a ainsi l'assurance que les transactions sont valides, exactes et correctement autorisées. Pour les transactions à risque élevé, le processus sert de contrôle principal pour garantir l'exactitude et la validité des transactions, les erreurs (le cas échéant) étant rectifiées avant le paiement. Pour les transactions à faible risque, les résultats de l'échantillonnage trimestriel donnent une indication de l'efficacité de l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP. Les erreurs sont corrigées lorsqu'il est nécessaire. De plus, on analyse les tendances en matière d'erreurs pour détecter si elles représentent un signe de faiblesse des contrôles, et l'on met en place des plans d'action pour y remédier si nécessaire.

Tri des transactions

Le tri des transactions est un aspect important du processus d'assurance de la qualité. Il sert à déterminer le niveau de risque de chaque transaction, faible ou élevé, et ainsi de décider du degré d'assurance de la qualité (minimal ou complet) à réaliser avant le paiement. Les tests de vérification ont révélé que le tri des transactions fonctionne efficacement.

Détection des erreurs dans la vérification des comptes

L'examen de l'assurance de la qualité implique la répétition de la vérification des comptes effectuée conformément à l'article 34 de la LGFP pour s'assurer qu'elle a été complétée correctement. Les renseignements recueillis durant ce processus montrent l'efficacité de cette vérification des comptes.

Durant la vérification, on a testé de façon aléatoire un échantillon de 108 transactions (comprenant à la fois des transactions à risque élevé et à faible risque), enregistrées pour l'exercice 2010-2011 dans quatre (4) régions, de manière à déterminer si les processus minimaux et complets d'assurance de la qualité étaient effectués de manière adéquate et pour vérifier si le réviseur avait bien décelé toutes les erreurs. Le résultat de ces tests est présenté dans le tableau ci-dessous.

Tableau 2: Tests de transactions de la vérification des comptes, exercice 2010-2011
Région
Taille de l'échantillon
Erreurs non décelées lors de l'examen d' AQ
RCN 86 4
Alberta 6 1
Manitoba 6 -
Ontario 10 -
Total 108 5

En répétant le processus complet d'assurance de la qualité, la vérification a révélé que toutes les erreurs n'avaient pas été décelées et donc corrigées. Ces erreurs sont notamment les suivantes :

  • Cinq (5) cas (à risque élevé) où l'examen d'assurance de la qualité n'a pas décelé une erreur dans la transaction, comme le montant ou le code financier;
  • Lors d'un examen d'assurance de la qualité, l'examinateur doit, entre autres, confirmer que le prix facturé correspond au prix contractuel, y compris les tarifs, le cas échéant. Cependant, dans deux (2) cas, les documents à l'appui n'apportaient pas la preuve que cette vérification avait été menée.
Inscription des résultats de l'examen d'assurance de la qualité

Les procédures d'assurance de la qualité exigent que chaque erreur décelée soit consignée, quel que soit le profil de risque, et que les erreurs trouvées dans les transactions à risque faible soient signalées (les erreurs trouvées pour les transactions à risque élevée ne sont pas rapportés étant donnée qu'elles sont corrigées avant paiement). Cet extrant du processus d'assurance de la qualité est considéré comme étant le plus important car il fournit les données nécessaires pour établir l'exactitude et la fiabilité du processus de vérification des comptes et élaborer des mesures correctives, le cas échéant, en conformité avec la Directive sur la vérification des comptes du CT. Comme le montrent les données ci-dessous, les résultats de l'assurance de la qualité ne sont pas consignés de manière cohérente.

Parmi l'échantillon de 108 transactions sélectionnées pour la présente vérification, on a relevé huit (8) cas d'erreur non consignée ou mal consignée par l'examinateur. Ces erreurs étaient liées à des transactions à risque élevé. L'examinateur avait décelé les erreurs et pris les mesures correctives appropriées, mais il ne les avait pas consignées dans le système financier ministériel, SAP, comme il le devait. Cela peut entraîner la production de rapports incomplets ou inexacts et avoir des conséquences sur l'évaluation des risques et les mesures correctives qui s'ensuivent.

À l'aide de techniques de vérification informatisées, les vérificateurs ont analysé l'ensemble des 7 930 transactions à faible risque incluses dans les échantillons sélectionnés pour l'exercice 2010-2011 dans le cadre du processus d'assurance de la qualité après-paiement. Cette analyse a confirmé que 33 cas de pièce justificative manquante n'ont pas été consignés comme une erreur conformément aux procédures du Ministère. Cela signifie que les rapports devant fournir à la direction une évaluation globale de l'efficacité de la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP pourraient ne pas être complets.

De plus, la vérification a décelé des domaines où les procédures actuelles d'assurance de la qualité pourraient être améliorées. Premièrement, les erreurs décelées dans les transactions de subventions et contributions ne sont pas consignées dans le système financier du Ministère et ne sont donc pas signalées. Bien que toutes ces transactions soient classées à risque élevé et soumises à une assurance de la qualité complète avant le paiement, l'inscription des erreurs pour cette catégorie de dépenses ne fait pas partie de la mise en oeuvre initiale de l'assurance de la qualité fondée sur les risques concernant la vérification des comptes, puisque ces erreurs font intervenir un autre processus opérationnel distinct. Cependant, l'inscription et le signalement des erreurs décelées dans ces transactions permettraient à la direction de se faire une idée plus précise de l'efficacité globale de la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP.

Deuxièmement, les résultats de l'assurance de la qualité effectuée sur les cartes d'achat ne sont pas signalés. Les procédures d'échantillonnage concernant les transactions par carte d'achat sont légèrement différentes. Ces transactions sont toutefois également soumises à un examen d'assurance de la qualité, conformément à la Directive sur la vérification des comptes. Pour l'exercice 2010-2011, les dépenses par carte d'achat se sont élevées à 48 millions de dollars. En vue de fournir à la direction des renseignements fiables sur le caractère adéquat de la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP, il est important que les résultats de cet examen d'assurance de la qualité soient également communiqués.

Recommandation 2

Il est recommandé que le contrôleur ministériel veille à améliorer le processus d'assurance de la qualité dans les domaines suivants :

  • Détection et inscription des erreurs critiques, y compris la vérification du prix conformément aux contrats et les documents à l'appui manquants;
  • Signalement des résultats de l'assurance de la qualité sur la vérification des comptes concernant les transactions de subvention et de contribution, ainsi que les transactions par carte d'achat.
Réponse de la direction

La direction souscrit à la recommandation.

La DGCM va améliorer le Plan d'échantillonnage statistique de Santé Canada de manière à fournir de l'aide pour l'interprétation des codes d'erreur et des exemples de leur application pour s'assurer que les erreurs critiques soient correctement identifiées et consignées.

La DGCM va modifier le Plan d'échantillonnage statistique de Santé Canada de manière à élargir l'inscription des erreurs dans les transactions à risque élevé pour inclure les erreurs décelées durant le processus d'assurance de la qualité concernant les transactions de subvention et de contribution.

La DGCM va signaler les résultats de l'examen d'assurance de la qualité portant sur les transactions par carte d'achat ainsi que les résultats de l'échantillonnage statistique trimestriel.

Transactions à faible risque - Résultats de l'échantillonnage statistique

Comme mentionné ci-dessus, toutes les transactions à faible risque sont soumises à une assurance de la qualité minimale avant le paiement. De plus, on sélectionne chaque trimestre un échantillon de ces transactions dans chaque région afin d'effectuer une assurance de la qualité complète. Aux fins de ces tests, le Ministère a établi une limite d'erreur admissible de 8 %. Cela signifie que pour la direction, le processus de vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP fonctionne efficacement si le taux d'erreurs dans l'échantillon statistique est inférieur à 8 %. Si les résultats de l'échantillon d'une région sont supérieurs à cette valeur, les agents financiers principaux doivent mettre au point un plan d'action pour résoudre les problèmes révélés par l'analyse des erreurs. Ce taux de 8 % a été défini par Santé Canada, étant donné que la Directive sur la vérification des comptes du CT ne fournit aucune indication à ce sujet. Le Ministère considère que cette procédure est appropriée, car elle favorise l'établissement d'états financiers vérifiables et elle est axée sur l'amélioration continue et le renforcement des contrôles.

Les vérificateurs ont examiné un rapport présentant les résultats de l'échantillon statistique de transactions à faible risque enregistrées durant l'exercice 2010-2011. Ce rapport indique que sur les 7 930 transactions de l'échantillon, 415 comportaient des erreurs critiques, ce qui donne un taux d'erreurs global de 5,2 % pour le Ministère, ce qui est inférieur à la limite admissible de 8 % établie. D'après ces résultats, la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP fonctionne correctement pour le Ministère. Cela dit, le taux réel pourrait être légèrement supérieur au taux calculé puisque, comme on l'a mentionné ci-haut, certaines erreurs critiques n'ont pas été consignées durant l'exercice.

Lorsqu'on analyse les résultats de l'échantillon statistique, on observe que le taux d'erreurs varie grandement d'une région à l'autre et d'un trimestre à l'autre, allant de 0 % jusqu'à 20 % (Région de la capital nationale, voyages et accueil, 1er trimestre 2010-2011). Étant donné que l'inscription des erreurs d'assurance de la qualité est obligatoire pour la première fois cette année, il est normal d'avoir un certain degré de variation, le Ministère commençant tout juste à profiter des renseignements découlant de cette inscription pour renforcer au besoin la vérification des comptes. Les taux d'erreurs supérieurs au taux admissible pourraient indiquer que la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP n'est pas effectuée correctement dans la région concernée.

L'analyse des erreurs et les plans d'action élaborés par les agents financiers principaux sont généralement signalés à la DGCM deux (2) mois après la fin du trimestre. Les vérificateurs ont examiné un échantillon de ces rapports et y ont observé une disparité dans le degré d'analyse. Ils ont aussi remarqué que ces analyses se limitent aux erreurs dans l'échantillon, sans évaluer l'envergure du problème dans l'ensemble de la population. En cas de dépassement du taux d'erreurs admissible, il faudrait effectuer une analyse supplémentaire pour déterminer les points sur lesquels la vérification des comptes était adéquate et fiable et ceux qui nécessitent des travaux d'assurance de la qualité additionnels.

Recommandation 3

Il est recommandé que le contrôleur ministériel mette au point des instructions claires sur les travaux supplémentaires nécessaires lorsque le taux d'erreurs admissible est dépassé de manière à montrer l'exactitude et la fiabilité de la vérification des comptes.

Réponse de la direction

La direction souscrit à la recommandation.

La DGCM va améliorer le Plan d'échantillonnage statistique de Santé Canada afin de fournir des instructions et des explications concernant le degré d'analyse et d'évaluation, ainsi que sur les mesures et le suivi nécessaire lorsque le taux d'erreurs admissible est dépassé.

En conclusion, le processus d'assurance de la qualité est globalement bien conçu. Cependant, comme mentionné ci-haut, les résultats de l'analyse des échantillons montrent qu'il faut améliorer l'efficacité opérationnelle quant à l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP de manière à ce que ce processus puisse garantir l'efficacité de la vérification des comptes en vertu de ce même article.

2.1.3 Attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP

Critère de vérification : L'attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP est bien effectuée et les tâches sont correctement séparées dans le cadre de l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP.

Le pouvoir de demander des paiements conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques est désigné « pouvoir de paiement ». En vertu de cette article, les agents financiers à qui l'on a délégué un pouvoir de paiement ont pour responsabilité de s'assurer que :

  • L'article 34 de la LGFP a été correctement exécuté en confirmant que le signataire en vertu de l'article 34 était habilité à autoriser la dépense et que l'on dispose de preuves vérifiables que l'on a bien effectué l'assurance de la qualité concernant l'exactitude de la vérification des comptes en vertu de l'article 34;
  • Les dépenses sont des imputations légitimes sur le crédit.

L'autorisation de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP fournie par les agents financiers est un contrôle essentiel pour s'assurer de l'exactitude et de la légitimité des transactions.

Les vérificateurs ont évalué l'exécution des attestations en vertu de l'article 33 à l'aide de l'échantillon de 108 transactions sélectionnées pour l'examen de l'assurance de la qualité. Ils ont conclu que les attestations avaient été effectuées conformément aux politiques du Conseil du Trésor et du Ministère. Les agents financiers qui ont approuvé les paiements en vertu de l'article 33 étaient habilités à le faire et étaient différents des agents ayant fourni les attestations en vertu de l'article 34 de la LGFP.

2.1.4 Examen par la direction des dépenses et des engagements

Critère de vérification : Les gestionnaires de centre de coûts vérifient l'exhaustivité, la validité et l'exactitude des dépenses et des engagements enregistrés dans SAP.

La Politique en matière de gestion budgétaire de Santé Canada, qui fait partie du Cadre de gestion budgétaire, exige que les gestionnaires de centre de coûts assument la responsabilité des budgets qui leur sont attribués et rendent des comptes à leur sujet. Cela inclut une gouvernance efficace et le contrôle des budgets et des engagements, ainsi que la surveillance régulière des excédents ou déficits et des prévisions. Les prévisions mensuelles et les processus de production des rapports sur les écarts financiers sont normalisés aux fins d'utilisation par les gestionnaires, et les attentes en matière de prévisions d'utilisation des ressources reflètent une vision réaliste des activités à entreprendre.

Avec le soutien des agents financiers principaux de la Direction générale (dans la région de la capitale nationale) et des régions, les gestionnaires de centre de coûts doivent examiner les dépenses imputées à leur centre de coûts chaque fin de mois en suivant le processus de production de rapports sur les écarts financiers (REF) de Santé Canada. Cette activité inclut l'évaluation de la validité, de l'exactitude et de l'exhaustivité des dépenses. Il incombe à la DGCM de s'assurer que les activités de REF de fin de mois soient menées correctement et documentées par une fonction de remise en question. Ce processus est considéré comme un contrôle principal pour les rapports financiers.

La vérification a conclu que les responsabilités de REF, les calendriers et les processus sont tous documentés et communiqués correctement aux utilisateurs délégués. De plus, l'examen de la documentation ainsi que les entrevues menées auprès de gestionnaires de centre de coûts et d'agents financiers principaux ont montré que le processus de REF était correctement suivi.

2.1.5 Charges à payer à la fin de l'exercice

Critère de vérification : Les agents financiers principaux examinent et remettent en question l'exhaustivité, la validité et l'exactitude des transactions payables à la fin de l'exercice.

D'après l'article 37 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) doivent être créés de manière à ce que l'échéance soit respectée et que les dettes existantes soient prises en compte dans les états financiers du bon exercice. Les CAFE sont enregistrés à la fin de l'exercice pour les biens et les services ainsi que les subventions et contributions, lorsqu'un compte créditeur ou un paiement ne peut pas être enregistré avant la date limite exigée. Pour l'exercice 2010-2011, les CAFE s'élevaient à 156 millions de dollars.

Au cours de la dernière année, la DGCM a porté davantage son attention sur les CAFE en effectuant une purge des anciens CAFE en attente et en renforçant les contrôles portant sur la création des nouveaux CAFE. Elle a créé un nouveau formulaire pour les CAFE correspondant à des subventions et contributions, lequel nécessite l'examen et l'autorisation d'agents financiers principaux pour tous les nouveaux CAFE avant de les envoyer aux agents comptables aux fins de traitement. Ces agents contrôlent la qualité des CAFE de manière à confirmer qu'ils sont accompagnés des documents et des autorisations appropriés avant de les enregistrer dans le système financier du Ministère.

Durant la présente vérification, on a examiné un échantillon de 25 CAFE, dont 19 transactions correspondant à des dépenses de fonctionnement et d'entretien et six (6) transactions parmi les subventions et contributions, en vue de déterminer si ceux-ci comportaient les autorisations et les vérifications requises et si les pièces justificatives étaient disponibles. Aucun manquement n'a été observé.

De plus, les entrevues avec les agents financiers principaux ont confirmé que les nouvelles exigences avaient bien été communiquées et que la fonction de remise en question est bien effectuée pour s'assurer de l'exhaustivité, de la validité et de l'exactitude des transactions de CAFE.

2.1.6 Accès au système et séparation des tâches

Critère de vérification : L'accès au système financier ministériel, SAP, est restreint et la séparation des tâches est bien appliquée.

La séparation des tâches est un concept essentiel en matière de contrôle interne. Elle permet de mieux se prémunir contre la fraude et les erreurs. Par exemple, la tenue des dossiers maîtres sur les fournisseurs est une tâche incompatible avec l'enregistrement des bons de commande. Par conséquent, ces tâches doivent être séparées. De manière à surveiller la séparation des tâches dans son système financier ministériel, SAP, Santé Canada suit des testsNote de bas de page 3 qui ont été normalisés dans l'ensemble du gouvernement fédéral. Ces tests sont fondés sur une matrice de fonctions cruciales qui évalue le risque (risque faible, moyen ou élevé).

En ce qui concerne les fonctions à risque élevé, les vérificateurs ont analysé l'accès des utilisateurs de SAP pour déterminer si la séparation des tâches avait été identifiée et si elle était surveillée. Cet examen a révélé que d'une manière générale, les tâches incompatibles étaient surveillées. [de l'information sensible liée à la sécurité a été retirée en conformité aux dispositions d'exemptions de la Loi sur l'accès à l'information]

Les contrôles portant sur l'accès et la séparation des tâches ont également été couverts par la vérification interne de Santé Canada intitulée « Vérification des contrôles généraux de SAP » (septembre 2011). Cette vérification a vérifié si Santé Canada a mis en oeuvre des mesures de surveillance de la sécurité de SAP conformément aux directives prescrites par le Système intégré des finances et du matériel. La vérification a ainsi déterminé qu'on ne surveille pas une combinaison particulière de tâches incompatibles. [de l'information sensible liée à la sécurité a été retirée en conformité aux dispositions d'exemptions de la Loi sur l'accès à l'information] Cette combinaison représente un « risque financier modéré ».

La vérification susmentionnée a recommandé une amélioration de la surveillance afin de détecter et de régler les incompatibilités liées à la séparation des responsabilités. La direction s'est engagée à résoudre les incompatibilités de tâches et à rechercher d'autres pratiques exemplaires dans d'autres ministères qui pourraient être adoptées par Santé Canada. De ce fait, aucune autre recommandation n'est faite dans le présent rapport.

2.2 Contrôles financiers principaux spécifiques

2.2.1 Accords de subvention et de contribution

Critère de vérification : Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des accords de subvention et de contribution fonctionnent correctement.

Rapprochement des transactions liées aux engagements et aux paiements entre le système de subvention et de contribution et le système financier du Ministère

Les demandes de paiement des subventions et des contributions sont émises dans le Système de gestion des contrats et contributions (SGCC) et la base de données Lotus Notes sur les subventions et les contributions. Le SGCC est utilisé par les programmes de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI) et la base de données Lotus Notes par les autres directions générales. Le rapprochement entre ces systèmes et le système financier ministériel, SAP, contribue à s'assurer que les dépenses en matière d'accords de subvention et de contribution sont complètes et exactes.

Les rapprochements mensuels du SGCC avec SAP (ventilés par le bureau comptable régional) sont préparés par la DGCM. Les écarts sont envoyés aux agents financiers principaux régionaux à des fins de commentaires et d'approbation. La présente vérification a analysé le rapprochement pour les périodes 11 et 12 de l'exercice 2010-2011 et aucun manquement n'a été noté. On a également examiné le rapprochement entre la base de données Lotus Notes et SAP pour la période 12 et aucun manquement n'a été observé non plus. Ces rapprochements mensuels permettent de s'assurer que les transmissions des dépenses liées aux subventions et aux contributions sont complètes et exactes.

Examen et clôture des accords de contribution

L'examen et la clôture des accords de contribution sont nécessaires pour s'assurer que toutes les conditions générales ont été respectées et que les comptes à recevoir sont enregistrés dans le système financier du Ministère et recouvrés, le cas échéant.

Lors de la vérification, on a observé que dans certaines régions, il n'existait aucun processus officiel pour la clôture des accords de contribution incluant des listes de contrôle ou des formulaires avec une piste de vérification claire couvrant tous les éléments importants comme les comptes à recevoir et les autorisations des programmes ou des finances. À cause de cela, certains comptes en souffrance risquent de ne pas être enregistrés et recouvrés.

Le Ministère a entrepris des mesures pour normaliser le processus de clôture des dossiers dans certaines régions, mais il reste du travail à faire. La clôture en temps opportun et la communication des résultats aux finances favoriseraient l'exhaustivité et l'exactitude des renseignements financiers du Ministère, notamment concernant les comptes débiteurs. Une recommandation à cet effet a été émise à la section 2.2.7 (comptes à recevoir).

2.2.2 Dépenses liées aux traitements et salaires

Critère de vérification : Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des dépenses liées aux traitements et salaires fonctionnent correctement.

Selon la Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye et la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière pour l'administration de la paye, émises par le CT, les responsabilités relatives à l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP doivent être partagées entre les gestionnaires de centre de coûts, les conseillers en rémunération et les vérificateurs de la rémunération à différentes étapes du cycle d'administration de la paye.

Les conseillers en rémunération doivent examiner les registres de paye correspondant aux listes de paye qui leur sont affectées et comparer les paiements de salaire individuels à la documentation d'action de paye traitée pour le cycle de paye qu'ils examinent. Cet examen constitue la dernière occasion de confirmer l'exactitude des transactions de paye.

La Vérification de l'administration de la paye (décembre 2010) a conclu que les procédures d'attestation et de vérification préalables à la paye suivies par les gestionnaires de centre de coûts en vertu de l'article 34 de la LGFP sont conformes aux exigences et sont efficaces. De son côté, la présente vérification a observé que certains utilisateurs du secteur de la rémunération occupent plusieurs rôles au sein du système de paye en ligne, ce qui leur donne la possibilité de créer une transaction et d'en effectuer la vérification. L'unité de la rémunération de la Direction générale des services de gestion a mis au point des procédures afin de surveiller la bonne séparation des tâches entre les conseillers en matière de paye et les vérificateurs de la paye. Cependant, cette surveillance n'a pas été effectuée durant tout l'exercice 2010-2011 et elle n'offre donc pas l'assurance suffisante du bon respect de la séparation des tâches.

La présente vérification a examiné les registres de paye et d'autres rapports sur les extrants pour l'exercice 2010-2011 afin de déterminer si la vérification avait été effectuée sur l'exactitude des paiements. On a sélectionné un échantillon de 25 transactions à tester. Cet examen n'a détecté aucune erreur de traitement de la paye. Cependant, cinq (5) transactions de paye comportaient une piste de vérification insuffisante, avec des preuves absentes ou non concluantes qu'une vérification de la paye a été effectuée. Cette piste de vérification est importante car elle sert à prouver que la transaction a fait l'objet d'un examen d'assurance de la qualité effectué par une personne habilitée et qualifiée. De fait, les Procédures d'exploitation normalisées pour la vérification de la paye et versement de paiements exigent l'emploi d'un tampon normalisé pour les transactions de paye pour attester de sa vérification par un vérificateur de la rémunération en vertu de l'article 34 de même que de la révision et l'enregistrement effectués par les conseillers en rémunération.

Recommandation 4

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale des services de gestion s'assure que :

  • la vérification de la paye est documentée de façon appropriée par les vérificateurs de la rémunération;
  • la séparation des tâches est constamment contrôlée dès la création de la paye et jusqu'à la vérification dans le système de paye en ligne.
Réponse de la direction

La direction souscrit à la recommandation.

Le Centre de politique de rémunération communiquera un rappel à toutes les unités de la rémunération de Santé Canada précisant qu'elles doivent utiliser le tampon de vérification conformément aux Procédures d'exploitation normalisées pour la vérification de la paye et versement de paiements de Santé Canada. Ce message soulignera également l'importance du respect de ce processus afin de donner la preuve de l'autorisation des transactions de paye par le vérificateur de la rémunération et du travail du conseiller en rémunération.

Le Centre de politique de rémunération surveillera de façon régulière que le tampon de vérification est bien utilisé pour chaque action liée à la paye conformément aux Procédures d'exploitation normalisées pour la vérification de la paye et versement de paiements.

[de l'information sensible liée à la sécurité a été retirée en conformité aux dispositions d'exemptions de la Loi sur l'accès à l'information]

2.2.3 Services de santé non assurés

Critère de vérification : Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des services de santé non assurés fonctionnent correctement.

Le Programme de services de santé non assurés (SSNA) fournit aux membres des Premières nations et des Inuits admissibles du Canada une gamme limitée de biens et de services liés à la santé qui sont nécessaires sur le plan médical et qui ne sont pas offerts autrement dans le cadre de régimes d'assurance privés, de programmes sanitaires ou sociaux territoriaux ou provinciaux, ou d'autres programmes publics. Il s'agit notamment des soins de pharmacie, dentaires et ophtalmologiques, des fournitures et équipements médicaux, du transport pour raison médicale, des indemnités provinciales de santé et d'autres services de santé. Durant l'exercice 2010-2011, les frais dentaires et de pharmacie, les fournitures et les équipements médicaux se sont élevés à 576 millions de dollars.

Les demandes relatives aux frais dentaires et de pharmacie et aux fournitures et équipements médicaux ont été pour la plupart traitées par un fournisseur de services externe par l'intermédiaire du Système d'information sur la santé et de traitement des demandes de paiement (SISTDP). Le fournisseur de services résume les demandes traitées et fournit une facture au programme des SSNA deux (2) fois par mois. Le Programme vérifie ensuite les factures et les compare avec les demandes traitées, puis il les transmet à la DGCM, où les employés s'assurent que le paiement est une imputation légitime sur le crédit et traitent le paiement de cette facture. Ce rapprochement représente un contrôle essentiel qui permet de s'assurer que les dépenses du SSNA sont enregistrées de façon complète et exacte dans le système financier du Ministère.

Rapprochement des demandes du SSNA traitées dans le SISTDP avec les demandes de financement

Une vérification interne du traitement des frais de pharmacie a été effectuée et fait l'objet d'un rapport daté de juin 2011. Celle-ci couvrait notamment l'analyse du processus de rapprochement des paiements de frais de pharmacie, qui est le même que celui appliqué pour les frais dentaires et les fournitures et équipements médicaux. La vérification a conclu que ce processus de rapprochement fonctionnait efficacement et que toutes les factures soumises par le fournisseur de services font l'objet d'un rapprochement avant l'autorisation des paiements en vertu de l'article 34 de la LGFP. La présente vérification n'a donc pas entrepris d'examen supplémentaire.

Examen du rapport 5970 concernant le traitement des demandes des SSNA

Santé Canada exige un rapport de vérification de type 5970Note de bas de page 4 concernant les contrôles internes du fournisseur pour obtenir l'assurance supplémentaire de la validité, de l'exhaustivité et de l'exactitude des demandes traitées. Ce rapport a été rédigé par des vérificateurs externes et une opinion sans réserve a été émise pour l'exercice 2010-2011.

On a également obtenu des preuves montrant que ce rapport avait été examiné par la direction du programme.

En conclusion, le rapprochement des dépenses des SSNA avec les demandes de paiement fonctionne correctement, tout comme les contrôles portant sur le traitement des demandes des SSNA, comme l'indique le rapport 5970. On a ainsi l'assurance que les dépenses du SSNA sont valides, complètes et exactes.

2.2.4 Achat de biens et services

Critère de vérification : Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des achats de biens et services fonctionnent correctement.

Examen des contrats supérieurs à 10 000 $

Conformément à une politique ministérielle, les achats supérieurs à 10 000 $ (modifications comprises, peu importe la valeur de la modification) nécessitent l'approbation de l'un des comités de contrôle des contrats et des demandes (CCCD). Ces comités sont composés d'agents d'approvisionnement, d'agents de négociation des contrats et d'agents financiers. Les travaux des CCCD sont suivis dans le Système de demandes et de rapports relatifs aux marchés (SDRRM) de Santé Canada.

L'approbation des CCCD permet de s'assurer que les documents contractuels sont conformes au Règlement concernant les marchés de l'État, les outils d'approvisionnement, les politiques pertinentes et la délégation ministérielle des pouvoirs financiers. Cela permet également de veiller à ce que tous les documents et les codes des contrats soient complets et chargés dans les bons systèmes (SDRRM et SAP). L'examen et l'approbation par le CCCD offrent l'assurance que les achats de biens et services supérieurs à 10 000 $ sont valides et exacts.

Les vérificateurs ont employé des techniques informatisées pour contrôler les commandes de plus de 10 000 $ passées durant l'exercice 2010-2011 afin de déterminer si tous les achats de ce type avaient été examinés par le CCCD. Aucune erreur significative n'a été relevée.

2.2.5 Achats effectués à l'aide d'une carte d'achat

Critère de vérification : Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des achats effectués à l'aide d'une carte d'achat fonctionnent correctement.

Les acquisitions par carte d'achat sont réglées avant le rapprochement des achats par le titulaire de la carte et l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP, tel qu'il est permis selon la Directive sur la vérification des comptes du CT. On effectue un rapprochement mensuel des acquisitions par carte d'achat pour vérifier leur validité et leur exactitude.

Afin de garantir l'exactitude et l'exhaustivité des acquisitions par carte d'achat, on effectue un rapprochement des paiements versés à MasterCard avec le relevé de compte de chaque titulaire de carte. De plus, la DGCM vérifie que les titulaires de carte d'achat procèdent bien au rapprochement mensuel de leurs achats. D'après les entrevues menées et les documents examinés, ces rapprochements sont bien réalisés régulièrement et les soldes de compte sont bien vérifiés.

En conclusion, le rapprochement des paiements avec les relevés de compte des cartes d'achat et la surveillance du rapprochement mensuel des achats effectués à l'aide d'une carte d'achat fonctionnent correctement pour assurer l'exactitude et l'exhaustivité des transactions par carte d'achat.

2.2.6 Recettes provenant des présentations et des évaluations de médicaments

Critère de vérification : Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des recettes provenant des présentations et des évaluations de médicaments fonctionnent correctement.

Pour l'exercice 2010-2011, les recettes de Santé Canada provenant des frais d'utilisation se sont élevées à près de 76 millions de dollars. Parmi celles-ci, les recettes issues des présentations et des évaluations de médicaments constituent les seuls frais d'utilisation notables, avec environ 17 millions de dollars de recettes pharmaceutiques.

Les frais d'évaluation des présentations de médicaments sont suivis dans le Système de suivi des présentations de médicaments (SSPM) en dehors du système financier ministériel, SAP. Ce système est géré par la Direction générale des produits de santé et des aliments (DGPSA). Il n'existe pas à l'heure actuelle de processus automatisé pour le transfert ou le chargement des transactions du SSPM vers SAP. Les factures sont enregistrées dans SAP d'après l'avancement des activités suivies dans le SSPM. Par conséquent, en vue de garantir l'exactitude et l'exhaustivité des montants enregistrés dans SAP, il est important d'effectuer des rapprochements réguliers des montants inscrits dans les deux systèmes.

La DGPSA dispose d'un processus pour le rapprochement des données entre le SSPM et SAP. Chaque trimestre, un examen et un suivi des entrées non facturées dans SSPM sont effectués. Ce processus permet de s'assurer que toutes les recettes sont enregistrées dans SAP.

Globalement, le processus de rapprochement est adéquat. Cependant, on a noté que le rapprochement du dernier trimestre de l'exercice 2010-2011 n'avait pas été effectué. Ce rapprochement permet de garantir l'exhaustivité et l'exactitude des renseignements financiers. Étant donné qu'il est utilisé pour la rédaction de plusieurs rapports, dont les états financiers ministériels, il est important d'effectuer le rapprochement avant la clôture des comptes en fin d'exercice et la préparation de la dernière balance de vérification.

2.2.7 Comptes à recevoir

Critère de vérification : Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des comptes à recevoir fonctionnent correctement.

D'après la Politique sur la gestion des comptes débiteurs et la perception de frais d'intérêt sur les comptes en souffrance de Santé Canada, toutes les transactions de comptes débiteurs doivent être facturées, enregistrées et déclarées de façon précise et rapide. Dans le cas contraire, certains débiteurs risquent de ne pas être recouvrés et les rapports financiers peuvent être incorrects. L'une des principales sources de comptes à recevoir provient de la clôture des accords de contribution. Comme il est indiqué à la section 2.2.1 (Accords de subvention et de contribution) du présent rapport, le processus actuel de clôture ne garantit pas que tous les débiteurs liés aux accords de contribution soient enregistrés dans le système financier ministériel, SAP.

On a comparé les rapports du Système de gestion des contrats et contributions (SGCC) aux comptes à recevoir dans SAP. Cette comparaison a révélé que certains montants de comptes à recevoir dans le SGCC étaient soit introuvables dans SAP, soit codés dans un compte incorrect du grand livre général des comptes à recevoir dans SAP. De plus, les programmes ne préviennent pas toujours à l'avance les Opérations comptables pour le recouvrement des encaissements. Ainsi, les Opérations comptable sont généralement informées de l'existence d'un compte à recevoir que lors de la réception des encaissements.

En conclusion, certaines transactions de comptes à recevoir correspondant à des contributions ne sont pas enregistrées dans SAP, tandis que d'autres sont enregistrées dans un compte à recevoir incorrect du grand livre général.

Recommandation 5

Il est recommandé que le contrôleur ministériel s'assure, en collaboration avec le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI) et le sous-ministre adjoint de la Direction des régions et des programmes (DGRP), que la coordination soit améliorée entre les bureaux comptables et les programmes de contribution de manière à ce que tous les comptes à recevoir, y compris ceux qui résultent de la clôture d'accords de contribution, soient enregistrés dans le système financier du Ministère de façon précise et en temps opportun.

Réponse de la direction

La direction souscrit à la recommandation.

En collaboration avec la DGRP et la DGSPNI, la DGCM a entrepris d'évaluer les améliorations requises pour favoriser l'identification et l'enregistrement des comptes à recevoir de façon précise et en temps opportun. Ces activités incluront notamment l'analyse du statut d'évaluation des rapports sur les accords de contribution des années antérieures et le rapprochement des renseignements financiers déclarés dans le système financier du Ministère ainsi que l'élaboration de procédures relativement au processus financier annuel, notamment les calendriers.

Surveillance et rapprochement des comptes d'attente et provisoires

La DGCM se charge de la surveillance et du rapprochement des divers comptes d'attente et provisoires, comme les comptes provisoires de dépôt, la petite caisse et les ententes interministérielles.

Ces rapprochements sont généralement effectués chaque mois, mais leur fréquence peut varier selon la nature du compte ou le volume d'activité. Les irrégularités et les écarts relevés durant le processus de rapprochement sont signalés à la personne concernée au sein du centre de coût pour qu'elle en assure le suivi. La surveillance et la compensation des comptes d'attente aident à garantir l'exactitude des renseignements financiers.

D'après les entrevues menées et les preuves obtenues, les rapprochements ont bien été réalisés régulièrement et les soldes de compte ont bien été vérifiés.

Dans l'ensemble, la surveillance et le rapprochement des comptes d'attente et provisoires ont fonctionné efficacement durant tout l'exercice 2010-2011.

2.2.8 Immobilisations

Critère de vérification : Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des immobilisations fonctionnent correctement.

Santé Canada détient diverses immobilisations, dont des bâtiments, des machines, de l'équipement et des véhicules. Leur valeur (nette des amortissements cumulés et des pertes pour dépréciation) s'élevait à 157 millions de dollars au 31 mars 2010, d'après les états financiers du Ministère. Dans l'une des politiques de SC, les immobilisations sont définies comme les actifs dont la vie utile dépasse un an et dont le coût par article est supérieur ou égal à 10 000 $. En raison de l'importance de ce montant, des examens réguliers de la liste des immobilisations sont requis pour vérifier l'exactitude des renseignements présentés dans les états financiers.

Dénombrement physique des immobilisations

Chaque année, Santé Canada mène un examen de ses actifs supérieurs ou égaux à 10 000 $. Une fois ce processus d'examen terminé, les changements ou ajustements nécessaires sont appliqués dans le système financier du Ministère.

Les vérificateurs ont étudié le rapport rédigé à la suite de l'examen annuel pour déterminer si les mesures appropriées avaient été prises pour résoudre les problèmes soulevés dans le rapport. Ils ont remarqué qu'il ne restait qu'un seul problème non résolu, à savoir un montant de quatre (4) millions de dollars d'actifs non vérifiés. Des mesures ont été entreprises pour valider l'existence de ces actifs dans le cadre de l'examen de 2011-2012.

En conclusion, la plupart des problèmes soulevés durant le processus d'examen annuel des immobilisations ont été réglés, et les résultats correspondants offrent l'assurance que les immobilisations existent, sont complètes et exactes.

3. Conclusion

D'après les résultats de la vérification, il a été déterminé que globalement, les contrôles internes de Santé Canada en matière de rapports financiers sont efficaces pour atténuer les risques d'inexactitude importante. Cependant, des améliorations sont requises dans l'exécution de certains contrôles principaux, comme indiqué ci-dessous.

Contrôles principaux communs

En ce qui concerne les contrôles principaux communs, ceux que l'on trouve dans les grandes catégories de transaction, on a conclu que la plupart d'entre eux fonctionnent correctement. Cependant, on a noté que des améliorations sont requises pour trois (3) contrôles principaux communs.

La base de données des fiches de spécimen de signature représente la source officielle du Ministère pour vérifier les pouvoirs financiers délégués d'un gestionnaire ou d'un administrateur de centre de coûts. L'administration de cette base de données doit être améliorée afin que les renseignements soient actuels et exacts (ces renseignements étant utilisés pour l'assurance de la qualité et le règlement des paiements).

L'assurance de la qualité portant sur la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP permet de contrôler que les gestionnaires habilités ont suivi correctement et de façon constante les procédures requises pour vérifier la validité et l'exactitude des transactions. Ce processus est bien conçu, mais il pourrait être amélioré en veillant à ce que les travaux du vérificateur de l'assurance de la qualité soient effectués continuellement et en appliquant une analyse plus fiable des erreurs décelées durant l'assurance de la qualité complète menée sur les transactions à faible risque.

L'accès au système et la séparation des tâches permettent de s'assurer que des rôles incompatibles ne soient pas attribués à un même utilisateur et de réduire les risques d'action inappropriée au sein du Ministère. Le régime actuel de surveillance continue doit être amélioré, car les tests élaborés pour détecter les problèmes de séparation des tâches n'ont pas été configurés ni adaptés en fonction des besoins de Santé Canada.

Contrôles principaux spécifiques

Ces contrôles complètent les contrôles principaux communs. Ils contribuent à garantir l'exhaustivité et l'exactitude des renseignements financiers. Parmi les dix (10) contrôles principaux spécifiques, on a déterminé que huit (8) fonctionnaient efficacement.

La vérification a révélé deux (2) domaines nécessitant des améliorations. Un processus uniformisé de clôture permettrait de s'assurer que les conditions des accords de contribution sont respectées et que les recouvrements sont communiqués, le cas échéant. Les recouvrements qui ne sont pas communiqués aux finances en temps opportun diminuent l'exactitude et l'exhaustivité des comptes débiteurs. En outre, la piste de vérification des dépenses de paye doit être améliorée pour donner la preuve que l'examen d'assurance de la qualité a bien été effectué par une personne autorisée à le faire et qualifiée. La séparation des tâches entre la création et la vérification de la paye doit également être surveillée de façon continue.

L'annexe B présente un aperçu de l'efficacité des contrôles financiers principaux examinés dans le cadre de cette vérification et correspondant à des catégories importantes de transactions.

Annexe A

Champs d'enquête et critères de vérification
Titre du critère
Critère de vérification
Champ d'enquête 1 : Les contrôles financiers principaux communs à toutes les catégories de transaction fonctionnent efficacement pour assurer l'exhaustivité, la validité et l'exactitude des transactions.
1. Délégation des pouvoirs de signature en matière financière Les contrôles portant sur la tenue des fiches de spécimen de signature garantissent la validité de la délégation des pouvoirs de signature en matière financière.
2. Processus d'assurance de la qualité relativement aux attestations en vertu de l'article 34 de la LGFP L'assurance de la qualité relativement aux attestations en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) est bien effectuée.
3. Attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP L'attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP est bien effectuée et les tâches sont correctement séparées dans le cadre de l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP.
4. Examen par la direction des dépenses et des engagements (REF) Les gestionnaires de centres de coûts vérifient l'exhaustivité, la validité et l'exactitude des dépenses et des engagements enregistrés dans SAP.
5. Charges à payer à la fin de l'exercice Les gestionnaires de centres de coûts vérifient l'exhaustivité, la validité et l'exactitude des dépenses et des engagements enregistrés dans SAP.
6. Accès au système et séparation des tâches L'accès au système financier ministériel, SAP, est restreint et la séparation des tâches est bien appliquée.
Champ d'enquête 2 : Les contrôles financiers principaux spécifiques de certaines catégories de transactions fonctionnent efficacement pour assurer l'exhaustivité, la validité et l'exactitude des transactions.
1. Accords de subvention et de contribution Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des accords de subvention et de contribution fonctionnent correctement.
2. Dépenses liées aux traitements et salaires Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des dépenses liées aux traitements et salaires fonctionnent correctement.
3. Services de santé non assurés Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des services de santé non assurés fonctionnent correctement.
4. Achat de biens et services Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des achats de biens et services fonctionnent correctement.
5. Achats effectués à l'aide d'une carte d'achat Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des achats effectués à l'aide d'une carte d'achat fonctionnent correctement.
6. Recettes provenant des présentations et des évaluations de médicaments Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des recettes provenant des présentations et des évaluations de médicaments fonctionnent correctement.
7. Comptes à recevoir Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des comptes à recevoir fonctionnent correctement.
8. Immobilisations Les contrôles financiers principaux spécifiques du traitement des immobilisations fonctionnent correctement.

Annexe B

Légende
CE
Contrôles efficaces
CNAMi
Contrôles nécessitant des améliorations mineures
CNAMo
Contrôles nécessitant des améliorations modérées
CNA
Contrôles nécessitant des améliorations
CNF
Contrôles non fonctionnels
CNCV
Contrôles non compris dans la vérification
Grille d'évaluation
Contrôles financiers principaux communs
Résultat
1. Délégation des pouvoirs de signature en matière financière CNAMi
2. Processus d'assurance de la qualité relativement aux attestations en vertu de l'article 34 de la LGFP CNAMi
3. Atttestation en vertu de l'article 33 de la LGFP CE
4. Examen par la direction des dépenses et des engagements (REF) CE
5. Charges à payer à la fin de l'exercice CE
6. Accès au système et séparation des tâches CNAMi
Contrôles financiers principaux spécifiques
 
Déclaration des operations
Bilan
Accord de contribution Traitements et salaries Services de santé non assurés (SSNA) Achats de biens et services Achats effectués à l'aide d'une carte d'achat Recettes provenant des présentations et des évaluations de médicaments Comptes à recevoir Immobilisations
1. Rapprochement des transactions d'engagements et de paiements entre les systèmes de contribution et le système financier du Ministère (SAP) CE              
2. Examen et clôture des accords de contribution CNA              
3. Assurance de la qualité concernant la paye (vérification par les pairs)   CNAMi            
4. Examen du rapport de type 5970 concernant le traitement des demandes SSNA     CE          
5. Rapprochement des demandes des SSNA traitées dans le SISTDP avec les paiements dans SAP     CE          
6. Examen des contrats au-delà de 10 000 $       CE        
7. Rapprochement des états de compte des cartes         CE      
8. Rapprochement de la base des données des présentations de médicaments avec SAP           CE    
9. Surveillance et rapprochement des comptes d'attente et provisoires             CE  
10. Inventaire physique des immobilisations               CE

Annexe C - Détermination de la portée

La première étape pour déterminer la portée de la vérification a consisté à décomposer les éléments des états financiers du Ministère en catégories de transactions importantes pour l'exercice 2009-2010. En leur attribuant une évaluation de risque (faible, modéré ou élevé), on a analysé le risque d'inexactitude importante pour chaque catégorie d'après l'importance relative des transactions publiées dans le système financier ministériel, SAP, et la probabilité d'erreurs.

Dans le cadre de la présente vérification, l'analyse de l'importance relative était fondée sur une limite de 45 millions de dollars, soit environ 1 % des dépenses brutes de Santé Canada. À l'aide de ce montant, on a déterminé les classements suivants :

  • Importance relative faible
  • Importance relative moyenne
  • Importance relative élevée

Les catégories de transactions présentant une faible importance relative ont été éliminées de la vérification.

Pour évaluer la probabilité d'erreurs, on s'est fondé sur différents facteurs comme le montant des transactions et la complexité et le type de processus (automatisé ou manuel). Les catégories de transactions présentant à la fois une faible probabilité d'erreurs et une importance relative moyenne ont été éliminées de la vérification. Certaines autres catégories de transactions ont également été exclues lorsque les contrôles n'étaient pas suffisamment uniformes d'une région à l'autre ou lorsqu'une stratégie de corroboration était jugée plus efficace.

La deuxième étape pour déterminer la portée de la vérification a consisté à cerner les contrôles financiers principaux pour chaque catégorie de transactions importante. Les contrôles principaux sont ceux qui sont conçus pour atteindre les objectifs de contrôle de Santé Canada et appliquer la responsabilité de la direction quant à l'exhaustivité, la validité et l'exactitude du traitement des transactions financières.

Pour déterminer les contrôles principaux, on a suivi les étapes suivantes :

  • Détermination des risques importants pour l'intégrité des renseignements financiers déclarés dans les états financiers;
  • Examen des systèmes et des processus documentés actuellement en place pour les catégories sélectionnées de transactions importantes;
  • Examen des activités de contrôle en place pour atténuer les risques importants déterminés;
  • Détermination des contrôles jugés essentiels pour gérer les risques importants.

Le chapitre 5300 du Manuel de l'Institut canadien des comptables agréés (ICCA) sur les éléments probants stipule que la direction a la responsabilité de fournir une présentation fidèle des états financiers qui reflètent la nature et les activités de l'entité. En affirmant que les états financiers donnent, à tous les égards importants, une image fidèle de la situation financière, conformément aux principes comptables généralement reconnus, la direction fait une déclaration implicite ou explicite concernant la reconnaissance, les mesures, la présentation et la divulgation des divers éléments des états financiers et des renseignements connexes.

Les affirmations susmentionnées ont été utilisées comme fondement de l'évaluation des risques d'inexactitude importante et en vue de la conception et de l'application des procédures de vérification. Les affirmations suivantes représentent les critères ayant servi à déterminer et à évaluer les contrôles principaux examinés durant la phase d'exécution de la vérification :

  • Exhaustivité : toutes les transactions et tous les événements devant être enregistrés l'ont été;
  • Existence : toutes les transactions et tous les événements enregistrés se sont produits et concernent l'entité;
  • Exactitude : le montant et les autres renseignements relatifs à la transaction ont été enregistrés correctement;
  • Présentation/classification : les transactions et les événements ont été enregistrés dans le compte approprié;
  • Date limite : les transactions et les événements ont été enregistrés durant la période comptable appropriée.

Les contrôles financiers principaux déterminés pour chaque catégorie de transaction importante ont ensuite été divisés en contrôles communs ou spécifiques. Les contrôles communs sont ceux que l'on trouve dans la plupart des catégories de transaction importante.

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