ARCHIVÉE - Rapport de vérification définitif - Vérification de la subvention à la Société du Partenariat canadien contre le cancer

Septembre 2011

Table des matières

Version traduite. La version anglaise de ce rapport doit prévaloire en cas d'incohérence.

Sommaire

Ce rapport présente les constatations, conclusions et recommandations issues de la Vérification de la subvention à la Société du Partenariat canadien contre le cancer (le « Partenariat ») effectuée par le Bureau de la vérification et de la responsabilisation. Le Partenariat a été autorisé à recevoir une subvention de Santé Canada d'un montant de 250 millions de dollars payable en parties égales sur une période de cinq ans se terminant le 31 mars 2012. Cette subvention a été modifiée en mars 2009 pour se conformer au modèle de gestion du Partenariat et permettre à l'organisme de reporter ses excédents d'une année à l'autre, sur le postulat que les fonds non utilisés seraient remboursés à Santé Canada au terme des cinq ans.

La vérification avait pour but de donner à la sous-ministre l'assurance que la Direction générale de la politique stratégique (DGPS) de Santé Canada dispose d'un cadre de contrôle de gestion pour la surveillance et l'administration de l'entente de financement, et que le Partenariat se conforme aux modalités de ladite entente de financement.

La vérification a consisté à appliquer des procédures suffisantes et convenables ont été effectuées et des preuves, réunies pour soutenir l'exactitude de la conclusion de la vérification.

La vérification a conclu que la DGPS a mis en place un cadre de contrôle de gestion efficace afin de surveiller l'entente de financement, et que le Partenariat se conforme aux modalités de ladite entente. La DGPS demande et obtient des renseignements suffisants pour évaluer le respect de l'entente de financement par le Partenariat, et elle prend des mesures appropriées pour surveiller ses activités et son rendement. Le Partenariat utilise les fonds aux fins prévues dans l'entente de financement et tient à jour des dossiers financiers appropriés.

Globalement, voici les points nécessitant l'attention de la direction:

  • résoudre le problème du recouvrement des intérêts accumulés par le Partenariat sur ses investissements; et
  • assurer la bonne tenue à jour des fiches de spécimen de signature du personnel de la DGPS.

Le rapport comprend deux recommandations sur ces points. La direction souscrit à ces recommandations et sa réponse indique son engagement à prendre les mesures convenables.

1. Introduction

1.1 Contexte

La Société du Partenariat canadien contre le cancer (le « Partenariat ») a été fondée en novembre 2006 sous forme d'organisme sans but lucratif. Opérationnelle en janvier 2007, elle s'est attelée à la mise en oeuvre du premier plan national de lutte contre le cancer, la Stratégie canadienne de lutte contre le cancer (la « Stratégie »). Cette stratégie, élaborée en consultation avec plus de 700 survivants du cancer et spécialistes, vise à réduire le nombre de personnes qui reçoivent un diagnostic de cancer, à améliorer la qualité de vie des personnes atteintes d'un cancer et à diminuer la probabilité de mort due au cancer. En 2006, le gouvernement fédéral a engagé 260 millions de dollars sur cinq ans pour soutenir la Stratégie, dont 250 millions ont été attribués au Partenariat sous forme de subvention. La gestion de l'entente régissant ce financement est assurée par la Direction des programmes et des politiques de soins de santé de la Direction générale de la politique stratégique.

Le financement du Partenariat est assuré au moyen d'une subvention (l'« entente de financement ») accordée avec Santé Canada et couvrant une période de cinq ans prenant fin le 31 mars 2012. Le 13 mars 2009, cette entente de financement a été modifiée de manière à permettre au Partenariat de reporter ses excédents d'une année à l'autre, conformément à la Politique et à la Directive sur les paiements de transfert entrées en vigueur en octobre 2008.

L'entente initiale ne prévoyant pas le report des excédents, seuls 19,7 millions de dollars ont été versés durant l'exercice 2007-2008 sur les 50 millions prévus. La subvention s'est montée à 58,2 millions de dollars en 2008-2009, à 57,5 millions en 2009-2010 et à 55 millions en 2010-2011. Le budget de 2011-2012 se monte à 50 millions de dollars. Le 10 mars 2011, le premier ministre Stephen Harper a annoncé l'intention du gouvernement fédéral de renouveler son soutien aux travaux du Partenariat en lui accordant une autre subvention de 250 millions de dollars répartie sur cinq ans, à compter d'avril 2012.

Le Partenariat vise à optimiser l'application et le transfert des connaissances, du savoir-faire et des pratiques exemplaires dans tous les domaines de la lutte contre le cancer de manière à soutenir les décideurs, les fournisseurs de soins de santé, les patients et leurs familles ainsi que la communauté générale dans leurs efforts afin de concrétiser les objectifs de la Stratégie. Le Partenariat se charge de rechercher et de lancer des initiatives avec ses partenaires (experts en cancérologie, organismes sans but lucratif, gouvernements, agences de lutte contre le cancer, organismes de santé nationaux, patients, survivants et autres membres de la communauté concernée par la maladie), dans le but ultime de faire progresser la lutte contre le cancer pour l'ensemble de la population canadienne.

L'évaluation de Santé Canada effectuée en juillet 2010 a conclu que le Partenariat était entièrement opérationnel, qu'il disposait d'une structure de gouvernance robuste et qu'il avait bien réussi à mettre en oeuvre des projets visant à renforcer sa coordination et sa capacité.

Le conseil d'administration du Partenariat est représentatif des différents points de vue des parties prenantes (voir l'annexe B). Il comprend des élus provinciaux, territoriaux et régionaux, des spécialistes en politiques et des chefs de file de la lutte contre le cancer, des représentants de la Société canadienne du cancer, des collectivités autochtones et des patients atteints du cancer, ainsi qu'un représentant fédéral nommé par le ministre de la Santé.

Chacune des priorités et des initiatives stratégiques du Partenariat (voir l'annexe C), est dirigée par un responsable de la communauté du cancer, par exemple un clinicien ou un chercheur, qui est habituellement employé par un organisme partenaire.

Certaines initiatives du Partenariat bénéficient également de l'orientation fournie par divers groupes de travail, groupes consultatifs et comités de direction présidés par des chefs de file réputés en matière de cancer. Ces groupes sont notamment le Comité consultatif sur la gestion des risques de cancer, le Réseau national de dépistage du cancer colorectal, le Comité consultatif sur la qualité des programmes de lutte contre le cancer, le Comité consultatif national sur la stadification du cancer et le Comité consultatif sur la lutte contre le cancer pour les Premières nations, les Inuits et les Métis.

1.2 Objectifs de la vérification

La présente vérification visait à déterminer :

  • si la Direction générale de la politique stratégique (DGPS) a bien mis en place un cadre de contrôle de gestion efficace pour la surveillance de l'entente de financement;
  • si le bénéficiaire de la subvention se conforme bien aux modalités de ladite entente de financement.

Les secteurs d'intérêt et critères de vérification sont présentés à l'annexe A.

1.3 Portée et méthode

La vérification a porté sur le cadre de contrôle de gestion que la DGPS a mis en place pour la surveillance et l'administration des paiements de transfert concernés, et sur les contrôles internes du Partenariat, à savoir :

  • les contrôles mis en oeuvre par la DGPS concernant la surveillance en place et l'inscription de données financières relatives aux paiements versés en vertu de l'entente de financement;
  • les contrôles mis en oeuvre par le Partenariat concernant l'administration des fonds et la surveillance des programmes d'investissement;
  • l'admissibilité des dépenses déclarées par le Partenariat durant les deux exercices prenant fin le 31 mars 2010 et 2011;
  • le respect des modalités de l'entente de financement.

L'ensemble des travaux a été mené en collaboration avec la DGPS et le Partenariat. La méthode de vérification a consisté à réaliser des entrevues et à examiner les preuves à l'appui des processus de contrôle interne ainsi que les données financières présentées pour la prise de décisions.

Les documents examinés sont notamment les suivants :

  • systèmes d'exploitation, procédures et surveillance;
  • comptes rendus des réunions des directeurs;
  • états financiers vérifiés (et conclusions antérieures);
  • entente de financement : modalités, conditions et critères d'admissibilité;
  • contrôles financiers internes, y compris les délégations, les politiques et les procédures;
  • descriptions des rôles et responsabilités;
  • rémunération du bénéficiaire, politiques en matière de voyages et dossiers.

Les transactions financières ont été examinées de manière à vérifier les points suivants :

  • que le Partenariat fait preuve de diligence raisonnable pour l'approbation des paiements destinés aux activités correspondant aux objectifs de l'entente de financement;
  • que les dépenses sont engagées et déclarées conformément aux conditions de l'entente;
  • que les recettes et les dépenses liées aux divers projets sont consignées dans des dossiers distincts (c.-à-d. recours à des centres de coûts, comptabilité de projet, etc.).

La vérification a été effectuée d'avril à juin 2011.

1.4 Énoncé d'assurance

Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, des procédures suffisantes et convenables ont été effectuées et des preuves, réunies pour soutenir l'exactitude de la conclusion de la vérification. Les constatations et la conclusion de la vérification sont basées sur une comparaison des conditions qui existaient à la date de la vérification et aux critères établis qui ont été approuvés par la direction. Par ailleurs, les preuves ont été réunies conformément aux Normes relatives à la vérification interne pour le gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour les pratiques professionnelles de la vérification interne.

2. Constatations, recommandations et réponses de la direction

2.1 Cadre de contrôle de gestion efficace

2.1.1 Modalités de l'entente de financement

Critère de vérification : L'entente de financement est conforme à la Proposition de Financement et aux annexes de la Directive sur les paiements de transfert (octobre 2008) concernant les modalités requises pour les subventions.

Depuis 2006, on a conclu trois ententes de financement avec le Partenariat. La première était un accord de contribution signé en novembre 2006 pour l'exercice 2006-2007 afin de fournir des fonds de démarrage d'un montant de 3 millions de dollars, la deuxième était une subvention de 250 millions de dollars sur cinq ans accordée en mars 2007, celle-ci ayant été remplacée en mars 2009 par une entente modifiée de manière à mieux s'accorder avec le modèle opérationnel du Partenariat et à lui permettre de reporter ses excédents d'une année à l'autre. C'est cette dernière entente de financement, datant du 13 mars 2009, qui est incluse dans la portée de la présente vérification.

La Proposition de Financement ainsi que les annexes D (Modalités applicables aux subventions), F (Dispositions des ententes de financement pour subventions) et H (Dispositions des ententes de financement pour financement pluriannuel initial) de la Directive sur les paiements de transfert du CT (octobre 2008), fournissent la liste des modalités relatives aux subventions qui doivent figurer dans l'entente de financement. Pour cela, les procédures de vérification présentaient de façon détaillée toutes les modalités de l'entente de financement dont il fallait vérifier la conformité avec ces exigences.

L'entente de financement conclue entre Santé Canada et le Partenariat comprend toutes les modalités applicables énoncées dans la Proposition de Financement et dans la Directive sur les paiements de transfert. La vérification n'a révélé aucun problème majeur.

Pour conclure, l'entente de financement est conforme à la Proposition de Financement et aux annexes de la Directive sur les paiements de transfert (octobre 2008) concernant les modalités requises pour les subventions.

2.1.2 Activitiés de surveillance et gestion des risques

Critère de vérification : La DGPS suit une démarche formelle et rigoureuse pour la surveillance des activités du bénéficiaire et la gestion des risques.

L'entente de financement conclue avec le Partenariat n'est assujettie à aucun cadre de vérification axé sur les risques. En raison de la nouveauté de l'organisme et du fait qu'aucune organisation de ce type n'avait jamais été utilisée ainsi pour une maladie précise, la DGPS a décidé d'adopter une démarche prudente de gestion des risques. Le profil de la Stratégie canadienne de lutte contre le cancer et l'envergure de l'entente de financement ont également incité la DGPS à surveiller de près ce bénéficiaire à l'aide de plusieurs mesures comptables intégrées à l'entente durant ses cinq premières années d'existence. En vertu de l'entente de financement, on a réalisé deux évaluations : une évaluation indépendante commanditée par le Partenariat (transmise au ministre en avril 2009) et une évaluation commanditée par Santé Canada (2009-2010). Celles-ci ont permis d'établir un mécanisme d'évaluation des risques.

Au début de la relation de financement avec le Partenariat, en mars 2007, l'outil de gestion du risque de l'entreprise et l'outil d'évaluation du risque relatif au bénéficiaire/entente (GRE-OERBE) du Ministère n'existaient pas. La DGPS a créé un cadre de travail qui définit les bases de la surveillance du Partenariat. Il s'agit d'un outil de référence pour le personnel afin de s'assurer que le Partenariat respecte les exigences de l'entente de financement. Il sert également à l'analyse du plan d'affaires annuel et des rapports annuels.

Le cadre de surveillance comprend les outils suivants :

  • Cycle annuel des éléments livrables pour un exercice donné : aperçu du calendrier des éléments livrables prévus dans l'entente de financement;
  • Plan de surveillance de la responsabilisation : liste chronologique des activités de responsabilisation et opérationnelles du Partenariat (plan d'affaires annuel, rapport du vérificateur indépendant), regroupées par trimestre, avec les annexes correspondantes précisant le processus ou la réponse fédérale nécessaire, le cas échéant;
  • Plan de surveillance de la responsabilisation pour les activités facultatives ou ponctuelles : idem, mais pour les activités limitées dans le temps et qui n'ont pas lieu chaque année (p. ex., évaluations indépendantes, nominations de représentants fédéraux);
  • Activités continues de diligence raisonnable : activités menées au sein de la DGPS pour vérifier la bonne administration de tous les aspects généraux de l'entente de financement (p. ex., vérifications ponctuelles du site Web du Partenariat et de ses documents publics, visites sur place, participation à des événements);
  • Obligations générales énoncées dans l'entente de financement : définition des obligations générales du Partenariat (p. ex., langues officielles, lobbying).

Le personnel du programme consigne ses activités de surveillance en format papier. On a également pu examiner plusieurs courriels datant de ces dernières années. La vérification a mis à jour des preuves des échanges entre la DGPS et le Partenariat et de la bonne réception des documents requis.

De plus, huit représentants des Instituts de recherche en santé du Canada et de l'Agence de la santé publique du Canada participent à six groupes consultatifs internes du Partenariat. Ces personnes font partie d'un groupe de travail sur le portefeuille du cancer dirigé par la DGPS.

Enfin, le Partenariat présente de façon volontaire à la DGPS les comptes rendus de toutes ses réunions du conseil d'administration et de ses comités de finances et de vérification.

Il n'y a eu aucun problème concernant le maintien de l'admissibilité, les conditions particulières ou les critères de qualification. Cependant, en cas de non-conformité avec les modalités de l'entente de financement, il faut donner un préavis raisonnable au Partenariat avant de réduire ou de suspendre les paiements, ou d'exiger le remboursement des fonds par le Partenariat, le cas échéant. Le personnel de la DGPS a informé les vérificateurs que tout manquement serait transmis à l'Unité des services juridiques du Ministère. De plus, le Ministère se fonde sur le chapitre 14 de son Manuel de procédures normalisées d'exploitation pour la résiliation et la liquidation des ententes de financement.

Pour conclure, la DGPS suit une démarche formelle et rigoureuse pour la surveillance des activités du bénéficiaire et la gestion des risques.

2.1.3 Approbation des paiements

Critère de vérification : Les rapports financiers et non financiers fournis par le bénéficiaire sont examinés et approuvés en vue de l'octroi des paiements.

En général, les bénéficiaires de subventions n'ont pas besoin de déclarer comment ils l'utilisent. Cependant, les subventions sont soumises à des critères d'admissibilité et autres conditions particulières. La conformité aux exigences de déclaration et aux activités décrites dans l'entente de financement est une condition essentielle à respecter par le bénéficiaire pour maintenir son admissibilité à la subvention.

Tel que le précise l'entente de financement, les fonds de chaque exercice sont versés de façon échelonnée en fonction de l'état des flux de trésorerie annuel que le Partenariat doit fournir avant le 31 janvier pour l'exercice suivant. L'octroi de chaque versement se poursuivra tant que le Partenariat se conformera aux modalités de l'entente de financement.

Lors de la vérification, on a examiné le degré d'analyse par la DGPS des données financières fournies par le Partenariat. Les entrevues auprès du personnel de la Direction générale ont révélé que les données financières sont transmises à son Unité des services financiers (des agents financiers relevant de la Direction générale du contrôleur ministériel) aux fins d'analyse. En vertu de l'entente de financement, l'état des flux de trésorerie doit tenir compte des excédents découlant de l'utilisation des fonds précédemment remis au Partenariat, aux sources financières supplémentaires et aux intérêts obtenus à la suite du dépôt des fonds reçus. Les données relatives aux excédents et au financement issu d'autres sources sont indiquées dans le plan d'affaires annuel, mais pas dans le modèle d'état des flux de trésorerie fourni au Partenariat. Il est donc difficile pour l'Unité des services financiers de la Direction générale d'analyser les états de flux de trésorerie. Ce n'est toutefois pas très problématique, et ce, pour les raisons suivantes :

  • Depuis mars 2009, le Partenariat est autorisé à reporter des fonds d'un exercice à l'autre;
  • Les seules autres sources de financement sont l'Agence de santé publique du Canada (2,5 millions de dollars sur cinq ans) et la Fondation des maladies du coeur de l'Ontario (0,5 million de dollars sur cinq ans);
  • Les intérêts accumulés sur les versements découlant de l'entente de financement ne sont pas dépensés, car ils sont dus à Santé Canada.

La vérification a trouvé des preuves montrant que les gestionnaires de programme et l'Unité des services financiers de la Direction générale ont analysé les états financiers vérifiés en 2009 et en 2010. Il reste toutefois un problème. En effet, l'article 3.2 de l'entente de financement indique que les intérêts accumulés par le Partenariat sur les versements échelonnés de la subvention «sont considérés comme des acomptes du financement». Les fonds octroyés accumulent des intérêts depuis 2008. Les intérêts combinés des deux exercices vérifiés se montaient à 299 885 $. Par conséquent, les états financiers vérifiés du Partenariat indiquent adéquatement un solde de 674 053 $ en tant qu'élément de passif (« Dû à Santé Canada »). Le montant total n'a pas encore été remboursé au Ministère. On étudie actuellement plusieurs options afin de déterminer le meilleur moyen de tenir compte de ce montant dans les versements effectués au Partenariat en vertu de l'entente de financement.

On a examiné l'application des contrôles financiers essentiels en vertu des articles 32 (engagements budgétaires) et 34 (justification des dépenses) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Sur les huit paiements examinés :

  • on a trouvé un cas de signature de l'article 32 par une personne pour qui la délégation des pouvoirs de signature en matière financière n'avait pas été enregistrée dans la base de données des fiches de spécimen de signature;
  • on a trouvé un cas de signature de l'article 34 par une personne dont l'affectation temporaire n'avait pas été documentée dans les délais de la transaction dans la base de données des fiches de spécimen de signature.

Pour conclure, les rapports financiers et non financiers fournis par le bénéficiaire sont approuvés en vue de l'octroi des paiements. Toutefois, la DGPS doit porter son attention sur deux problèmes : le recouvrement des intérêts accumulés par le Partenariat sur les fonds déposés et l'entretien des fiches de spécimen de signature.

Recommandation 1

  • Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la politique stratégique prenne en compte les intérêts accumulés par le bénéficiaire en vertu de l'entente de financement (alinéa 3.2).

Réponse de la direction

La direction souscrit à la recommandation.

Le bénéficiaire reconnaît déjà la responsabilité. Des mesures convenables seront entreprises afin de résoudre le problème lié à la clause de l'entente de financement concernant les intérêts accumulés à partir des versements échelonnés.

Recommandation 2

  • Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la politique stratégique s'assure que les transactions de la DGPS soient approuvées par des personnes qui détiennent le pouvoir requis et qui disposent d'une fiche de spécimen de signature à jour.

Réponse de la direction

La direction souscrit à la recommandation.

Des mesures visant à combler les lacunes de responsabilité décelées au sein de la DGPS seront documentées pour la mise en oeuvre.

2.1.4 Mesure du rendement

Critère de vérification : La direction de la DGPS effectue des évaluations pour déterminer si le bénéficiaire est un outil efficace pour l'avancement de la Stratégie canadienne de lutte contre le cancer et prend en compte les recommandations découlant de ces évaluations.

Comme l'exige l'entente de financement, le Partenariat a effectué une évaluation indépendante en 2009 couvrant la période allant d'avril 2007 à février 2009. Cette évaluation visait à examiner les résultats atteints par le Partenariat ainsi que les activités entreprises en vue de concrétiser la Stratégie. On a également étudié les activités de mise en oeuvre, la gouvernance et la responsabilisation globales, les cadres fondamentaux, les activités entreprises afin de parfaire et de recibler la Stratégie, ainsi que les activités de démarrage. En réponse à cette évaluation, le Partenariat a créé un plan d'action de gestion et il a transmis le rapport à la DGPS.

La DGPS a également commandité une deuxième évaluation réalisée en mai 2010, dont l'objectif était de déterminer si le Partenariat a réussi à favoriser l'atteinte des objectifs de santé publique en matière de lutte contre le cancer au Canada et s'il est utile à l'avancement des objectifs de la Stratégie. Le rapport d'évaluation a conclu que le Partenariat est entièrement opérationnel, qu'il a mis en oeuvre une structure de gouvernance efficace et que « le recours à un organisme non gouvernemental est le modèle le plus approprié étant donné la structure du système de soins de santé au Canada. » Ce rapport proposait huit recommandations, qui ont toutes été suivies par le Partenariat. Ce dernier a élaboré et mis en oeuvre une réponse et un plan d'action de la direction afin de les traiter.

Pour conclure, la direction de la DGPS effectue bien des évaluations pour déterminer si le Partenariat est un outil efficace pour l'avancement de la Stratégie canadienne de lutte contre le cancer et prend en compte les recommandations découlant de ces évaluations.

2.2 Respect par le Partenariat de l'entente de financement

2.2.1 Contrôles et pratiques de gestion

Critère de vérification : Les contrôles et pratiques de gestion du bénéficiaire favorisent la prise en compte de l'économie dans les décisions en matière de dépenses.

Ce critère vérifie dans quelle mesure le bénéficiaire prend en compte les facteurs d'économie et de rentabilité pour la dépense des fonds en vertu des modalités de l'entente de financement. Pour cela, on a examiné s'il existait des politiques en matière d'approvisionnement, de comptes créditeurs, de rémunération et de déplacements.

Politiques et procédures

Étant donné que plus de 84 % des dépenses du Partenariat sont des paiements à des tierces parties (partenaires de projets et fournisseurs de services) qui fournissent des éléments de la Stratégie et à d'autres fournisseurs de biens et services, nous avons estimé que les politiques et procédures en matière d'approvisionnement ainsi que les procédures d'autorisation des paiements revêtaient une grande importance.

Des groupes consultatifs, composés de spécialistes internes et externes du domaine médical ou scientifique, se chargent de déterminer les projets capables de soutenir les résultats stratégiques et de recommander le moyen le plus efficace d'obtenir ces résultats : en passant par un partenaire de projet (principalement des organismes ou établissements gouvernementaux) ou au moyen d'un contrat de service (fournisseurs de services). Les gestionnaires responsables peuvent alors entreprendre une mesure d'approvisionnement.

Le Partenariat a créé une politique d'approvisionnement en juin 2007, qu'il a ensuite modifiée en juin 2008 et en septembre 2009. Cette politique a été complétée en octobre 2010 par un ensemble de procédures détaillées destinées à fixer des règles de gestion de l'approvisionnement en biens et services et de sélection des tierces parties communes à l'ensemble de l'organisme. Ces procédures fournissent des directives concernant la séparation des responsabilités, les pouvoirs d'approbation, les besoins concurrentiels (en fonction de valeurs de référence) et l'évaluation des soumissions.

Le Cadre de délégation de pouvoir s'appliquant à toutes les catégories de dépenses à plusieurs niveaux est également pertinent. Le pouvoir d'approbation est obtenu au préalable pour tous les achats.
Montant
Niveau du fondé de pouvoir en matière d'achat
Moins de 50 000 $ Directeurs ou gestionnaires relevant de vice-présidents
50 000 $ - 250 000 $ Vice-président/directeur financier et administratif
250 000 $ - 1 million de dollars Chef de la direction
Plus d'un million de dollars Conseil d'administration (signé par le chef de la direction après approbation)

Les achats de plus de 5 000 $ nécessitent un bon de commande. Les demandes d'achat dépassant 25 000 $ requièrent un contrat.

Lorsque la valeur estimative des achats est inférieure à 25 000 $, on privilégie le recours à un processus d'approvisionnement concurrentiel, mais celui-ci n'est pas obligatoire. Il faut mener une procédure concurrentielle sur invitation (jusqu'à trois soumissionnaires) pour les achats d'une valeur estimative comprise entre 25 000 $ et 100 000 $. Un processus concurrentiel ouvert est obligatoire pour les demandes d'achat de plus de 100 000 $, à l'aide d'un système électronique d'appel d'offres accessible à tous les fournisseurs canadiens de manière équitable.

Les partenaires de projet sont presque toujours rémunérés par versements échelonnés et non par élément livré. Toutefois, le versement des paiements est soumis à l'approbation des directeurs ou gestionnaires de projet. Chaque directeur doit rendre des comptes sur l'évolution de ses projets dans un rapport sur le déroulement des opérations et les prévisions, lequel est examiné par les comités. La surveillance des projets est étudiée chaque mois et chaque trimestre à l'occasion de réunions de gestion de projets pour s'assurer de ne pas verser de paiements aux tierces parties dont les projets sont en retard.

L'annexe D présente des exemples de contrats avec des tierces parties par priorité. Ceux-ci sont assujettis aux contrôles suivants :

  • Pour les paiements inférieurs à 100 000 $, le directeur du programme et le gestionnaire du programme doivent envoyer un courriel à l'agent financier de l'Innovation Institute of OntarioNote de bas de page 1, ainsi qu'une copie à l'analyste financier, en précisant qui a autorisé le paiement, le montant du paiement et les éventuelles instructions spéciales connexes.
  • Pour les paiements de plus de 100 000 $, le directeur du programme et le gestionnaire de projet doivent également remplir une fiche conjointe d'autorisation de paiement d'initiative.

Le Comité des finances et de la vérification du Partenariat, composé de cinq membres, examine les recommandations de gestion pour les nouveaux projets, ainsi que les états financiers trimestriels et les rapports d'avancement des opérations relatifs aux principaux projets financés par le Partenariat. Il se réunit généralement tous les deux mois après la fin du trimestre pour laisser le temps à la direction d'effectuer une analyse complète de l'avancement des projets et de modifier les prévisions financières. Ce système constitue une fonction de surveillance de l'avancement des projets.

Cet ensemble de procédures est approprié pour assurer le contrôle financier, la qualité des services et la rentabilité. Il existe également des procédures concernant la paye afin de définir les rôles et responsabilités de chacun pour les embauches ou fins d'emploi et les autres changements touchant le livre de paye. Il est à noter que le traitement de la paye, le calcul et le versement des retenues, le calcul et le suivi des avantages imposables ainsi que la préparation et la soumission des formulaires d'impôt requis sont pris en charge par le Réseau universitaire de santé, qui administre trois hôpitaux à Toronto.

Le Partenariat a mis au point une politique en matière de déplacements en juillet 2007, modifiée en septembre 2009. Cette politique s'applique à toutes les personnes autorisées à voyager au nom du Partenariat. Toutes les dépenses qui furent testées étaient éligibles selon la politique du Partenariat.

À l'heure actuelle, le Partenariat loue des bureaux à l'angle de l'avenue University et de la rue Front, au centre-ville de Toronto. D'après les documents trouvés, le Partenariat a suivi un processus en juin 2007 afin de trouver des bureaux, en s'aidant d'un agent immobilier spécialisé dans les entreprises. Le choix des bureaux s'est fait d'après plusieurs critères : l'accessibilité (par métro, train GO, transport depuis les aéroports et la gare ferroviaire), la capacité d'accueillir quelque 45 bureaux et postes de travail avec la possibilité d'en accueillir plus si nécessaire, la présence obligatoire de salles de réunion, et une sécurité appropriée. Les documents obtenus montrent que le Partenariat a fait son possible pour trouver des locaux à un prix raisonnable. Une étude supplémentaire doit être réalisée durant l'été 2011 afin de déterminer s'il est toujours rentable de rester dans les bureaux actuels.

Pour conclure, les contrôles et pratiques de gestion du bénéficiaire favorisent la prise en compte de l'économie dans les décisions en matière de dépenses.

2.2.2 Utilisation des fonds

Critère de vérification : Le bénéficiaire utilise les fonds aux fins prévues dans l'entente de financement.

Nous avons examiné les paiements versés durant les exercices 2009-2010 et 2010-2011 dans les catégories et sous-catégories suivantes : 1) dépenses du programme, à savoir les partenaires de projet et les fournisseurs de services (principalement des consultants), 2) charges d'exploitation, à savoir la rémunération, le remboursement des frais de déplacement et autres dépenses.

La première catégorie (dépenses du programme) représente 84 % de toutes les dépenses déclarées. Nous avons sélectionné un échantillon de 30 contrats, certains importants et d'autres de moindre envergure. Nous avons également examiné ces transactions pour vérifier leur conformité à l'entente de financement, étant donné que celle-ci interdit les paiements à d'importants projets d'immobilisation ou à des activités de lobbying.

Les procédures ont déterminé que les fonds sont utilisés en vue de mener des activités dont la nature est conforme à celle décrite dans la Stratégie et que le Partenariat respecte les politiques internes en matière d'approvisionnement, de paye et de déplacements, comme l'explique la section ci-dessus.

Pour conclure, le bénéficiaire utilise les fonds aux fins prévues dans l'entente de financement.

2.2.3 Exigences d'établissement de rapports

Critère de vérification : Le bénéficiaire tient à jour des dossiers financiers et présente des rapports conformément aux modalités de l'entente de financement.

Le Partenariat doit soumettre chaque année des renseignements pertinents sur ses activités dans son plan d'affaires annuel et son rapport annuel. Ces documents sont des outils de surveillance essentiels pour la DGPS afin de déterminer si les conditions d'admissibilité et de qualification sont maintenues.

Plan d'affaires annuel

Tout d'abord, l'entente de financement exige la présentation d'un plan d'affaires annuel et d'états des flux de trésorerie pour l'année suivante aux fins d'examen par le ministre, au plus tard le 31 janvier pour l'exercice débutant le 1er avril. Le plan d'affaires annuel porte sur les activités et les projets prévus afin de satisfaire les domaines stratégiques prioritaires et les deux priorités supplémentaires mentionnés à l'annexe C.

Il est également stipulé dans l'entente de financement les renseignements à fournir dans le plan d'affaires annuel. D'après l'examen des plans d'affaires soumis pour les exercices 2009-2010 et 2010-2011, les vérificateurs ont conclu que toutes les données requises avaient été fournies (tableau 1 ci-dessous).

Tableau 1 - Examen des renseignements fournis dans les plans d'affaires annuels
des exercices 2009-2010 et 2010-2011
Renseignements requis
Inclus
Activités et résultats prévus à court et moyen terme pour le prochain exercice financier, en conformité avec le plan stratégique et en vue de l'exécution de celui-ci Oui
Référence au plan d'affaires annuel du bénéficiaire de l'exercice financier précédent, notamment sur ses réussites et les difficultés restantes Oui
Estimation des excédents du bénéficiaire pour l'exercice financier en cours, accompagnée d'une proposition de plan décrivant la gestion de ces excédents Oui
Dépenses du bénéficiaire prévues au budget du prochain exercice financier et prévisions de revenus d'autres sources Oui
État des flux de trésorerie pour le prochain exercice financier Oui
Composition du conseil d'administration du bénéficiaire et information sur sa conformité continue aux critères d'admissibilité et de qualification indiqués dans l'article 3.6 de l'entente de financement Oui
Stratégie de communications publiques du bénéficiaire tel qu'il est indiqué dans l'article 8.5 de l'entente de financement Oui
Évaluations des risques et stratégies d'atténuation Oui
Stratégies continues de surveillance du rendement Oui
Rapport annuel

Il est stipulé dans l'entente de financement que le Partenariat doit présenter son rapport annuel au ministre au plus tard quatre mois après la fin de l'exercice. Au moment de la vérification, le rapport annuel de l'exercice 2010-2011 n'avait pas encore été publié, étant prévu pour la fin juillet. Par conséquent, nous avons examiné les rapports annuels 2008-2009 et 2009-2010 pour vérifier qu'ils contenaient tous les renseignements et documents requis :

  • états financiers vérifiés;
  • analyse du rendement relativement au plan d'affaires annuel de l'exercice en cours;
  • aperçu des résultats attendus pour le prochain exercice financier;
  • documents créés ou publiés durant l'exercice financier;
  • rémunérations totales versées, y compris les éventuels honoraires, allocations et autres avantages remis aux membres du conseil et aux personnes qui relèvent d'eux dans l'organisme.
États financiers annuels préparés conformément aux principes comptables généralement reconnus

Le Partenariat doit tenir des comptes complets et adéquats, conserver des dossiers essentiels et consigner ses opérations relativement aux fonds reçus, conformément aux principes comptables généralement reconnus au Canada. Les états financiers sont vérifiés chaque année par Grant Thornton s.r.l. Les rapports de vérification des exercices 2008-2009 et 2009-2010 indiquent que les états financiers ont été présentés conformément aux principes comptables appropriés. Les vérificateurs ont communiqué avec les vérificateurs externes afin d'obtenir la confirmation qu'il n'y avait pas eu de problème majeur ni de redressement de fin d'année en raison d'erreurs importantes.

L'entente de financement contient également des exigences importantes concernant la composition du conseil d'administration. Le Partenariat a fourni la liste des membres, montrant que le conseil possède des représentants des autorités fédérales, provinciales, territoriales et autochtones. Le représentant fédéral est un membre non gouvernemental qui est nommé par le ministre et qui relève du Ministère.

Pour conclure, le bénéficiaire tient à jour des dossiers financiers et présente des rapports conformément aux modalités de l'entente de financement.

2.2.4 Exigences en matière de communications

Critère de vérification : Le bénéficiaire entretient des communications avec ses partenaires et le public conformément aux modalités de l'entente de financement.

L'entente de financement prévoit quatre exigences relativement à la communication publique du Partenariat. Chacune est traitée séparément ci-dessous.

Reconnaissance du financement

Afin d'évaluer si le Partenariat reconnaît le financement reçu de la part de Santé Canada, les vérificateurs ont sélectionné divers documents publiés, rapports, activités promotionnelles, présentations publiques et documents électroniques créés par lui, lesquels ont tous montré une reconnaissance appropriée des fonds octroyés par Santé Canada.

Renseignements fournis au ministre concernant les événements prévus

Le Partenariat étant dans l'obligation d'informer à l'avance le Cabinet du ministre des événements qu'il organise, la DGPS a reçu un calendrier des événements prévus et des occasions à venir de manière à inclure un commentaire du ministre dans les annonces et communiqués de presse. Le ministre a participé à plusieurs événements, dont l'annonce de l'initiative nationale de stadification (octobre 2010) et l'annonce de l'initiative Coalition - Connaissances & action liées pour une meilleure prévention (février 2010).

Partage de la stratégie de communication

La stratégie de communication du Partenariat est un document essentiel, dont le but est de veiller à ce que les outils de communication répondent aux besoins et aux attentes des principaux intervenants, qu'ils reflètent correctement le message de l'organisme et qu'ils indiquent de quelle manière les objectifs seront atteints et mesurés. Le Partenariat présente cette stratégie dans son plan d'affaires annuel depuis son adoption en décembre 2009.

Le plan de vérification n'incluait pas l'évaluation de cette stratégie de communication, mais nous avons constaté clairement que la documentation était présente et que de nombreux documents avaient été validés et présentés au conseil d'administration.

Le Partenariat a élaboré un plan afin de faciliter l'accès public aux renseignements découlant de la Stratégie ou relatifs à celle-ci, notamment à ses rapports annuels et à l'évaluation indépendante de la concrétisation de la Stratégie, et il a transmis cette information au ministre et à la DGPS. Le Partenariat remplit donc entièrement son obligation.

Langues officielles

Les communications orales et écrites du Partenariat avec le public doivent être offertes dans les deux langues officielles. Les communications publiques imprimées et électroniques que nous avons examinées étaient conformes à cette exigence.

Pour conclure, le bénéficiaire entretient des communications avec ses partenaires et le public conformément aux modalités de l'entente de financement. Il respecte la section correspondante de l'entente de financement.

2.2.5 Lois et politiques

Critère de vérification : Le bénéficiaire respecte la législation et les politiques fédérales citées dans l'entente de financement.

Ce critère porte sur les éléments indiqués ci-dessous :

  • Investissement des fonds non dépensés;
  • Vie privée et confidentialité;
  • Conflit d'intérêts et éthique;
  • Avantage pour les fonctionnaires actuels ou anciens ou les titulaires de charge publique;
  • Propriété intellectuelle;
  • Enregistrement des lobbyistes.
Investissement de fonds non dépensés

Le Partenariat bénéficie d'un financement sur une base trimestrielle. L'entente de financement exige que les fonds reçus soient déposés dans un compte portant intérêts jusqu'à ce qu'il soit requis de les dépenser. La politique d'investissement du Partenariat (décembre 2009) est alignée avec cette exigence. La vérification a conclu que les fonds reçus ont été déposés dans des comptes bancaires et que de l'argent a été transféré à des comptes d'épargnes auprès d'institutions financières.

Vie privée et confidentialité des renseignements personnels

Étant donné la nature sensible des renseignements personnels sur la santé, l'entente de financement impose au Partenariat d'entreprendre des évaluations et des vérifications sur les facteurs relatifs à la vie privée dans les domaines où des renseignements personnels entrent en jeu. La DGPS et le Partenariat ont informé les vérificateurs que ce dernier ne recevait aucun renseignement personnel sur la santé. Toutefois ceux-ci comprennent une condition de « réalisation de recherche » exigeant le respect de « l'ensemble des lois, règlements, politiques et directives applicables », et notamment de l'Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains du Groupe consultatif inter-agences en éthique de la rechercheNote de bas de page 2. Cette politique couvre la confidentialité.

Conflit d'intérêts et éthique

Le Partenariat a créé des politiques sur le conflit d'intérêts en mai 2007, qu'il mentionne dans son code de conduite (août 2007) et ses politiques et procédures en matière d'approvisionnement. De plus, les employés doivent signer chaque année la déclaration de code de conduite.

Avantage pour les fonctionnaires actuels ou anciens ou les titulaires de charge publique

L'entente de financement empêche les actuels et anciens fonctionnaires fédéraux et les titulaires d'une charge publique fédérale à qui s'appliquent la Loi sur les conflits d'intérêts, le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat ou le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique d'obtenir des avantages directs découlant de ladite entente. Ces avantages peuvent inclure un emploi, des paiements ou des cadeaux, à moins que la prestation et la réception de ces avantages soient conformes auxdits codes et lois. Aucun des documents et des courriers examinés n'a révélé l'existence d'avantages potentiels ou réels obtenus par le personnel ou les membres du conseil.

Propriété intellectuelle

Dans le cadre des activités liées à la Stratégie canadienne de lutte contre le cancer, différents types de propriété intellectuelle nouvelle pourraient être créés par les personnes travaillant avec le Partenariat ou financées par lui. La propriété intellectuelle s'entend comme tout résultat de la recherche pouvant être appliqué à un usage donné, ce qui inclut les documents sous droits d'auteur, les brevets, les marques de commerce, les dénominations commerciales, les concepts industriels et les secrets industriels. Le Partenariat a adopté une Politique en matière de propriété intellectuelle en septembre 2008. Dans le modèle des accords avec les tierces parties, l'une des annexes comporte des clauses relatives à la propriété intellectuelle, ce qui est conforme à l'entente de financement.

Enregistrement des lobbyistes

Le Partenariat ayant la responsabilité de surveiller les activités de lobbying au sein de son organisation, il enregistre ces activités auprès du Commissariat au lobbying du Canada à l'aide du Système d'enregistrement des lobbyistes, conformément à la Loi sur le lobbying. Les vérificateurs ont conclu que le Partenariat respecte cette loi ainsi que les exigences de l'entente de financement.

3. Conclusion

La DGPS a mis en place un cadre de contrôle de gestion efficace afin de surveiller l'entente de financement, et le bénéficiaire se conforme aux modalités de ladite entente. La DGPS demande et obtient des renseignements suffisants pour évaluer le respect de l'entente de financement par le Partenariat, et elle prend des mesures appropriées pour surveiller ses activités et son rendement. Le Partenariat utilise les fonds aux fins prévues dans l'entente de financement et tient à jour des dossiers financiers appropriés.

Globalement, voici les points nécessitant l'attention de la DGPS:

  • Résoudre le problème du recouvrement des intérêts accumulés par le Partenariat sur ses investissements;
  • Assurer la bonne tenue à jour des fiches de spécimen de signature du personnel de la DGPS.

Annexe A - Champs d'enquête et critères de vérification

Champ d'enquête n° 1 : La Direction générale de la politique stratégique (DGPS) a mis en place un cadre de contrôle de gestion efficace pour la surveillance de l'entente de financement.
Titre du critère
Critère de vérification
Champ d'enquête n° 1 : La Direction générale de la politique stratégique (DGPS) a mis en place un cadre de contrôle de gestion efficace pour la surveillance de l'entente de financement.
1.1 Modalités de l'entente de financement L'entente de financement est conforme à la Proposition de Financement et aux annexes de la Directive sur les paiements de transfert (octobre 2008) concernant les modalités requises pour les subventions.
1.2 Activités de surveillance et gestion des risques La DGPS suit une démarche formelle et rigoureuse pour la surveillance des activités du bénéficiaire et la gestion des risques.
1.3 Approbation des paiements Les rapports financiers et non financiers fournis par le bénéficiaire sont examinés et approuvés pour l'octroi des paiements.
1.4 Mesure du rendement La direction de la DGPS effectue des évaluations pour déterminer si le bénéficiaire est un outil efficace pour l'avancement de la Stratégie canadienne de lutte contre le cancer et prend en compte les recommandations découlant de ces évaluations.
Champ d'enquête nº 2 : Le bénéficiaire se conforme aux modalités de l'entente de financement.
2.1 Contrôles et pratiques de gestion Les contrôles et pratiques de gestion du bénéficiaire favorisent la prise en compte de l'économie dans les décisions en matière de dépenses.
2.2 Utilisation des fonds Le bénéficiaire utilise les fonds aux fins prévues dans l'entente de financement.
2.3 Exigences d'établissement de rapports Le bénéficiaire tient à jour ses dossiers financiers et présente des rapports conformément à l'entente de financement, à savoir un plan d'affaires annuel, un rapport annuel qui comprend les états financiers annuels, préparés selon les principes comptables généralement reconnus.
2.4 Exigences en matière de communication Les activités de communication du bénéficiaire sont conformes aux modalités de l'entente de financement, à savoir la reconnaissance du financement, la mise au courant de la ministre des événements prévus, le partage de la stratégie de communication et les exigences liées aux langues officielles.
2.5 Lois et politiques Le bénéficiaire se conforme aux lois et politiques fédérales stipulées dans l'entente de financement, à savoir l'investissement des fonds non dépensés, la vie privée et la confidentialité, les conflits d'intérêts et l'éthique, les avantages pour les fonctionnaires et les titulaires actuels ou anciens d'une charge publique, la propriété intellectuelle et l'enregistrement des lobbyistes.

Annexe B - Conseil d'administration du Partenariat

Simon Sutcliffe, M.D.
Président, SPCCC (depuis juin 2009), vice-président (avant juin 2009)

René Gallant
Vice-président, SPCCC (depuis juin 2009); ancien président national, Société canadienne du cancer

Mel Cappe
Président et chef de la direction, Institut de recherche en politiques publiques (membre du conseil depuis août 2009)

Chris Clark
Chef de la direction et associé principal au Canada, PricewaterhouseCoopers s.r.l.

Catherine L. Cook, M.D.
Directrice administrative, programmes de santé des Autochtones, Office régional de la santé de Winnipeg

Bruce Cooper
Sous-ministre adjoint, Politiques et planification, ministère de la Santé et des Services communautaires de Terre-Neuve-et-Labrador

Peter Crossgrove
Ancien président, Association canadienne des agences provinciales du cancer

Peter Goodhand
Président et chef de la direction, Société canadienne du cancer

Christine Power
Présidente et chef de la direction, Régie régionale de la santé Capital, Nouvelle-Écosse

Jay Ramotar
Sous-ministre, Santé et Mieux-être de l'Alberta

André Robidoux, M.D.
Professeur de chirurgie et titulaire de la Chaire Banque Scotia en diagnostic et traitement du cancer du sein, Université de Montréal

Carol Sawka, M.D.
Vice-présidente, Programmes cliniques et Initiatives de qualité; présidente, Conseil clinique d'Action Cancer Ontario

Gary Semenchuck
Ancien président, Agence du cancer de la Saskatchewan

Marla Shapiro, M.D.
Collaboratrice médicale à l'émission Canada AM de CTV; conseillère médicale, CTV News

Milton Sussman
Sous-ministre, ministère de la Santé et de la Vie saine du Manitoba

Laura M. Talbot (représentante de Santé Canada)
Présidente et associée principale, Talbot-Allan Consulting

Sally Thorne, Ph.D.
Professeure et directrice, École des sciences infirmières, Université de la Colombie-Britannique

Elisabeth Wagner
Directrice exécutive, Politique ministérielle et recherche, ministère des Services de santé de la Colombie-Britannique

Elizabeth Whamond
Vice-présidente, Réseau canadien de lutte contre le cancer; présidente, Cochrane Collaboration Consumer Network

Antoine Loutfi, M.D.(observateur)
Directeur de la Direction de la lutte contre le cancer, ministère de la Santé et des Services sociaux du Québec

Source : Site internet de la Société du Partenariat canadien contre le cancer

Annexe C - Priorités et initiatives stratégiques du Partenariat

Prévention primaire

Recherche

Dépistage

Lignes directrices contre le cancer

Surveillance

Ressources humaines en santé

Expérience globale du cancer

Rendement du système et les initiatives de qualité

  • Initiative sur le rendement du système
  • Qualité en matière d'immunohistochimie
  • Qualité en endoscopie

Gestion du savoir

  • Vue sur le cancer Canada
  • Gestion des risques de cancer

Lien avec la communauté

  • Travailler avec les Premières nations, les Inuits et les Métis du Canada
  • Répondre aux besoins des adolescents et des jeunes adultes

Source : Site internet de la Société du Partenariat canadien contre le cancer

Source : Partenariat canadien contre le cancer, Rapport annuel 2009-2010

Annexe D - Exemples de contrats de recherche par priorité

  • Gestion du savoir
    • Centre Hospitalier universitaire de Québec
      • 420 000 $
  • Recherche
    • Centre hospitalier de l'Université de Montréal
      • 291 532 $
    • Institut de recherche en santé d'Ottawa
      • 850 000 $
    • Université McGill
      • 209 182 $
    • Université de Montréal
      • 1 542 615 $
    • Université McGill
      • 217 764 $
    • Institut ontarien de recherche sur le cancer
      • 6 392 398 $
  • Prévention primaire
    • Université de la Colombie-Britannique
      • 4 106 126 $
    • Université Simon Fraser
      • 3 609 166 $
    • Université de Waterloo
      • 2 437 762 $
    • Université de Toronto
      • 2 111 058 $
  • Expérience globale du cancer
    • Hôpital Charles LeMoyne
      • 123 784 $
    • Hôpital régional de Sudbury
      • 227 000 $
    • Centre hospitalier universitaire de Québec
      • 162 600 $
    • Réseau universitaire de santé
      • 125 000 $
    • Régie régionale de la santé Capital
      • 216 262 $
  • Lignes directrices contre le cancer
    • Université McMaster
      • 3 670 935 $
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