ARCHIVÉE - Vérification des subventions à la Commission de la santé mentale du Canada

Rapport de vérification définitif
Décembre 2011

Table des matières

Version traduite. La version anglaise de ce rapport doit prévaloir en cas d'incohérence.

Sommaire

Ce rapport présente les constatations, conclusions et recommandations issues de la vérification des subventions à la Commission de la santé mentale du Canada (la Commission) effectuée par le Bureau de la vérification et de la responsabilisation. On a autorisé l'octroi de fonds à la Commission dans le cadre d'un accord de contribution de 5,5 millions de dollars au cours de l'exercice 2007-2008 et de deux (2) subventions distinctes : 124,5 millions de dollars sur une période de neuf (9) ans, à compter de 2008-2009, pour appuyer les activités de la Commission (subvention opérationnelle) et 110 millions en trois (3) versements, en 2008-2009, à l'appui d'un projet quinquennal appelé « Projets de recherche et de démonstration en santé mentale et en itinérance » (subvention de projet). La présente vérification ne vise que les deux (2) subventions.

La vérification avait pour but de donner au sous-ministre l'assurance que la Direction générale de la politique stratégique (DGPS) de Santé Canada dispose d'un cadre de contrôle de gestion efficace pour la gestion et la surveillance des ententes de financement, et que la Commission se conforme aux modalités desdites ententes de financement.

Le Bureau de la vérification et de la responsabilisation a mené la vérification conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada.

Cette vérification révèle ce qui suit :

  • le cadre de contrôle de gestion de la Direction générale de la politique stratégique (DGPS) permet de gérer et de surveiller efficacement les deux (2) ententes de financement avec la Commission de la santé mentale du Canada, plus précisément en ce qui concerne la conformité de ses ententes de financement avec les propositions de financement et la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor du Canada, son approche pour la surveillance et la gestion des risques, l'examen et l'approbation de documents pour l'octroi de paiements, ainsi que l'exigence relative à une évaluation de la part de la Commission;
  • la Commission a respecté les modalités des ententes de financement, plus précisément à l'aide de contrôles et de pratiques de gestion qui favorisent la prise en compte de l'économie et de l'efficacité, son utilisation des fonds, sa tenue de dossiers financiers, la production de rapports et le respect des lois et des politiques fédérales.

Cependant, les domaines d'amélioration suivants exigent l'attention de la direction de la DGPS :

  • l'élaboration d'un plan d'action par la Commission en réponse aux recommandations de l'évaluation indépendante et à la surveillance, par la DGPS, du progrès de la mise en oeuvre de mesures par la Commission;
  • le renforcement des contrôles relatifs aux demandes de remboursement de frais de voyage et du respect de sa politique de voyage;
  • l'inclusion des résultats financiers et de la rémunération et d'autres prestations versées à l'équipe de gestion de la Commission en ce qui a trait aux activités couvertes par la subvention de projet dans le Rapport annuel de la Commission;
  • la communication, par la Commission, de ses politiques relatives aux conflits d'intérêts et de son Code de conduite, à tous les employés et au public.

Le rapport comprend quatre (4) recommandations qui répondent à ces points. La direction souscrit à ces recommandations et sa réponse démontre son engagement à prendre les mesures nécessaires.

1. Introduction

1.1 Contexte

Le 26 mars 2007, la Commission de la santé mentale du Canada (la Commission) fut fondée sous forme d'organisme sans but lucratif, en vertu de la Loi sur les corporations canadiennes, afin d'offrir un centre de liaison pour les problèmes de santé mentale. La Commission, qui a un mandat de dix (10) ans, est indépendante des administrations gouvernementales. Elle vise à favoriser le changement et l'innovation au sein de l'organisation et dans la prestation de services et de soutien en matière de santé mentale, de manière à changer véritablement la vie des Canadiennes et des Canadiens aux prises avec une maladie mentale, ainsi que celle de leur famille, de leurs fournisseurs de soins et des membres de leur collectivité. À cette fin, la Commission encourage la coopération et la collaboration entre les administrations gouvernementales, les fournisseurs de services de santé mentale, les employeurs, les communautés scientifiques et de la recherche, ainsi que les Canadiennes et les Canadiens aux prises avec une maladie mentale. Plus particulièrement, la Commission a le mandat suivant :

  • diriger l'élaboration d'une stratégie en santé mentale pour le Canada;
  • développer un centre national d'échange des connaissances qui permettra aux gouvernements, aux fournisseurs de soins, aux chercheurs et au public d'avoir accès à des renseignements fondés sur des données probantes sur la santé mentale et la maladie mentale, et à des gens de partout au pays de s'engager dans un éventail d'activités de collaboration;
  • élaborer et mettre en oeuvre une campagne visant à réduire la stigmatisation des maladies mentales et à éliminer la discrimination contre les personnes vivant avec des problèmes de santé mentale ou des maladies mentales;
  • effectuer, à différents endroits, des recherches se rapportant aux politiques qui contribueront à la compréhension de l'efficacité et du coût des interventions en matière de services et de systèmes pour assurer la stabilité en logement et l'amélioration de la santé et du bien-être des personnes sans-abri atteintes de maladies mentales.

Depuis 2007, le gouvernement fédéral offre un financement à la Commission dans le cadre d'un accord de contribution et de deux (2) subventions. Dans le tableau ci-dessous, on présente la répartition des fonds par exercice, conformément aux ententes de financement correspondantes.

Répartition des fonds par exercice
Exercices
Accord de contribution
Subvention opérationnelle
Subvention de projet
2007-2008 5 500 000 $    
2008-2009   7 500 000 $ 110 000 000 $
2009-2010   12 000 000 $  
De 2010-2011 à 2016-2017   15 000 000 $
(par année sur sept ans)
 
Sous-totaux 5 500 000 $ 124 500 000 $ 110 000 000 $
Total général     240 000 000 $

On a mis en place un accord de contribution pour l'exercice 2007-2008, car on a déterminé qu'il constituait la catégorie de paiement de transfert la plus appropriée pour assurer le financement de la Commission durant ses premiers mois d'existence, et pour permettre la transition d'un conseil d'administration provisoire à un conseil complet, soutenu par un personnel, des règlements administratifs et un plan stratégique, avant l'approbation de la subvention opérationnelle.

On a établi la subvention opérationnelle afin d'appuyer les activités de la Commission au cours d'une période de neuf (9) ans (de l'exercice 2008-2009 à l'exercice 2016-2017). On a établi la subvention de projet afin d'assurer le financement de la Commission à l'appui de projets de recherche sur la santé mentale et l'itinérance au cours d'une période de cinq (5) ans (de l'exercice 2008-2009 à l'exercice 2012-2013) dans cinq (5) agglomérations de l'ensemble du Canada.

La Commission suit la méthode du report fixe aux fins de la comptabilisation du financement offert par Santé Canada. Cela signifie que le financement compte parmi les revenus de l'exercice au cours duquel les dépenses liées aux activités financées ont été engagées. Par conséquent, les montants indiqués dans le tableau ci-dessus correspondent aux prévisions des ententes de financement et ne représentent pas les dépenses réelles de la Commission. Selon les états financiers annuels vérifiés de la Commission jusqu'au 31 mars 2011, les dépenses réelles engagées au cours de la période de quatre ans (de 2007 à 2011) se sont élevées à 83,8 millions de dollars, répartis comme suit : 4,2 millions de dollars au cours de l'exercice 2007-2008, 7,9 millions de dollars en 2008-2009, 28,2 millions de dollars en 2009-2010 et 43,5 millions de dollars en 2010-2011. En date du 31 mars 2011, le financement reporté de Santé Canada correspondait à 31,2 millions de dollars.

Il convient de souligner qu'une contribution est un paiement de transfert effectué avec les conditions de rendement spécifiées dans une entente de financement. Elle est assujettie à une reddition de comptes et sujette à la vérification. Une subvention est soumise à des critères d'admissibilité et à d'autres conditions particulières. Le bénéficiaire d'une subvention n'a pas besoin de déclarer comment il l'utilise, et celle-ci n'est habituellement pas sujette à la vérification. Cependant, le bénéficiaire d'une subvention peut être tenu de rendre compte des résultats obtenus.

Compte tenu de l'importance de la subvention de projet et du fait qu'elle comprend certaines conditions, on lui a appliqué une dérogation à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor du Canada au moyen d'une proposition de financement afin de donner à Santé Canada le droit de vérifier la conformité de la Commission aux ententes de financement.

La Direction générale de la politique stratégique (DGPS) de Santé Canada est responsable, par l'entremise de sa Direction de la coordination et de la planification des politiques, de la gestion des ententes de financement.

La Commission est régie par un conseil d'administration qui est constitué de membres du gouvernement (fédéral, provincial et territorial) et non gouvernementaux. On fournit la liste des membres du Conseil d'administration à l'annexe B. De plus, le Conseil d'administration reçoit l'assistance de huit (8) comités consultatifs qui offrent des conseils et de l'aide à la Commission pour entretenir des liens avec les parties intéressées.

Conformément aux exigences des ententes de financement, la Commission a mené une évaluation initiale et indépendante des programmes, et elle présente ses états financiers annuels vérifiés.

1.2 Objectifs de la vérification

La présente vérification visait à déterminer :

  • si la Direction générale de la politique stratégique a bien mis en place un cadre de contrôle de gestion efficace pour la gestion et la surveillance des ententes de financement;
  • si la Commission respecte les modalités des ententes de financement.

Les champs d'enquête et les critères de vérification sont présentés à l'annexe A.

1.3 Portée et méthode

La portée de la vérification a inclus les activités de la Commission liées aux deux (2) subventions pour les exercices 2009-2010 et 2010-2011.

La vérification portait sur le cadre de contrôle de gestion que la DGPS a mis en place pour la surveillance et la gestion des ententes de financement, ainsi que sur la conformité de la Commission aux modalités des deux (2) ententes de financement, y compris les contrôles internes.

On a effectué les travaux au sein de la Direction générale de la politique stratégique de Santé Canada, à Ottawa, et dans les locaux de la Commission, à Calgary, en juillet 2011.

L'approche et la méthode de vérification étaient axées sur un examen détaillé des documents, des entrevues, des essais financiers et un examen des preuves à l'appui de l'admissibilité d'activités en fonction d'un échantillon discrétionnaire, l'examen de processus de contrôle interne et la présentation de données financières pour la prise de décisions.

1.4 Énoncé d'assurance

Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, des procédures suffisantes et appropriées ont été suivies, et des preuves ont été recueillies pour attester de l'exactitude de la conclusion de la vérification. Les constatations et la conclusion de la vérification se fondent sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de la vérification et des critères qui ont fait l'objet d'un accord avec la direction. De plus, les preuves ont été rassemblées conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.

2. Constatations, recommandations et réponses de la direction

2.1 Cadre de contrôle de gestion efficace

2.1.1 Modalités des ententes de financement

Critère de vérification : Les ententes de financement sont conformes aux propositions de financement et à la Directive sur les paiements de transfert (octobre 2008) concernant les modalités des subventions.

La portée de la présente vérification a inclus la première subvention de 124,5 millions de dollars sur une période de neuf (9) ans, à compter de l'exercice 2008-2009, pour appuyer les activités de la Commission, et la deuxième subvention de 110 millions de dollars en trois (3) versements, au cours de l'exercice 2008-2009, à l'appui d'un projet quinquennal appelé « Projets de recherche et de démonstration sur la santé mentale et l'itinérance ».

La Directive sur les paiements de transfert, plus précisément ses annexes D (Modalités applicables aux subventions), F (Dispositions des ententes de financement pour subventions) et H (Dispositions des ententes de financement pour financement pluriannuel initial), du Conseil du Trésor, fournis une liste d'exigences relatives aux subventions. On a examiné toutes les modalités des ententes de financement afin de déterminer si elles respectaient ces exigences.

Les ententes de financement comprenaient toutes les modalités applicables énoncées dans la proposition de financement et dans la Directive sur les paiements de transfert. Aucune omission ou divergence n'a été constatée.

Pour conclure, les ententes de financement sont conformes aux propositions de financement et à la Directive sur les paiements de transfert concernant les modalités des subventions.

2.1.2 Activités de surveillance et gestion des risques

Critère de vérification : La DGPS suit une démarche formelle et rigoureuse pour la surveillance des activités de la Commission et la gestion des risques.

La DGPS a mis en oeuvre l'outil de gestion du risque de l'entreprise et l'outil d'évaluation du risque relatif au bénéficiaire ou à l'entente (outil d'évaluation du risque), à compter d'avril 2010, développé au sein du cadre des subventions et des contributions du Portefeuille de la santéFootnote 1. On a élaboré l'outil d'évaluation du risque en raison de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor du Canada, qui vise à alléger le fardeau administratif des bénéficiaires au moyen de l'adoption d'exigences correspondant aux risques en matière de surveillance, d'établissement de rapports et de vérifications.

Dans l'outil d'évaluation du risque de la DGPS, on présente des risques précis liés aux ententes de financement, et l'attention aux signaux d'avertissement permet à la DGPS de cerner et de surveiller activement les domaines de préoccupation. À l'aide de cet instrument, la DGPS a déterminé que le risque global de la subvention opérationnelle est « modéré », et que celui de la subvention de projet est « faible ».

La DGPS a élaboré un document sur le cadre de surveillance afin de fournir des directives aux membres du personnel qui participent à la surveillance des activités de la Commission. Ce document comprend les outils suivants :

  • Description des dispositions sur la responsabilisation dans les ententes de financement : spécifie les exigences tirées des deux (2) ententes de financement que la Commission doit respecter;
  • Cycle annuel des éléments livrables et plan de la surveillance de la responsabilisation : offre une liste chronologique des activités liées à la responsabilisation et aux opérations de la Commission de la santé mentale et des activités qui se déroulent de façon cyclique;
  • Plan de surveillance de la responsabilisation pour les activités facultatives ou ponctuelles : idem, mais pour les activités limitées dans le temps et qui n'ont pas lieu chaque année (p. ex., évaluations indépendantes, nominations de représentants fédéraux);
  • Activités continues de diligence raisonnable : décrit les activités que le Ministère doit entreprendre de façon continue afin d'assurer la gestion appropriée et efficace de tous les éléments des ententes de financement de la Commission de la santé mentale, en plus de tenir compte des risques potentiels et de chercher à les atténuer;
  • Obligations générales énoncées dans l'entente de financement : définis les obligations générales de la Commission (p. ex., conflits d'intérêts, langues officielles, lobbying).

Les exigences en matière d'établissement de rapports de la subvention opérationnelle comprennent un plan des flux de trésorerie, un rapport annuel, des états financiers et un rapport d'évaluation indépendant. L'examen et l'analyse de ces documents tiennent la DGPS au courant des activités de la Commission. La DGPS et la Commission entretiennent également des réguliers et continues sous forme de conversations et de courriels. De plus, dans les neufs (9) mois précédant l'échéance de la subvention de projet, la Commission doit présenter un rapport final.

Pour conclure, la DGPS suit une démarche formelle et rigoureuse pour la surveillance des activités de la Commission et la gestion des risques.

2.1.3 Approbation des paiements

Critère de vérification : Les rapports financiers et non financiers fournis par la Commission sont examinés et approuvés en vue de l'octroi des paiements.

Comme condition pour les paiements, la Commission doit satisfaire aux exigences en matière d'établissement de rapports précisées dans les ententes de financement. Le degré d'analyse de la DGPS concernant les renseignements fournis par la Commission est appuyé par des listes de vérification afin d'offrir des directives appropriées aux membres du personnel qui exercent cette fonction. À la suite de l'analyse des renseignements reçus, on prépare des trousses d'information que l'on envoie à la haute direction aux fins de renseignement et d'approbation.

On délègue les pouvoirs en matière d'administration financière aux gestionnaires de programmes dans les documents suivants : la Délégation des pouvoirs de signature en matière financière (tableau signé par le ministre), la Politique sur la délégation de pouvoirs de signature en matière financière et les fiches de spécimen de signature.

La gestion des dépenses est régie par trois articles précis de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP); l'article 32 vise le pouvoir d'initier et d'engager des dépenses, l'article 34 correspond au rendement de l'entrepreneur, et l'article 33 concerne le pouvoir de paiement. Les articles 32 et 34 font partie des responsabilités de gestion du programme.

Les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures qui offriront un degré de contrôle approprié sur les pouvoirs délégués et permettront de s'assurer que les mandataires de ces pouvoirs soient informés de leurs responsabilités à cet égard.

Les vérificateurs ont évalué les processus en place à l'appui de la conformité continue aux articles 32 et 34 de la LGFP avant d'autoriser les paiements. Cette vérification comprenait l'examen de 27 transactions qui correspondaient à des dépenses engagées au cours de la période de deux (2) ans couverte par la vérification. Parmi toutes les transactions mises à l'essai, on a constaté qu'aucun document ne précisait le gestionnaire responsable de l'engagement de ces fonds en vertu de l'article 32 de la LGFP. On a présenté une observation similaire à la DGPS dans le rapport de vérification interne intitulé « Vérification du cadre de contrôle de gestion pour les programmes de contributions », daté de juin 2011. La recommandation qui en a résulté exigeait que les documents d'approbation de financement identifient explicitement les gestionnaires qui engagent des dépenses budgétaires. Le BVR est satisfait des mesures prévues afin de répondre à cette recommandation. Par conséquent, on ne présente aucune recommandation supplémentaire dans le rapport actuel.

Pour conclure, à l'exception des observations susmentionnées, on examine et approuve l'établissement de rapports financiers et non financiers de la Commission en vue de l'octroi des paiements.

2.1.4 Mesure du rendement

Critère de vérification : La direction de la DGPS s'assure que la Commission a mené une évaluation de ses travaux, avec une directive d'évaluer la mise en oeuvre de juillet 2007 à décembre 2010, conformément aux ententes de financement, et tient compte des recommandations énoncées.

Les deux (2) propositions de financement exigent une évaluation indépendante de la Commission afin d'évaluer les progrès accomplis dans la réalisation de son mandat. On a satisfait à cette exigence, qui était énoncée dans les ententes de financement, au cours de l'exercice 2010-2011. Un comité directeur d'évaluation a surveillé ce processus, auquel la DGPS a participé. Le Comité directeur a joué un rôle dans l'examen de la demande de propositions; il a choisi le consultant et a examiné la méthodologie, les résultats et le rapport définitif.

Dans le rapport résultant, qui fut fournis à Santé Canada en avril 2011, sept (7) recommandations visaient à améliorer la façon dont la Commission harmonise sa vision et son mandat avec le secteur de la santé mentale du Canada afin d'en assurer la réussite continue.

Sur le site Internet de la Commission, on a énoncé l'acceptation de toutes les recommandations de l'évaluation et la prise en considération de tous les domaines de préoccupation. Il est aussi mentionné que l'on va rendre compte des progrès dans le Rapport annuel, les rapports du Conseil d'administration et le Plan d'activités annuel. Cela dit, au moment de la vérification, la Commission n'avait pas élaboré de plan d'action décrivant les mesures, les responsabilités et les échéances afin de démontrer comment elle va aborder les questions soulevées dans les recommandations. Un tel plan permettrait à la DGPS de mieux surveiller les mesures mises en oeuvre par la Commission.

Pour conclure, la direction de la DGPS s'est assurée que la Commission a réalisé une évaluation, mais on n'a toujours pas élaboré de plan détaillé afin de veiller à la prise de mesures opportunes en réponse à ses recommandations.

Recommandation 1

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la politique stratégique demande que la Commission élabore un plan d'action sur l'évaluation réalisée en avril 2011 et que la direction générale surveille la mise en oeuvre de ses recommandations et des mesures correctives correspondantes.

Réponse de la direction

La direction souscrit à la recommandation.

La DGPS travaillera en collaboration avec la Commission de la santé mentale du Canada afin d'élaborer et de formaliser un plan d'action pour répondre aux constatations de l'évaluation indépendante. La DGPS élaborera un outil de surveillance afin de suivre les progrès de la Commission par rapport au plan d'action et intégrera cet outil dans son cadre de surveillance actuel.

2.2 Respect des modalités des ententes de financement

2.2.1 Contrôles et pratiques de gestion

Critère de vérification : Les contrôles et les pratiques de gestion de la Commission respectent les modalités des ententes de financement et assurent la prise en compte de l'économie et de l'efficacité dans les décisions en matière de dépenses.

Ce critère examine la mesure dans laquelle on tient compte de l'économie et de l'efficacité lorsqu'on utilise des fonds conformément aux modalités des ententes de financement. Par conséquent, la vérification a porté sur l'existence de politiques de la Commission en matière d'approvisionnement, de rémunération et de déplacements.

Approvisionnement et délégation de pouvoirs

Étant donné qu'environ 71 % des dépenses de la Commission au cours de l'exercice 2010-2011 étaient liées aux services de tiers (partenaires de projets et fournisseurs de services) livrant des composantes de projets et aux fournisseurs de biens et de services, on a estimé que la politique et les procédures d'approvisionnement étaient très importantes.

Le Guide du lancement et de la mise en oeuvre de projets, qui fait partie des documents sur l'approvisionnement, fournis une description des responsabilités, des lignes directrices sur le lancement, l'examen et la sélection de biens et de services, et des modèles de demande de propositions et de demande. La Commission a également élaboré une politique d'approvisionnement en septembre 2007, et l'a révisée en septembre 2010 et en juin 2011.

La politique d'approvisionnement stipule que, lorsque la valeur estimative des achats est inférieure à 25 000 $, on privilégie le recours à un approvisionnement concurrentiel, mais celui-ci n'est pas obligatoire. Un processus concurrentiel, dans lequel on envoie des invitations à au moins trois (3) soumissionnaires potentiels, est nécessaire pour les achats d'une valeur estimative comprise entre 25 000 $ et 100 000 $. Les achats de biens et de services d'une valeur prévue supérieure à 100 000 $ doivent être affichés sur les sites Internet publics appropriés aux fins de concurrence. De plus, tous les contrats et les factures doivent être approuvés par les gestionnaires responsables, conformément à la délégation de pouvoirs appropriée.

La Commission a également élaboré des politiques telles qu'une politique sur l'autorisation des dépenses et la délégation. On a révisé cette politique afin de tenir compte des changements qui se sont produits au sein de l'organisation au fil du temps.

Pour conclure, la politique d'approvisionnement et la délégation de pouvoirs de la Commission respectent les modalités des ententes de financement et assurent la prise en compte de l'économie et de l'efficacité dans les décisions en matière de dépenses.

Rémunération

On a élaboré des documents afin de fournir des directives sur la gestion des ressources humaines, y compris une ligne directrice sur la rémunération ainsi que des listes de vérification et des modèles.

La Commission compare les niveaux de salaire à ceux de postes semblables dans la main-d'oeuvre de façon périodique afin d'assurer leur compétitivité. Chaque année, les superviseurs examinent le rendement des employés et formulent des recommandations sur le rajustement des salaires de base. Le chef de la direction et le dirigeant principal des finances et de l'administration signent tous les rajustements.

La Commission a également élaboré, à l'intention de ses cadres supérieurs, un programme de rémunération au rendement fondé sur des indicateurs de rendement clés qui correspondent à des objectifs stratégiques. Ce programme décrit l'objet, les principes, l'admissibilité et la structure, mais offre de la souplesse au processus d'évaluation, dont le chef de la direction assure la gestion. Plusieurs parties, notamment les pairs et les employés, participent au processus d'évaluation dans le cadre de consultations. Le gestionnaire des ressources humaines résume ensuite l'information recueillie et l'envoie au chef de la direction, qui fixe les objectifs de rendement de l'employé pour la prochaine année. Le Conseil d'administration approuve ensuite la prime d'encouragement, qui peut représenter jusqu'à 10 % du salaire de base.

Pour conclure, les lignes directrices de la Commission en matière de rémunération sont appropriées et assurent la prise en compte de l'économie et de l'efficacité dans les décisions en matière de dépenses.

Déplacements

On a élaboré et approuvé une politique sur les déplacements en janvier 2008. Cette politique s'applique au Conseil d'administration, aux comités consultatifs, aux employés et aux personnes autorisées à se déplacer au nom de la Commission. Elle comprend plusieurs éléments de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte pour les fonctionnaires, notamment le remboursement des frais de repas, des dépenses accessoires, des frais liés à l'utilisation de véhicules personnels et des dépenses de fournisseurs de soins.

En octobre 2010, on a adopté une extension de la politique sur la participation à des réunions et à des conférences internationales, et l'on a exigé la justification et l'approbation préalable de ces déplacements.

Pour conclure, la politique de la Commission en matière de déplacements est satisfaisante et assure la prise en compte de l'économie et de l'efficacité.

2.2.2 Utilisation des fonds

Critère de vérification : La Commission utilise les fonds conformément aux modalités et aux fins prévues dans les ententes de financement.

On a choisi, en fonction du risque et de l'importance, 60 transactions à partir des dépenses engagées au cours des exercices 2009-2010 et 2010-2011 sous toutes les catégories. Ces catégories de coûts sont les suivantes : services directs avec la clientèle (partenaires de projet), salaires et avantages sociaux, services, déplacements, occupation, réunions et événements, et matériel.

Toutes les dépenses engagées doivent être approuvées par la Commission conformément aux politiques internes et aux lignes directrices établies par le Conseil d'administration. L'examen des transactions a révélé que les dépenses réclamées dans le cadre des ententes de financement étaient appuyées par des factures approuvées et ont été rapportées dans la période financière appropriée.

Cependant, il y a eu certaines exceptions. Dans deux (2) des onze (11) demandes de remboursement de frais de déplacement examinées, on a fourni un relevé de carte de crédit ou une facture qui n'offrait aucun détail sur les dépenses. On a également relevé deux (2) autres demandes de remboursement dans lesquels des gestionnaires ont autorisé le remboursement de leurs propres frais de déplacement. La politique de la Commission en matière de déplacements interdit explicitement cette pratique. Bien que les sommes visées étaient négligeables, les cas susmentionnés présentent le risque de rembourser des dépenses inadmissibles en vertu de la politique.

Pour conclure, la Commission utilise les fonds conformément aux modalités et aux fins prévues dans les ententes de financement. Cependant, on doit améliorer l'approbation et la documentation des dépenses liées aux déplacements.

Recommandation 2

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la politique stratégique demande que la Commission renforce ses contrôles au niveau des dépenses de voyage et fasse la promotion du respect de la politique sur les déplacements.

Réponse de la direction

La direction souscrit à la recommandation.

La DGPS est au courant de la politique en matière de déplacements de la Commission et s'attend à ce qu'on la respecte.

La DGPS demandera à la Commission de renforcer sa responsabilisation concernant les déplacements et de promouvoir le respect de leurs politiques en matière de déplacements actuelles, qui interdit la pratique d'auto-autorisation des demandes de remboursement.

2.2.3 Exigences relatives à l'établissement des rapports

Critère de vérification : La Commission tient à jour ses dossiers financiers et présente des rapports conformément aux ententes de financement, à savoir un plan d'affaires annuel, un plan d'activités, un rapport annuel et des états financiers vérifiés, préparés selon les principes comptables généralement reconnus.

Au paragraphe 4.4 de l'entente de financement de la subvention de projet, on exige que la Commission détienne, investisse et décaisse ses fonds séparément de ceux de la subvention opérationnelle. De plus, la Commission doit décrire, dans son rapport annuel, les dépenses par catégorie de coûts de la subvention de projet par rapport à la subvention opérationnelle, conformément à chacune des ententes de financement. En ce qui concerne les exercices sous vérification, on a fourni ces renseignements à la DGPS, chaque année, uniquement à l'aide d'un calendrier des dépenses distinct et vérifié, à l'extérieur du Rapport annuel. Bien que la DGPS autorise cette pratique, ceci signifie que le Rapport annuel ne présente pas les dépenses liées à chacune des subventions.

On a préparé et soumis au ministre les rapports annuels de 2009-2010 et de 2010-2011 dans les 120 jours précédant la fin de l'exercice, et on les a mis à la disposition du public sur le site Internet de la Commission. Dans les rapports annuels, on présente les objectifs, les réalisations, les résultats obtenus et les états financiers vérifiés de la Commission.

Les états de la Commission ont été préparés conformément aux principes comptables généralement reconnus du Canada et vérifiés par un vérificateur indépendant. Les vérificateurs externes ont confirmé qu'aucune lettre à la direction ne fut émise au cours des exercices 2009-2010 et 2010-2011, et que la Commission a collaboré entièrement pendant les vérifications.

Le paragraphe 7.2.2 de l'entente de financement de la subvention de projet exige la divulgation de la rémunération totale payée, y compris l'ensemble des allocations et des autres paiements versés à l'équipe de gestion de la Commission pour le déploiement et l'exécution de l'objet de l'entente. La subvention opérationnelle ne comprend aucune condition semblable. Dans certaines ententes de financement semblables administrées par Santé Canada, on a interprété cela comme la divulgation de la rémunération totale payée à la haute direction, sous la forme d'une note aux états financiers vérifiés ou ailleurs dans le Rapport annuel. La Commission a présenté, dans ses états financiers, les salaires et les avantages sociaux de tous les membres de son personnel sous la forme d'un montant cumulatif, sans divulguer séparément la somme versée à l'équipe de gestion de la Commission qui a participé aux activités de la subvention de projet.

Pour conclure, à l'exception des questions soulevées plus haut, la Commission tient à jour ses dossiers financiers et présente des rapports conformément aux ententes de financement, à savoir un plan d'affaires annuel, un plan d'activités, un rapport annuel et des états financiers vérifiés, préparés selon les principes comptables généralement reconnus.

Recommandation 3

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la politique stratégique :

  • cherche à obtenir l'accord de la Commission pour divulguer dans son rapport annuel ses résultats financiers en ce qui a trait aux activités distinctes couvertes par la subvention de projet;
  • demande que la Commission divulgue dans son rapport annuel le total de la rémunération, y compris l'ensemble des allocations et des autres avantages sociaux, payée à l'équipe de gestion de la Commission qui a participé aux activités de la subvention de projet.
Réponse de la direction

La direction souscrit à la recommandation.

La DGPS clarifiera avec la Commission, les exigences de déclaration dans les rapports annuels futurs afin de se conformer aux exigences de la subvention de projet.

2.2.4 Exigences en matière de communication

Critère de vérification : Les activités de communication de la Commission sont conformes aux modalités des ententes de financement, à savoir la reconnaissance du financement, la mise au courant du ministre des événements prévus, la diffusion de la stratégie de communication et les exigences liées aux langues officielles.

Reconnaissance du financement

Le Service des affaires publiques de la Commission doit s'assurer que toutes les publications de la Commission comprennent les renseignements exigés dans les ententes de financement. Les énoncés obligatoires, notamment la reconnaissance du financement et une décharge de responsabilité, figurent dans les documents élaborés aux fins de distribution publique, comme les bulletins, les brochures, les activités promotionnelles, de même que dans le site Internet.

Pour conclure, la reconnaissance du financement de la Commission respecte les ententes de financement.

Renseignements fournis au ministre concernant les événements prévus

Les documents fournis aux vérificateurs révèlent que des communications et des invitations avant l'événement visaient à assurer la représentation du gouvernement du Canada. La Commission communique avec Santé Canada avant toute cérémonie ou annonce publique.

Pour conclure, la Commission fournit au ministre des renseignements sur les événements à venir conformément aux ententes de financement.

Langues officielles

En 2008, on a élaboré une politique sur les langues officielles, que le Conseil d'administration a approuvée. Elle fournit des normes de fonctionnement et des approches visant à assurer la prise en compte et la planification des exigences relatives aux langues officielles, conformément aux ententes de financement. On a embauché un traducteur afin d'assurer la qualité de la traduction. Des tests ont révélé que la Commission a fourni au public des communications orales et écrites dans les deux langues officielles du Canada.

Pour conclure, la Commission respecte les modalités des ententes de financement en matière de langues officielles.

2.2.5 Lois et politiques

Critère de vérification : La Commission se conforme aux lois et politiques fédérales stipulées dans les ententes de financement, en ce qui concerne la vie privée et la confidentialité, les conflits d'intérêts et l'éthique, les avantages pour les fonctionnaires et les titulaires actuels ou anciens d'une charge publique, la propriété intellectuelle, l'enregistrement des lobbyistes et le cadre d'investissement.

Vie privée et confidentialité des renseignements personnels

Le Code de conduite de la Commission comprend une clause sur la confidentialité et la protection des renseignements qui stipule que l'information liée à la Commission doit être traitée conformément à la Politique sur la protection des renseignements personnels et à la Politique sur l'accès aux dossiers de renseignements généraux de la Commission ainsi qu'aux procédures connexes. Cette politique stipule également que toutes les personnes doivent assurer la confidentialité de tous les renseignements qui leur sont confiés à propos de la Commission, de ses activités et de ses affaires ainsi que de tout autre renseignement sur la Commission qu'elles obtiennent de quelque source que ce soit, et ne doivent pas utiliser cette information autrement que dans l'intérêt de la Commission, sauf lorsque la Commission en autorise la divulgation ou que la loi le prescrit.

Tous les employés et les entrepreneurs doivent apposer leur signature afin de confirmer leur compréhension de la politique sur la confidentialité et la vie privée (y compris les membres du Conseil d'administration et des comités consultatifs).

Pour conclure, la Politique sur la protection des renseignements personnels et la Politique sur l'accès aux dossiers de renseignements généraux de la Commission respectent les modalités des ententes de financement.

Conflit d'intérêts et éthique

La Commission a élaboré des politiques relatives aux conflits d'intérêts ainsi qu'un Code de conduite. On s'attend à ce que tous les employés, les membres du Conseil d'administration, les membres du Comité consultatif et les entrepreneurs respectent les exigences de ces documents.

L'article 14.1 de l'entente de la subvention de projet stipule que l'on doit mettre à la disposition du public la politique relative aux conflits d'intérêts et le Code de conduite. Cependant, ces documents ne sont accessibles qu'à partir du site intranet de la Commission, et ne sont pas donc encore accessibles au public. De plus, bien qu'elle soit affichée sur le site intranet de la Commission, la politique sur les conflits d'intérêts à l'intention des employés n'est pas accessible à tous en raison d'une restriction des droits d'accès.

Pour conclure, les politiques sur les conflits d'intérêts et le Code de conduite de la Commission respectent les modalités des ententes de financement, à l'exception de la situation susmentionnée.

Recommandation 4

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la politique stratégique cherche à obtenir l'engagement de la Commission de mettre à la disposition de tous les employés et du public ses politiques relatives aux conflits d'intérêts et son code de conduite.

Réponse de la direction

La direction souscrit à la recommandation.

La DGPS exigera que les politiques relatives aux conflits d'intérêt et que le Code de conduite soient mis à la disposition de tous les employés et du public.

Avantage pour les fonctionnaires actuels ou anciens ou les titulaires de charge publique

Le Conseil d'administration est constitué d'un président, de directeurs représentant les gouvernements fédéraux, provinciaux et territoriaux (directeurs gouvernementaux) et de directeurs qui ne travaillent pas au sein du gouvernement (directeurs non gouvernementaux). On met la composition du Conseil d'administration à la disposition du public sur le site Internet de la Commission.

La Commission a élaboré un Manuel sur la politique de gouvernance afin de fournir des renseignements clés sur les politiques et les pratiques en matière de gouvernance aux membres du Conseil d'administration, aux présidents et aux membres des comités consultatifs ainsi qu'aux membres du personnel. Cet outil offre un aperçu de l'ensemble des politiques, des documents juridiques clés et des ententes, y compris l'exigence selon laquelle aucun membre de la Chambre des Communes ou du Sénat du Canada ne peut bénéficier des subventions ni devenir directeur du Conseil d'administration.

Dans le cadre de la vérification, on a déterminé que la Commission respectait le Manuel sur la politique de gouvernance. Au cours du processus, on n'a relevé aucun fait indiquant que la Commission avait autorisé un membre de la Chambre des Communes ou du Sénat du Canada à toucher une partie du financement en vertu des ententes de financement, à obtenir des avantages connexes ou à devenir membre du Conseil d'administration.

Pour conclure, la Commission se conforme aux lois et aux politiques fédérales sur les avantages pour les fonctionnaires et les titulaires actuels ou anciens d'une charge publique.

Propriété intellectuelle

Étant donné que la Commission embauche des tiers pour assurer l'exécution de certaines parties de ses projets, les parties signent des ententes de services dans lesquelles on décrit les modalités des travaux à effectuer. La Commission a élaboré des modèles d'ententes qui comprennent une section dans laquelle on précise que tous les produits livrables créés à l'aide des fonds de Santé Canada appartiennent à la Commission.

Pour conclure, la Politique sur la propriété intellectuelle de la Commission respecte les modalités des ententes de financement.

Enregistrement des lobbyistes

La Commission enregistre les activités de lobbying auprès du Commissariat au lobbying du Canada à l'aide du Système d'enregistrement des lobbyistes, conformément à la Loi sur le lobbying. Au sein de la Commission, un processus interne permet de déterminer les interactions que l'on doit signaler, conformément au site Internet du Commissariat au lobbying, et de rendre compte de ces interactions par la suite. Un comité interne sur les relations gouvernementales élabore et communique des politiques internes sur les activités de lobbying et la Loi sur le lobbying. La vérification a permis d'établir que les activités de lobbying ont été suivies et enregistrées à l'aide du Système d'enregistrement des lobbyistes, conformément aux lois applicables et aux ententes de financement.

Pour conclure, la Commission respecte les ententes de financement en ce qui concerne l'enregistrement des lobbyistes.

Cadre d'investissement

La Commission a obtenu des fonds pour la subvention de projet en 2008-2009 et obtient des versements mensuels pour la subvention opérationnelle. La Commission doit administrer et investir avec prudence les fonds reçus, conformément au cadre d'investissement présenté à l'annexe A de l'entente de financement de projet.

La Commission a formé un comité d'investissement constitué de trois (3) membres du Conseil d'administration qui connaissent le domaine de l'investissement, et celui-ci tient au moins trois (3) réunions par année, selon les besoins. Le Comité a recommandé les services d'un conseiller en investissement indépendant pour obtenir des conseils sur une stratégie d'investissement, et le Conseil d'administration a approuvé cette recommandation.

L'annexe A de la subvention de projet exige que la Commission présente l'énoncé écrit d'une politique d'investissement et d'une stratégie d'investissement. À cette fin, la Commission a élaboré sa politique d'investissement en collaboration avec un conseiller d'un établissement financier.

L'entente de financement de projet et les flux de trésorerie trimestriels requis de la Commission furent révisés par le conseiller indépendant en investissement afin de s'assurer que les décisions en matière d'investissements respecte l'entente de financement en ce qui a trait aux types et aux limites quantitatives des investissements autorisés, et que l'échéance des garanties corresponde au plan de flux de trésorerie de la Commission. Chaque mois, la Commission reçoit un rapport qui présente les types d'investissements consentis, les taux d'intérêt, les dates d'échéance, les cotes, les valeurs nominales, les coûts d'achat et les intérêts accumulés. Le Comité d'investissement s'assure que les investissements satisfont aux exigences des flux de trésorerie et de l'entente de financement. Lors de chaque réunion, on présente au Conseil d'administration un compte rendu des résultats en matière d'investissement.

Pour conclure, la Commission respecte le cadre d'investissement de l'entente de financement de projet.

3. Conclusion

Cette vérification révèle ce qui suit :

  • le cadre de contrôle de gestion de la Direction générale de la politique stratégique permet de gérer et de surveiller efficacement les deux (2) ententes de financement avec la Commission de la santé mentale du Canada, plus précisément en ce qui concerne la conformité de ses ententes de financement avec les propositions de financement et la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor du Canada, son approche pour la surveillance et la gestion des risques, l'examen et l'approbation de documents pour l'octroi de paiements, ainsi que l'exigence relative à une évaluation de la part de la Commission;
  • la Commission a respecté les modalités des ententes de financement, plus précisément à l'aide de contrôles et de pratiques de gestion qui favorisent la prise en compte de l'économie et de l'efficacité, son utilisation des fonds, sa tenue de dossiers financiers, la production de rapports et le respect des lois et des politiques fédérales.

Cependant, les domaines d'amélioration suivants exigent l'attention de la direction de la DGPS :

  • l'élaboration d'un plan d'action par la Commission en réponse aux recommandations de l'évaluation indépendante et à la surveillance, par la DGPS, du progrès de la mise en oeuvre de mesures de la Commission;
  • le renforcement des documents relatifs aux demandes de remboursement de frais de voyage et du respect de sa politique de voyage;
  • l'inclusion des résultats financiers et de la rémunération et d'autres prestations versées à l'équipe de gestion de la Commission en ce qui a trait aux activités couvertes par la subvention de projet dans le Rapport annuel de la Commission;
  • la communication, par la Commission, de ses politiques relatives aux conflits d'intérêts et de son Code de conduite, à tous les employés et au public.

Annexe A - Champs d'enquête et critères de vérification

Vérification des subventions à la Commission de la santé mentale du Canada
Description des critères de vérification
Titre du critère
Critère de vérification
Champ d'enquête 1 : La Direction générale de la politique stratégique (DGPS) a mis en place un cadre de contrôle de gestion efficace pour la surveillance des ententes de financement.
1.1 Modalités des ententes de financement Les ententes de financement sont conformes aux propositions de financement et à la Directive sur les paiements de transfert (octobre 2008) concernant les modalités des subventions.
1.2 Activités de surveillance et gestion des risques La DGPS suit une démarche formelle et rigoureuse pour la surveillance des activités de la Commission et la gestion des risques.
1.3 Approbation des paiements Les rapports financiers et non financiers fournis par la Commission sont examinés et approuvés pour l'octroi des paiements.
1.4 Mesure du rendement La direction de la DGPS s'assure que la Commission a mené une évaluation de ses travaux, avec une directive d'évaluer la mise en oeuvre de juillet 2007 à décembre 2010, conformément aux ententes de financement, et tient compte des recommandations énoncées.
Champ d'enquête 2 : La Commission se conforme aux modalités des ententes de financement.
2.1. Contrôles et pratiques de gestion Les contrôles et les pratiques de gestion de la Commission respectent les modalités des ententes de financement et assurent la prise en compte de l'économie et de l'efficacité dans les décisions en matière de dépenses.
2.2 Utilisation des fonds La Commission utilise les fonds conformément aux modalités et aux fins prévues dans les ententes de financement.
2.3 Exigences à l'établissement de rapports La Commission tient à jour ses dossiers financiers et présente des rapports conformément aux ententes de financement, à savoir un plan d'affaires annuel, un plan d'activités, un rapport annuel et des états financiers vérifiés, préparés selon les principes comptables généralement reconnus.
2.4 Exigences en matière de communication Les activités de communication de la Commission sont conformes aux modalités des ententes de financement, à savoir la reconnaissance du financement, la mise au courant du ministre des événements prévus, la diffusion de la stratégie de communication et les exigences liées aux langues officielles.
2.5 Lois et politiques La Commission se conforme aux lois et politiques fédérales stipulées dans les ententes de financement, en ce qui concerne la vie privée et la confidentialité, les conflits d'intérêts et l'éthique, les avantages pour les fonctionnaires et les titulaires actuels ou anciens d'une charge publique, la propriété intellectuelle, l'enregistrement des lobbyistes et le cadre d'investissement.

Annexe B - Membres du Conseil d'administrationFootnote 2

Directeurs gouvernementaux :
Directeur Juridiction
Michael Kirby, Président de la Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) Province de l'Ontario
Patrick Dion, Gouvernement de l'Ontario Province de l'Ontario
Dan Florizone, Gouvernement de la Saskatchewan Province de la Saskatchewan
Dana Heide, Gouvernement des Territoires du Nord-Ouest Territoires du Nord-Ouest
Kevin McNamara, Gouvernement de la Nouvelle-Écosse Province de la Nouvelle-Écosse
Milton Sussman, Gouvernement du Manitoba Province du Manitoba
Glenda Yeates, Santé Canada Gouvernement fédéral
 
Directeurs non-gouvernementaux :
Directeur Juridiction
Louise de Bellefeuille, Hôpital général juif Province du Québec
Jeannette LeBlanc, PhD Province du Nouveau Brunswick
Andy Cox, Izaak Walton Killam (IWK) Health Centre Province de la Nouvelle-Écosse
David S. Goldbloom, MD, Vice-président de la CSMC, Centre de toxicomanie et de santé mentale Province de l'Ontario
Joan Edwards Karmazyn, Réseau national pour la santé mentale Province de l'Ontario
James Morrissey, Ernst & Young LLP Province de l'Ontario
Mary May Simon, Inuit Tapiriit Kanatami Province du Québec (Nunavik)
Fern Stockdale Winder, PhD, Vice-président de la CSMC, Saskatoon City Hospital Province de la Saskatchewan
Chris Summerville, Société de schizophrénie du Manitoba, Inc. Province du Manitoba
Lorraine Breault, PhD, Université de l'Alberta Province de l'Alberta
Madeleine Dion Stout, Dion Stout Reflections Inc. Province de la Colombie-Britannique
J. Michael Grass Province de l'Ontario
Manitok Thompson, Harvest Moon Acoustics Province de l'Alberta et Nunavut
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