ARCHIVÉE - Réponse et plan d'action de la direction – Vérification des contrôles financiers principaux

Décembre 2011

Vérification des contrôles financiers principaux
Recommandations
Réponses et mesures prévues par la direction
Produits livrables
Date d'achèvement prevue
Responsables
Recommandation 1

Il est recommandé que le contrôleur ministériel (CM) s'assure de la résiliation en temps opportun des fiches de spécimen de signature tout au long de l'année.
La direction souscrit à la recommandation.

La Direction générale du contrôleur ministériel (DGCM) a entrepris une initiative afin d'améliorer le processus et les contrôles existants concernant les diverses mesures requises lorsqu'un employé quitte le Ministère. Cette initiative conduira à la création et à la mise en oeuvre d'un formulaire obligatoire de départ. Celui-ci inclura les exigences relatives à l'annulation des fiches de signature financière.
Processus et formulaire de départ révisés et approuvés. 30 mars 2012 DGCM - Direction de la gestion des ressources ministérielles (DGCM) en consultation avec La Direction générale des services de gestion (DGSG)
Élaboration d'une stratégie de communication et de mise en oeuvre pour l'utilisation obligatoire du nouveau processus et du formulaire de départ. 30 mars 2012 DGCM - DGCM en consultation avec la DGSG
Pour ce qui est des mesures à court terme, la DGCM va rappeler à l'ensemble des employés qu'ils doivent s'assurer de bien demander l'annulation de leur fiche de signature financière avant leur départ et aux gestionnaires qu'ils doivent aider leur personnel et surveiller le bon respect de cette exigence. Communication à tout le personnel par l'entremise des Nouvelles de Santé Canada. 30 novembre 2011 DGCM - DGCM
La DGCM évaluera l'outil de surveillance utilisé par le Bureau de la vérification et de la responsabilisation durant la réalisation de cette vérification. Le cas échéant, la DGCM mettra en oeuvre cet outil après modification en vue de fonctionner dans un environnement PeopleSoft. Mise en oeuvre d'un outil de suivi périodique. 28 septembre 2012 DGCM - Direction des opérations financières (DOF) - Division des comptes publics et des politiques (DCPP)
Recommandation 2

Il est recommandé que le CM veille à améliorer le processus d'assurance de la qualité dans les domaines suivants :
  • Détection et inscription des erreurs critiques, y compris la vérification du prix conformément aux contrats et les documents à l'appui manquants;
  • Signalement des résultats de l'assurance de la qualité sur la vérification des comptes concernant les transactions de subvention et de contribution, ainsi que les transactions par carte d'achat.
La direction souscrit à la recommandation.

La DGCM va améliorer le Plan d'échantillonnage statistique de Santé Canada de manière à fournir de l'aide pour l'interprétation des codes d'erreur et des exemples de leur application pour s'assurer que les erreurs critiques soient correctement identifiées et consignées.
Plan d'échantillonnage statistique de Santé Canada mis à jour. 23 décembre 2011 DGCM - DOF - Division des opérations et des systèmes comptables (DOSC)
La DGCM va modifier le Plan d'échantillonnage statistique de Santé Canada de manière à élargir l'inscription des erreurs dans les transactions à risque élevé pour inclure les erreurs décelées durant le processus d'assurance de la qualité concernant les transactions de subvention et de contribution. Communications des améliorations et des mises à jour en menant des séances d'information avec les bureaux comptables. 13 janvier 2012 DGCM - DOF - DOSC
Surveiller la mise en oeuvre des processus en effectuant un suivi sur un échantillon des transactions examinées pendant le quatrième trimestre de 2011-2012 et le premier trimestre de 2012-2013. 31 octobre 2012 DGCM - DOF - DOSC
La DGCM va signaler les résultats de l'examen d'assurance de la qualité portant sur les transactions par carte d'achat ainsi que les résultats de l'échantillonnage statistique trimestriel. Production de rapports concernant l'assurance de la qualité des transactions des cartes d'achat. 30 mars 2012 DGCM - DOF - DOSC
Recommandation 3

Il est recommandé que le CM mette au point des instructions claires sur les travaux supplémentaires nécessaires lorsque le taux d'erreurs admissible est dépassé de manière à montrer l'exactitude et la fiabilité de la vérification des comptes.
La direction souscrit à la recommandation.

La DGCM va améliorer le Plan d'échantillonnage statistique de Santé Canada afin de fournir des instructions et des explications concernant le degré d'analyse et d'évaluation, ainsi que sur les mesures et le suivi nécessaire lorsque le taux d'erreurs admissible est dépassé.
Plan d'échantillonnage statistique de Santé Canada mis à jour. 23 décembre 2011 DGCM - DOF - DOSC
Communications des améliorations et des mises à jour en menant des séances d'information avec les bureaux comptables. 31 janvier 2012 DGCM - DOF - DOSC
Les rapports d'erreur fournis par les bureaux comptables seront examinés sur une base trimestrielle afin d'assurer que le niveau requis d'analyse a été réalisé et que les mesures de suivi indiquées sont convenables. Le premier examen sera réalisé sur les rapports d'erreur pour les résultats du troisième trimestre de 2011-2012. 30 avril 2012 DGCM - DOF - DOSC
Recommandation 4

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des services de gestion (DGSG) s'assure que :
  • la vérification de la paye est documentée de façon appropriée par les vérificateurs de la rémunération;
  • la séparation des tâches est constamment contrôlée dès la création de la paye et jusqu'à la vérification dans le système de paye en ligne.
La direction souscrit à la recommandation.

Le Centre de politique de rémunération communiquera un rappel à toutes les unités de la rémunération de Santé Canada précisant qu'elles doivent utiliser le tampon de vérification conformément aux Procédures d'exploitation normalisées pour la vérification de la paye et versement de paiements de Santé Canada. Ce message soulignera également l'importance du respect de ce processus afin de donner la preuve de l'autorisation des transactions de paye par le vérificateur de la rémunération et du travail du conseiller en rémunération.

Le Centre de politique de rémunération surveillera de façon régulière que le tampon de vérification est bien utilisé pour chaque action liée à la paye conformément aux Procédures d'exploitation normalisées pour la vérification de la paye et versement de paiements.

[de l'information sensible liée à la sécurité a été retirée en conformité aux dispositions d'exemptions de la Loi sur l'accès à l'information]
Rappel à toutes les unités de rémunération de Santé Canada de l'exigence obligatoire d'utiliser le tampon de vérification pour chaque action liée à la paye. 30 novembre 2011 SMA, DGSG - Direction des services en ressources humaines

Centre de politique de rémunération

Opérations de rémunération (toutes les régions, y compris la région de la capitale nationale)
Une surveillance sera menée pour assurer l'utilisation du tampon de vérification. 31 mars 2012 Centre de politique de rémunération
Recommandation 5

Il est recommandé que le CM s'assure, en collaboration avec le SMA de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI) et le SMA de la Direction des régions et des programmes (DGRP), que la coordination soit améliorée entre les bureaux comptables et les programmes de contribution de manière à ce que tous les comptes à recevoir, y compris ceux qui résultent de la clôture d'accords de contribution, soient enregistrés dans le système financier du Ministère de façon précise et en temps opportun.
La direction souscrit à la recommandation.

En collaboration avec la DGRP et la DGSPNI, la DGCM a entrepris d'évaluer les améliorations requises pour favoriser l'identification et l'enregistrement des comptes débiteurs de façon précise et en temps opportun. Ces activités incluront notamment l'analyse du statut d'évaluation des rapports sur les accords de contribution des années antérieures et le rapprochement des renseignements financiers déclarés dans le système financier du Ministère ainsi que l'élaboration de procédures relativement au processus financier annuel, notamment les calendriers.
Rapport sommaire de l'analyse sur l'état d'évaluation des rapports d'accord de contribution de la santé des Premières nations et des Inuits (SPNI) à partir de l'année actuelle et des années précédentes. 30 novembre 2011 DGCM - DGCM - Directeur exécutif, Gestion financière (DEGF) en consultation avec la DGRP - directeurs régionaux de la SPNI et des Inuits (DR SPNI) et agents financiers supérieurs régionaux (AFSR)
Rapprochement du Système de gestion des contrats et des contributions (SGCC) avec l'information financière signalée dans le système financier du Ministère et l'enregistrement des ajustements comptables dans le système financier du Ministère, le cas échéant. 30 décembre 2011 DGCM - DGCM - DEGF, en consultation avec DGRP - DR SPNI et AFSR
Politique et procédures des comptes débiteurs de Santé Canada mis à jour. 30 mars 2012 DGCM - DOF - DOSC
Communication des améliorations et des mises à jour par l'entremise des Nouvelles de Santé Canada. 30 avril 2012 DGCM - DOF - DOSC
Examen des documents de procédures et de directives de la DGSPNI. 31 juillet 2012 DGCM - DOF - DOSC
Mise à jour de la procédure et de la directive de la DGSPNI conformément à la politique et aux procédures des comptes débiteurs. 31 août 2012 DGSPNI en consultation avec la DGCM - DOF - DOSC
Rapport d'état mensuel sur tous les accords de contribution de la DGSPNI afin d'aider à la surveillance de l'état de l'examen du document et pour enregistrer l'information financière dans le système financier du Ministère. Ceci améliorera l'exactitude de l'information retrouvée dans les états financiers du Ministère. (Le premier rapport mensuel sera livré d'ici le 30 décembre 2011) 30 décembre 2011 DGRP - DR SPNI et AFSR en consultation avec la DGSPNI et la DGCM - DGCM - DEGF
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