ARCHIVÉE - Réponse et plan d'action de la direction (RPAD) - Vérification de la gestion des communications externes

Mars 2011

Recommandations Réponse de la direction Mesures prévues par la direction Produits livrables Date d'achèvement prévue Responsables
1. Il est recommandé au sous-ministre adjoint (SMA), Direction générale des affaires publiques, de la consultation et des communications (DGAPCC), d'ajouter d'autres pratiques de « bonne gouvernance » comme la documentation de décisions supplémentaire, les mesures à prendre et la responsabilisation de la prestation. La direction souscrit à la recommandation.

Déposée lors de la réunion de son Comité exécutif de la direction générale du 7 avril 2010, la structure de gouvernance de ces réunions de la direction, notamment les processus liés à la tenue des dossiers, à la documentation et à des mesures nécessitant un suivi a été révisée par la DGAPCC.
La DGAPCC préparera des ébauches de lignes directrices et des modèles afin d'assurer la conformité dans l'application et la transparence dans la prise de décisions. Élaboration de nouvelles lignes directrices et de modèles Mars 2011 SMA, DGAPCC
2. Il est recommandé au sous-ministre adjoint, Direction générale des affaires publiques, de la consultation et des communications, de travailler en collaboration avec le sous-ministre adjoint, Direction générale des régions et des programmes (DGRP), à renforcer la gestion des communications dans les régions. La direction souscrit à la recommandation.

La DGAPCC a collaboré avec la DGRP à l'élaboration d'un modèle national de communications qui décrira clairement les rôles, les responsabilités et la gouvernance de l'administration centrale, des régions et des directions générales concernant les fonctions de communications et de consultations.

Une fois ce modèle et les documents connexes mis au point, la DGAPCC engagera des discussions avec les partenaires des programmes des directions générales et du portefeuille de la santé afin d'en arriver à une compréhension commune des services et des activités assurés par la DGAPCC et la DGRP en matière de communications et de consultations.
Modèle de communications national pour les communications et les consultations mis au point, notamment :
  • le document sur les rôles et les responsabilités;
  • le document sur la gouvernance
Communications du modèle national accompagnées du document sur les rôles et les responsabilités et du document sur la gouvernance aux partenaires des programmes des directions générales et du portefeuille de la santé.
Modèle de communications national Mars 2011 SMA, DGAPCC et SMA, DGRP
3. Il est recommandé au sous-ministre adjoint, Direction générale des affaires publiques, de la consultation et des communications, de continuer à élaborer des politiques ou des stratégies, ou les deux à la fois, pour appuyer le renforcement des communications externes au sein de Santé Canada. La direction souscrit à la recommandation.

La DGAPCC a mis en place un certain nombre d'outils et de pratiques pour aider à améliorer la cohérence et la qualité des consultations auprès du public et des intervenants au Ministère. La planification des consultations et les modèles de rapports sont en voie d'élaboration et le système actuel de suivi des consultations amélioré afin qu'il soit convivial et qu'il saisisse avec plus de précision l'information sur toute l'implication publique ministérielle et les activités de consultation.

La DGAPCC a réalisé une analyse exhaustive des pratiques exemplaires et des secteurs à améliorer. Les conclusions traduites dans le projet de politique « Gestion des organismes consultatifs externes » ont été remises au Comité exécutif de la haute direction le 22 juin 2010.
Finaliser et partager les outils et pratiques des activités de consultation auprès du public et des intervenants mis au point et partagés avec les autres Directions générales.

Finaliser la Politique ministérielle « Gestion des organismes consultatifs externes ».

Mettre en oeuvre des pratiques découlant de la politique « Gestion des organismes consultatifs externes ».
Outils et pratiques Mars 2012 SMA, DGAPCC et les directions générales
Politique des organismes consultatifs externes Décembre 2010
4. Il est recommandé au sous-ministre adjoint, Direction générale des affaires publiques, de la consultation et des communications, de développer un profil du risque pour la Direction générale. La direction souscrit à la recommandation.

En reconnaissant que la gestion des risques était essentielle à une bonne gestion et à une bonne prise de décisions, la DGAPCC a appuyé la mise à jour du Cadre de gestion intégrée du risque au printemps 2010 et a activement fourni une rétroaction et des suggestions au Profil du risque de l'organisation de Santé Canada pour l'année 2010.

En s'inspirant de ce travail, la DGAPCC élaborera son propre profil du risque de la Direction générale pour aider la gestion de ses domaines fonctionnels.
Élaboration du profil de risque de la Direction générale pour aider la gestion de ses domaines fonctionnels. Profil du risque de la Direction générale de la DGAPCC Mars 2011 SMA, DGAPCC
5. Il est recommandé au sous-ministre adjoint, Direction générale des affaires publiques, de la consultation et des communications, de réviser les processus d'approbation afin de rationaliser l'activité. La direction souscrit à la recommandation.

La DGAPCC a pris certaines mesures en vue d'améliorer les processus des produits de communications extérieures à Santé Canada et continuera de chercher des possibilités de rationaliser cette activité.
Implémenter un processus d'approbation par la voie rapide pour interrompre des questions au profil élevé qui exigent une réponse ministérielle en quelques heures ou la même journée. À la suite de discussions récentes avec les programmes des directions générales, ce processus est prêt à être mis en oeuvre.

La DGAPCC a développé également une approche fondée sur le risque concernant l'approbation de tous les produits de communications afin de rationaliser le processus d'approbation et l'a présenté aux directions générales de programmes et à la haute direction.
Processus d'approbation par la voie rapide Novembre 2010 SMA, DGAPCC, toutes les directions générales et le Bureau de la sous-ministre
Approche fondée sur le risque concernant les approbations Décembre 2010 SMA, DGAPCC, toutes les directions générales et le Bureau de la sous-ministre
6. Il est recommandé au sous-ministre adjoint, Direction générale des affaires publiques, de la consultation et des communications, de collaborer avec les autres sous-ministres adjoints pour développer une approche ministérielle liée à la prestation de produits et de services de communications à Santé Canada en vue d'assurer l'uniformité des messages et d'éviter le chevauchement des services. La direction souscrit à la recommandation.

La Direction générale s'est engagée à collaborer avec des collègues du Ministère pour s'assurer que la prestation des produits et des services de communications à Santé Canada est à la fois efficace et uniforme - la DGAPCC continuera d'identifier d'autres possibilités d'efficiences.
Finaliser et présenter devant le Comité exécutif, le modèle opérationnel de prestation de services de communications et de consultations à Santé Canada.

Continuer l'élaboration d'une politique relative aux publications. Cette politique donne une orientation déterminante et établit l'étape de révision de nos pratiques de distribution et d'entreposage des publications imprimées et développe un plan annuel de publications ministériel.

Réviser les numéros 1-800 et les adresses génériques des courriels du Ministère à l'intention du grand public sur son site Web afin de déterminer si d'autres réductions peuvent être réalisées.
Modèle opérationnel pour les années 2010 à 2013 Mars 2011 SMA, DGAPCC avec les programmes des directions générales
Politique relative aux publications (impression seulement) Septembre 2011 SMA, DGAPCC avec les programmes des directions générales
Révision des numéros 1-800 et des adresses génériques des courriels dans le cadre de l'initiative de réduction. Mai 2011 SMA, DGAPCC
7. Il est recommandé au sous-ministre adjoint, Direction générale des affaires publiques, de la consultation et des communications, de collaborer avec les autres sous-ministres adjoints pour rationaliser et mettre à jour le site Web. La direction souscrit à la recommandation.

La DGAPCC dirige un projet de renouvellement de la présence de Santé Canada sur le Web en quatre composantes : politique de gouvernance sur le Web, architecture de l'information sur le Web, renouvellement du contenu sur le Web (y compris un projet pilote Extranet) et la gestion du rendement. La DGAPCC lancera ce projet à l'automne 2010 et consultera les programmes des directions générales sur les étapes de la mise en application.

De plus, la DGAPCC élabore une stratégie sur les médias sociaux qui orientera le Ministère sur la façon d'utiliser ce nouvel outil. Une fois au point, cette politique et les lignes directrices annexes seront partagées avec les directions générales (y compris les régions) dans le cadre d'une formation ciblée.
Initiative de renouvellement de la présence sur le Web lancée, comprenant :
  • Une politique de gouvernance sur le Web;
  • une architecture de l'information sur le Web;
  • un renouvellement du contenu sur le Web (y compris un projet pilote Extranet);
  • une gestion du rendement.
Finaliser une stratégie sur les médias sociaux avec les lignes directrices mise au point et la partager avec les directions générales et les régions dans le cadre d'une formation ciblée.
Initiative de renouvellement de la présence sur le Web Novembre 2010 SMA, DGAPCC et toutes les Directions générales
Stratégie sur les médias sociaux Mars 2011 SMA, DGAPCC
8. Il est recommandé au sous-ministre adjoint, Direction générale des affaires publiques, de la consultation et des communications, d'élaborer des procédures pour surveiller et préparer des rapports sur les communications externes. La direction souscrit à la recommandation.

Le travail a commencé par le développement d'outils de préparation de rapports à l'appui des processus de planification du Ministère et de la Direction générale, et la DGAPCC a élaboré de nouvelles exigences en matière de préparation de rapports dans le cadre d'une planification opérationnelle, fonctionnelle intégrée ministérielle (POFIM).

La DGAPCC élabore également en ce moment un Cadre de mesure du rendement qui donnera un aperçu des procédures de surveillance et des activités de préparation de rapports dans la Direction générale, y compris les communications externes.
Continuer l'élaboration des outils de rapports pour soutenir les processus de planification de la Direction Générale.

Mettre à jour et finaliser les modèles des tableaux de bord de la Direction générale et un guide de l'utilisateur de la POFIM.

Concevoir une ébauche d'un Cadre de mesure du rendement.
Modèles et tableaux de bord Novembre 2010 SMA, DGAPCC
Cadre de mesure du rendement Mars 2011 SMA, DGAPCC et DGCM
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