Réponse et plan d'action de la direction – Vérification du Processus des approvisionnements, des comptes créditeurs et de paiements

Mars 2012

Vérification du Processus des approvisionnements, des comptes créditeurs et de paiements
Recommandations Réponses et mesures prévues par la direction Produits livrables Date d'achèvement prévue Responsabilité
Recommandation 1

Il est recommandé que le contrôleur ministériel (CM) veille à ce que le flux de travail et les avis automatisés du système appuyant le travail des comités de contrôle des contrats et des demandes (CCCD) soient harmonisés avec le processus d'examen sous-jacent.

La direction souscrit à la recommandation.

La Direction générale du contrôleur ministériel (DGCM) a compris l'identification de possibilités de remplacer le Système de demandes et de rapports relatifs aux contrats (SDRC) dans son plan opérationnel de 2011-2012. Une évaluation d'une migration potentielle vers une solution SAP est actuellement en cours. Si cette possibilité ne peut être mise en œuvre, des solutions alternatives seront prises en considération. Dans l'intérim, un processus visant à régler les problèmes liés au système a été élaboré et mis en œuvre.

Rapport d'étude avec des recommandations de la migration de SAP 29 juin 2012 DGCM - Direction des opérations financières (DOF), Direction de la gestion du matériel et des biens (DGMB)
Rapport d'étude d'une solution alternative avec des recommandations, au besoin 31 octobre 2012 DGCM - DOF, (DGMB)
Plan de mise en œuvre de migration élaboré et approuvé 31 décembre 2012 DGCM - DOF, (DGMB)
Recommandation 2

Il est recommandé que le CM veille à ce que la stratégie de surveillance révisée soit fondée sur une évaluation exhaustive des risques, incluant l'étendue et le calendrier de la vérification continue pour le Processus d'approvisionnement, de comptes créditeurs et de paiements.

La direction souscrit à la recommandation.

La DGCM a revalidé les diagrammes et les matrices de contrôles d'approvisionnement, de comptes créditeurs et de paiements avec les régions. Cette information sera utilisée pour examiner la stratégie de surveillance selon une nouvelle évaluation des risques. Cette stratégie identifiera les contrôles principaux devant être mis à l'essai avec une portée (essai réduit ou complet) ainsi qu'avec le calendrier pour le Processus d'approvisionnement, de comptes créditeurs et de paiements. La mise en œuvre de la stratégie sera achevée en menant des essais pertinents, suivi d'un rapport identifiant les lacunes et les mesures correctives.

Nouvelle évaluation des risques 29 juin 2012 DGCM - DOF, Division du contrôle interne (DCI)
Stratégie de surveillance axée sur les risques révisée 29 juin 2012 DGCM - DOF, (DCI)
Rapport sur les résultats de la surveillance, y compris l'identification des lacunes et des mesures correctives 31 décembre 2012 DGCM - DOF, (DCI)
Recommandation 3

Il est recommandé que le CM, en collaboration avec les sous-ministres adjoints de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPIN) et de la Direction générale des régions et des programmes (DGRP), veillent à ce que :

  • les demandes d'achat soient utilisées le cas échéant;
  • les contrats écrits soient mis en place pour l'acquisition de services de santé mentale non couverts en vertu du Programme des services de santé non assurés.
La direction souscrit à la recommandation.

La Direction générale du contrôleur ministériel (DGCM) travaillera avec la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPIN) pour élaborer des processus clairs pour la mise en œuvre des commandes d'achat locales (CAL), alignées avec les directives des marchés de services de la DGCM,  pour assurer que les contrats sont mis en place, le cas échéant, pour les services de santé mentale.

Élaborer le processus pour la mise en œuvre des CAL pour les services en santé mentale 1 mars 2013 DGCM - DOF, (DGMB) en collaboration avec la DGSPNI et la DGRP
Communiqué afin d'informer tous les intervenants principaux au sujet du processus 29 mars 2013 DGCM - DOF, (DGMB) en collaboration avec la DGSPNI et la DGRP
La DGCM communiquera l'importance de l'utilisation appropriée des demandes d'achat et l'exigence que les contrats écrits soient mis en place avant l'acquisition de biens ou de services. Nouvelles de Santé Canada 30 mars 2012 DGCM - DOF, (DGMB)
Article destiné à la communauté des agents d'approvisionnement dans le bulletin des nouvelles 28 septembre 2012 DGCM - DOF, (DGMB)
La DGCM intégrera l'évaluation de l'utilisation appropriée des contrats de services de santé mentale à l'Exercice annuel de vérification des contrats. Processus de vérification des contrats annuel et questionnaire modifié 30 novembre 2012 DGCM - DOF, (DGMB)
Recommandation 4

Il est recommandé que le contrôleur ministériel, en collaboration avec le sous-ministre adjoint de la Direction générale des régions et des programmes, veille à ce que des documents et des renseignements complets et précis soient entrés dans le Système de demandes et de rapports relatifs aux contrats du Ministère.

La direction souscrit à la recommandation.

La DGCM s'assurera que les exigences en matière de documents pour soutenir le flux de travail concernant les contrats sont comprises dans la discussion portant sur la stratégie de migration du SDRC dans la recommandation 1 du rapport de vérification.

Voir la recommandation 1
Recommandation 5

Il est recommandé que le CM, en collaboration avec le sous-ministre adjoint de la DGRP, veille à ce que:

  • les confirmations de commande soient utilisées de façon appropriée pour l'acquisition de biens et services dans l'absence d'un contrat;
  • les demandes et les modifications soient approuvées par le membre approprié du CCCD.
La direction souscrit à la recommandation.

Dans le cadre d'une initiative prioritaire plus large de la DGCM, l'approvisionnement au paiement dans SAP, le flux de travail pour l'acquisition de biens et de services sera examiné afin d'en assurer la concordance avec les politiques, processus et lignes directrices liés à la passation de marchés.

L'approvisionnement au paiement, Phase II Projet du flux de travail de l'approvisionnement 30 avril 2013 DGCM - DOF, (DGMB) et Division des opérations et des systèmes comptables (DOSC)
La DGCM examinera et améliorera les matériaux de formation, le cas échéant, pour la gestion du matériel et des biens afin d'assurer qu'ils reflètent clairement que la confirmation de commande doit être utilisée seulement dans des cas exceptionnels. Elle mènera aussi des séances de sensibilisation avec les membres des CCCD afin de mettre l'accent sur la nécessité d'appliquer les politiques, les processus et les lignes directrices du Ministère, y compris l'exigence que les présidents des CCCD doivent approuver les demandes d'achat supérieures à 25 000 $ et les modifications de contrat. Matériel de formation de la gestion du matériel et des biens amélioré

Séances de sensibilisation aux membres du CCCD à l'intérieur d'une période de 9 mois

31 décembre 2012 DGCM - DOF, (DGMB)
La DGCM intégrera l'évaluation de la conformité aux seuils d'approbation à l'Exercice annuel de vérification des contrats. Processus de vérification des contrats annuel, y compris des mises à l'essai ciblées et les seuils d'approbation 30 novembre 2012 DGCM - DOF, (DGMB)

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