Réponse et plan d'action de la direction : Audit des contrôles internes en matière de rapports financiers et de l'état de préparation des états financiers

Recommandation 1

Il est recommandé que le contrôleur ministériel, en collaboration avec le sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion, assure que de l'assurance sera obtenue sur l'efficacité des contrôles exercés sur les systèmes (PeopleSoft et le Système de paye régional) qui sont hébergés et maintenus par Agriculture et Agroalimentaire Canada et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, respectivement afin d'assurer que ces contrôles seront fiables soit dans le cas d'un audit des états financiers ou d'un audit spécifique fournissant l'assurance sur l'efficacité des contrôles internes en matière de rapports financiers pour l'exercice 2013-2014. (L'assurance devra également être obtenue au sujet du Système de gestion de l'information sur les subventions et contributions lorsqu'il sera en opération).

La direction souscrit à cette recommandation.

Dans le contexte gouvernemental en matière d'hébergement et de services partagés, il est important que les sous-ministres et les contrôleurs ministériels assurent que des mécanismes sont en place pour recevoir des moyens d'assurance sur les contrôles qui sont gérés en leur nom par d'autres entités. Les ministères ne chercheront pas de lettres d'assurance officielles de la part des uns et des autres jusqu'à ce qu'une nouvelle direction soit fournie par le Bureau du contrôleur général (BCG).

Santé Canada continuera de participer à la discussion et mettra en œuvre la stratégie et l'approche gouvernementale à mesure qu'elle évolue.

La direction assurera que ses divers protocoles d'entente/accords de service énoncent clairement le pouvoir de l'entité de l'utilisateur afin d'obtenir de l'assurance sur l'efficacité des contrôles menés par une organisation de service. Les discussion demeurent en cours pour identifier la meilleure approche en vue d'obtenir cette assurance et les possibilités comprennent : obtenir de l'assurance par l'entremise d'un auditeur de tierce partie, effectuer directement l'audit interne dans les organisations de service, s'appuyer sur le travail d'audit interne qui se déroule aux organisations de service et les renseignements reflétés dans leurs déclarations de responsabilité de la direction, y compris l'annexe B ou une de ces combinaisons.

Recommandation 2

Il est recommandé que le contrôleur ministériel confirme de nouveau l'évaluation initiale des risques pour les processus opérationnels importants de sorte que l'ampleur et la nature des sondages permettent bien de confirmer l'efficacité opérationnelle et l'adéquation des mesures correctives.

La direction souscrit à cette recommandation.

Tel qu'énoncé dans la Stratégie de surveillance axée sur les risques, on reconnaît que des changements aux risques inhérents ou aux risques des contrôles peuvent influencer la cote globale du risque, ce qui aura un impact sur la fréquence des essais de contrôle qui seront effectués.

On met en œuvre ce principe dans le cadre de la phase continue de surveillance axée sur les risques, débutant en 2013-2014.

Recommandation 3

Il est recommandé que le contrôleur ministériel assure que suffisamment de documentation à l'appui soit maintenue, y compris une justification convenable pour les estimations importantes concernant les montants déclarés dans les états financiers.

La direction souscrit à cette recommandation.

La DGCM poursuivra son travail de fournir des assurances au sous-ministre (SM) et aux membres du Comité ministériel de vérification (CMV) sur l'efficacité des contrôles internes en matière de rapports financiers du Ministère, en reconnaissant que ceci est une amélioration évolutive continue et qu'on ne prévoit pas atteindre 100 % d'efficacité de tous les contrôles en tout temps. La direction est prête à accepter un certain niveau de risque à cet égard.

Le but est de fournir un niveau d'assurance sur l'efficacité opérationnelle avec lequel la haute direction et les membres du CMV sont à l'aise et d'assurer que le Ministère est « capable de produire des états financiers qui peuvent subir un audit axé sur les contrôles »^{Tableau 1 note de bas de page 1}. Comme tel, la DGCM mettra l'exigence d'un audit axé sur les contrôles de ses états financiers de 2013-2014 en suspens sauf s'il est dirigé davantage par le SM ou le BCG.

Recommandation 4

Il est recommandé que le contrôleur ministériel veille à ce que les documents à l'appui soient conservés, y compris la justification convenable des estimations importantes, pour les montants déclarés dans les états financiers.

La direction souscrit à cette recommandation.

En ce qui concerne la documentation à l'appui pour les biens immobiliers, la Division des comptes publics et des politiques-Politique financière a élaboré une stratégie pour obtenir la documentation appropriée à l'appui de la date du coût originale et de l'achat pour tous les biens immobiliers.

Tous les montants importants figurant dans les états financiers sont adéquatement rationalisés et accompagnés de suffisamment de documentation à l'appui dans le cartable annuel de corroboration. La documentation comprend des analyses et des renseignements détaillés par rapport à la suffisance et la pertinence de la provision pour les comptes débiteurs douteux qui sera améliorée cette année en conformité avec la recommandation de l'audit.