Réponse et plan d'action de la direction : Audit des contrôles internes en matière de rapports financiers et de l'état de préparation des états financiers

Juin 2013

Audit des contrôles internes en matière de rapports financiers et de l'état de préparation des états financiers
Recommandations Réponses et mesures prévues par la direction Produits livrables Date d'achèvement prevue Responsabilité

Notes de bas de page du Tableau 1

Tableau 1 note de bas de page 1

Procès-verbaux du Comité permanent des comptes publics, Contrôleur général du Canada Secrétariat du Conseil du Trésor 21 octobre 2010.

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Recommandation 1

Il est recommandé que le contrôleur ministériel, en collaboration avec le sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion, assure que de l'assurance sera obtenue sur l'efficacité des contrôles exercés sur les systèmes (PeopleSoft et le Système de paye régional) qui sont hébergés et maintenus par Agriculture et Agroalimentaire Canada et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, respectivement afin d'assurer que ces contrôles seront fiables soit dans le cas d'un audit des états financiers ou d'un audit spécifique fournissant l'assurance sur l'efficacité des contrôles internes en matière de rapports financiers pour l'exercice 2013-2014. (L'assurance devra également être obtenue au sujet du Système de gestion de l'information sur les subventions et contributions lorsqu'il sera en opération).

La direction souscrit à cette recommandation.

Dans le contexte gouvernemental en matière d'hébergement et de services partagés, il est important que les sous-ministres et les contrôleurs ministériels assurent que des mécanismes sont en place pour recevoir des moyens d'assurance sur les contrôles qui sont gérés en leur nom par d'autres entités. Les ministères ne chercheront pas de lettres d'assurance officielles de la part des uns et des autres jusqu'à ce qu'une nouvelle direction soit fournie par le Bureau du contrôleur général (BCG).

Santé Canada continuera de participer à la discussion et mettra en œuvre la stratégie et l'approche gouvernementale à mesure qu'elle évolue.

La direction assurera que ses divers protocoles d'entente/accords de service énoncent clairement le pouvoir de l'entité de l'utilisateur afin d'obtenir de l'assurance sur l'efficacité des contrôles menés par une organisation de service. Les discussion demeurent en cours pour identifier la meilleure approche en vue d'obtenir cette assurance et les possibilités comprennent : obtenir de l'assurance par l'entremise d'un auditeur de tierce partie, effectuer directement l'audit interne dans les organisations de service, s'appuyer sur le travail d'audit interne qui se déroule aux organisations de service et les renseignements reflétés dans leurs déclarations de responsabilité de la direction, y compris l'annexe B ou une de ces combinaisons.

Protocoles d'entente ou accords de niveau de service (ANS) pour l'hébergement du SAP et du Système de gestion de l'information sur les subventions et contributions d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada/Santé Canada comprendront des références claires au fournisseur. Assurance sur les contrôles des systèmes par chaque hôte

30 juin 2014

Direction générale du contrôleur ministériel (DGCM)

La DGCM aidera la Direction générale des services de gestion (DGSG) concernant l'obtention d'assurance de l'efficacité des contrôles de systèmes pour PeopleSoft

30 juin 2013

DGSG

Recommandation 2

Il est recommandé que le contrôleur ministériel confirme de nouveau l'évaluation initiale des risques pour les processus opérationnels importants de sorte que l'ampleur et la nature des sondages permettent bien de confirmer l'efficacité opérationnelle et l'adéquation des mesures correctives.

La direction souscrit à cette recommandation.

Tel qu'énoncé dans la Stratégie de surveillance axée sur les risques, on reconnaît que des changements aux risques inhérents ou aux risques des contrôles peuvent influencer la cote globale du risque, ce qui aura un impact sur la fréquence des essais de contrôle qui seront effectués.

On met en œuvre ce principe dans le cadre de la phase continue de surveillance axée sur les risques, débutant en 2013-2014.

Plan d'essai axé sur les risques mis à jour

30 septembre 2013

DGCM - Division du contrôle interne

Recommandation 3

Il est recommandé que le contrôleur ministériel assure que suffisamment de documentation à l'appui soit maintenue, y compris une justification convenable pour les estimations importantes concernant les montants déclarés dans les états financiers.

La direction souscrit à cette recommandation.

La DGCM poursuivra son travail de fournir des assurances au sous-ministre (SM) et aux membres du Comité ministériel de vérification (CMV) sur l'efficacité des contrôles internes en matière de rapports financiers du Ministère, en reconnaissant que ceci est une amélioration évolutive continue et qu'on ne prévoit pas atteindre 100 % d'efficacité de tous les contrôles en tout temps. La direction est prête à accepter un certain niveau de risque à cet égard.

Le but est de fournir un niveau d'assurance sur l'efficacité opérationnelle avec lequel la haute direction et les membres du CMV sont à l'aise et d'assurer que le Ministère est « capable de produire des états financiers qui peuvent subir un audit axé sur les contrôles »Tableau 1 note de bas de page 1. Comme tel, la DGCM mettra l'exigence d'un audit axé sur les contrôles de ses états financiers de 2013-2014 en suspens sauf s'il est dirigé davantage par le SM ou le BCG.

Stratégies d'assainissement des propriétaires des processus opérationnels

27 septembre 2013

Propriétaires des processus opérationnels et DGCM - Direction des opérations financières (DOF)

Plans d'essais d'assainissement et résultats des essais

27 septembre 2013

DGCM - DOF

Mise à jour de l'état de la surveillance intégrée continue des essais

31 décembre 2013

DGCM - DOF

Recommandation 4

Il est recommandé que le contrôleur ministériel veille à ce que les documents à l'appui soient conservés, y compris la justification convenable des estimations importantes, pour les montants déclarés dans les états financiers.

La direction souscrit à cette recommandation.

En ce qui concerne la documentation à l'appui pour les biens immobiliers, la Division des comptes publics et des politiques-Politique financière a élaboré une stratégie pour obtenir la documentation appropriée à l'appui de la date du coût originale et de l'achat pour tous les biens immobiliers.

Tous les montants importants figurant dans les états financiers sont adéquatement rationalisés et accompagnés de suffisamment de documentation à l'appui dans le cartable annuel de corroboration. La documentation comprend des analyses et des renseignements détaillés par rapport à la suffisance et la pertinence de la provision pour les comptes débiteurs douteux qui sera améliorée cette année en conformité avec la recommandation de l'audit.

Suffisamment de documentation pour appuyer la date du coût et de l'achat pour tous les biens immobiliers déclarés à compter du 31 mars 2013

30 septembre 2013

DGCM - DOF/ Division des comptes publiques et des politiques (DCPP)

Cartable de vérification justificatif annuel qui fournit de la documentation à l'appui appropriée pour les montants déclarés dans les états financiers

30 septembre 2013

DGCM - DOF/DCPP

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