Réponse et plan d'action de la direction - Audit de l'approvisionnement et de la passation des marchés - Mars 2015

Audit de l'approvisionnement et de la passation des marchés
Recommandations Réponses et mesures prévues par la direction Produits livrables Date d'achèvement prévue Responsabilité
Recommandation 1

Il est recommandé que les dirigeants principaux des finances de Santé Canada et de l'Agence de la santé publique du Canada revoient le cadre de référence du Comité d'examen des marchés du Portefeuille des services partagés pour l'harmoniser avec le Guide de passation des marchés et établir la responsabilité et des liens hiérarchiques avec le Comité exécutif du partenariat.
La direction souscrit à cette recommandation.
Les dirigeants principaux des finances (DPF) de Santé Canada (SC) et de l'Agence de la santé publique du Canada (l'Agence) vont revoir le cadre de référence du Comité d'examen des marchés du Portefeuille des services partagés (CEM-PSP).

Les liens hiérarchiques avec le Comité exécutif du partenariat (CEP) seront établis lorsque les administrateurs généraux de Santé Canada et de l'Agence de la santé publique du Canada auront confirmé la nouvelle structure de gouvernance de celui-ci.
Le mandat révisé du CEM-PSP sera présenté à la Table de cogestion des opérations financières pour approbation. Le 31 mars 2016 Directeur, Division de la gestion du matériel et des biens (DGMB), Direction des opérations financières (DOF)
Recommandation 2

 Il est recommandé que les dirigeants principaux des finances de Santé Canada et de l'Agence de la santé publique du Canada renforcent la documentation sur l'approvisionnement et la passation de marchés pour veiller à ce que tous les documents nécessaires soient conservés dans le dépôt central et qu'il existe une piste de vérification dans le processus d'approbation du marché pour démontrer la rentabilité, la concurrence, l'équité et la transparence.
La direction souscrit à cette recommandation.
Le 1er avril 2014, la Direction des opérations financières a mis en œuvre de nouveaux pouvoirs délégués pour les spécialistes en approvisionnement (PG) relativement à la passation de marchés, en fonction de l'article 41 de la Loi sur la gestion des finances publiques, tant à Santé Canada qu'à l'Agence de la santé publique du Canada. En raison de cela, donc, les pratiques et les processus d'approvisionnement et de passation des marchés ont été renforcés. La DGMB a réglé les questions soulevées par le BVRP. Dorénavant, le processus de P2P et la mise en œuvre de l'article 41 de la LGFP atténueront ces problèmes. Les améliorations apportées aux contrôles internes relativement à l'approvisionnement et la passation de marchés ont été mises en place en 2014-2015 et seront évaluées périodiquement. Complété à compter du 1er avril 2014, en raison des modifications aux processus et les améliorations attenantes à la conservation de documents dans le dépôt central, avec une piste de vérification incorporée au processus d'approbation du marché. Directeur, DGMB, DOF
Examen des contrôles internes relativement à l'approvisionnement et la passation des marchés par la Section des contrôles internes, afin d'assurer que les contrôles clés fonctionnent de façon efficaces; les résultats de l'examen seront présentés au CEM-PSP. Le 31 décembre 2015 Directeur exécutif, Politiques, Contrôles internes, Section de la comptabilité ministérielle
La Direction générale du dirigeant principal des finances devra formaliser un processus opérationnel qui rehaussera de façon appropriée la communication actuelle sur les préoccupations relatives aux risques que comportent les transactions non conformes, par le biais de processus opérationnels et d'outils pour les PG-05 et les autres gestionnaires de la Division de la gestion du matériel et des biens. Examen par le niveau I des processus opérationnels et des outils de soutien mis en œuvre. Les résultats de l'examen seront présentés au CEM-PSP. Le 31 octobre 2015 Directeur, DGMB, DOF
Recommandation 3

Il est recommandé que les dirigeants principaux des finances de Santé Canada et de l'Agence de la santé publique du Canada veillent à ce que le régime actuel de surveillance et d'établissement de rapports, y compris la surveillance des risques et les stratégies d'atténuation pour les deux organisations, reçoive l'aval du Comité exécutif du partenariat afin de garantir que le régime réponde aux besoins d'information des deux organisations.
La direction souscrit à cette recommandation.
La DGMB fournira le régime actuel de surveillance et d'établissement de rapports aux dirigeants principaux des finances de SC et de l'Agence, afin de confirmer que celui-ci répond aux besoins de chaque organisation en matière d'information. Mettre à jour le cadre de gestion du rendement et le présenter lors d'une réunion du CEM-PSS Le 31 juillet 2015 Directeur, DGMB, DOF
Recommandation 4

Il est recommandé que les dirigeants principaux des finances de Santé Canada et de l'Agence de la santé publique du Canada mettent en œuvre le cadre de mesure du rendement pour l'approvisionnement et la passation de marchés, qui :
  • garantit que les rapports sur les normes de service en matière d'approvisionnement et de passation de marchés sont comparables, exhaustifs et tiennent compte des temps réels de traitement;
  • intègre des mesures correctives pour aborder toute mesure du rendement qui présente un risque.
La direction souscrit à cette recommandation.

La DGMB fournira une version révisée du CMR aux DPF de SC et de l'Agence qui répond aux exigences suivantes :
Garantir que les rapports sur les normes de service en matière d'approvisionnement et de passation de marchés sont comparables, exhaustifs et tiennent compte des temps réels de traitement en rehaussant la capacité d'établir des rapports en SAP, et ce, afin de satisfaire aux exigences. Une capacité  rehaussée d'établir des rapports en SAP relativement aux normes de service Le 28 février 2015 Directeur, DGMB, DOF
Intégrer des mesures correctives pour aborder tout rendement non réalisé qui présente un risque en ajoutant un plan d'action au rapport sur la mesure du rendement. Le rapport sur la mesure du rendement est rehaussé en y ajoutant un plan d'action; présenté au CEM-PSS         Le 31 juillet 2015 Directeur, DGMB, DOF
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