Réponse et plan d'action de la direction - Audit des principaux contrôles financiers, Année 5 - Octobre 2015

Audit des principaux contrôles financiers, Année 5
Recommandations Réponses et mesures prévues par la direction Produits livrables Date d'achèvement prévue Responsabilité

Recommandation 1

Il est recommandé que le dirigeant principal des finances mette en œuvre des contrôles afin que les cartes de spécimen de signature inutiles soient annulées rapidement.

La direction souscrit à cette recommandation.

La procédure actuelle exige que les éditeurs de carte de spécimen de signature examinent et annulent les cartes inutiles lorsqu'une nouvelle carte est enregistrée. Cette procédure doit être appliquée de manière systématique.

1.1 Une communication sera envoyée à tous les éditeurs de carte de spécimen, afin d'assurer la conformité avec les procédures actuelles.

30 septembre 2015

MESURE COMPLÉTÉE

Directeur général (DG), Direction des opérations financières (DOF)

1.2 Un examen des cartes de spécimen de signature sera effectué afin d'éliminer les cartes en double. Cet examen fera dorénavant partie de l'examen annuel des cartes de spécimen de signature.

30 novembre 2015

DG, DOF

Recommandation 2

Il est recommandé que le dirigeant principal des finances développe et mette en œuvre des contrôles pour réduire les erreurs pour les transactions par carte d'achat à un niveau acceptable.

La direction souscrit à cette recommandation.

La Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) renforcera la communication avec les titulaires de cartes pour les sensibiliser et pour mettre en œuvre une stratégie d'application, et ce, afin de garantir  la conformité.

2.1 Une communication sera envoyée trimestriellement aux détenteurs d'une carte d'achat, faisant état des erreurs repérées lors de l'examen d'assurance de qualité et détaillant les procédures et directives à suivre afin d'éviter ces erreurs à l'avenir.

30 septembre 2015

MESURE COMPLÉTÉE

DG, DOF

2.2 Les documents de formation relatifs aux cartes d'achat seront mis à jour.

31 mars 2016

DG, DOF

2.3 Une stratégie d'application sera mise en œuvre afin d'assurer la conformité.

31 mars 2016

DG, DOF

Recommandation 3

Il est recommandé que le dirigeant principal des finances mette en œuvre des contrôles à l'égard de la gestion des pièces de journal, conformément à la Norme sur les pièces de journal du Ministère.

La direction souscrit à cette recommandation.

Les échantillons de l'audit révèlent que le contrôle a été amélioré depuis la mise en œuvre de la Norme sur les pièces de journal en novembre 2014. Une formation additionnelle sera offerte afin de garantir la conformité avec la norme actuelle.

3.1 Des séances de formation seront offertes au personnel de la DGDPF qui traite des pièces de journal.

31 décembre 2015

DG, DOF

3.2 Des instructions portant sur les pièces de journal seront disséminées dans le but de fournir une orientation quant aux exigences relatives aux documents d'examen et d'appui.

31 décembre 2015

DG, DOF

Recommandation 4

Il est recommandé que le dirigeant principal des finances effectue le rapprochement du Système de gestion de l'information sur les subventions et contributions et du système financier du Ministère, afin de fournir l'assurance que les informations relativement aux subventions et aux accords de contribution sont complètes et exactes.

La direction souscrit à cette recommandation.

Santé Canada a récemment complété la mise en œuvre du SGISC, soit le 1er avril 2015. Au cours des derniers mois, les efforts de la direction générale ont surtout été déployés à fournir la formation requise et à assurer la transition et le rapprochement entre les systèmes d'origine et le SGISC. La DGDPF mettra en œuvre, d'ici le 30 novembre 2015, un processus de rapprochement entre le SGISC et SAP.

4.1 La mise en œuvre d'un processus de rapprochement entre le SGISC et SAP.

30 novembre 2015

MESURE COMPLÉTÉE

DG, DOF

Recommandation 5

Il est recommandé que le dirigeant principal des finances et le sous-ministre adjoint principal, Direction générale de la santé des Premières Nations et des Inuits, mettent en œuvre des contrôles pour assurer, dans le système financier du Ministère, l'inscription et la surveillance en temps opportun des comptes débiteurs résultant du recouvrement de montants liés à des accords de contribution.

La direction souscrit à cette recommandation.

Au cours de l'exercice 2015-2016, le module de gestion des dettes (GD) sera mis en œuvre dans le Système de gestion d'information sur les subventions et contributions (SGISC). Il permettra de simplifier l'inscription et la surveillance des comptes débiteurs résultant de recouvrements liés à des accords de contribution. Le module acheminera directement à SAP des renseignements sur les comptes débiteurs et, par conséquent, il n'y aura plus de retard dans l'inscription de comptes débiteurs dans le système financier.

5.1 La mise en œuvre du module de GD dans le SGISC.

31 mars 2016

DG, DOF

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