ARCHIVÉE - Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers 2009-2010

Santé Canada

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice terminé le 31 mars 2010 et toute l'information figurant dans ces états incombe à la direction de Santé Canada. Ces états financiers ont été préparés par la direction conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité de l'information présentée dans les états financiers. Certaines informations présentées dans les états financiers sont fondées sur les meilleures estimations et le jugement de la direction et tiennent compte de l'importance relative. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation des rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières de Santé Canada. L'information financière soumise pour la préparation des Comptes publics du Canada et incluse dans le Rapport ministériel sur le rendement de Santé Canada concorde avec les états financiers ci-joints.

La direction possède un système de gestion financière et de contrôle interne conçu pour fournir une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques, qu'elles sont exécutées en conformité avec les règlements, qu'elles respectent les autorisations du Parlement et qu'elles sont comptabilisées de manière à rendre compte de l'utilisation des fonds du gouvernement. La direction veille également à l'objectivité et à l'intégrité des données de ses états financiers par la sélection appropriée, la formation et le perfectionnement d'employés qualifiés, par une organisation assurant une séparation appropriée des responsabilités et par des programmes de communication visant à assurer la compréhension des règlements, des politiques, des normes et des responsabilités de gestion dans Santé Canada et en effectuant une évaluation annuelle de l'efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers.

Une évaluation pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2010 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe.

Le système de contrôle interne en matière de rapports financiers est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, évaluer l'efficacité des contrôles clés associés, et apporter les ajustements nécessaires.

Le système de contrôle interne s'appuie sur le travail du personnel de la vérification interne, qui fait des vérifications et des examens périodiques de différents secteurs d'activités du ministère, ainsi que sur le travail du comité ministériel de vérification, le cas échéant, qui surveille les responsabilités de la direction au regard du maintien de systèmes de contrôle adéquats et de la qualité des rapports financiers, et qui recommande les états financiers au Sous-ministre.

La gestion est supportée par le Comité ministériel de vérification qui s'assure que le sous-ministre ait un avis indépendant et objectif. Le Comité fournit des conseils et une assurance sur la pratique adéquate de la gestion des risques, des contrôles et de l'imputabilité. Présentement, le Comité est composé du sous-ministre (président) et de quatre membres externes au gouvernement, dont l'un d'entre eux est le vice-président.

Les états financiers de Santé Canada n'ont pas fait l'objet d'une vérification.

Glenda Yeates
Sous-ministre
Ottawa, Canada

Date:

Germain Tremblay
Contrôleur Ministériel, par intérim Direction générale du Contrôleur ministériel
Ottawa, Canada

Date:

Annexe proposée par Santé Canada à la Déclaration de responsabilité de la direction incluant le contrôle interne exercé sur les rapports financiers

Évaluation des contrôles internes exercés sur les rapports financiers et le plan d'action pour l'année financière se terminant le 31 mars 2010.

Note à l'intention du lecteur

Dans le cadre de la nouvelle Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor entrée en vigueur le 1^er avril 2009, les ministères sont maintenant tenus d'exposer les mesures prises pour maintenir un système efficace de contrôle interne exercé sur les rapports financiers (CIRF).

À cet égard, les ministères doivent réaliser une évaluation annuelle de leur système de CIRF, établir un plan d'action pour examiner tout ajustement nécessaire et le joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction.

Des systèmes de CIRF efficaces visent à produire des états financiers fiables en assurant que :

• les transactions sont autorisées de façon appropriée;
• les dossiers financiers sont tenus selon les normes applicables;
• les ressources sont protégées contre les risques de gaspillage, d'abus, de perte, de fraude et de mauvaise gestion;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Il est important de noter que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer tous les risques, mais bien pour les atténuer raisonnablement au moyen de contrôles équilibrés et proportionnels à ces risques.

Le maintien d'un système efficace de CIRF repose sur un processus permanent de détermination et de hiérarchisation des risques et des contrôles visant l'atténuation de ces risques, ainsi que sur un suivi des résultats afin d'assurer une amélioration continue. Par conséquent, la portée, l'intensité et l'état des évaluations ministérielles de l'efficacité des systèmes de CIRF varieront d'un organisme à l'autre selon les risques et les situations particulières.

Table des matières

1. Introduction
   • 1.1 Pouvoir, mandat et activités de programme
   • 1.2 Principaux renseignements financiers
   • 1.3 Ententes de service ayant une incidence sur les états financiers
   • 1.4 Changements importants ayant une incidence sur le CIFR au cours de l’exercice 2009-2010
2. Environnement de contrôle de Santé Canada applicable au CIRF
   • 2.1 Postes clés, rôles et responsabilités
   • 2.2 Mesures importantes prises par Santé Canada
3. Évaluation du système de CIRF de Santé Canada
   • 3.1 Base de l’évaluation
   • 3.2 Méthode d’évaluation
4. Résultats de l’évaluation de Santé Canada
   • 4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés
   • 4.2 Efficacité du fonctionnement des contrôles clés
5. Plan d’action de Santé Canada
   • 5.1 Progrès effectués durant l’année financière se terminant le 31 mars 2010
   • 5.2 Plan d’action pour la prochaine année financière

1. Introduction

Ce document est joint à la Déclaration de responsabilité de la direction incluant le contrôle interne exercé sur les rapports financiers de Santé Canada (SC) pour l'exercice financier se terminant le 31 mars 2010. Conformément à la nouvelle Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor entrée en vigueur le 1^er avril 2009, et pour la première fois, ce document présente un résumé des mesures prises par la direction pour maintenir un système efficace de contrôle interne exercé sur les rapports financiers (CIRF). Plus précisément, il résume les évaluations menées par SC jusqu'au 31 mars 2010, y compris les progrès réalisés, les résultats et les plans d'action afférents ainsi que certains des principaux renseignements financiers pertinents pour comprendre l'environnement de contrôle propre au Ministère.

1.1 Pouvoir, mandat et activités de programme

Vous pouvez obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, les mandats et les activités de programme de Santé Canada dans les  Rapports ministériels sur le rendement ainsi que dans le  Rapport sur les plans et les priorités du Ministère.

1.2 Principaux renseignements financiers

Vous trouverez ci-dessous des informations financières clés pour l'année financière 2009-2010. De l'information additionnelle est disponible dans les états financiers (non vérifiés) de Santé Canada au même titre que les Notes accompagnants les états financiers. Il est également possible d'obtenir des renseignements dans les Comptes publics du Canada.

• Environ 65% (2,4 G$) des dépenses totales sont attribuables à la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits et sont encourus pour la prestation de services de santé aux communautés des Premières nations et des Inuits.
• Santé Canada compte plus de 9 800 employés, pour des coûts salariaux représentant environ 24% des dépenses autorisées.
• Santé Canada possède une présence à l'échelle régionale équivalent à 34% du nombre total des employés du ministère, alors que les 66% restants sont situés dans la Région de la capitale nationale. Les régions jouent un rôle important dans l'exécution du mandat du ministère auprès des Canadiens.
• Il existe un service décentralisé des finances et de la comptabilité dans chacun des bureaux régionaux, qui se rapporte aux Directeurs généraux régionaux sous la supervision fonctionnelle du Contrôleur ministériel.
• Les régions engagent, autorisent, traitent et consignent une grande partie des frais d'exploitation, notamment ceux liés aux biens et services, aux immobilisations et à quelques transactions relatives aux ressources humaines/de paye. Les principaux mécanismes de contrôle applicables à une grande partie de ces types de services relèvent des régions.
• Santé Canada dispose d'un nombre important de systèmes d'information essentiels à ses opérations et à l'établissement de ses états financiers, tels que le SAP (systèmes, applications et produits dans le traitement des données), le SGCC (Système de gestion des contrats et contributions) et  le SDRC (Système de demandes et de rapports relatifs aux contrats).
• Tel que prescrit dans les notes accompagnants les états financiers, qui expliquent et développent l'information contenue dans les états financiers, le ministère doit se conformer à un certain nombre d'exigences légales et réglementaires.

1.3 Ententes de service ayant une incidence sur les états financiers

Santé Canada dépend d'autres organisations de même que d'autres organisations dépendent de Santé Canada pour le traitement de certaines transactions qui sont consignées dans ses états financiers :

Ententes communes :

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l'approvisionnement en biens et services. En outre, le Secrétariat du Conseil du Trésor transmet au Ministère l'information utilisée pour calculer les diverses charges à payer et provisions, comme les indemnités de départ à payer.
• Le Ministère de la justice fournit des services juridiques à Santé Canada.

Ententes spéciales :

• Conformément à une entente avec le gouvernement du Canada, un fournisseur externe administre le Système d'information sur la santé et de traitement des demandes de paiement pour les fournitures dentaires et médicales ainsi que le matériel et les services pharmaceutiques, au nom de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits. Par conséquent, le Ministère s'en remet aux contrôles mis en place par le fournisseur de services externe ;
• Santé Canada fournit à l'École de la fonction publique du Canada (EFPC), à l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC) ainsi qu'à d'autres petits organismes scientifiques et de santé, une plateforme de système financier SAP, pour saisir et rapporter toutes les transactions financières.

1.4 Changements importants ayant une incidence sur le CIFR au cours de l'exercice 2009-2010

La deuxième année d'opération du Comité ministériel de vérification (commentée à la section 2) et les améliorations continues apportées au système de CIRF du ministère (commentées à la section 4), ont démontré l'amélioration de la gouvernance.

2. Environnement de contrôle de Santé Canada applicable au CIRF

Santé Canada reconnaît l'importance d'assurer une direction provenant de la haute gestion pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien de systèmes de CIRF efficaces et soient bien équipés pour exercer efficacement ces responsabilités. L'objectif de Santé Canada est de s'assurer d'une gestion adéquate du risque par l'entremise d'un environnement de contrôle flexible axé sur le risque, qui favorise l'amélioration et l'innovation continues.

Les composantes clés des contrôles d'environnement des ministères visent à assurer une gouvernance solide et une gestion des risques efficace au niveau ministériel, de même que la maintenance d'autres contrôles d'environnement pour fournir au personnel un soutien efficace, en provoquant une prise de conscience et en fournissant des connaissances, des compétences et des outils appropriés. L'objectif final est de gérer les risques tout en maintenant un environnement de contrôle réactif à tous les niveaux qui soutienne l'innovation et l'amélioration continue.

2.1 Postes clés, rôles et responsabilités

Administrateur général -

À titre d'agent comptable de Santé Canada, l'administrateur général assume la responsabilité et la direction de l'administration, de la gestion et de la surveillance des ressources du ministère. Il est également responsable des mesures adoptées pour maintenir un système de contrôle interne efficace.  L'administrateur général est également le membre dirigeant de la structure de gouvernance à Santé Canada.

Contrôleur ministériel -

Santé Canada dispose d'un contrôleur ministériel (CM) qualifié, doté d'une désignation comptable, qui rend compte directement à l'administrateur général. Le CM est le représentant de la responsabilisation et supervise l'élaboration et le maintien d'un système de CIRF efficace et intégré, en assurant sa coordination, sa cohérence et son orientation. Ceci inclut la comptabilité, les rapports financiers, la mesure et l'évaluation du rendement, les approvisionnements et la gestion des biens. Le CM siège au Comité de la haute direction et fournit une direction fonctionnelle, de l'assistance à la gouvernance et une focalisation sur la gestion financière.

Sous-ministres adjoints (SMA) -

En tant que cadres supérieurs ministériels responsables de la mise en oeuvre des programmes et se rapportant à l'Administrateur général, ils ont la responsabilité de fournir de l'assistance à la gouvernance ainsi que la gestion et la surveillance des ressources relevant de leur responsabilité, incluant la gestion financière et les rapports.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) -

Santé Canada dispose d'un DPV qui relève directement de l'administrateur général. Indépendant de la gestion hiérarchique, le DPV fournit de l'assurance par le biais de vérifications périodiques internes axées sur la gestion du risque, le contrôle et les processus de gouvernance.

Comité ministériel de vérification (CMV) -

Santé Canada a institué son CMV au début de 2008. Ce comité est dirigé par l'Administrateur général et il est composé de quatre membres externes. En 2009-2010, le CMV s'est réuni quatre fois en personne et une fois par téléconférence, fournissant des conseils sur la gouvernance, la gestion du risque et le contrôle.

Comités supérieurs -

La gouvernance de Santé Canada est appuyée par plusieurs comités, comme le Comité de la haute direction (CHD) dirigé par l'Administrateur général, qui est l'organe décisionnel central du ministère. Le CHD est soutenu par quatre sous-comités de niveau SMA, parmi lesquels un sous-comité sur les opérations, un sous-comité sur la science ainsi qu'un sous-comité sur les finances, l'évaluation et la responsabilisation qui est dédié à la gestion financière et dirigé par le Contrôleur ministériel.

2.2 Mesures importantes prises par Santé Canada

L'environnement de contrôle de Santé Canada est un facteur important du CIRF et incorpore une série de mesures visant à habiliter le personnel à gérer le risque adéquatement par la sensibilisation, l'acquisition de connaissances pertinentes, la mise en place d'outils appropriés et le développement des compétences. Les principales mesures sont, notamment :

• un Bureau des valeurs et de l'éthique relevant de l'administrateur général et comptant un ombudsman;
• le code de conduite et le code de valeurs et d'éthique de Santé Canada ;
• une division spéciale consacrée au contrôle interne sous l'autorité du contrôleur ministériel ;
• des ententes de rendement annuelles prévoyant des responsabilités de gestion financière clairement définies ;
• des programmes de formation et des communications dans des secteurs essentiels de la gestion financière;
• des politiques ministérielles adaptées à l'environnement de contrôle de Santé Canada ;
• une matrice de délégation des pouvoirs mise à jour régulièrement ;
• la consignation des principaux processus opérationnels et des risques et contrôles clés connexes afin d'appuyer la gestion et la supervision de son système de CIRF ;
• des systèmes de traitement de l'information assurant une sécurité, une intégrité des données, une efficacité et un rendement accrus.

Par ailleurs, la gestion du risque ministériel de Santé Canada se trouve sous la responsabilité du sous-comité du CHD sur la gestion du risque. Le profil de risque ministériel de SC couvre tous les aspects du risque ministériel : opérationnel, législatif/juridique, financier et de réputation. Le profil de risque ministériel est mis à jour périodiquement au moyen de nombreuses analyses de l'environnement (internes et externes), qui prennent en considération les leçons apprises et les validations des experts internes et externes.

3. Évaluation du système de CIRF de Santé Canada

3.1 Base de l'évaluation

En 2004, le gouvernement du Canada a entrepris d'évaluer la capacité des ministères à réaliser des vérifications de leurs états financiers axées sur les contrôles; le gouvernement s'en remettait dès lors à des contrôles internes efficaces. Ainsi, à partir de 2006, les ministères les plus importants, dont Santé Canada, ont commencé à formaliser leur processus de gestion des systèmes de CIRF, y compris les évaluations de l'état de préparation et les plans d'action.

Pour soutenir les fonctions de vérification axée sur les contrôles ou pour répondre aux exigences de la Politique sur le contrôle interne (PCI), les ministères doivent être en mesure de maintenir un système de CIRF efficace. Ce système vise à garantir raisonnablement :

• l'autorisation appropriée de toute transaction ;
• le maintien adéquat des dossiers financiers ;
• la protection des biens ;
• le respect des lois, règlements et politiques applicables.

Au fil du temps, les ministères doivent évaluer l'efficacité sur le plan de la conception et du fonctionnement de leur système de CIRF menant à un programme de suivi continu et une amélioration continue du système ministériel de CIRF.

L'efficacité de la conception signifie l'identification, la consignation et la mise en place de tous les points de contrôle clés, ainsi que leur correspondance aux risques à atténuer et la correction de toute lacune. La notion inclut également la mise en correspondance des principaux processus et systèmes de TI avec les comptes principaux selon l'emplacement, comme il convient.

L'efficacité du fonctionnement signifie l'assurance que les contrôles clés ont été testés sur une période définie et que tout correctif nécessaire est apporté.

Le suivi continu signifie la mise en place d'un processus systématique intégré de suivi comprenant des évaluations périodiques du risque et la correction des lacunes en temps opportun.

3.2 Méthode d'évaluation

En préparation pour la PCI, Santé Canada a pris des mesures pour évaluer son système de CIRF en commençant par ses états financiers et en mettant l'accent sur les comptes principaux suivants :

• paiements de transfert ;
• paie ;
• gestion du matériel ;
• déplacements - transports médicaux non-assurés ;
• revenus de prestation de services - vente de biens et de services ;
• immobilisations.

Santé Canada a procédé aux étapes suivantes pour chacun des comptes principaux/emplacement :

• collecte de renseignements sur les processus et emplacements, les risques et les contrôles en lien avec le système de CIRF, y compris les politiques et procédures appropriées ;
• mise en correspondance des processus principaux avec la définition et la consignation des principaux risques et points de contrôle, selon l'importance relative, les volumes, la complexité, la répartition géographique, la vulnérabilité aux pertes et aux fraudes, les aspects sujets aux observations de vérification, les antécédents, l'intérêt d'intervenants externes et le recours à des tiers ;
• test de l'efficacité de la conception et du fonctionnement.

Santé Canada a aussi consigné et évalué ses contrôles d'environnement ainsi que ses contrôles de systèmes généraux de TI. Ces derniers ont été effectués à partir des contrôles standards issus du cadre des objectifs de contrôle des TI de Sarbanes-Oxley (2^ème édition), qui a été adapté pour Santé Canada.

Enfin, Santé Canada a tenu compte des nouveaux renseignements issus de vérifications ou d'évaluations récentes, dont une vérification de l'état de la situation financière au 1^er avril 2008.

4. Résultats de l'évaluation de Santé Canada

Suivant la méthode d'évaluation décrite ci-dessus, Santé Canada a élaboré l'architecture de base de tous les points de contrôle clés par compte, emplacement, processus et système principal de TI.

Santé Canada a axé l'évaluation des contrôles clés sur l'efficacité de la conception, qui est préalable à l'examen de l'efficacité du fonctionnement.

À la fin de l'année 2009-2010, Santé Canada a terminé le test d'efficacité de la conception. Le Ministère a aussi entrepris le test d'efficacité du fonctionnement.

Efficacité de la conception des contrôles clés

En réalisant l'examen de l'efficacité de la conception, Santé Canada a consigné tous les processus (avec validation par les responsables) et a vérifié si le processus et la documentation du système de TI étaient en place et correspondaient aux pratiques réelles. Lorsque des améliorations potentielles ont été identifiées, des recommandations ont été faites, en tenant compte des besoins opérationnels, et des plans d'action ont été élaborés. Ces activités couvraient l'administration centrale et tous les bureaux régionaux. L'efficacité de la conception visait aussi à s'assurer que tous les contrôles clés étaient adaptés aux risques qu'ils sont censés atténuer.

Les résultats de ces évaluations supportent les engagements de Santé Canada envers des améliorations et un renforcement continus de ses contrôles financiers. Plusieurs actions ont été menées à bien et les suivantes en sont à divers stades d'achèvement :

Documentation :

• améliorer l'uniformité de la documentation sur les contrôles et procédures sur le plan de la qualité, de la fiabilité et de la disponibilité, qui diffèrent au sein de l'administration centrale et des bureaux régionaux ;

Conciliation et intégrité des données :

• améliorer les contrôles de modification (y compris les politiques) ayant trait aux données sur les fournisseurs afin de prévenir les répercussions négatives sur l'intégrité des données, lesquelles peuvent également compromettre l'efficacité du fonctionnement des contrôles internes clés ;
• effectuer le suivi et la mise à jour des fiches d'immobilisation et s'assurer de l'existence des immobilisations individuelles, en particulier du matériel et des véhicules ;
• clarifier les normes sur la capitalisation des projets et les dépenses admissibles connexes, et finaliser la politique de SC sur la comptabilité des immobilisations.

Gestion du système général de TI :

• renforcer les contrôles en matière d'accès aux données et aux programmes de TI, de modification de programme de TI et de sauvegarde et de récupération de données.

Suivi et assurance de la qualité de la production des états financiers :

• clarifier les rôles et responsabilités et améliorer les processus de révision et d'assurance de la qualité ayant trait à la balance de vérification ou aux montants et renseignements contenus dans les états financiers, y compris pour l'équipe de la comptabilité centrale et des rapports, les directions générales et les programmes.

4.2 Efficacité du fonctionnement des contrôles clés

Santé Canada a commencé en 2009-2010 le test d'efficacité du fonctionnement des contrôles clés, par le biais d'une variété d'activités. Ces activités incluent : l'élaboration d'un plan de surveillance axé sur le risque énumérant les contrôles clés à évaluer sur une période de 3 ans ; la mise à l'essai d'un modèle d'échantillonnage statistique pour les dépenses de fonctionnement et de maintenance à faible risque ; une vérification financière de l'état de la situation financière au 1er avril 2008 et le suivi de la conformité des activités d'approvisionnement et de contrats du ministère.

Plan de surveillance axé sur le risque :

Le plan de surveillance de trois ans axé sur le risque inclut la sélection des comptes et des emplacements, la période, la méthode et la fréquence des tests. En procédant au test de l'efficacité du fonctionnement, Santé Canada s'est assuré de la mise en place et du fonctionnement adéquat des contrôles clés sur une période de 12 mois et de rendre disponible les éléments prouvant que les contrôles clés sélectionnés sont opérationnels.

En 2009-2010, Santé Canada a mené des tests de CIRF sur la paie, les déplacements médicaux non-assurés, les paiements de transfert et la gestion du matériel. Les résultats de ces tests ont démontré la nécessité de normaliser les preuves de transactions financières pour assurer l'efficacité des contrôles clés. Le ministère s'est engagé à transmettre les normes minimales en matière de rétention et de récupération des documents à l'échelle ministérielle.

Échantillonnage statistique des dépenses de F&M à faible risque :

Santé Canada a mis en place un projet de test entourant les dépenses de fonctionnement et de maintenance à faible risque pour l'année 2009-2010, en utilisant un modèle d'échantillonnage statistique. Les tests ont démontré la conformité avec les politiques existantes, cependant certaines transactions manquaient de documentation suffisante pour accompagner le paiement et quelques transactions avaient des codages financiers inappropriés. Au cours des tests, ces éléments ont été immédiatement corrigés. Un plan d'action incluant la communication des politiques et des procédures a été élaboré pour rectifier ces lacunes.

Vérification de l'état de la situation financière :

La vérification financière effectuée sur l'état de la situation financière du ministère au 1er avril 2008 a identifié des secteurs à améliorer dans les contrôles internes du ministère. Bien que le but premier de la vérification n'ait pas été pas de tester les contrôles internes, les recommandations et la focalisation du plan d'action se portent sur le renforcement des contrôles internes ministériels exercés sur la documentation des transactions financières.

Surveillance des activités d'approvisionnement et de contrats :

La surveillance entourant les activités d'approvisionnement et de contrats de Santé Canada a été entreprise. Les résultats montrent que Santé Canada se conforme, dans la RCN, aux politiques et règlements gouvernementaux concernant les contrats.

5. Plan d'action de Santé Canada

5.1 Progrès effectués durant l'année financière se terminant le 31 mars 2010

Au cours de l'exercice 2009-2010, Santé Canada a continué à accomplir des progrès notables dans l'évaluation et l'amélioration de ses contrôles clés. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principaux progrès réalisés par Santé Canada.

Initiatives terminées :

• consignation et examen de la conception de tous les processus et contrôles clés à l'échelle de l'administration centrale et des bureaux régionaux ;
• consignation des contrôles d'environnement existants. Ceci comprend l'établissement d'un processus d'évaluation du risque pour le CIRF ainsi que d'un cadre de contrôle révisé pour les subventions et les contributions, la rémunération, le fonctionnement et l'entretien, et les cartes d'achat ;
• introduction d'un inventaire physique annuel des immobilisations dressé par un tiers et réalisation de cet inventaire avant la fin de l'exercice financier ;
• un système de vérification des paiements axé sur le risque (échantillonnage statistique).

Initiatives en cours :

• simplification et normalisation des contrôles clés parmi les bureaux régionaux qui engagent, approuvent, traitent et/ou enregistrent une part considérable des dépenses d'exploitation de Santé Canada ;
• renforcement de l'équipe de la comptabilité centrale et des rapports en augmentant la capacité en personnel.

Plan d'action pour la prochaine année financière

Pour soutenir les fonctions de vérification axées sur les contrôles ou pour répondre aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, les ministères doivent être en mesure de maintenir un système de CIRF efficace. Ce système vise à garantir raisonnablement : a) l'autorisation appropriée de toute transaction; b) le maintien adéquat des dossiers financiers; c) la protection des ressources; et d) le respect des lois, des règlements et des politiques applicables.

En mars 2010, la phase de test d'efficacité de la conception est terminée. L'examen de l'efficacité du fonctionnement des contrôles clés a débuté et assurera leur fonctionnement tout au long de l'exercice financier. Le plan d'action pour l'année à venir se présente comme suit :

D'ici la fin de 2010-2011, Santé Canada prévoit :

• régler les observations de la lettre à la gestion concernant la vérification de l'état de la situation financière au 1er avril 2008, dans les secteurs de la qualité des documents pertinents et de la pertinence des ajustements de fin d'année ;
• continuer les tests d'efficacité des CIRF à partir du plan de surveillance axé sur le risque ;
• entreprendre la production du rapport de certification indépendant (selon les dispositions de l'article 5970 du manuel de l'ICCA) sur les contrôles internes du fournisseur de services externe agissant pour le compte du programme de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits ;
• faire le suivi des résultats des tests effectués en 2009-2010 et continuer de surveiller l'efficacité du projet d'échantillonnage statistique.