Comité consultatif d'experts sur les aliments - Mandat

Introduction

Santé Canada, par l'entremise de la Direction des aliments (DA), est l'autorité canadienne fédérale responsable de l'établissement des politiques et des normes et de la communication de conseils et d'information sur l'innocuité et la valeur nutritive des aliments vendus au Canada. La mise sur pied de ce comité consultatif fait partie d'une série de mesures visant à moderniser le système de réglementation régissant les aliments pour faire en sorte que la prise de décisions ministérielles soit plus ouverte, transparente et responsable pour les intervenants et le public.

Le mandat du Comité consultatif d'experts sur les aliments (CCEA) est conforme à la Politique de Santé Canada sur les organismes consultatifs externes, lequel établit les pratiques d'excellence et les normes pour la mise sur pied et la gestion des organismes consultatifs.

En appui à la mission de Santé Canada d'aider les Canadiens à maintenir et à améliorer leur santé, la Direction des aliments est l'autorité fédérale en matière de santé, chargée d'établir des politiques et des normes et de fournir des avis et des renseignements sur l'innocuité et la valeur nutritive des aliments.

Le mandat du CCEA a été avalisé par les membres et approuvé le 5 juin 2013.

1.0 Mandat

Le CCEA assurera la prestation de services-conseils élargis en matière d'orientation stratégique à l'intention de la DA au sujet de sa surveillance réglementaire et administrative des aliments. Il formulera aussi des conseils sur des questions relatives à la planification stratégique, à l'établissement des priorités et à l'exploration de questions afférentes au milieu, à la qualité nutritive ou à d'autres enjeux relevant des attributions de la DA. Le pouvoir décisionnel et les responsabilités qui en découlent reviennent en tout temps à la DA.

2.0 Structure hiérarchique et gouvernance

La DA est représentée par son directeur général (DG), lequel agit à titre de secrétaire général de l'organisme consultatif. Le CCEA relèvera directement du DG de la DA. Un secrétariat du CCEA sera établi et intégré à la DA.

3.0 Composition du Comité

Les membres du CCEA sont recrutés à partir d'un processus de nomination ouvert. Ce processus est conçu pour faire en sorte d'accéder à l'expertise, à l'expérience et à la variété des points de vue des intervenants.

Les co-présidents et les membres du Comité sont nommés par le secrétaire général. En déterminant la composition du Comité, la DA consultera le personnel de Santé Canada, d'autres organisations gouvernementales, des organismes, des associations ou des experts externes et sollicitera les suggestions du public en publiant un appel de candidatures ouvert sur le site Web.

Un nombre limité d'employés fédéraux pourront être autorisés à assister à titre d'observateur d'une réunion du conseil consultatif. On accordera une priorité aux candidatures de fonctionnaires dont les tâches sont pertinentes au mandat de l'organisme consultatif.

3.1 Facteurs pris en compte pour la composition du Comité

À la base, le Comité est composé de 20 membres. La composition du Comité pourrait être modifiée périodiquement pour pouvoir compter sur une représentation adéquate d'expertise et d'expérience.

La DA recherchera une variété de points de vue au sein du Comité pour faire en sorte d'obtenir des conseils sur tous les aspects. La composition du CCEA devrait rassembler, sans s'y limiter, des personnes dotées d'une expertise dans les domaines suivants :

  • Recherche et milieu universitaire : dans les disciplines pertinentes pour le mandat et les responsabilités de la DA (p. ex., sciences de la nutrition, microbiologie des aliments, innocuité des produits chimiques, toxicologie, science alimentaire, épidémiologie, biostatistique, biotechnologie et nanotechnologie);
  • Milieu de la santé et réglementaire : réglementation sur l'innocuité des aliments et (ou) conformité et application sur le plan national, fédéral, provincial, territorial ou international; professionnels de la santé (p. ex., diététistes);
  • Industrie : y compris les divers secteurs de la chaîne d'approvisionnement alimentaire (p. ex., producteurs, transformateurs, distributeurs et détaillants); et
  • Groupes de patients et de consommateurs : y compris la population cible et concernée (p. ex., intérêts des consommateurs, Premières nations, Région du nord, populations vulnérables, groupes de lutte contre la maladie, groupes de patients et organismes non gouvernementaux axés sur la santé).

Dans sa démarche de sélection des membres, la DA est résolue à assurer la diversité et la non-exclusivité. Par exemple, elle pourra choisir, s'il y a lieu, des membres de groupes ciblés de la population ou des membres provenant de secteurs géographiques particuliers.

3.2 Membres ad hoc

Les co-présidents du secrétariat pourront inviter des membres ad hoc à assister à des réunions particulières ou à se joindre au Comité pendant une période déterminée. Les membres ad hoc observent les mêmes règles et procédures que les membres permanents et ils fournissent des conseils sur un sujet précis ou sur un point particulier à l'ordre du jour.

3.3 Affiliations et intérêts

Pour que leur candidature soit envisagée, les membres potentiels du CCEA doivent remplir et remettre le Formulaire de déclaration d'intérêts et d'affiliations.

Conformément à la  Loi sur la protection des renseignements personnels, une fois rempli, le Formulaire de déclaration d'intérêts et d'affiliations est un document confidentiel. La DA ne rendra public aucun renseignement figurant sur ce formulaire sans la permission du membre concerné. Toutefois, comme condition de nomination, les membres permettront à la DA de publier sur son site Web un sommaire de leur expertise, de leur expérience et de leurs affiliations et intérêts, lequel sera fondé sur le formulaire de déclaration.

En plus de publier ce sommaire, la DA ou les co-présidents peuvent aussi demander aux membres de faire une déclaration verbale de leurs affiliations et intérêts pertinents au début de chaque réunion.

Dans le cas où leur situation personnelle viendrait à changer, les membres sont responsables de mettre à jour leur déclaration par écrit. La DA prendra connaissance des déclarations avant la nomination et par la suite, de façon continue, soit au fur et à mesure des mises à jour.

On s'attend à ce que les membres se comportent de façon appropriée et que l'utilisation de leur compétence à ce titre ne puisse être raisonnablement interprétée comme pouvant servir leurs intérêts personnels ni ceux de toute autre personne, entreprise ou organisation.

3.4 Confidentialité

Afin d'appuyer leur capacité de fournir des conseils éclairés, les membres du Comité pourront recevoir et discuter, dans le cadre de leurs réunions, de renseignements de nature confidentielle communiqués par Santé Canada. Chaque personne doit signer un accord de confidentialité avant de se joindre au Comité à titre de membre, d'invité, d'observateur ou de personne-ressource. Cet accord interdit la divulgation de tout renseignement confidentiel obtenu dans le cadre de la participation aux travaux du Comité, y compris les renseignements obtenus verbalement ou par écrit. La DA marquera les renseignements selon le degré de protection qui leur est accordé en vertu de la  Politique du gouvernement sur la sécurité.

Les co-présidents feront en sorte que chaque personne participant à une réunion, à une discussion téléphonique, à un échange par courriel ou à toute autre forme de communication ait reçu des directives sans équivoque sur la confidentialité des délibérations.

3.5 Autorisation de sécurité

Tous les membres du Comité doivent obtenir une autorisation de sécurité de niveau « cote de fiabilité ». Ceci pourra entraîner un relevé des empreintes digitales dans le cas où la Gendarmerie royale du Canada l'exigerait. L'autorisation de sécurité est valable pendant dix ans. Le secrétariat veillera à la prestation du service de travail de bureau pour les membres.

3.6 Services juridiques et indemnisation

Tous les membres siègent au Comité bénévolement. Conformément à la  Politique sur les services juridiques et l'indemnisation et à la  Politique sur les bénévoles du Conseil du Trésor, les membres sont admissibles à la même protection contre la responsabilité civile personnelle que les fonctionnaires fédéraux lorsqu'ils se trouvent devant des risques comparables en agissant dans le cadre du mandat du Comité à titre bénévole.

3.7 Voyages et dépenses

Les dépenses engagées par les membres dans le cadre de leur travail pour le Comité, par exemple pour les voyages et l'hébergement, seront remboursées conformément à la  Directive sur les voyages et à la  Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor.

3.8 Durée des fonctions

Les co-présidents et les membres sont nommés par le secrétaire général pour un mandat de deux ou trois ans jusqu'à concurrence de six années consécutives. La composition du Comité sera réexaminée régulièrement par les co-présidents et le secrétariat, lesquels formuleront des recommandations au secrétaire général. Le secrétariat veillera à ce que la nomination des co-présidents et des membres soit prévue de manière à permettre la continuité et une rotation systématique des membres du Comité.

3.9 Processus de démission

Les membres devront signaler leur intention de démissionner 14 jours avant que cette décision prenne effet. L'avis de démission, dont une copie doit être remise au secrétariat, doit être rédigé et adressé aux co-présidents. La date de prise d'effet de la démission doit être indiquée dans l'avis.

3.10 Motifs de congédiement

À défaut d'agir conformément au mandat du Comité, un membre peut être congédié. Le secrétaire général avisera alors le membre par écrit en indiquant les motifs du congédiement et sa date de prise d'effet.

4.0 Rôles et responsabilités

4.1 Membres

Les membres d'un organisme consultatif sont responsables devant Santé Canada et, par extension, devant la population canadienne, de formuler des conseils indépendants et objectifs. Leurs autres responsabilités sont les suivantes :

  1. être disponibles pour participer aux réunions et y être préparés;
  2. être disponibles pour assister à une activité faisant appel à la participation du public liée au mandat de l'organisme consultatif, si nécessaire et y être préparés;
  3. participer aux discussions avant que l'organisme consultatif prépare son rapport à l'intention de la DA;
  4. informer le secrétariat et les co-présidents de tout changement dans leurs affiliations et intérêts pertinents au mandat; et
  5. faire une déclaration verbale de leurs affiliations et intérêts au début de la réunion si la Direction ou les co-présidents le demande.

4.2 Co-présidents

Les co-présidents sont nommés par le secrétaire général. En plus d'assumer toutes les responsabilités dévolues aux membres, les co-présidents sont responsables de ce qui suit :

  1. superviser et présider les réunions;
  2. consulter le secrétaire général pour déterminer quand la participation du public doit être sollicitée et la façon de solliciter celle-ci;
  3. décider si une réunion du Comité doit être intégralement ou partiellement tenue à huis clos, et ce, en consultation avec le secrétaire général et compte tenu de ses demandes particulières;
  4. formuler des suggestions et des commentaires sur la sélection des membres à l'intention du secrétaire général;
  5. consulter le secrétaire général pour mettre un terme à l'affectation d'un membre de l'organisme consultatif;
  6. consulter le secrétaire général pour décider, s'il y a lieu, de limiter la participation d'un membre à une réunion en raison de la nature de ses affiliations ou de ses intérêts;
  7. coordonner les travaux de l'organisme consultatif;
  8. faciliter les discussions entre les membres du Comité afin de répondre aux questions de la DA avant de préparer les conseils ou les recommandations à son intention;
  9. s'assurer que tous les membres sont d'accord avec les conseils formulés dans son rapport à la Direction générale ou prendre note de leur désaccord; et
  10. préparer et remettre le rapport présentant les conseils et les recommandations à la DA.

4.3 Secrétariat

Le secrétariat, situé au Bureau des systèmes administratifs et des opérations au sein de la DA. Le secrétariat assure la liaison entre les membres et la DA et agit à titre de ressource pour les membres du Comité. Le secrétariat assure le leadership et formule des conseils stratégiques pour la gestion de l'organisme consultatif et travaille étroitement avec les co-présidents. En outre, le secrétariat :

  1. coordonne la préparation des ordres du jour et des procès-verbaux des réunions, des comptes rendus des délibérations et des rapports ainsi que des biographies de membres; conserve tous les renseignements concernant l'organisme consultatif, son mandat ou ses travaux qui peuvent être publiés sur le site Web de Santé Canada;
  2. coordonne les processus relatifs au Formulaire de déclaration d'intérêts et d'affiliations des membres de l'organisme consultatif, à l'accord de confidentialité et à l'autorisation de sécurité;
  3. coordonne la préparation des documents pour l'organisme consultatif et les marques selon le degré de protection qui leur est attribué en vertu de la Politique du gouvernement sur la sécurité.
  4. établit et conserve une liste des points aux ordres du jour déjà transmis ainsi que des membres;
  5. coordonne la logistique des réunions et les demandes de remboursement des frais de déplacement;
  6. lorsqu'il y a lieu, contribue à la préparation du membre nommé comme porte-parole du Comité auprès des médias.
  7. surveille et évalue l'efficacité de l'organisme consultatif et le résultat effectif de leurs travaux; et
  8. s'acquitte des tâches supplémentaires requises pour appuyer l'organisme consultatif.

4.4 Secrétaire général

Le secrétaire général est le DG de la Direction des aliments, lequel représente la Direction et prend les décisions au sujet de l'organisme consultatif et de ses conseils. Il travaille en étroite collaboration avec les co-présidents et le secrétariat. À l'intention des membres, le secrétaire général fait état des étapes à venir et, s'il y a lieu, de l'incidence des conseils reçus, et ce, à chaque réunion.

4.5 Médias et communications

Les entretiens avec les médias au sujet des travaux du comité ou dans le cadre d'autres événements externes en présence des médias ne doivent avoir lieu qu'une fois autorisés par le secrétaire général. Lorsque les circonstances le justifient, le secrétaire général, en consultation avec les co-présidents, désignera un membre à titre de porte-parole auprès des médias.

Toutes les demandes des médias relatives aux déclarations ou aux activités du Comité seront acheminées à l'Unité des Relations avec les médias de Santé Canada qui coordonnera les réponses en collaboration avec le secrétaire général et le porte-parole désigné pour s'adresser aux médias.

5.0 Gestion et administration

5.1 Transparence

Le Document d'orientation sur les organismes consultatifs de la Direction des produits de santé et des aliments reflète l'engagement soutenu de la Direction générale à l'égard de la transparence comme principe de fonctionnement. Pour le Comité consultatif d'experts sur les aliments, la transparence est appuyée en :

  • faisant en sorte, dans toute la mesure du possible, que le calendrier des réunions soit prévisible; et
  • en publiant la documentation sur le Comité, après en avoir retiré les renseignements confidentiels et personnels, sur le site Web de Santé Canada. Cette documentation comprend les éléments suivants :
    • le mandat;
    • la composition du Comité;
    • le sommaire de l'expertise, de l'expérience et des affiliations et intérêts;
    • les biographies des membres;
    • l'ordre du jour; et
    • les procès-verbaux et les comptes rendus des délibérations accompagnés de la réponse de Santé Canada.

5.2 Ordres du jour des réunions

Les questions et les points particuliers qui seront soumis à l'organisme consultatif pour qu'il en débatte seront déterminés par le secrétaire général en consultation avec les co-présidents, lesquels tiendront compte des suggestions des membres.

5.3 Annonce des réunions et convocations

Toutes les réunions sont convoquées par le secrétaire général ou le secrétariat en consultation avec les co-présidents. La présence aux réunions n'est permise que sur convocation. Le secrétariat envoie les convocations aux réunions. Généralement, les membres reçoivent l'ordre du jour et le matériel d'information deux semaines à l'avance et les présentations, cinq jours avant la réunion.

5.4 Fréquence, type et lieu des réunions

Les réunions auront lieu deux fois par an dans la région de la capitale nationale. Des réunions supplémentaires et des téléconférences pourront avoir lieu au besoin, et ce, au gré du secrétaire général en consultation avec les co-présidents.

5.5 Observateurs

La DA, ou les co-présidents en consultation avec le secrétaire général, peut permettre à des personnes, à des organismes ou à des membres du public d'assister à une réunion ou à une partie d'une réunion du Comité à titre d'observateur. Les observateurs ne présentent pas de commentaire ni de suggestion sur les points à l'ordre du jour et ne participent pas à la formulation des conseils ou des recommandations destinés à la DA.

5.6 Personnes invitées

Le DA, en consultation avec les co-présidents, peut inviter des personnes dotées d'une expertise ou d'une expérience particulières pour présenter leurs suggestions et commentaires sur un sujet ou un point à l'ordre du jour particuliers. Les personnes invitées ne participent pas à la formulation de conseils ni de recommandations à la DA.

5.7 Participation du public

Si la DA décide de solliciter les commentaires et les suggestions du grand public sur des sujets relatifs au mandat du Comité, le secrétaire général consultera les co-présidents sur le processus à mettre en œuvre et l'organisation d'activités faisant appel à la participation du public. S'il est envisagé de faire appel à un processus de forum public, celui-ci se déroulera conformément à la Politique sur la participation du public de la DGPSA.

5.8 Délibérations, prise de décisions et rapports

Les conseils du Comité sont formulés sous forme de comptes rendus des délibérations. On incite, dans la mesure du possible, le Comité à présenter des conseils qui font l'objet d'un consensus. Lorsqu'aucun consensus n'est atteint, le compte rendu de la réunion reflétera la diversité des opinions. À défaut d'atteindre le quorum, le Comité ne formulera aucune recommandation. Le quorum est atteint lorsque la moitié des membres plus un, dont l'un doit être le président ou le vice-président, sont présents.

Les comptes rendus des délibérations présentant les principales discussions et décisions seront préparés par le secrétariat et distribués aux membres afin qu'ils en prennent connaissance, puis ils recevront l'approbation définitive des co-présidents et du secrétaire général. La version définitive des comptes rendus des délibérations sera publiée sur le site Web de Santé Canada.

Les procès-verbaux et les comptes rendus des délibérations résumeront fidèlement les délibérations afin de refléter les conseils présentés. Les rapports ne comporteront aucune mention attribuant des commentaires à des membres individuels ou au public.

5.9 Examen du bien-fondé

Le secrétaire général et les co-présidents examineront les attributions, les activités, le mandat et la pertinence du Comité une fois par an pour s'assurer que ce dernier répond toujours aux besoins courants. La DA se réserve la prérogative de dissoudre le Comité à la suite d'un tel examen. Les recommandations en vue d'améliorations seront étudiées au fur et à mesure de leur réception.

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