Comment démontrer la conformité des bâtiments étrangers avec les bonnes pratiques de fabrication des médicaments (GUI-0080) : Ensemble complet de preuves de BPF recommandées

Sur cette page

• Rapport d'inspection
• Mesures correctives
• Dossier d'établissement
• Lettre d'autorisation

La présente section décrit les exigences particulières des preuves de BPF recommandées que vous devez présenter pour appuyer une demande qui nécessite un ensemble complet de preuves de BPF. Elle mentionne également les preuves de BPF que vous devez conserver dans vos bâtiments canadiens pour les sites inscrits à votre annexe des BE pour les IPA.

Les preuves de BPF peuvent contenir des caviardages légers afin de masquer des renseignements commerciaux confidentiels ou des secrets commerciaux (par exemple, noms de clients, noms d'employés ou informations sur les produits). Cependant, des caviardages de paragraphes entiers dans les preuves ne sont pas acceptables et entraîneront une lacune.

Les documents originaux des preuves de BPF doivent être disponibles dans l'une des langues officielles du Canada (anglais ou français). Si cela n'est pas possible, vous devez fournir :

• une copie des informations originales;
• une copie traduite en anglais ou en français; et
• une attestation de l'exactitude de la traduction, signée par un traducteur certifié.

Les signatures électroniques sont acceptables pour tous les documents de preuves de BPF. Pour plus d'informations sur les contrôles appropriés des signatures électroniques, consultez :

• Lignes directrices sur les Bonnes pratiques de fabrication des drogues (GUI-0001)

Rapport d'inspection

Santé Canada acceptera le rapport d'inspection définitif le plus récent (c'est-à-dire rédigé au cours des 3 dernières années ou une période de validité jugée acceptable par nous). Le rapport d'inspection doit être signé et délivré par les autorités réglementaires ou les partenaires suivants :

• Santé Canada (avis de fin d'inspection)
• Une autorité réglementaire
• Une autorité qualifiée
• Organismes qualifiés, tels que :
  • L'Organisation mondiale de la Santé (OMS)
    • pour les bâtiments étrangers inscrits à l'annexe des BE pour les IPA et à l'annexe des BE
    • Remarque : Certaines autorités peuvent utiliser un modèle similaire à celui de l'OMS. Nous acceptons uniquement un rapport d'inspection signé et délivré par l'OMS. Consultez la base de données Public Inspection Report de l'OMS pour vérifier l'admissibilité.
  • La Direction européenne de la qualité du médicament et soins de santé (EDQM)
    • pour les établissements étrangers inscrits à l'annexe des BE pour les IPA seulement ou sur l'annexe BE qui mènent des activités liées à un IPA (par exemple, analyses relatives à la mise en circulation)
• Un rapport de vérification de consultant ou d'entreprise
• Consultez la section suivante concernant les rapports de vérification de consultant ou d'entreprise

Le rapport d'inspection devrait :

• être réalisé conformément aux normes des BPF ou à une norme jugée acceptable par Santé Canada
• couvrir les activités, les catégories et les formes posologiques du bâtiment étranger visées par la demande de LEPP

Si la preuve soumise de la conformité avec les BPF d'un bâtiment étranger est un rapport d'évaluation de Santé Canada (avis de fin d'inspection), aucune autre preuve recommandée ne doit être présentée.

Nous accepterons, au cas par cas, les rapports d'inspection délivrés par une autorité réglementaire ou qualifiée, ou par un organisme qualifié ayant mené une inspection spécifique à un produit. Par exemple, nous examinerons les rapports d'inspection qui couvrent les mêmes activités, catégories de produits ou formes posologiques demandées dans votre demande.

Une évaluation sur place effectuée par la Direction des médicaments biologiques et radiopharmaceutiques de Santé Canada n'est pas suffisante pour démontrer la conformité aux BPF d'un bâtiment étranger. Ce type d'évaluation ne couvre pas tous les articles applicables de la Partie C du titre 2 du Règlement sur les aliments et drogues (le Règlement).

Remarque : Nous pouvons communiquer avec l'autorité de délivrance du rapport d'inspection pour obtenir des renseignements supplémentaires si nous relevons des problèmes de conformité lors de l'examen du rapport. Cela pourrait avoir des répercussions sur les délais de votre demande.

Pour en savoir plus, consultez le document d'orientation suivant :

• Gestion des demandes et du rendement en matière de licences d'établissement de produits pharmaceutiques (GUI-0127)

Si vous ne disposez pas d'un rapport d'inspection provenant de l'une de ces autorités et que vous importez un produit critique, envoyez-nous un courriel à foreign.site-etranger@hc-sc.gc.ca afin d'évaluer les options possibles. (Un produit est considéré comme critique en cas de pénurie réelle ou imminente d'une drogue considérée médicalement nécessaire, selon la détermination de Santé Canada.)

Rapports d'inspection fondés sur des inspections à distance effectuées par une autorité réglementaire ou qualifiée

Les inspections à distance se sont révélées précieuses pour protéger la santé des personnes dans des circonstances exceptionnelles. Toutefois, certains aspects critiques d'une inspection sur place peuvent être omis lors d'inspections à distance.

Les inspections sur place offrent une surveillance plus rigoureuse que les inspections entièrement à distance en raison des limites et des défis inhérents aux inspections à distance. C'est pourquoi les inspections à distance menées par des autorités réglementaires ou qualifiées, ou par des organismes qualifiés, ne seront prises en compte que pour les activités à faible risque suivantes :

• L'emballage/étiquetage
  • Par exemple, placer un médicament dans un contenant autre que son contenant primaire, comme un carton ou une boîte, et apposer une étiquette extérieure sur le contenant secondaire du médicament.
• Les types de produits et les activités qui sont admissibles à un rapport de vérification de consultant ou d'entreprise

Dans certains cas, il y a un besoin critique et immédiat de fournir des preuves de BPF à jour et une inspection sur place n'est pas possible en raison de facteurs atténuants (comme des restrictions de voyage, des préoccupations géopolitiques ou des contraintes de temps). Santé Canada peut donc accepter, au cas par cas, un rapport d'inspection fondé sur une inspection à distance par une autorité réglementaire ou qualifiée ou organisme qualifié, le cas échéant.

Vous pouvez soumettre le rapport d'inspection sur place le plus récent en plus du rapport d'inspection à distance si :

• vous inscrivez à votre LEPP un nouveau bâtiment étranger n'ayant jamais été évalué par Santé Canada auparavant
• vous avez relevé un changement dans les activités requérant une licence du bâtiment étranger depuis notre dernière évaluation

Les inspections hybrides, comprenant une composante sur place, seront prises en compte pour l'examen de tous les types de produits et d'activités.

Présentation de plusieurs rapports d'inspection

Si vous présentez plusieurs rapports d'inspection pour appuyer différentes activités, catégories et formes posologiques, votre lettre de présentation devrait :

• indiquez la raison pour laquelle plusieurs rapports ont été présentés;
• inclure un sommaire des activités, des catégories ou des formes posologiques couvertes par chaque rapport.
• expliquer la raison pour laquelle le rapport d'inspection le plus récent n'a pas été soumis.

Nous accepterons des preuves de BPF plus anciennes (par exemple, des preuves datant de moins de 3 ans mais ne sont pas les plus récentes) si elles couvrent les activités, catégories ou formes posologiques relevant de la portée de la demande et si les preuves plus récentes ne couvrent pas ces éléments.

Rapports de vérification de consultant ou d'entreprise

S'il n'y a pas de rapport d'inspection d'une autorité réglementaire ou qualifiée pour démontrer la conformité avec les BPF des bâtiments étrangers, vous pouvez présenter un rapport de vérification de consultant ou d'entreprise sur place, pour les activités et les types de produits particuliers suivants seulement :

• Fabriquer, emballer-étiqueter ou analyser des médicaments sans ordonnance ou en vente libre
• Fabriquer, emballer-étiqueter ou analyser des gaz médicaux
• Fabriquer, emballer-étiqueter ou analyser des médicaments de spécialité médicale non stériles
• Stériliser les matériaux d'emballage de médicaments qui seront remplis dans des conditions aseptiques sans stérilisation terminale

Un rapport d'auto-inspection effectué par un membre du bâtiment étranger n'est pas considéré comme une preuve de BPF acceptable pour appuyer la conformité de l'établissement.

Il est fortement recommandé d'utiliser le modèle suivant pour effectuer la vérification et préparer votre demande. Il facilitera le processus d'examen en réduisant ou en éliminant le nombre d'avis de lacune que nous pouvons émettre :

• Bonnes pratiques de fabrication – Formulaire de rapport d'audit (FRM-0211)

Les renseignements suivants doivent accompagner le rapport de vérification de consultant ou d'entreprise et faire partie de votre demande :

• Une justification de la présentation d'un rapport de vérification de consultant ou d'entreprise, qui indique clairement les activités ou les types de produits précis qui répondent aux critères d'admissibilité d'une vérification de consultant ou d'entreprise
  • l'inclure dans votre lettre de présentation ou votre rapport de vérification
• Le curriculum vitae des personnes ayant réalisé l'audit, démontrant qu'elles sont qualifiées pour effectuer des audits et possèdent de l'expérience ainsi que des connaissances dans l'un des domaines suivants, conformément à l'article C.02.006 des Lignes directrices sur les bonnes pratiques de fabrication des drogues (GUI-0001)
  • BPF canadiennes
  • Lignes directrices sur les BPF de PIC/S
• Les observations, constatées durant la vérification, classées en fonction des risques qu'elles représentent
  • consulter le Guide de classification des observations liées aux bonnes pratiques de fabrication des médicaments en fonction du risque (GUI-0023)
  • la classification des observations sera examinée
• Le rapport de vérification, signé et daté par le vérificateur
• Un rapport d'inspection datant de plus de 3 ans d'une autorité réglementaire ou qualifiée, le cas échéant
  • Ne soumettez pas à nouveau le rapport d'inspection applicable s'il a déjà été soumis pour appuyer votre demande précédente concernant le bâtiment étranger.
  • Indiquez le numéro de la demande précédente dans votre lettre de présentation afin que nous puissions y accéder.

Considérations pour les bâtiments étrangers effectuant la stérilisation des matériaux d'emballage

Si aucun rapport d'inspection n'a été réalisé par une autorité réglementaire, une autorité qualifiée ou un organisme qualifié, vous pouvez soumettre :

• Un rapport d'audit d'entreprise ou de consultant réalisé conformément à
  • la norme ISO 13485:2016 – Dispositifs médicaux.
  • La norme ISO couvrant le type de stérilisation applicable effectué par le bâtiment étranger.
    • Par exemple, ISO 11137-3:2017 – Stérilisation des produits de santé pour les bâtiments étranger réalisant une irradiation gamma.
• Un certificat ISO, s'il est disponible, en tant qu'information complémentaire.

Avec le rapport d'audit complet, vous devez également soumettre les informations supplémentaires décrites dans la section Rapports de vérification de consultant ou d'entreprise ci-dessus. Le curriculum vitae de l'auditeur doit démontrer ses connaissances et son expérience en normes ISO et de la réalisation d'audits ISO.

Pour les bâtiments étrangers responsables de la stérilisation des matériaux d'emballage, indiquez l'activité comme « fabrication » et la forme posologique comme « matériau d'emballage (S) » dans la Formulaire pour une demande de licence d'établissement pour les produits pharmaceutiques (FRM-0033).

Pour plus d'informations sur la licence pour la stérilisation des matériaux d'emballage, consultez :

• Document d'orientation sur les licences d'établissement de produits pharmaceutiques (GUI-0002)

Considérations pour les campus de bâtiments étrangers

Lorsque le bâtiment étranger est situé sur un campus, la lettre de présentation doit :

• confirmer quels bâtiments réalisent des activités sous licence, ainsi que le type d'activités réalisés dans chacun des bâtiment ainsi que l'adresse de ceux-ci;
• confirmer si le rapport d'inspection couvre tous les bâtiments réalisant des activités sous licence;
• indiquer quels bâtiments sont couverts par le dossier d'établissement;
• indiquer si chaque bâtiment fonctionne sous le même système de qualité.

Lorsque ces informations figurent dans les preuves de BPF, indiquez la page de référence dans la lettre de présentation.

Santé Canada examinera le campus dans son ensemble si tous les bâtiments individuels fonctionnent sous le même système de qualité. Dans ce cas, soumettez un formulaire FRM-0033 indiquant l'adresse représentant l'ensemble du campus. L'adresse doit être la même que celle figurant pour le campus dans le dossier d'établissement.

Soumettez votre demande avec des formulaires FRM-0033 distincts (ou la section 5 du FRM-0033) pour chaque bâtiment étranger réalisant des activités sous licence si :

• le bâtiment fait partie d'un campus où les bâtiments individuels fonctionnent sous des systèmes de qualité distincts, ou
• Santé Canada a déjà examiné le campus en évaluant chaque bâtiment réalisant des activités sous licence individuellement.

Tous les formulaires FRM-0033 peuvent être soumis dans une demande unique. Nous évaluerons ces informations lors de l'examen des preuves de BPF.

Nous nous réservons le droit d'examiner un campus par bâtiments individuels, si nécessaire, indépendamment du système de qualité en place (par exemple, si nous constatons des problèmes potentiels en matière de BPF pour certains bâtiments).

Mesures correctives

Veuillez présenter une copie des mesures correctives signée et datée par une personne responsable du bâtiment étranger. Les mesures correctives devraient correspondre aux observations mentionnées dans le rapport d'inspection présenté (le cas échéant).

Si les mesures correctives sont incluses dans le rapport d'inspection final émis par l'autorité réglementaire qui a fait l'inspection, un document distinct sur les mesures correctives n'est pas nécessaire. Indiquez clairement dans votre lettre de présentation si tel est le cas afin de faciliter l'évaluation des BPF.

Si vous présentez un rapport de vérification de consultant ou d'entreprise, vous devez fournir les documents qui indiquent que le vérificateur a examiné les mesures correctives de l'entreprise et les a jugées acceptables.

Dossier d'établissement

Veuillez soumettre une copie du dossier d'établissement le plus récent, signé et daté, également appelé dossier de référence de l'établissement (DRE).

Pour obtenir des renseignements sur la façon d'inclure un dossier d'établissement si celui-ci n'est pas disponible, consultez :

• Notes explicatives à l'intention des établissements de produits pharmaceutiques sur la préparation d'un dossier d'établissement (GUI-0005)

Un manuel de qualité peut être présenté pour les bâtiments étrangers qui ne font que des analyses, ne font que l'emballage et l'étiquetage secondaires ou stérilisent le matériel d'emballage.

Lettre d'autorisation

Dans certains cas, l'ensemble de preuves de BPF requis pour appuyer votre demande peut avoir été présenté à Santé Canada dans le cadre d'une demande par un autre importateur ou par le bâtiment étranger. Nous accepterons une lettre d'autorisation de la partie (un autre importateur ou le bâtiment étranger) qui a déjà présenté ces documents pour renvoyer aux preuves de BPF à l'appui de votre demande.

Les titulaires de LEPP doivent conserver une copie de ces preuves dans leur bâtiment au Canada même lorsqu'ils utilisent une lettre d'autorisation. Pour plus d'informations, consultez Conservation des preuves de BPF sur place.

La soumission d'une lettre d'autorisation nous permet de tirer parti de la conformité aux BPF existante, de faire des références croisées avec l'examen précédent et de mener une évaluation abrégée. Si les preuves de BPF existantes soutiennent votre demande, notamment toutes les activités, catégories et formes posologiques demandées pour le bâtiment étranger, la demande fera l'objet d'un processus d'examen plus court.

Vous pouvez présenter la lettre d'autorisation avec votre demande (lettre de présentation et formulaire FRM-0033) seulement si la lettre d'autorisation :

• est délivrée directement par l'établissement étranger à un importateur
  • ne s'applique que si l'établissement étranger nous a présenté la preuve directement
• est délivrée par un importateur à un autre importateur
  • ne s'applique que si l'importateur qui a fourni la lettre d'autorisation nous a présenté la preuve directement

La lettre d'autorisation doit également faire référence à un rapport d'inspection qui couvre les activités, les catégories et les formes posologiques que vous demandez dans le formulaire FRM-0033.

Si ces conditions sont remplies, la lettre d'autorisation doit :

• Être rédigée sur le papier à en-tête de l'entreprise émettrice de la lettre;
• Indiquer clairement que l'autorisation est fournie à Santé Canada;
• Indiquer clairement le nom et l'adresse du bâtiment étranger;
• Préciser quels documents fournis à titre de preuve de conformité avec les BPF il est question;
  • par exemple, autorité, date, résultat/cote
• Être signée et datée, avec le bloc-signature complet, y compris l'adresse de courriel;
• Démontrer que les preuves de conformité avec les BPF nous ont déjà été présentées.
  • par exemple, le numéro de la demande, une copie de l'accusé de réception et de l'acceptation de la demande ou un avis d'acceptation de l'examen préliminaire des BPF