Lignes directrices sur les bonnes pratiques de pharmacovigilance (GUI-0102) : Système de pharmacovigilance

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• Principes généraux
• Procédures écrites
• Plan de poursuite des activités
• Audits
• Validation des systèmes informatiques
• Personnel et formation
• Ententes contractuelles

Principes généraux

Vous êtes responsable de respecter les exigences énoncées dans la loi et les règlements, telles que précisées dans nos documents d’orientation. Vous aurez également besoin de l’engagement et de la collaboration de vos partenaires et de votre personnel à tous les niveaux.

Pour satisfaire à ces exigences, vous devez disposer d’un système de pharmacovigilance robuste, car celui-ci constitue une composante essentielle des bonnes pratiques de pharmacovigilance (BPV).

Avec un système solide, vous pouvez :

• surveiller l’innocuité et l’efficacité de vos médicaments,
• aviser Santé Canada dans le délai requis,
• prendre des mesures fiables et rapides en fonction des preuves disponibles.

Pour créer un système robuste de pharmacovigilance, vous devriez :

• établir un processus de prise de décision avec livrables pour une uniformité des activités,
• assigner du personnel pour appliquer et superviser les livrables,
• veiller à ce que les responsabilités soient comprises par les parties internes et externes,
• veiller à ce qu’un nombre adéquat de membres qualifiés du personnel soit disponible,
• identifier et évaluer les indices de performance,
• combler rapidement les lacunes,
• mener et surveiller les mesures correctives et d’atténuation du risque, le cas échéant,
• documenter les activités dans le but de démontrer le respect des livrables.

Procédures écrites

Considérations générales

Vous devriez préparer et documenter les procédures écrites décrivant les processus de pharmacovigilance avec des instructions étape par étape détaillées destinées au personnel et aux services concernés. Ces procédures devraient comporter des identifiants uniques.

Des examens périodiques, selon les échéanciers établis, permettent de s’assurer que les procédures écrites continuent de répondre à le Règlement sur les aliments et drogues et aux attentes actuelles et reflètent fidèlement les pratiques en vigueur. L’historique des révisions, les raisons de la révision, le numéro de révision et les dates d’entrée en vigueur devraient être documentés en conséquence.

Le personnel désigné doit dater, approuver et signer toute révision des procédures (voir la section Personnel et formation). Tous les membres du personnel et les services impliqués dans la pharmacovigilance devraient être informés lorsqu’une procédure est révisée et recevoir une formation avant son entrée en vigueur.

Lorsque les activités de pharmacovigilance sont sous-traitées à un tiers, vous devez vous assurer que les rôles et responsabilités, ainsi que les instructions détaillées, sont clairement documentés dans leurs procédures écrites ou leurs ententes contractuelles respectives. Ces documents devraient être faciles à suivre afin de permettre aux sous-traitants de se conformer aux exigences réglementaires applicables (voir la section Ententes contractuelles). Des copies des procédures appartenant à un tiers et des ententes contractuelles devraient être disponibles lors des inspections/audits.

La documentation doit démontrer que les procédures ont été mises en œuvre.

Écarts

Un écart est une modification ou une déviation par rapport aux étapes ou aux instructions décrites dans une procédure écrite approuvée. Les écarts peuvent être planifiés ou non.

Dans le cas d’un écart planifié, la déviation doit être documentée, évaluée et approuvée avant sa mise en œuvre.

Dans le cas d’un écart non planifié, la déviation est inattendue et peut indiquer une lacune systémique qui doit être corrigée.

Une lacune systémique est une insuffisance fondamentale dans les processus ou les mécanismes d’un système de pharmacovigilance. Elle peut découler d’une planification, d’une conception ou d’une supervision inadéquate du système. Cette lacune nuit à la capacité du système de fonctionner efficacement, de manière uniforme, et d’atteindre les objectifs. Elle est généralisée plutôt qu’isolée. Un incident généralisé est un événement qui s’inscrit dans une série ou un schéma de situations similaires.

Lorsqu’il y a un écart non planifié, vous devriez :

• documenter rapidement l’écart,
• mener une enquête,
• évaluer s’il s’agit d’une lacune systémique,
• effectuer une analyse de la cause profonde, au besoin, et en évaluer l’effet,
• établir et appliquer un plan de mesures correctives et préventives (MCMP) efficace, le cas échéant
• évaluer, au besoin, si les MCMP ont réglé la cause profonde de l’écart.

Des bonnes pratiques de contrôle qualité devraient être en place pour détecter les écarts. Vous pouvez :

• effectuer des vérifications de la qualité des données,
• analyser la tendance des indicateurs.

Un examen périodique des tendances, de la performance et des processus permet une amélioration continue des processus nécessaires à la conformité et au maintien du contrôle.

Gestion des changements

Mettez en place un système de gestion des changements afin de permettre l’optimisation continue des processus et le maintien d’un état de contrôle. Le service en charge des changements doit documenter, évaluer l’impact et approuver tous les changements, ainsi qu’identifier la date d’entrée en vigueur appropriée. Tout changement important qui affecte la conformité de vos responsabilités en matière de pharmacovigilance peut nécessiter une revalidation ou une vérification des systèmes ou des processus.

Plan de continuité des activités

Considérations générales

Vous devriez mettre en place un plan de continuité des activités fondé sur le risque, lequel pourra être appliqué pour vous permettre de poursuivre les opérations essentielles dans des situations comme :

• des périodes d’absence lors des heures ouvrables normales,
• des situations inattendues comme :
  • une brèche informatique,
  • un bris de réseau ou de système,
  • un accident catastrophique,
  • une catastrophe naturelle
  • une urgence de santé publique,
  • une augmentation soudaine du nombre de litiges,
  • un conflit géopolitique
• des périodes de transition comme une fusion ou une migration des bases de données de pharmacovigilance.

Fusion ou migration des bases de données

Lors de la fusion ou de la migration des bases de données de pharmacovigilance, vous devriez tenir compte de ce qui suit :

• principes de tenue de dossiers, d’intégrité des données et maintien de pistes d’audits du processus de migration
• principes de validation des systèmes informatiques
• évaluation d’impacts dans le but de :
  • identifier les zones vulnérables du système de pharmacovigilance qui pourraient nécessiter des tests, une validation ou une revalidation, et évaluer les changements ou la compatibilité des formats de données
  • s’assurer que les données fusionnées ou migrées sont correctement conservées
• Créer une stratégie d’atténuation des risques pour garantir que les données originales ne sont pas perdues ou altérées

Audits

Les audits (appelés auparavant auto-inspections) vous aident à surveiller la conformité de votre organisation, y compris celle des tiers à qui vous déléguez vos responsabilités. Vos ententes contractuelles devraient préciser vos droits et responsabilité en matière d’audits périodiques auprès des tiers en fonction de votre stratégie fondée sur le risque.

Portée

La portée de votre programme d’audit devrait couvrir tous les services ou tiers qui participent à vos activités de pharmacovigilance, notamment ceux qui :

• reçoivent, traitent, documentent, analysent, évaluent et soumettent les données sur les réaction indésirable à une drogue (RID) et les cas inhabituels où le médicament n’a pas produit l’effet prévu
• effectuent une veille environnementale, comme des recherches dans la littérature scientifique ou dans les bases de données des autorités réglementaires
• gèrent les signaux
• préparent, examinent, approuvent et soumettent les avis, les rapports de synthèse annuels (RSA) et les rapports de synthèse relatifs à un sujet de préoccupation (RSSP)
• surveillent et nous informent des mesures prises à l’étranger en lien avec un risque grave de blessure
• mettent en place des conditions ou des plans de gestion du risque
• font votre tenue de dossiers

Considérations générales

Votre programme d’audit devrait inclure :

• une procédure écrite complète décrivant ses fonctions et couvrant tous les aspects des règlements applicables,
• la nécessité de désigner du personnel qui connaît et comprend les exigences canadiennes et qui est qualifié de part une formation adéquate pour mener les audits,
  • Note : les audits internes d’activités de pharmacovigilance du DAMM devraient être menés par du personnel indépendant du service de pharmacovigilance. Par contre, ceux des tiers peuvent être menés par le service de pharmacovigilance.
• la fréquence des audits, établie selon une stratégie documentée fondée sur les risques,
• la priorisation des processus clés ayant une incidence sur la conformité aux règlements,
• la documentation et l’analyse de la cause fondamentale et des répercussions en cas d’écart,
• l’examen des résultats d’audits par les cadres, avec un échéancier approprié pour la mise en œuvre de chaque mesure corrective et préventive (MCMP),
• un suivi pour s’assurer que toutes les MCMP sont complétées dans un délai approprié.

Validation des systèmes informatiques

Une évaluation devrait exister pour savoir si une validation adéquate a été faite sur un système électronique utilisé pour saisir, traiter, gérer ou archiver des activités de pharmacovigilance. La convenance doit être évaluée en fonction du niveau d’importance du système et de son utilisation prévue. La validation permet de confirmer que le système est fiable, crédible et qu’il fonctionnera comme prévu. Vous devriez documenter la façon dont la validation, les tests et la revalidation devraient être effectués.

Des rapports de validation devraient être produits afin de consigner les résultats des tests de validation réalisés. Les résultats devraient démontrer clairement que le système peut être utilisé comme prévu et qu’il fonctionne conformément aux spécifications.

Les modifications ou ajouts apportés au système électronique, comme les mises à jour logicielles ou la migration de données, peuvent avoir une incidence sur la performance. Cela peut, à son tour, affecter la qualité des applications validées et donc l’intégrité des données électroniques. La fiabilité du système peut également être remise en question.

Pour ces raisons, vous devriez évaluer et approuver tous les changements apportés au matériel ou aux logiciels utilisés dans les activités de pharmacovigilance, en utilisant votre système de gestion des changements. Cette évaluation permettra également de déterminer si une revalidation est nécessaire et d’en définir la portée.

Lors de l’évaluation des risques liés à la validation d’un système informatique, y compris lorsqu’un changement est apporté au système, posez-vous les questions suivantes :

• Quel est l’utilisation prévue du système?
• Le changement est-il apporté à un élément essentiel du système ayant un impact direct ou indirect sur les obligations réglementaires? Par exemple :
  • Des règles d’automatisation qui influencent la soumission ou l’analyse des RID
  • l’état du flux de travail d’un dossier qui pourrait affecter la planification de la déclaration électronique
  • la qualité des données pouvant avoir une incidence sur l’évaluation du profil bénéfice-risque du médicament

Personnel et formation

Considérations générales

Les employés, qu’ils soient internes ou contractuels, qui participent aux activités de pharmacovigilance doivent être qualifiés et formés aux exigences canadiennes qui ont trait à leurs responsabilités spécifiques. Cela s’applique notamment aux employés qui :

• mènent des activités de pharmacovigilance,
• peuvent recevoir des déclarations de RID ou de cas inhabituels où le médicament n’a pas produit l’effet prévu, comme :
  • les représentants des ventes ou du service à la clientèle,
  • les réceptionnistes,
  • le personnel de liaison scientifique médicale,
  • les agents d’information médicale,
• s’occupent des mises à jour de l’étiquette, comme le service des affaires réglementaires.

Des remplaçants qualifiés devraient être désignés pour assurer les fonctions en cas d’absence du ou des responsables.

Vous devriez vous assurer que les employés :

• reçoivent un niveau de formation correspondant à leur titre et à leurs responsabilités
• bénéficient d’une formation continue pertinente à leur titre et à leurs responsabilités
• possèdent une expérience pratique en lien avec leur titre et leurs responsabilités

Vous devriez conserver des dossiers pour le personnel interne et contractuel, notamment :

• les organigrammes
• les preuves de qualification
• les descriptions de tâches écrites avec les responsabilités précises en matière de pharmacovigilance
• les dossiers de formation
• les noms des personnes désignées qui supervisent les activités de pharmacovigilance
• les noms des professionnels de la santé qualifiés

Personne désignée pour superviser les activités de pharmacovigilance

En plus des considérations générales mentionnées ci-dessus, vous devriez désigner une personne pour diriger et superviser toutes les activités de pharmacovigilance afin de garantir que toutes les exigences sont respectées. Vous devriez également désigner un remplaçant possédant l’expérience requise. La personne désignée peut soit être le professionnel de la santé qualifié ou quelqu’un d’autre.

Professionnels de la santé qualifiés

Un professionnel de la santé qualifié (PSQ) est :

• une personne qualifiée sur le plan médical, telle qu’un médecin, un dentiste, un pharmacien, une infirmière, un coroner ou une personne possédant une éducation en soins de santé et une expertise thérapeutique.

Le PSQ devrait participer aux principales activités de pharmacovigilance ou les superviser, notamment :

• Évaluer si les nouvelles informations obtenues à la suite d’un suivi sont considérées comme cliniquement ou médicalement importantes et nécessitent une déclaration accélérée
• Vérifier la sélection du codage de RID complexes ou moins intuitifs
• Fournir des connaissances médicales pour les évaluations ou les modifications d’évaluations liées à la gravité, au caractère attendu et à la causalité des RID, ainsi que pour les évaluations des cas inhabituels où le médicament n’a pas produit l’effet prévu
• Rédiger, examiner et approuver les rapports de synthèse annuels (RSA) et les rapports de synthèse relatifs à un sujet de préoccupation (RSSP)
• Fournir des jugements cliniques ou médicaux dans le cadre des activités de gestion des signaux, ainsi que pour toute mesure de suivi ou stratégie d’atténuation des risques
• Déterminer si la mesure étrangère présente un risque sérieux pour la santé humaine et si elle est pertinente à l’innocuité du médicament au Canada

Certaines opérations peuvent être déléguées. La stratégie fondée sur le risque et le processus de délégation de ces activités doit être justifié et documenté pour permettre la collecte et l’évaluation pertinentes des renseignements de sécurité et de conformité.

Ententes contractuelles

Délégation des activités de pharmacovigilance

Vous pouvez déléguer une activité de pharmacovigilance à un tiers. Toutefois, si vous le faites, vous demeurez ultimement responsable du respect de toutes les exigences réglementaires et des principes de BPV décrits dans le présent document d’orientation. Vous devez vous assurer que des processus sont en place pour encadrer les activités sous-traitées.

Un accord écrit, signé et daté, devrait exister entre votre organisation et le tiers.

À tout le moins, une entente contractuelle devrait exister entre le DAMM et les parties suivantes :

• les entités mondiales appartenant à la même structure de propriété ou au même groupe corporatif
  • sauf si les processus sont déjà décrits dans les procédures corporatives
• les fournisseurs de services à qui sont confiées les activités de pharmacovigilance suivantes, effectuées en votre nom, telles que :
  • les recherches bibliographiques
  • l’exécution des conditions
  • les études post-commercialisation
  • l’application de mesures d’atténuation des risques
• les parties externes qui recevront des données sur les RID ou sur la sécurité de votre part
• les entreprises dont le nom ou les coordonnées figurent sur l’étiquette physique ou électronique du produit, ou sur des plateformes électroniques telles que l’importateur canadien ou les marques privées de tiers
• Les DAMM de produis sous licence croisée

Éléments d’une entente contractuelle sur les activités de pharmacovigilance

Votre entente contractuelle ou son annexe, le cas échéant, devrait inclure, à tout le moins :

• les rôles et responsabilités de chaque partie pour chaque activité déléguée
• la date d’entrée en vigueur de l’entente
• une liste des produits visés
• la définition de tous les termes pertinents en pharmacovigilance
• le calendrier et la portée des renseignements sur l’innocuité à échanger
• une autorisation écrite obligatoire de votre part si un tiers sous-traite des tâches à une autre partie
• votre droit et vos responsabilités d’auditer des vendeurs en fonction de votre stratégie de risque
• la participation obligatoire du tiers aux audits menés par vous et aux inspections menées par les autorités réglementaires
  • le tiers doit fournir tous les registres et répondre aux questions concernant les activités sous-traitées dans un délai convenable
  • le tiers doit conserver les registres des activités menées conformément aux exigences réglementaires
• La signature datée, ou un document légalement contraignant équivalent, des représentants autorisés des deux parties
• Les coordonnées des deux parties

Votre entente contractuelle ou son annexe devraient également prendre les éléments suivants en compte, en fonction du risque de l’impact sur votre système de pharmacovigilance :

• un processus de réconciliation des données de pharmacovigilance, le cas échéant, précisant la méthodologie et la fréquence, afin de s’assurer que toute communication manquée concernant les rapports de RID ou les signaux soit traitée rapidement,
• un système de contrôle des changements qui gère toutes les modifications apportées aux systèmes de pharmacovigilance,
• les exigences à fournir au tiers l’information nécessaire pour mener les opérations sous-traitées,
• des indicateurs pour informer les deux parties de toute modification apportée au système de pharmacovigilance,
• la communication de tout impact potentiel sur les activités de pharmacovigilance entre vous et le tiers.

L’entente devrait être révisée périodiquement afin de refléter les exigences et les pratiques actuelles.

Produit visé par un contrat de licence

Chaque partie (concédant et le titulaire de licence) est responsable des activités de pharmacovigilance de ses propres DINs. Lorsque votre médicament est un produit visé par un contrat de licence, votre entente contractuelle devrait garantir qu’une communication adéquate ait lieu afin de permettre à vous et à votre partenaire sous licence croisée (entre le concédant et le titulaire de licence) de remplir individuellement vos responsabilités. Par exemple :

• le concédant et le titulaire de licence devraient prendre des mesures proactives pour mettre à jour l’étiquette ou la monographie du produit, au besoin
• le concédant devrait prendre des mesures proactives pour communiquer avec le titulaire de licence au sujet de tout signal de sécurité et des considérations liées aux stratégies d’atténuation des risques
• le titulaire de licence devrait prendre des mesures proactives pour communiquer avec le concédant au sujet de tout signal de sécurité et des considérations liées aux stratégies d’atténuation des risques

Fusion et acquisition

Le respect des exigences énoncées dans la réglementation et des principes de BPV décrits dans le présent document d’orientation doit se poursuivre pendant les périodes de transition, telles qu’une fusion, une acquisition ou une migration de bases de données de pharmacovigilance. Une entente contractuelle devrait être en place pour définir les rôles et responsabilités pour assurer la conformité. Vous devez minimiser toute incidence sur les activités de pharmacovigilance en cours.

Veuillez consulter les sections Plan de continuité des activités, Validation des systèmes informatiques et Tenue des dossiers pour obtenir de plus amples renseignements sur les attentes pendant les périodes de transition.