Communiquer par voie électronique avec la Direction des produits de santé naturels et sans ordonnance : Partenaires commerciaux

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Aperçu du processus

Vous devez vous inscrire et devenir un partenaire commercial inscrit pour soumettre de nouvelles demandes à la Direction au moyen de Connexion postelMC.
Nous traitons par voie électronique avec 3 types de partenaires commerciaux :

  1. L’entreprise qui présente la demande
  2. Un expert-conseil indépendant, qui soumet la demande au nom de l’entreprise
  3. L’entreprise qui présente la demande et l’expert-conseil indépendant
Inscription de partenaire commercial

flowchart

Texte descriptif : Organigramme du processus d’inscription du partenaire commercial

Demande du partenaire commercial

Soumission par le partenaire commercial :

  1. Créer un compte Connexion postel
  2. Télécharger les formulaires pour les partenaires commerciaux
  3. Préparer et envoyer la demande d’inscription

Évaluation préalable de la demande :

  1. Recevoir la demande et mener une évaluation préalable
  2. Précisions requises?
    1. Oui : Recevoir un avis de clarification et fournir des renseignements
    2. Non : Créer le dossier du partenaire commercial

Confirmation de l’inscription :

  1. Créer le dossier du partenaire commercial
  2. Envoyer la trousse de confirmation par Connexion postel
  3. Recevoir la trousse de confirmation par Connexion postel

Rôles

Avant d’entamer le processus d’inscription à titre de partenaire commercial, votre entreprise doit désigner des utilisateurs pour différents rôles.

Chaque utilisateur doit avoir une adresse courriel Connexion postelMC active pour s’identifier de façon unique. Dans le cadre de notre processus d’inscription, l’adresse courriel Connexion postelMC de chaque personne est considérée comme l’équivalent électronique d’une signature personnelle. Par conséquent, chaque personne doit avoir une adresse courriel exclusive.

L’entreprise partenaire commerciale peut se créer un compte Connexion postelMC auprès de Postes Canada, puis créer un sous-compte unique pour chaque utilisateur.

Pour en savoir plus :

Partenaire commercial

Il est également appelé l’entreprise qui présente la demande. Un partenaire commercial peut être :

  • une entité qui a le statut d’une personne au sens de la loi (attestation exigée)
  • une personne morale ou une entité créée par la loi pour exercer des activités commerciales
  • une entreprise qui a une domination sociale enregistrée légalement, comme :
    • une filiale
    • un cabinet d’avocats
    • une société
    • une firme d’experts-conseils
  • un travailleur autonome ou une personne physique qui possède une entreprise enregistrée, comme :
    • un expert-conseil
    • un naturopathe
    • un propriétaire d’un commerce
  • un partenariat entre 2 entreprises qui ont :
    • des dénominations sociales enregistrées légalement
    • une entente qui reconnaît leur partenariat

Un partenaire commercial peut avoir :

  • un seul utilisateur primaire
  • un ou plusieurs utilisateurs délégués

Utilisateur primaire

Un utilisateur primaire doit être :

  • de l’entreprise partenaire commerciale
  • une personne qui signe l’Entente de partenariat commercial au nom du partenaire commercial (l’entreprise qui présente la demande)
    • une attestation du pouvoir de signature est exigée

L’utilisateur primaire :

  • est responsable de tenir à jour tous les renseignements relatifs au partenaire commercial, notamment :
    • le nom de l’entreprise
    • les utilisateurs délégués
    • les coordonnées
  • est tenu légalement responsable par la Direction de toutes les activités électroniques accomplies par tous les utilisateurs au nom du partenaire commercial
  • peut déléguer ou révoquer le pouvoir aux utilisateurs délégués de faire affaire avec la Direction par voie électronique au nom du partenaire commercial
    • l’utilisateur primaire est toujours tenu responsable de cette activité

Utilisateur délégué

Un utilisateur délégué est une personne que l’utilisateur primaire a désignée pour faire affaire avec la Direction par voie électronique au nom du partenaire commercial.

L’utilisateur délégué peut :

  • soumettre des changements concernant ses propres renseignements, par exemple :
    • adresse courriel
    • numéro de téléphone
  • travailler pour l’entreprise de l’utilisateur primaire ou être un expert-conseil indépendant, auquel cas l’entreprise tierce doit également s’inscrire à titre de partenaire commercial

Le nombre d’utilisateurs délégués pour un seul partenaire commercial n’est pas limité. La délégation demeure en vigueur jusqu’à sa révocation par l’utilisateur primaire.

Utilisateur délégué bénéficiant d’un accès d’utilisateur primaire

Un utilisateur délégué bénéficiant d’un accès d’utilisateur primaire :

  • doit travailler pour l’entreprise de l’utilisateur primaire
  • peut remplir les fonctions de l’utilisateur primaire si lesdites fonctions lui sont déléguées par ce dernier
  • est responsable, s’il y a lieu, de tenir à jour tous les renseignements relatifs au partenaire commercial, notamment :
    • le nom de l’entreprise
    • les utilisateurs délégués
    • les coordonnées
  • n’a pas le pouvoir de modifier la relation entre l’utilisateur primaire et le partenaire commercial
  • peut déléguer ou révoquer à d’autres (utilisateurs délégués) le pouvoir de faire affaire avec la Direction par voie électronique au nom du partenaire commercial

Inscription

Le processus d’inscription des partenaires commerciaux commence par le téléchargement des formulaires nécessaires. Une trousse d’inscription dûment remplie comprend ce qui suit :

Entente de partenariat commercial

L’Entente de partenariat commercial fixe les modalités en vertu desquelles le partenaire commercial pourra communiquer par voie électronique avec la Direction.

Lorsque vous remplissez l’entente, vous devez fournir :

  • les renseignements demandés sur l’entreprise partenaire commerciale à la page 1
  • les renseignements demandés sur l’utilisateur primaire à la page 11
  • une signature originale ou électronique à la page 13

Une entreprise qui exerce ses activités sous un nom différent du nom véritable du propriétaire doit indiquer dans l’entente à la fois :

  • son nom commercial
  • sa dénomination sociale (enregistrée)

S’il existe un partenariat, le nom des partenaires doit aussi être indiqué.

Une fois l’entente signée et remplie, soumettez-la en entier à la Direction par voie électronique. Vous pouvez soumettre soit :

  • une copie numérisée de l’entente signée
  • l’entente avec une signature électronique

Le signataire de l’Entente de partenariat commercial doit être l’utilisateur primaire. Il doit s’agir de la personne identifiée comme ayant le pouvoir de signature dans le document d’attestation du pouvoir de signature.

Remplir le formulaire Entente de partenariat commercial

Formulaire Profil du partenaire commercial

Le formulaire Profil du partenaire commercial permet de relever tous les renseignements relatifs au partenaire commercial, comme les utilisateurs, les rôles et les coordonnées. La Direction utilise ce formulaire pour créer et mettre à jour les comptes des partenaires commerciaux.

Vous devez utiliser Adobe Reader pour remplir le formulaire Profil du partenaire commercial. Vous devez télécharger et remplir le formulaire sur votre propre poste de travail. Le formulaire ne fonctionnera pas correctement s’il est rempli dans une fenêtre du navigateur.

Vous pouvez remplir le formulaire en français ou en anglais en cliquant sur le bouton approprié dans le haut du formulaire. Pour vous inscrire à titre de nouveau partenaire commercial, sélectionnez l’option « Ajout d’un profil de partenaire commercial ».

La Partie 1 du formulaire permet d’identifier le partenaire commercial dans la section A et l’utilisateur primaire dans la section B.

La Partie 2 du formulaire permet à l’utilisateur primaire de désigner les utilisateurs délégués qui seront autorisés à faire affaire au nom du partenaire commercial. Pour ajouter plus d’un utilisateur délégué, cliquez sur le bouton « Ajout d’un utilisateur désigné ». Il n’est pas nécessaire de désigner un utilisateur délégué au moment de l’inscription, vous pouvez le faire à un autre moment.

Un utilisateur délégué peut bénéficier de privilèges désignés lui permettant, au nom de l’utilisateur primaire :

  • de modifier les coordonnées du partenaire commercial
  • d’ajouter et de supprimer d’autres utilisateurs délégués dans le profil du partenaire commercial

Le formulaire Profil du partenaire commercial ne permet pas actuellement de spécifier de tels privilèges. Par conséquent, l’utilisateur primaire doit soumettre, en même temps que le formulaire Profil du partenaire commercial, une lettre indiquant les utilisateurs délégués, le cas échéant, qui bénéficieraient de tels privilèges.

Tous les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque (*). Vous devez les remplir avant de terminer ou de soumettre le formulaire.

Saisissez l’adresse courriel unique Connexion postelMC de l’utilisateur dans le champ « Adresse de PosteCS » du formulaire.

Une fois que vous avez rempli le formulaire, vous devez appuyer sur le bouton « Terminer ». Dès que vous avez terminé, une boîte verte s’affiche en haut et en bas du formulaire avec le message : « Le formulaire a été complété. » La Direction accepte uniquement les formulaires qui affichent ce message.

screen grab

Texte descriptif

Capture d’écran d’une partie du formulaire Profil du partenaire commercial terminé affichant une case verte autour du message « Le formulaire a été complété. »

Une fois le formulaire terminé, l’utilisateur primaire doit signer la section Assermentation avant de soumettre le tout à la Direction.

Nous vous recommandons fortement de sauvegarder et de conserver votre formulaire Profil du partenaire commercial dûment rempli. Si vous souhaitez apporter des changements ultérieurement, vous pourrez travailler directement dans le formulaire en cliquant sur « Modifier », au lieu de lancer une nouvelle demande.

Remplir le formulaire Profil du partenaire commercial

Preuve d’autorisation légale

Dans le cadre de la demande de partenaire commercial, vous devez fournir une preuve de l’autorisation légale de l’utilisateur primaire de signer l’Entente de partenariat commercial au nom de l’entreprise partenaire commerciale. Exigences :

  1. Attestation de la dénomination sociale de l’entreprise partenaire commerciale
  2. Autorisation attestant que l’utilisateur primaire désigné a l’autorisation légale de signer au nom de l’entreprise partenaire commerciale

La documentation justificative dépend des circonstances du partenaire commercial.

Attestation de la dénomination sociale de l’entreprise partenaire commerciale

L’attestation de la dénomination sociale est requise pour prouver le nom de l’entreprise partenaire commerciale. Nous n’acceptons pas les pièces d’identité personnelles, comme les permis de conduire ou les passeports.

Les sociétés peuvent fournir l’un des documents suivants :

  • Certificat de constitution (indiquant la dénomination sociale, l’adresse de l’entreprise et les dirigeants ou cadres supérieurs) délivré par le ministère de la Consommation et du Commerce
  • Lettres patentes ou tout autre document officiel de constitution en société

Une personne physique qui a un enregistrement de nom commercial peut fournir l’un des documents suivants :

  • Enregistrement de l’entreprise
  • Avis visant la taxe sur les produits et services de l’Agence du revenu du Canada pour l’entreprise enregistrée

Un partenariat doit fournir une Entente de partenariat indiquant :

  • le nom du partenariat
  • l’adresse de l’entreprise
  • le nom des partenaires

Preuve du pouvoir de signature

Toutes les personnes inscrites comme partenaires commerciaux doivent être en possession d’une lettre stipulant que l’utilisateur primaire désigné a l’autorisation légale de signer au nom de l’entreprise partenaire commerciale. La lettre doit être rédigée sur du papier à en-tête de la société et signée par un cadre supérieur de la société et par un témoin. Le cadre supérieur est la personne-ressource principale du titulaire de permis ou du demandeur, à l’adresse indiquée. Tout le courrier réglementaire, y compris la licence de mise en marché, est envoyé à cette personne. Il ne s’agit pas de la personne-ressource pour les questions propres à la demande, mais de la personne qui a le pouvoir de représenter l’entreprise.

Voir Annexe A

Inscription d’une nouvelle entreprise

Si l’entreprise partenaire commerciale n’est pas encore inscrite auprès de la Direction, soumettez une demande par courriel avec l’objet « Inscription d’une nouvelle entreprise ». Dans le corps du courriel, indiquez les coordonnées de votre entreprise, notamment :

  • le nom de l’entreprise
  • l’adresse
  • les coordonnées du cadre supérieur :
    • nom
    • téléphone
    • courriel

Courriel : nnhpd-dpsnso@hc-sc.gc.ca

Les entreprises qui ont déjà présenté une demande pour un produit de santé naturel ont déjà reçu un code d’entreprise et ne sont pas tenues de s’inscrire au préalable. Les demandeurs qui ont déjà un code d’entreprise peuvent trouver leur numéro dans les documents de correspondance de la Direction, comme :

  • les lettres d’émission
  • les Avis de refus
  • les Avis de demande de renseignements

Présentation de la demande d’inscription et marche à suivre

Envoyez votre trousse d’inscription complète par courriel à l’équipe Solution Produits de santé naturels en direct. Assurez-vous que tous les documents d’inscription à titre de partenaire commercial sont en pièces jointes.

L’examen de la demande d’inscription commence dès que la Direction reçoit votre trousse complète. Nous communiquerons avec l’utilisateur primaire par courriel au moyen de Connexion postelMC. Ce message portera sur tout problème lié à votre demande ou confirmera votre inscription. Si votre demande présente des problèmes, répondez directement par la conversation de révision d’inscription à titre de partenaire commercial.

Courriel : nhp.initiative-psn@hc-sc.gc.ca

Confirmation de l’inscription

Lorsque la Direction approuvera votre demande d’inscription, votre compte de partenaire commercial sera activé et l’utilisateur primaire et tout utilisateur délégué du partenaire commercial seront inscrits.

Une fois l’inscription réussie, le partenaire commercial reçoit :

La Direction lancera une conversation avec ses partenaires commerciaux inscrits au sujet des nouvelles demandes. Cette conversation servira de boîte de réception pour les nouvelles demandes de chaque partenaire commercial. Lorsqu’un partenaire commercial a une nouvelle demande à envoyer à la Direction :

  1. Ouvrez une session dans votre compte Connexion postelMC
  2. Affichez ou envoyez la trousse de présentation connexe dans le cadre de la conversation sur la nouvelle demande de produit de santé naturel lancée par la Direction

Il est important que l’utilisateur primaire vérifie son courriel Connexion postelMC pour toute correspondance importante au cours du processus d’inscription à titre de partenaire commercial.

Maintien du statut de partenaire commercial

Il est important de tenir à jour le Profil du partenaire commercial, car la Direction peut faire parvenir des messages en tout temps. Le formulaire Profil du partenaire commercial est utilisé pour tenir à jour les renseignements sur le partenaire commercial, notamment :

Puisque la Direction lance toutes les conversations, tous les partenaires commerciaux pourront envoyer des mises à jour et gérer leur profil au moyen de la conversation de gestion des partenaires commerciaux.

Pour modifier des renseignements relatifs au partenaire commercial existant, sélectionnez « Modification du profil d’un partenaire commercial existant » dans le haut du formulaire Profil du partenaire commercial.

Chaque section du formulaire Profil du partenaire commercial peut être modifiée. Les utilisateurs délégués ont 3 options :

  1. Ajouter : pour ajouter de nouveaux utilisateurs délégués
  2. Modifier : pour réviser les renseignements relatifs aux utilisateurs délégués existants
  3. Supprimer : pour retirer un utilisateur délégué qui n’est plus actif

Lorsque vous révisez le formulaire Profil du partenaire commercial, vous devez le terminer pour vous assurer d’avoir rempli tous les champs obligatoires avant de l’envoyer à la Direction. Il n’est pas nécessaire de signer les formulaires modifiés dans l’un ou l’autre des cas suivants :

Tous les formulaires Profil du partenaire commercial modifiés doivent être envoyés dans le cadre de la conversation de gestion des partenaires commerciaux de Connexion postelMC.

Vous devez aviser la Direction de tout changement apporté à l’utilisateur primaire. Ne pas le faire pourrait entraîner une suspension temporaire de l’Entente de partenariat commercial jusqu’à nouvel ordre.

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Texte descriptif

Capture d’écran du formulaire pour modifier un partenaire commercial existant

Profil du partenaire commercial
Direction des produits de santé naturels

Choix 1 : Ajout d’un profil de partenaire commercial

Ce formulaire doit être rempli, imprimé et signé par l’utilisateur principal. Il doit ensuite être acheminé à la Direction des produits de santé naturels (DPSN), accompagné du reste des documents de demande d’inscription aux PSN en ligne.
Prendre note : la partie 1 DOIT être remplie et l’assermentation DOIT être signée.

Choix 2 : Modification du profil d’un partenaire commercial existant

Toute la section A (Partenaire commercial) doit être remplie lorsque des modifications sont apportées au profil d’un partenaire commercial. Ces modifications peuvent nécessiter la présentation de documents justificatifs (pour obtenir des précisions, consulter les directives ayant trait au profil du partenaire commercial).

Lorsqu’il s’agit de modifier les renseignements de l’utilisateur principal, la dénomination sociale indiquée à la sous-section A ainsi que toute la sous-section B (Utilisateur principal) doivent être remplies. Les réponses relatives à l’information secrète partagée peuvent aussi être modifiées, au besoin.

Lorsqu’il est question des utilisateurs désignés, il convient de préciser la dénomination sociale du partenaire commercial (sous-section A) ainsi que le nom, le prénom et l’adresse PosteCS de l’utilisateur principal (sous-section B).

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