Services électroniques de Santé Canada - Questions et réponses

Questions fréquentes et réponses

1. Qu'est-ce que le nouveau portail Web des services électroniques de Santé Canada pour les substances désignées et précurseurs chimiques et pourquoi a-t-il été créé?

Le portail Web des services électroniques de Santé Canada pour les substances désignées et précurseurs chimiques a été conçu pour moderniser les activités et améliorer le service offert aux intervenants tenus par la réglementation de déclarer à Santé Canada la perte ou le vol de substances contrôlées, de précurseurs chimiques et de produits contenant ces substances. Le portail offre aux utilisateurs une plateforme électronique leur permettant de soumettre par voie électronique un formulaire de déclaration, au lieu de le faire parvenir par la poste ou par télécopieur.

2. Qui a accès au système?

Toutes les parties au Canada qui sont tenues par règlement de déclarer à Santé Canada la perte ou le vol de substances désignées, de précurseurs chimiques et de produits contenant ces substances auront accès au système. Ces parties sont les pharmaciens, les praticiens (p. ex., les médecins et les dentistes), les personnes exemptées en vertu du paragraphe 56(1) de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances, les hôpitaux, les distributeurs inscrits et les distributeurs autorisés. Pour plus de renseignements, consultez les lignes directrices de Santé Canada.

3. Comment ce portail profitera-t-il à mon entreprise?

Le portail Web des services électroniques de Santé Canada pour les substances désignées et précurseurs chimiques offre une alternative de déclaration autre que par courriel ou par télécopieur. Le portail modernise la façon de soumettre vos déclarations et vous procure un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 afin que vous puissiez :

  • soumettre une déclaration de perte ou de vol;
  • consulter et mettre à jour les déclarations de perte ou de vol soumises;
  • soumettre et gérer vos déclarations soumises de n'importe où;
  • accéder à des bases de données consultables sur les substances désignées, les précurseurs chimiques et les produits contenant ces substances, afin de faciliter la soumission de déclarations;
  • recevoir des avis automatiques lorsqu'une déclaration a été reçue ou acceptée par Santé Canada;
  • recevoir des messages sécurisés de Santé Canada;
  • enregistrer vos déclarations complétées en format PDF afin de les envoyer par courriel à des collègues ou pour les conserver sur votre ordinateur;
  • imprimer des copies de vos déclarations pour partager ou pour vos dossiers.
4. Pourquoi suis-je obligé de produire un rapport?

La déclaration d'une perte ou d'un vol est une exigence pour les parties réglementées et celles exemptées en vertu de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances (LRCDAS) et ses règlements connexes.

5. Comment puis-je me connecter?

Pour vous connecter au portail Web des services électroniques de Santé Canada pour les substances désignées et précurseurs chimiques, vous devez d'abord vous enregistrer pour créer une CléGC. Vous obtiendrez un identifiant électronique unique vous permettant de communiquer en toute sécurité avec les programmes et services en ligne du gouvernement du Canada. Découvrez comment demander une CléGC.

6. Qu'est-ce qu'un numéro d'entreprise?

Le numéro d'entreprise est un identifiant unique que l'Agence du revenu du Canada (ARC) attribue à votre entreprise. Vous pouvez vous inscrire en ligne, par la poste, par télécopieur ou par téléphone au 1-800-959-5525. La Directive sur le numéro d'entreprise exige que tous les programmes destinés aux entreprises adoptent le NE comme identificateur normalisé pour les entreprises au plus tard le 1er avril 2020.

7. Puis-je consulter les déclarations soumises par d'autres utilisateurs?

Non. Les utilisateurs ne peuvent consulter que les déclarations qu'ils ont eux-mêmes soumis. Vous pouvez partager vos rapports soumis avec d'autres personnes comme vous le souhaitez en les téléchargeant au format pdf.

8. Comment puis-je gérer mes déclarations?

Le portail dispose des fonctionnalités suivantes pour vous aider à gérer vos déclarations :

  • afficher une liste regroupant toutes les déclarations que vous avez soumises (même celles soumises pour différentes entités);
  • mettre à jour l'information contenue dans les déclarations soumises après leur acceptation par Santé Canada;
  • accéder à une base de données consultable et complète sur les substances désignées et les précurseurs chimiques, ainsi qu'à une base de données sur les produits pharmaceutiques que vous pouvez consulter lors de la rédaction de vos déclarations;
  • recevoir des avis automatiques lorsqu'une déclaration a été reçue et acceptée par Santé Canada;
  • recevoir des messages sécurisés de Santé Canada par l'intermédiaire du centre de messages;
  • enregistrer vos rapports en format PDF et en imprimer des copies à des fins administratives.
9. Qui est autorisé à soumettre des rapports?

Toute partie réglementée autorisée à exercer des activités avec des substances désignées ou des précurseurs chimiques (p. ex., les distributeurs inscrits et les distributeurs autorisés, les pharmaciens, les médecins, les dentistes, les vétérinaires, les infirmières praticiennes, les podiatres, les sages-femmes, les responsables d'un hôpital et les personnes exemptées de l'article 56(1) de la LRCDAS) peut soumettre des rapports par l'entremise du portail.

10. Comment puis-je gérer les utilisateurs de mon organisation?

Toute partie réglementée autorisée à exercer des activités avec des substances désignées ou des précurseurs chimiques peut soumettre des rapports. Le portail Web des services électroniques de Santé Canada pour les substances désignées et précurseurs chimiques permet à un membre de votre équipe de rédiger une ébauche de déclaration de perte ou de vol. Cette personne peut ensuite vous la faire parvenir afin que vous puissiez, à titre de partie réglementée, la réviser et soumettre sa version définitive à Santé Canada. Même si une autre personne remplit le formulaire en votre nom, en tant que partie réglementée, vous disposez du pouvoir de décision finale et devez accepter une déclaration selon laquelle tous les renseignements fournis sont exacts.

11. Comment puis-je ajouter une installation?

Vous pouvez ajouter une installation dans la section 2 : Information sur le site. Une fois que vous avez ajouté cette installation, celui-ci apparaîtra automatiquement lors de votre prochaine connexion. Vous pouvez également ajouter plusieurs installations si vous travaillez à plusieurs endroits, puis choisir l'installation approprié dans une liste déroulante lors de votre prochaine connexion.

12. Puis-je modifier une déclaration après sa soumission?

Oui. Vous pouvez soumettre une demande de modification (p. ex., récupéré un produit perdu) d'une déclaration en cliquant sur le numéro d'identification du rapport que vous trouverez dans la section « rapports soumis » de votre page d'accueil. Veuillez noter que la déclaration original doit d'abord être « accepté » par Santé Canada. « Accepté » signifie que la déclaration a été reçue et que tous les renseignements requis ont été fournis.

Lorsque vous soumettez une demande de modification, veuillez fournir des informations saillantes dans la zone de texte, telles que les substances visées par la modification, la valeur d'origine par rapport à la valeur modifiée, ainsi qu'une justification détaillée pour cette modification.

Veuillez ne fournir aucune information qui pourrait être considérée comme personnelle, protégée ou confidentielle, telle que les noms des patients et les identificateurs personnels (p. ex. le numéro d'assurance sociale).

13. Quand pourrai-je savoir si ma déclaration a été reçue? Quand pourrai-je savoir si ma déclaration a été acceptée?

Une fois que vous avez soumis votre déclaration, vous recevrez automatiquement un courriel de confirmation indiquant que votre déclaration a été reçue par Santé Canada. Le délai d'acceptation dépend des particularités de chaque soumission.

14. Puis-je joindre un rapport plutôt que d'effectuer plusieurs saisies de données pouvant toucher des dizaines ou des centaines de produits?

Plusieurs saisies de substances et de produits peuvent être effectuées lors d'une déclaration. Toutefois, un seul type d'incident (perte ou vol) peut être déclaré par soumission. Par conséquent, chaque saisie de substance ou produit doit être incluse dans le type d'incident approprié. Par exemple, dans le cas où plusieurs substances ou produits ont été à la fois perdus et volés, un rapport doit être créé pour les substances ou produits volés et un autre rapport pour les substances ou produits perdus.

Il n'y a pas de fonction permettant de joindre des documents.

15. Dois-je soumettre une déclaration si j'ai reçu une fausse ordonnance mais je n'ai pas délivré la médication?

Non. Dans ce cas, vous n'avez pas à faire une déclaration. Une déclaration n'est requise que si une la médication d'une fausse ordonnance a été partiellement ou totalement délivrée, car cela constitue un vol d'une substance désignée ou d'un précurseur chimique.

16. Quel est le niveau de sécurité du système? Je fournis des renseignements sensibles et cet aspect me préoccupe.

En tant que service électronique du gouvernement du Canada, l'intégrité et la sécurité des données sont de la plus haute importance pour nous. Nous revoyons constamment nos protocoles de sécurité et utilisons la technologie de portail Web la plus sécurisée sur le marché.

Aucune donnée personnelle (ou des données pouvant être utilisées pour identifier une personne ou un groupe, comme des personnes appartenant au même ménage ou faisant affaire avec la même pharmacie) n'est utilisée lorsque Santé Canada génère des rapports à des fins d'analyse. Les données sont plutôt regroupées et ne contiennent que des identifiants génériques de haut niveau (au niveau d'une province et non pas au niveau municipal, etc.) afin de brosser un tableau général de la façon dont les substances désignées et les précurseurs chimiques sont gérés au Canada.

17. Suis-je tenu d'utiliser ce portail pour soumettre mes déclarations de perte ou de vol?

Vous devez déclarer les pertes ou vols de substances réglementées et de précurseurs chimiques en vertu des règlements fédéraux pris en application de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances (LRCDAS).

Le portail est conçu de façon à faciliter la soumission et la gestion de vos déclarations. Bien que nous encouragions l'utilisation du portail chaque fois que possible, vous pouvez toujours utiliser le Formulaire de déclaration de la perte ou du vol de substances désignées, de précurseurs et de cannabis qui doit être envoyé soit par la poste, par courriel ou par télécopieur à Santé Canada.

18. Quelle est la différence entre une entité juridique et une installation (site)?

L'entité juridique désigne l'entreprise à qui peut appartir plusieurs installations. En général, son nom se termine par « inc. » ou « ltée », autrement, il peut s'agir d'une société à dénomination numérique.

Une installation est le lieu où les activités avec les substances désignées ou précurseur chimiques se déroulent. Ceci peut être l'un des multiples sites rattachés à une entité juridique. Dans certains cas, un numéro est attribué à une installation. Vous devriez fournir le nom de l'installation, incluant le numéro (si applicable) ou l'adresse de l'installation dans votre déclaration de perte ou de vol.

Une fois qu'une installation est ajoutée, elle apparaîtra automatiquement lors de votre prochaine connexion. Vous pouvez également inscrire plusieurs installations si vous travaillez à plusieurs endroits. Vous pouvez ensuite choisir l'installation appropriée dans le menu déroulant.

19. Qui dois-je contacter si j'éprouve des difficultés ou si j'ai une question?

Pour toute question, veuillez composer le 1-866-337-7705.

Vous pouvez également consulter les lignes directrices de Santé Canada sur la déclaration d'une perte ou d'un vol.

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