Loi sur l'accès à l'information Rapport annuel 2014-2015

Table des matières

• Introduction
  1. Loi sur l'accès à l'information
  2. À propos de l'Agence de la santé publique du Canada
• Infrastructure de l'accès à l'information
  1. Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  2. Salle de lecture
• Délégation de pouvoirs
• Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information - Données statistiques, interprétation et explication
  1. Rapport statistique
  2. Nombre de demandes d'accès et charge de travail
  3. Disposition des demandes traitées
  4. Motifs d'exception invoqués
  5. Exclusions citées
  6. Disposition et délai de traitement
  7. Prorogations
  8. Traductions
  9. Format des renseignements communiqués
  10. Frais
  11. Coûts
• Formation et sensibilisation
• Accès à l'information - Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou modifiées propres à l'organisation
  • Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
• Plaintes et demandes de révision par la Cour
  1. Plaintes déposées auprès du Commissaire à l'information
  2. Types de plaintes et leur disposition en 2014-2015
  3. Demandes ou appels dont la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale a été saisie
  4. Réponses aux recommandations soulevées par d'autres agents du Parlement
• Annexe A : Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels - Ordonnance de délégation des pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Introduction

I. Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) accorde à la population canadienne le droit d'accéder aux renseignements conservés dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions spécifiques et limitées.

En vertu de la Loi, le chef de chaque institution du gouvernement fédéral doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ce rapport annuel est rédigé et présenté devant chaque chambre du Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi. Il présente un résumé de la façon dont l'Agence de la santé publique du Canada (Agence) a assumé ses responsabilités en matière d'accès à l'information au cours de l'exercice 2014-2015.

II. À propos de l'Agence de la santé publique du Canada

L'Agence a pour mission de promouvoir et de protéger la santé des Canadiens grâce au leadership, à des partenariats, à l'innovation et à l'intervention dans le domaine de la santé publique.

Le rôle de l'Agence est :

• de promouvoir la santé;
• de prévenir et de contrôler les maladies chroniques et les blessures;
• de prévenir et de contrôler les maladies infectieuses;
• de se préparer et d'intervenir en cas d'urgence en santé publique;
• d'être une plaque tournante favorisant la diffusion du savoir-faire canadien en matière de santé publique dans le reste du monde;
• d'appliquer aux programmes de santé publique du Canada les résultats des travaux internationaux de recherche et de développement;
• de renforcer la collaboration intergouvernementale dans le domaine de la santé publique et de faciliter l'adoption d'approches nationales en matière d'élaboration de plans et de politiques en santé publique.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'Agence, veuillez consulter notre site Web.

Infrastructure de l'accès à l'information

I. Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève de la Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada.

En juin 2012, conformément aux conditions de l'entente de partenariat de services partagés conclue entre l'Agence et Santé Canada, un service partagé a été créé afin d'administrer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein des deux institutions. En 2013-2014, soit le premier exercice financier complet qui s'est déroulé dans le cadre de cette nouvelle entente, un modèle de coordonnateur unique de l'AIPRP a été mis sur pied pour l'Agence et Santé Canada.

Le coordonnateur de l'AIPRP voit à l'élaboration, à la coordination et à la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures qui assurent le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la Loi. Le coordonnateur est également responsable de la mise en œuvre des politiques, des systèmes et des procédures pangouvernementaux pertinents. La Division est responsable de toutes les exigences législatives relatives à l'accès à l'information en vertu de la Loi comme :

• répondre aux demandes d'accès à l'information dans le délai prévu par la loi ainsi que respecter le devoir d'aider les demandeurs;
• fournir des conseils et des lignes directrices aux employés ministériels sur l'application de la Loi et les politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
• élaborer des protocoles et des pratiques dans l'ensemble du ministère pour guider l'accès à l'information;
• promouvoir la sensibilisation du personnel et offrir de la formation sur la Loi;
• rédiger des rapports annuels au Parlement;
• assurer une liaison avec le Commissariat à l'information du Canada (CIC), le SCT, d'autres ministères et organismes fédéraux, des ministères provinciaux de la Santé et d'autres intervenants clés.

En 2014-2015, la Loi était administrée par 4,69 employés équivalents temps plein (ETP) avec le soutien des services de consultants (2,04 ETP) et de quelques employés à temps partiel et occasionnels (0,18 ETP) pour un complément total de 6,91 ETP.

II. Salle de lecture

Au titre de l'article 71 de la Loi, les institutions gouvernementales ont l'obligation d'avoir des locaux où le grand public peut consulter les manuels qu'utilisent les employés pour administrer ou mener à bien les programmes ou les activités dont ils sont chargés qui touchent le grand public. L'Agence dispose d'une salle de lecture, laquelle est disponible au grand public pour prendre des dispositions pour examiner le matériel.

Le lieu suivant de l'Agence à Ottawa a été désigné comme possédant une salle de lecture que le public peut utiliser :

Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
1600, rue Scott, Holland Cross, tour B, 7^e étage, bureau 700
Ottawa (Ontario) K1A 0K9

Délégation de pouvoirs

Le 11 juillet 2013, une ordonnance de délégation de pouvoirs pour la Loi a été signée par le ministre de la Santé. L'ordonnance de délégation de pouvoirs élargit la délégation de pouvoirs au-delà de l'échelon du coordonnateur au sous-ministre adjoint et du directeur général au sein de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada, l'organisation qui offre les services d'AIPRP à l'Agence. Des pouvoirs sélectionnés ont également été délégués aux gestionnaires de l'AIPRP et aux analystes afin de gérer plus efficacement le volume de demandes d'accès l'information reçues. Cette approche révisée a été adoptée pour maximiser l'efficacité opérationnelle tout en continuant à minimiser les risques.

L'ordonnance de délégation de pouvoirs forme l'annexe A.

Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information - Données statistiques, interprétation et explication

I. Rapport statistique

Cette section du rapport comprend une interprétation et une explication des données contenues dans le rapport statistique de l'Agence qui résume l'activité relative à l'accès à l'information pour la période allant du 1^er avril 2014 au 31 mars 2015 (annexe B).

II. Nombre de demandes d'accès et charge de travail

Nombre de demandes d'accès

Bien qu'il y ait eu une légère augmentation du nombre de demandes reçues en 2014-2015 (133 comparativement à 130 en 2013-2014), l'Agence a observé une augmentation générale de 16 p. 100 du nombre de demandes reçues au cours des 6 années qui se sont écoulées depuis l'exercice 2008-2009.

Source des demandes : Tendances

Des 133 demandes d'accès à l'information reçues par l'Agence en 2014-2015, 25 provenaient du secteur des affaires, représentant une augmentation de 72 p. 100 par rapport à 2013-2014. Les médias et le grand public représentent toujours la vaste majorité des demandes de l'Agence, comme le montre le tableau ci-après.

Nouveauté cette année, l'option « Refus de s'identifier » comme source de la demande a été ajoutée aux options existantes pour les demandeurs et représentait 1 p. 100 du nombre total de demandes.

Demandes non officielles

Dans la mesure du possible, l'Agence traite les demandes de façon informelle comme étant des demandes « non officielles ». On a observé une légère augmentation de l'utilisation de cette méthode de traitement, laquelle comprend les dossiers diffusés précédemment en vertu de la Loi. En 2014-2015, l'Agence a traité 13 demandes « non officielles » comparativement à 8 demandes en 2013-2014. Par le passé, l'Agence a fait rapport distinctement pour les demandes « non officielles » et les demandes « traitées de façon informelle », mais ces catégories sont maintenant combinées en une seule.

Diffusion des demandes d'accès à l'information traitées

L'Agence a respecté l'exigence du SCT visant à afficher de façon proactive sur son site Web des résumés mensuels des demandes d'accès à l'information traitées, lesquelles facilitent le droit d'accès des Canadiens aux dossiers institutionnels.

Charge de travail

Pendant l'exercice 2014-2015, l'Agence a traité 136 des 173 (79 p. 100) demandes actives. Les demandes actives incluaient 133 nouvelles demandes et 40 demandes reportées des années précédentes, alors que l'exercice 2014-2015 a connu une baisse par rapport à l'année précédente quant au nombre de pages examinées. Un certain nombre de facteurs ont contribué à ce résultat. D'abord, l'Agence a affecté davantage de ressources au traitement de certaines des demandes les plus anciennes, lesquelles sont volumineuses et plus complexes. Ensuite, les défis que représente la migration vers le système d'exploitation Windows 7 ont eu un impact sur les activités de l'Agence. La mise en œuvre imminente d'un nouveau système de gestion de cas appuiera un traitement plus efficace des demandes à l'avenir.

Consultations pour d'autres institutions

En 2014-2015, l'Agence a réalisé 61 consultations représentant 1 700 pages d'autres institutions fédérales, et réalisé 8 consultations d'autres territoires de compétence.

III. Disposition des demandes traitées

Les demandes traitées se répartissent comme suit.

IV. Motifs d'exception invoqués

Les articles 13 à 24 de la Loi portent sur les exceptions qui visent à protéger des renseignements concernant un segment particulier du public ou des intérêts privés, et l'article 26 de la Loi est une exception temporaire liée à la publication des renseignements.

La majorité des 183 motifs d'exception invoqués par l'Agence portait sur 3 articles de la Loi : l'article 19 (renseignements personnels), l'article 20 (renseignements de tiers) et l'article 21 (activités du gouvernement). Ensemble, ils représentent 117 (64 p. 100) exceptions appliquées en 2014-2015. Il faut noter que l'invocation de l'article 20 à 34 occasions a nécessité de nombreuses consultations avec des tiers, dont un grand nombre était de grandes sociétés multinationales. Ces consultations sont complexes et exigeantes en matière de ressources.

V. Exclusions citées

La Loi ne s'applique pas aux documents publiés ou mis en vente dans le public ou conservés à des fins de référence pour le public (article 68), ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (article 69). L'article 69 prévoit toutefois des exceptions, et les demandes nécessitant la communication de documents visés par ces exceptions doivent être examinées avec le ministère de la Justice et potentiellement le Bureau du Conseil privé.

Pendant l'exercice 2014-2015, l'Agence a appliqué deux exclusions en vertu de l'article 68 de la Loi et 6 exclusions en vertu de l'article 69 de la Loi.

VI. Disposition et délai de traitement

L'Agence fait un suivi de la disposition des demandes fermées et du temps qu'il a fallu pour effectuer ce traitement. De la charge de travail totale des 173 demandes en 2014-2015, l'ASPC a traité 136 cas et reporté 37 demandes non traitées à 2015-2016.

L'Agence a pu répondre en 30 jours ou moins à la majorité des demandes. Les demandes restantes, catégorisées en segments temporels de 31 à 60 jours, de 61 à 120 jours et de 121 jours ou plus, sont illustrées dans le tableau ci-après. Il est important de noter que le délai pour un grand nombre de ces demandes a été légalement étendu en vertu de la Loi.

VII. Prorogations

Les prorogations prévues par la loi ont été plus fréquemment invoquées pour avoir le temps d'effectuer des consultations et de traiter des dossiers volumineux. En 2014-2015, l'Agence a invoqué 79 prorogations en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi.

VIII. Traductions

Aucune traduction n'a été nécessaire pour répondre aux demandes en 2014-2015.

IX. Format des renseignements communiqués

Des demandes qui ont été partiellement communiquées, 15 l'ont été en format papier. Cependant, ce nombre représente seulement 24 p. 100 des pages totales communiquées. Comparativement 57 demandes ont été communiquées électroniquement, représentant 76 p. 100 des pages communiquées.

En 2015-2016, l'Agence mettra en place un système d'imagerie et de gestion de cas qui permettra de fournir des documents aux demandeurs en format PDF, ce qui permettra un traitement plus efficace, ainsi que davantage d'options de livraison au public, y compris au moyen d'un CD-ROM, éliminant ainsi le besoin de faire des photocopies.

X. Frais

La Loi autorise l'imposition de frais pour certains aspects du traitement des demandes officielles et la structure des droits est établie dans le Règlement sur l'accès à l'information. Par conséquent, l'Agence ne peut pas exiger de frais pour l'examen ou l'envoi de documents, les frais généraux et les cinq premières heures consacrées à la recherche du document ou au prélèvement de la partie communicable.

Selon les demandes traitées en 2014-2015, l'Agence a recueilli 550 $ en frais d'application et n'a pas imposé de frais de production ou de recherche. En tout, le receveur général du Canada a recueilli 550 $ en frais. De plus, l'Agence a accordé des dispenses totalisant 1 603 $ pour 95 demandes conformément à son obligation d'aider les demandeurs.

XI. Coûts

L'Agence a dépensé un total de 779 073 $ pour les fonctions d'accès à l'information en 2014-2015. De ce total, les salaires représentent 390 715 $ et l'administration représente 388 358 $, la plupart des coûts étant utilisés pour retenir une aide temporaire pour traiter du volume et de la complexité des demandes. Les effectifs affectés aux activités liées à l'accès à l'information pendant l'exercice étaient de 4,69 ETP. Au cours des années précédentes, ces chiffres n'incluaient pas le soutien administratif, la gestion, la production de rapports, la surveillance et les ressources stratégiques, ni les frais généraux qui contribuaient au soutien global des activités d'application de la Loi. Au cours du présent exercice (2014-2015), ces éléments ont été intégrés aux coûts notés ci-dessus.

Formation et sensibilisation

Formation pour les employés de l'Agence

Les séances de formation concernant la Loi et les processus connexes sont communiquées aux employés de l'Agence régulièrement. Quatre séances de formation « Accès à l'information 101 », attirant 65 participants, ont eu lieu en 2014-2015. Les objectifs de base du cours sont de faire comprendre la Loi, les rôles et les responsabilités, le traitement des demandes officielles et officieuses, les motifs de base pour retenir des renseignements et la façon de traiter une demande d'accès à l'information. Des efforts importants ont été déployés pour mettre à jour le matériel et les outils de formation. De plus, un nouveau processus pour cerner et évaluer stratégiquement les besoins en formation et fournir une formation personnalisée aux groupes cibles a été mis en œuvre.

Orientation et sensibilisation

La Division des opérations de l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels a travaillé en collaboration avec différents secteurs de programme pour promouvoir la sensibilisation et élaborer une formation personnalisée pour répondre aux besoins de l'Agence. Cette approche a entraîné une mobilisation et une sensibilisation accrues. La division a continué d'accroître la sensibilisation parmi les employés de l'ASPC concernant leurs responsabilités en vertu de la Loi en annonçant les séances ouvertes à tous les employés.

Accès à l'information - Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou modifiées propres à l'organisation

Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Renouvellement organisationnel

Les efforts se sont poursuivis pour renforcer la fonction des activités relatives à l'accès à l'information, y compris un exercice d'analyse comparative en regard des autres ministères sélectionnés.

Modernisation des systèmes de TI

Les outils de gestion de cas utilisés pour gérer et traiter les demandes ont été adaptés à Windows 7, le nouveau système d'exploitation normalisé du gouvernement. Les efforts pour moderniser les outils se sont poursuivis tout au long de l'année, et la mise en œuvre d'un nouveau système de gestion de cas et l'ajout d'une nouvelle capacité d'imagerie et de traitement des documents sont prévus pour l'automne 2015.

Plaintes et demandes de révision par la Cour

I. Plaintes déposées auprès du Commissaire à l'information

En 2014-2015, six plaintes en vertu de la Loi ont été déposées auprès du CIC relativement aux demandes traitées par l'Agence.

L'Agence examine les résultats de toutes les enquêtes du CIC et, s'il y a lieu, intègre les leçons apprises aux processus opérationnels.

II. Types de plaintes et leur disposition en 2014-2015

III. Demandes ou appels dont la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale a été saisie

Pendant la période de déclaration, aucun avis de demande n'a été déposé par des tiers auprès de la Cour fédérale ou de la Cour d'appel fédérale en vertu du paragraphe 44(1) de la Loi.

IV. Réponses aux recommandations soulevées par d'autres agents du Parlement

Aucune recommandation n'a été soumise par d'autres agents du Parlement au cours de l'exercice 2014-2015.

 

Annexe A : Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels - Ordonnance de délégation des pouvoirs

L'ordonnance de délégation des pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de ministre de la Santé et en vertu de l'article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci-après, ou aux personnes occupant lesdits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de ministre de l’Agence de la santé publique du Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste.  Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Original signé par :

L'honorable Leona Aglukkaq, c.p., députée
Ministre de la Santé
11 juillet 2013

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

TBS/SCT 350-62

Nom de l'institution : Agence de la santé publique du Canada

Période d'établissement de rapports : 2014-04-01 au 2015-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 - Prorogations

Partie 4 - Frais

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Partie 6 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Partie 8 - Recours judiciaire

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information