Projet d’application automatisée des processus de discussions sur le rendement et des plans d’apprentissage personnels - Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

RÉSUMÉ

Dans le discours du Trône de janvier 2004, le gouvernement du Canada préconisait la création d’une Agence de la santé publique du Canada (ASPC) afin de donner suite à son engagement à l’effet d’aider à protéger la santé et la sécurité de l’ensemble de la population canadienne. L’ASPC veille  essentiellement à la prévention des maladies chroniques, notamment le cancer et les maladies du cœur, la prévention des blessures, et aux interventions en cas d’urgence de santé publique ou d’éclosion de maladies infectieuses.1

L’ASPC comprend deux directions générales, relevant respectivement de la sous-ministre adjointe principale de la Direction générale des programmes, et de la sous-ministre adjointe de la Direction générale de la gestion des urgences et des affaires organisationnelles. Chaque programme est dirigé par un sous-ministre adjoint, Prévention et contrôle des maladies infectieuses, et un sous-ministre adjoint associé, Promotion de la santé et prévention des maladies chroniques. Les autres dirigeants de l’ASPC relèvent directement de l’Administrateur en chef de la santé publique et sous-ministre adjoint : le conseiller scientifique principal, le dirigeant principal de la vérification, et le dirigeant principal des finances, ainsi que la Direction de la politique stratégique et des affaires internationales et la Direction des communications. L’ASPC est épaulée par un effectif dévoué pour assurer la pérennité des connaissances et des compétences requises afin de concevoir et de proposer les conseils et les outils de santé publique dont la population a besoin. Les quelque 2400 employés de l’ASPC en poste partout au Canada s’acquittent de diverses fonctions à caractère opérationnel, scientifique, technique et administratif. Le greffier du Conseil privé a requis depuis peu que les sous-ministres en titre communiquent à leurs employés respectifs les modalités du Plan d’action pour le renouvellement de la fonction publique, rendent compte au greffier de leurs démarches à cet égard auprès de leurs employés, et s’engagent à entreprendre des gestes significatifs pour adapter et réaliser concrètement le renouvellement voulu au sein des administrations sous leur direction. Les quatre principaux axes visés par le renouvellement pour l’ensemble de la fonction publique sont la planification, le recrutement, le perfectionnement des employés, et l’instauration d’une infrastructure habilitante.

Afin de mener à bien les objectifs du Plan d’action pour le renouvellement de la fonction publique, le greffier du Conseil privé a prescrit l’atteinte d’un taux d’achèvement d’au moins 90 % des Processus de discussion sur le rendement (PDR) et des plans d’apprentissage personnel (PAP) pour l’ensemble des employés assujettis à ces processus. Afin de faciliter la conformité et la reddition de compte à cet égard, il est impératif que ce mécanisme soit le plus pratique et le plus convivial possible. À cette fin, dès 2007 l’ASPC a lancé le projet d’automatisation des processus de discussions sur le rendement et des plans d’apprentissage personnels (l’initiative était auparavant connue sous l’appellation « projet de plaque tournante de l’information »), à la suite de consultations exhaustives menées auprès des employés de l’Agence et de groupes de discussion portant sur ces questions. Une application automatisée a ainsi été proposée et développée dans l’environnement informatique Lotus Notes.

Un projet-pilote a tout d’abord été entrepris en mai 2010 par les responsables des ressources humaines afin de mettre à l’épreuve l’application proposée; un sondage a été administré aux participants afin que ceux-ci puissent formuler aux responsables des ressources humaines des commentaires et des recommandations au sujet de l’application. Il est prévu que l’application automatisée PDR/PAP de l’ASPC sera prête en vue de son lancement officiel au cours de l’exercice 2010-2011.

L’application proposée permettra aux employés et aux gestionnaires d’effectuer les évaluations du rendement et d’établir les plans d’apprentissage personnels requis en utilisant la base de données de l’application, de les étudier et d’en discuter au besoin, et de produire des rapports sur les taux d’achèvement de ces processus.

L’application automatisée nécessite un travail de collaboration et de concertation de la part des employés et des gestionnaires afin d’habiliter et de rendre compte des discussions et des décisions se rapportant à divers volets ayant une incidence sur l’épanouissement et le perfectionnement tant des employés que de l’organisation dans son ensemble.

L’application fournit ainsi un cadre de travail destiné à faciliter l’acquisition, l’utilisation, et la rétention des connaissances, des compétences et des comportements requis, la planification des besoins opérationnels pour l’avenir, et à aider l’ASPC à satisfaire les aspirations individuelles de ses employés.

Le projet de l’application automatisée PDR/PAP effectue la collecte de renseignements personnels au sujet des employés de l’ASPC dès lors qu’un gestionnaire propose l’établissement d’un plan d’apprentissage personnel aux employés qui relèvent de sa fonction. Les renseignements personnels de l’employé sont également colligés lorsque le profil du dossier professionnel de l’employé recèle les informations suivantes :

  1. l’identification de l’employé;
  2. les cas d’exception;
  3. l’évaluation du rendement de l’employé;
  4. l’énoncé des objectifs de rendement de l’employé;
  5. l’énoncé des objectifs de rendement des supérieurs immédiats et des cadres supérieurs;
  6. le plan d’apprentissage personnel de l’employé;
  7. les autorisations nécessaires.

Il incombe à l’employé et à son supérieur immédiat de réaliser annuellement un PDR/PAP.

L’apprentissage, la formation, l’acquisition des aptitudes au leadership et le perfectionnement professionnel sont les fondations sur lesquelles la fonction publique pourra assurer sa capacité à relever les défis qui se présenteront au cours du 21e siècle. L’acquisition des compétences et des connaissances requises ainsi que le perfectionnement des aptitudes à la gestion et au leadership sont essentiels à la gestion efficiente de l’administration publique, en plus de constituer la pierre d’assise d’un appareil gouvernemental à l’écoute des commettants, responsable et novateur. La Division de l'apprentissage, de la diversité et des programmes aux employés (ADPE) de l’ASPC est vouée à atteindre la cible de 90 % de taux d’achèvement des PDR/PAP établie pour l’ensemble des activités de l’ASPC grâce à la mise en place de l’application automatisée conçue dans l’environnement Lotus Notes, et ce pour tous les employés et gestionnaires travaillant au sein de l’ASPC.

Il faut également procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, ou ÉFVP, afin d’établir s’il existe un risque d’atteinte à la vie privée lié à la mise en œuvre du projet de l’application automatisée PDR/PAP ou de violation potentielle de la confidentialité des renseignements personnels en raison du passage d’une plateforme faisant appel à un support papier à une plateforme informatisée.

L’ÉFVP décrit notamment le cheminement des données liées aux renseignements personnels colligés, ainsi que l’utilisation de ces informations et leur communication dans le cadre du processus. L’évaluation recense les risques d’atteinte à la vie privée découlant de l’utilisation de l’application et propose des stratégies destinées à atténuer les risques relevés, le cas échéant, afin qu’ils soient réduits à un niveau acceptable. Les recommandations sont formulées en se fondant sur la description ci-après du modèle de fonctionnement de l’application automatisée PDR/PAP. L’ÉFVP comporte une évaluation de l’ensemble du projet-pilote et des modalités proposées pour la mise en œuvre de la plateforme électronique; les recommandations qui s’ensuivent visent à atténuer les risques d’atteinte à la vie privée avant la mise en œuvre de l’application automatisée.

Conséquemment, nous avons procédé à un examen des politiques de l’ASPC en matière de sécurité, d’utilisation du réseau informatique, et de protection des renseignements personnels en milieu de travail, des méthodes, des lignes directrices et des formulaires pertinents, afin d’en vérifier la conformité en regard des exigences en matière de protection des renseignements personnels dans l’administration fédérale (également en ce qui a trait à la garde et à la conservation des documents en format papier). Nous avons aussi étudié les pratiques administratives générales de l’ASPC dans la gestion des renseignements personnels recueillis dans le cadre des processus PDR/PAP tel que précisé à l’énoncé des travaux. Bien que la réalisation du projet-pilote et le passage à une plateforme électronique ont été les catalyseurs de cet exercice d’évaluation, il était aussi nécessaire de procéder à une évaluation de l’ensemble du système de gestion de l’information du programme.


1. Avant sa fondation à titre d’organisme autonome, l’ASPC était une direction générale établie au sein de Santé Canada. Santé Canada est le ministère fédéral responsable d'aider les Canadiennes et les Canadiens à maintenir et à améliorer leur état de santé. Santé Canada s'est engagé à améliorer la vie de tous les Canadiens et à faire du Canada l'un des pays où les gens sont le plus en santé au monde, comme en témoignent la longévité, les habitudes de vie et l'utilisation efficace du système public de soins de santé.

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