ARCHIVÉ - Rapport annuel 2009-2010 Loi sur la protection des renseignements personnels

1.2 Valeurs guidant les actions de l'Agence

En servant le Parlement et les canadiens l’ASPC est guidée par, et adhère fièrement, aux valeurs organisationnelles suivantes:

• Leadership ;
• Milieu de travail sain ;
• Comportement conforme à l’éthique ;
• Poursuite de l’excellence ;
• Dévouement à l’égard du service .

1.3 Activités touchant la protection des renseignements personnels

Le directeur/coordonnateur de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en oeuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces visant à garantir que l’Agence assume ses responsabilités aux termes de la LPRP.

Le directeur/coordonnateur est aussi chargé des politiques, des systèmes et des procédures connexes découlant de la LPRP, telle que la politique du gouvernement sur la collecte de renseignements.

Les activités du directeur/coordonateur comprennent :

• Traiter les demandes soumises en vertu de la LPRP;
• Représenter l’Agence dans ses relations avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le commissaire à l’information et d’autres ministères et organismes du gouvernement en ce qui concerne l’application de la LPRP à l’ASPC.
• Répondre aux demandes de consultation soumises par d’autres institutions fédérales et visant des documents de l’ASPC qu’on envisage de communiquer.
• Revoir et approuver les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFRVP).
• Promouvoir l’importance de la protection des renseignements personnels de façon à s’assurer que l’Agence respecte les obligations qui lui échoient en vertu de la LPRP.
• Rédiger les rapports annuels au Parlement, d’autres rapports exigés par la loi ainsi que les documents pouvant être requis par les organismes centraux.
• Élaborer et maintenir des politiques, des procédures et des lignes directrices afin de veiller à ce que l’Agence respecte la LPRP.
• Surveiller la conformité de l’Agence à la LPRP, à son règlement et aux procédures et aux politiques pertinentes.
• Fournir aux employés de l’Agence des avis et des sessions de formation relativement à la LPRP, à son règlement et aux procédures et aux politiques pertinentes.
• Coordonner des mises à jour régulières des manuels d’Info Source.
• Revoir les documents ministériels, tels que les vérifications et les évaluations, avant leur divulgation proactive sur le site web de l’Agence.

Il est important de prendre en note que l’agence entière a été mobilisée afin de supporter la réponse sur la pandémie H1N1. Ceci a aussi fait en sorte qu’il y a eu une augmentation significative de demandes reliées à l’accès à l’information ainsi causant une surcharge de travail au bureau de l’AIPRP et aux programmes en charge de répondre à l’éclosion.

1.4 Info Source

Au cours de l'exercice, une évaluation complète de l’ASPC a été réalisée par le Secrétariat du Conseil du Trésor lors de la revue du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG), il a alors été recommandé que l'introduction d'Info Source de l’ASPC soit modifiée afin de décrire les activités de programme (AP) de l’Agence. Au cours des prochaines années, si les ressources le permettent, l'ASPC travaillera sur la refonte de son chapitre Info Source afin réévaluer les catégories de documents et les fichiers de renseignements personnels décrivant les AP de l’Agence. De la formation individuelle et un mentorat aux représentants des programmes continuera d’être fourni afin de s’assurer d’avoir un Info Source plus complet.

1.5 Formation, sensibilisation et réalisation en 2009-2010

Le Bureau de l’AIPRP a continué de donné des avis au sujet de l’impact sur les programmes et les initiatives de l’ASPC et des sessions de formation relatives à l’application de la LPRP et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le tout pouvant se décrire comme suit :

• Trois (3) exposés généraux sur l’accès à l’information ont été présentés à plus de 50 employés de l’ASPC.
• Des procédures ont été simplifiées afin d’aider les programmes à effectuer la localisation des documents afin de s’assurer que les délais établis soient respectés.
• Il y a eu participation à divers groupes de travail interministériels.
• Des mesures de dotation ont été lancées afin de combler des postes vacants au sein du Bureau de l’AIPRP.

Toutefois, en raison de la priorité accordée à la gestion des demandes d’'accès à l'information et des demandes de renseignements personnels (à la fois formelles et informelles), et en raison d'une hausse importante du nombre de ces demandes, principalement dues à la pandémie H1N1, (+85,7% d’augmentation de demandes formelles d’accès à l'information, et +90,9 % d’augmentation de demandes formelles de renseignements personnels), le directeur/coordonnateur a dû priorisé le travail de ces dossiers, et conséquemment a dû annuler une partie de la formation devant être offerte au personnel de l'ASPC et a dû annuler d'autres activités de façon à pouvoir livrer les programmes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.

1.6 Initiatives à venir pour le Bureau de l’AIPRP de l’Agence

En 2010-2011, le directeur/coordonnateur de l’AIPRP de l’Agence a l’intention de mettre en oeuvre les initiatives suivantes:

• Continuer à finaliser cadre de gestion ministériel de protection des renseignements personnels, incluant le développement de politiques.
• Tous les dossiers réguliers de programmes ainsi que tous les Fichiers réguliers de renseignements personnels continueront à être identifiés dans Info Source. Le Bureau de l’AIPRP mènera les activités d’un groupe ministériel de travail composé de représentants de chacune des Directions de l’Agence avec pour mandate de mettre à jour tous les dossiers réguliers de programmes ainsi que tous les Fichiers réguliers de renseignements personnels de l’Agence. Le groupe de travail est actuellement à l’oeuvre et l’Agence s’attend à ce que les mises à jour requises puissent être communiquées lors de la publication d’Info Source 2010.
• Création d’un comité consultatif d’ÉFRVP. Le Comité contribuera à l'élaboration des lignes directrices de l'ASPC sur les ÉFRVP et commencera l'examen des rapports d'ÉFRVP avant leur soumission à l'ACSPC et au Bureau de la Commissaire à la vie privée (Bureau CVP). Les termes de référence pour le Comité et les lignes directrices de l'ASPC sont actuellement en cours d'élaboration.
• Créer un manuel de procédures pour le bureau de l’AIPRP.
• Continuer d’examiner les pratiques exemplaires de mise en oeuvres des programmes dans les régions et à l’administration centrale.
• Mettre en oeuvre un programme de recrutement et de maintien en poste des employés, ce qui comprend la planification de la relève et l’examen de la classification.
• Poursuivre le recrutement de personnel du Bureau de l’AIPRP.
• Mettre à jour le chapitre d’Info Source de l’Agence et les informations connexes à ce dernier.

1.7 Délégation de pouvoirs

Les responsabilités associées à l'administration de la LPRP, par exemple, notifier les demandeurs des prorogations de délais et le transfert des demandes d’accès à d'autres institutions, sont déléguées au directeur/coordonateur de l'AIPRP de l'ASPC par le biais d’un instrument de délégation signé par le ministre de la Santé du Canada.

L’instrument de délégation détaillé est reproduit à l'annexe A.

1.8 Faits saillants et réalisations en 2009-2010

L'ASPC a continué à améliorer la façon dont l’Agence répond aux demandes d'AIPRP, en mettant l'accent sur l'amélioration de la ponctualité, l'efficacité et la précision. Le directeur/coordonateur de l'AIPRP de l’Agence a mis en œuvre des mesures concrètes en 2009-2010 qui ont permis à l'Agence d’atteindre ces objectifs, et l'Agence continuera de s’améliorer au cours des trois prochaines années. Parmi les faits saillants, notons ce qui suit:

• Le Comité de gestion de l’Agence a été informé de l'état des fichiers de renseignements personnels de l’Agence ainsi que ses obligations. Le Comité a convenu que l’Agence poursuivra l’inscription des banques d’information personnelles, les sous-ministres adjoints (SMA) reverront les descriptions de celles-ci dans Info Source afin de les valider, et l’Agence respectera dorénavant les exigences réglementaires en ce qui concerne les nouvelles activités de programme à partir de ce moment.
• Le directeur / coordonnateur de l’AIPRP de l’Agence a en outre interpellé les SMA relativement à l’importance de la ponctualité nécessaire devant permettre de répondre en temps utile aux demandes d'AIPRP, ce, au moyen de rapports hebdomadaires à la haute direction et au moyen de rapports trimestriels sur les délais de récupération de chacune des Directions générales.
• En dépit d'une augmentation significative de demandes de consultations au cours de l’année, l’Agence a maintenu son engagement à répondre en temps utile, ce, malgré l’importance du nombre de demandes.
• Le bureau de la pratique en santé publique et le bureau de l’AIPRP ont travaillé de concert afin de compléter le cadre de gestion de la vie privée pour l’Agence. Un comité a été établi et une firme de consultants a été engagée afin de régler les affaires reliées à la vie privée.

Section 2: Rapport sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le nombre de demandes reçues en vertu de la LPRP a augmenté par rapport à l’année précédente. Du 1^ier avril 2009 au 31 mars 2010, l’ASPC a reçu 21 nouvelles demandes alors qu’elle avait reçu 11 demandes lors de l’année précédente.

L'annexe B présente un résumé statistique des demandes d'accès à l'information reçue et / ou finalisées en 2009-2010.

2.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les demandes complétées visaient, dans la majorité des cas, un grand nombre de documents.

Ces données ne réflètent pas les demandes traitées de façon informelles ou d’autres services que le Bureau de l’AIPRP fournit à l’Agence.

Comme ce fut le cas l'année dernière, la méthode privilégiée d'accès rapportée par l'ASPC, ainsi que par les autres ministères et organismes fédéraux, consiste à recevoir des copies des documents gouvernementaux plutôt que de simplement les voir.

2.2 Dispositions des demandes complétées

L’Agence a donné les réponses suivantes aux 20 demandes décrites à l’annexe B :

• 2 demandes se sont traduites par la communication de tous les renseignements requis;
• 11 demandes ont donné lieu à des divulgations partielles, et l’article 26 était l’article de la LPRP le plus souvent cité;
• dans 4 cas, aucun document pertinent ne relevait de l’Agence;
• 2 demandes ont été abandonnées. On considère qu’il y a abandon d’une demande lorsque le demander la retire officiellement ou lorsqu’il ne répond pas à une demande écrite du Bureau de l’AIPRP.
• 1 demande a fait l’objet d’un transfert à un autre ministère.

Pages examinées : 214 340

Pages communiquées : 3 356

2.3 Exceptions invoquées

Comme il est indiqué à l’annexe B, l’Agence a invoqué les exceptions en vertu des articles 19, 26 et 27 de la Loi. L’annexe B vise à présenter le nombre de demandes pour lesquelles une exception précise a été invoquée pour refuser l’accès. Par exemple, si, dans le traitement d’une demande, l’ASPC applique cinq différentes exceptions, elle signale une exception en vertu de chaque article concerné, pour un total de cinq. Si la même exception est invoquée plusieurs fois pour la même demande, elle n’apparaît qu’une seule fois à l’annexe B.

2.4 Exclusions invoquées

La Loi ne s’applique pas aux documents publiés visés à l’article 69 ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine visés à l’article 70. L’annexe B montre qu’aucune exclusion ne fut invoquée.

2.5 Prorogation des délais

L’article 15 de la Loi permet de proroger le délai prescrit si des consultations sont nécessaires ou si l’observation du délai entrave de façon sérieuse le fonctionnement de l’Agence en raison du grand nombre de documents demandés. Au cours de la période visée, 9 demandes ont été répondues dans le délai initial de 30 jours, 8 autres demandes ont été répondues dans un délai 30 jours supplémentaires et 3 autres demandes ont nécessité une prorogation de délais de plus de 60 jours.

2.6 Délai de traitement

Cette année, sur les 20 demandes complétées durant la période visée, 17 d’entre elles (85 %) ont respectées les délais législatifs prescrits. D’autre part,

• 2 demandes (10%) ont été complétées dans un délai de 61 à 120 jours après la date d’échéance initiale;
• 1 demande (5%) a été complétée dans un délai supérieur à 121 jours suivant la date d’échéance initiale.

2.7 Coûts

Les coûts salariaux associés à la gestion de la LPRP ont totalisé 49 939,90$ en 2009-2010. D’autres coûts administratifs se sont chiffrés à 10 931,90$, pour un total de 60 871,80$. Pour le même exercice, les ressources humaines associées à l’application de la Loi sont estimées à 0,82 équivalents temps plein. Ces chiffres visent le Bureau de l’AIPRP et ne correspondent pas aux coûts généraux connexes assumés par l’Agence.

2.8 Plaintes et enquêtes

Au cours du présent exercice, 2 plaintes relatives aux demandes adressées à l’ASPC ont été logées au Bureau de la CVP.

• 1 plainte a fait valoir que l'ASPC a requis une prorogation de délais déraisonnable, alors que les documents à traiter englobaient plus de 210 000 pages. Conformément à l’article 15 de la LPRP, le Directeur/coordonateur de l’ASPC peut proroger le délai initial pour un maximum de 30 jours supplémentaire. Le bureau de l’AIPRP s’occupe de cette question afin de se conformer aux délais législatifs.
• L’autre plainte est relative à l’application des exceptions aux documents. L’enquête suit toujours son cours.

2.9 Demandes de nature judiciaire et appels

En 2009-2010, aucune demande de révision judiciaire et aucun appel n’a été déposé à la Cour fédérale ou à la Cour d’appel fédérale.

2.10 Divulgations conformément aux paragraphes 8(2)(e), (f), (g) et (m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le paragraphe 8(2) de la LPRP prévoit des circonstances bien précises et limitées où les institutions peuvent divulguer des renseignements personnels sans avoir obtenu au préalable le consentement de l'individu qu'ils concernent. Le Secrétariat du Conseil du Trésor a désigné quatre types de divulgations effectuées en vertu des alinéas précis de ce paragraphe et que les institutions doivent inclure dans leur rapport annuel de cette année. Il s'agit des renseignements divulgués aux parlementaires, pour les besoins de l'application de la loi ou dans l'intérêt public. Pendant la période visée par le rapport, aucun renseignement personnel n'a été divulgué par l’ASPC conformément aux alinéas 8(2)(e), (f), (g) et (m) de la LPRP.

2.11 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFRVP) et Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (EPFRVP)

Au cours des trois dernières années, le Bureau de l’AIPRP a développé un cadre D’ÉFRVP et une stratégie de communication afférente.

Statistiques

• Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 9
• Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 10 (incluant 1 d’une année antérieure).
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 6
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 3
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée acheminées à la CVP : 0
• Total: 16

Les 6 ÉFRVP qui ont été amorcées au cours de l’exercice financier se décrivent comme suit :

• Enquête du personnel / Nouveau programme de sécurité.
• Conférence canadienne sur l’immunisation.
• Système de surveillance des enfants et de la jeunesse.
• Système de surveillance de la maladie de Creutzfeldt-Jakob Disease.
• Base de données Info Hub.
• Cancer chez les Jeunes au Canada.

Les 3 ÉFRVP qui ont été complétées sont:

• Système de surveillance de la maladie de Creutzfeldt-Jakob Disease.
• Base de données Info Hub.
• Cancer chez les Jeunes au Canada.

Les 2 ÉFRVP, de l’année financière précédente, qui ont été abandonnés sont:

• Générateur de cartes pour la santé publique.
• Projet d’enquête nationale sur la vaccination des enfants.

Les 9 EPFRVP qui ont été initiées au cours de la présente année fiscale sont:

• Base de données canadienne de dépistage du cancer du sein.
• Jeux d’hiver 2010.
• Système de stockage des données de conférences.
• Groupe de travail des activités physiques et sociales.
• Enquêtes du personnel.
• Manuscrit central (“Manuscript Central”)
• Bibliothèque virtuelle du Centre des maladies chroniques et du contrôle de prévention.
• Wiki d’entreprise.
• Plateforme web du programme de développement professionnel.

Les 9 EPFRVP qui ont été complétées sont:

• Base de données canadienne de dépistage du cancer du sein.
• Jeux d’hiver 2010.
• Système de stockage des données de conférences.
• Groupe de travail des activités physiques et sociales.
• Enquêtes du personnel.
• Manuscrit central (“Manuscript Central”)
• Bibliothèque virtuelle du Centre des maladies chroniques et du contrôle de prévention.
• Wiki d’entreprise.
• Plateforme web du programme de développement professionnel.

2.12 Couplage ou échange de données signalées pour la période sur laquelle porte le rapport

Le Directeur de l’AIPRP de l’ASPC n’a pas été mis au courant de nouvelles activités de couplage ou d'échange de données.

Section 3: Rapport sur les consultations concernant la protection des renseignements personnels et les demandes informelles

3.1 Consultations sur la protection des renseignements personnels

L’ASPC a reçu 2 demandes de consultation officielles venant d’autres ministères et agences. Ces consultations ont nécessité la revue de 13 pages de renseignements.

Pages examinées : 13

3.2 Demandes informelles de renseignements personnels

14 demandes informelles ont été traitées pendant la période visée.

Pages examinées : 245

ANNEXE A : Ordonnance de délégation des pouvoirs – Loi sur la protection des renseignements personnels

Agence de la santé publique du Canada - Annexe de l'arrêté de délégation

ANNEXE B : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels