Rapport annuel 2010-2011 Loi sur la protection des renseignements personnels

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Le Rapport annuel 2010-2011 sur la
Loi sur la protection des renseignements personnels
 est disponible sur le site Web de l'ASPC.  

Also available in English on the PHAC web site under the title :
2010-2011 Annual Report on the Privacy Act

Pour obtenir des copies additionnelles, veuillez contacter :
Bureau de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnels
Agence de la santé publique du Canada
130, chemin Colonnade, I.A. 6503F
Ottawa (Ontario) K1A 0K9
Téléphone : 613-948-8187
Téléc. : 613-957-9093

On peut obtenir, sur demande, la présente publication en formats de substitution.

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, 2010

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Table des matières

Section 1: Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) protège la vie privée de tous les citoyens canadiens et résidents permanents contre l'utilisation ou la divulgation non autorisée des renseignements personnels dont dispose une institution gouvernementale. Elle accorde également à ces personnes, ainsi qu'à celles qui se trouvent au Canada et qui ne sont ni des citoyens ni des résidents permanents, le droit d'accéder à leurs renseignements personnels.

L'article 72 de la LPRP requiert que chacun des responsables d'une institution fédérale établisse pour présentation au Parlement un rapport annuel d'application de la Loi en ce qui concerne son institution pour chaque exercice financier.

Le présent rapport annuel vise à résumer la gestion et l’administration de la LPRP au sein de l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC) au cours de l’exercice financier 2010-2011.


Pour obtenir de plus amples renseignements ou présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
 Agence de la santé publique du Canada
 130, chemin Colonnade, I.A. 6503F
 Ottawa (Ontario)  K1A 0K9
Tél. : 613-948-8187, téléc. 613-957-9093

 

1.1 Renseignements généraux sur l’Agence

La santé publique a trait aux efforts organisés que déploie la société pour maintenir les personnes en santé et pour prévenir les blessures, les maladies et les décès prématurés. Elle comprend des programmes, des services et des politiques qui protègent et favorisent la santé de tous les Canadiens. Au Canada, les trois ordres de gouvernement, le secteur privé, les organisations non gouvernementales, les professionnels de la santé et le public se partagent la responsabilité de la santé publique.

L’Agence de la santé publique du Canadal’Agence» ou « l’ASPC ») a été créée en septembre 2004, à l’intérieur du portefeuille de la Santé du gouvernement fédéral, afin de remplir l’engagement du gouvernement du Canada d’accorder une plus grande importance à la santé publique en vue de contribuer à la protection et à l’amélioration de la santé et de la sécurité de tous les Canadiens et de contribuer au renforcement du système de santé.

Les responsabilités suivantes incombent à l’Agence :

  • Contribuer à la prévention des maladies et des blessures et à la promotion de la santé;
  • Améliorer le nombre et la qualité des données de surveillance et élargir les connaissances relatives aux maladies et aux blessures au Canada;
  • Agir pour que le gouvernement fédéral exerce un leadership et rende compte de sa gestion lors de situations d’urgence en santé publique;
  • Être une plaque tournante favorisant à la fois la diffusion du savoir-faire canadien dans le reste du monde et l’application, aux programmes de santé publique du Canada, des résultats de travaux internationaux de recherche et développement;
  • Renforcer la collaboration intergouvernementale dans le domaine de la santé publique et faciliter l’adoption d’approches nationales en matière d’élaboration de plans et de politiques en santé publique.

1.2 Organisation

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division planification et production de rapports et gestion du risque sous la Direction générale des affaires organisationnelles et de la gestion des urgences. Le Bureau de l’AIPRP compte sept équivalents à temps plein qui s’acquittent des obligations de l’Agence en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En 2010-2011, le personnel du Bureau de l’AIPRP était composé de sept employés : le directeur, Bureau de l’AIPRP, et six agents de l’AIPRP de divers niveaux. Les agents de l’AIPRP s’occupent de traiter tant des dossiers complexes et volumineux que des demandes plus courantes et simples.  Le directeur du Bureau agi à titre de coordonnateur des demandes d’AIPRP du l’Agence tout au long de l’année afférente au rapport.

1.3 Info Source

Info Source est une série de publications contenant des renseignements au sujet du gouvernement du Canada ou recueillis par ce dernier. L’objet principal d’Info Source est d’aider les gens à exercer les droits qui leur sont conférés par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Info Source soutient aussi l’engagement du gouvernement fédéral qui vise à faciliter l’accès à l’information concernant ses activités.

Au cours de la période visée, le Bureau de l’AIPRP a réorganisé sa contribution aux chapitres d’Info Source, notamment la description des renseignements au sujet de l'Agence (fonctions, programmes et activités) afin d’aligner des renseignements avec son Architecture des activités de programmes. Selon cette structure, toutes les catégories de documents et tous les fichiers de renseignements personnels sont directement reliés à l’activité ou au programme pertinent de l’institution.

1.4 Salle de lecture

L'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information exige que les institutions fédérales fournissent des emplacements où le public peut consulter des documents (comme Info Source). L’Agence de la santé publique du Canada a désigné le lieu suivant en tant que salle de lecture pour le public:

130, chemin Colonnade, salle B 344
Ottawa (Ontario)

1.5 Activités de formation et d’éducation en 2010-2011

Le Bureau de l’AIPRP a continué de donner des avis au sujet de l’incidence sur les programmes et les initiatives de l’ASPC et des séances de formation relatives à l’application de la Loi sur l’accès à lìnformation et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le tout pouvant se décrire comme suit :

  • vingt‑trois (23) présentations relatives à Info Source et à la protection des renseignements personnels ont été offertes à plus de 100 employés de l’ASPC;
  • trois (3) exposés généraux sur l’ÉFVP ont été présentés à plus de 50 employés de l’ASPC.

1.6 Faits saillants et réalisations en 2010-2011

L’ASPC a continué d’améliorer le délai, l'efficacité et l'exactitude des réponses portant sur les demandes d’accès à l'information. Toutes les catégories disponibles des documents applicables à l’Agence étaient incluses dans les mises à jour de l’Info Source.  Il y avait aussi un engagement accru de la part des gestionnaires supérieurs, par le biais des rapports hebdomadaires et semestriels sur le respect des échéances d’extraction de données par secteur.

1.7 Délégation de pouvoirs

Les responsabilités associées à l'administration de la LAI sont déléguées au coordonnateur de l'AIPRP de l'ASPC par le ministre de la Santé.

L’instrument de délégation détaillé est reproduit à l'annexe A.

Section 2: Rapport sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le nombre de demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements pesonnels a augmenté et est passé de 21 en 2009‑2010 à 25 en 2010‑2011.

L'annexe B présente un résumé statistique des demandes de communication de renseignements personnels reçues ou traitées en 2010-2011.

2.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Demandes reçues pendant la période visée 25
Demandes en suspens de l’exercice précédent 4
TOTAL 29

La majorité des demandes complétées étaient volumineuses et de nature très complexe.

Les chiffres ne reflètent pas les demandes traitées de manière officieuse ou d’autres services offerts à l’Agence par le Bureau de l’AIPRP.

Comparaisons historiques
  2007-2008 2008-2009 2009-2010 2010-2011
Demandes reçues 12 11 21 25
Demandes complétées 11 9 20 21
Exercice précédent 1 2 1 4

2.2 Réponses données aux demandes traitées

L’Agence a traité les réponses aux 21 demandes citées à l’annexe B de la façon suivante.

  • Deux demandes se sont traduites par la communication de tous les renseignements demandés.
  • Douze demandes ont donné lieu à des divulgations partielles, et l’article 26 était l’article de la Loi sur la protection des renseignements personnels le plus souvent cité. 
  • Dans deux cas, aucun document pertinent ne relevait de l’Agence. 
  • Cinq demandes ont été abandonnées (on considère qu'il y a abandon d'une demande lorsque le demandeur la retire officiellement ou lorsqu'il ne répond pas à une demande écrite du BAIPRP).
  • Aucune demande n’a été transférée à d’autres ministères.

Pages examinées : 47 812
Pages communiquées : 5 188

2.3 Exceptions invoquées

Comme le démontre l’annexe B, l’Agence a invoqué les exceptions en vertu des articles 21, 26 et 27 de la Loi. L’annexe B vise à présenter le nombre de demandes pour lesquelles une exception précise a été invoquée pour refuser l’accès. Par exemple, si, dans le traitement d’une demande, l’ASPC applique cinq différentes exemptions, elle signale une exemption en vertu de chaque article concerné, pour un total de cinq. Si la même exemption est invoquée plusieurs fois pour la même demande, elle n’apparaît qu’une seule fois à l’annexe B.

2.4 Exclusions invoquées

La Loi ne s'applique pas aux documents publiés visés à l'article 69 ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine visés à l'article 70. L’annexe B montre qu’aucune exclusion n’a été invoquée.

2.5 Prorogation du délai

L'article 15 de la Loi permet de proroger le délai prescrit si des consultations sont nécessaires ou si l'observation du délai entrave de façon sérieuse le fonctionnement de l'Agence en raison du grand nombre de documents demandés.

En 2010‑2011, 16 demandes ont été complétées dans un délai de 30 jours, deux demandes ont fait l’objet d’une prolongation de 30 jours et trois autres demandes ont nécessité une prolongation de plus de 60 jours.

2.6 Délais de traitement

En 2010‑2011, 86 % (18) des 21 demandes ont été complétées à l’intérieur des délais législatifs prescrits. Trois demandes (14 %) ont été complétées plus de 121 jours après la date d’échéance, étant donné le volume des documents à examiner.

2.7 Coûts

  • Les coûts salariaux associés à la Loi sur la protection des renseignements personnels ont totalisé 72 753,14 $ en 2010-2011.
  • Les autres coûts administratifs ont totalisé 92 692,19 $.
  • Les coûts totaux ont totalisé 165 445,30 $.
  • Les ressources humaines associées à l'application de la Loi en 2010-2011 sont estimées à 0,85 équivalent à temps plein.

Ces chiffres sont strictement pour le BAIPRP de l'Agence et ne reflètent pas les coûts de l'Agence portant aux efforts d'autres unités de l'organisation à répondre aux demandes (par exemple, le temps de recherche des documents, etc.)

2.8 Plaintes

Une plainte relative à des demandes de renseignements personnels faites auprès de l’ASPC a été logée au Commissariat à la protection de la vie privée :

  • La plainte prétendait à un retard dans l’obtention de l’information; toutefois, le dossier était associé à deux autres demandes de renseignements personnels, dont une comprenait 210 000 pages, effectuées par la même personne.

2.9 Demandes de nature judiciaire et appels

Aucune demande de nature judiciaire ou d’appel a été déposée à la Cour fédérale ou à la Cour d'appel fédérale.

2.10 Communications en vertu des alinéas 8(2)e), f), g) et m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit des circonstances restreintes et précises selon lesquelles les institutions peuvent communiquer des renseignements personnels sans le consentement d’une personne. Le SCT a désigné quatre catégories de communications effectuées en vertu de certains alinéas de ce paragraphe que les institutions doivent intégrer dans le rapport annuel de cette année. Ces catégories ont trait aux communications effectuées à des fins d’application de la Loi, aux députés et dans l’intérêt public.

Au cours de la période visée par le rapport, l’ASPC n’a pas communiqué de renseignements personnels en vertu des alinéas 8(2)e), f), g) et m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.11 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Le Bureau de l’AIPRP élabore un cadre d’ÉFVP de même qu’une stratégie de communications connexe, qui seront tous deux mis en œuvre en 2011‑2012.

Statistiques

  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 1
  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 1
  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) : 1
  • Total : 1

L’ÉFVP complétée était intitulée Projet d’application automatisée des processus de discussions sur le rendement et des plans d’apprentissage personnels (janvier 2011). Un sommaire de cette ÉFVP se trouve sur le site site Web de l’ASPC

2.12 Couplage ou échange de données signalées pour la période sur laquelle porte le rapport

Il n’y a aucun couplage ni échange de données pour la période sur laquelle porte le rapport.

Section 3: Rapport sur les consultations et les demandes non officielles

3.1 Consultations sur la protection des renseignements personnels

L’ASPC a reçu trois demandes de consultations d’autres ministères et organismes gouvernementaux. Ces demandes ont nécessité l’examen de 185 pages de renseignements.

Pages examinées : 185

3.2 Demandes de renseignements personnels non officielles

Une demande non officielle a été traitée au cours de la période visée par le rapport.

Pages examinées : 2

ANNEXE A : Arrêté de délégation – Loi sur la protection des renseignements personnels

Loi sur la protection des renseignements personnels - Arrêté de délégation
ANNEXE A - Texte équivalent

Loi sur l'accès à l'information - Arrêté de délégation

Conformément aux pouvoirs de délégation qui me sont conférés en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, la personne exerçant les fonctions et occupant le poste de coordonnateur de l'accès à l'infroamtion et de la protection des renseignements personnels pour l'Agence de la santé publique de Canada et son successeur, y compris, en l'absence du coordonnateur, une personne ou un agent désigné par écrit pour agir à la place du titulaire de telles fonctions et d'un tel poste sont, par la présente, autorisés à exercer les pouvoirs et les attributions du Ministre, en sa qualité de responsable d'une institution gouvernementale en vertu de la Loi, indiqués dans l'annexe ci-jointe.

La personne exerçant les fonctions et occupant le poste de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour l'Agence de la santé publique du Canada et son successeur, y compris, en son absence, une personne ou un agent désigné par écrit pour agir à la place du titulaire de telles fonctions et d'un tel poste sont, par la présente, autorisés à exercer les pouvoirs et les attributions du Ministre, en sa qualité de responsable d'une institution gouvernementale en vertu de la Loi, stipulés aux articles 13 et 15 de la Loi.

Agence de la santé publique du Canada - Annexe de l'arrêté de délégation

Délégation de pouvoirs et d'attributions en vertu de l'article 73
de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Sections of Act Powers, Duties or Functions Responsible Position
8(2) Communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne qu'ils concernent Coordonnateur de l'AIPRP
8(4) Conserver une copie des demandes reçues en vertu de l'alinéa 8(2)e) et une mention des renseignements communiqués Coordonnateur de l'AIPRP
8(5) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de la communication de renseignements en vertu de l'alinéa 8(2)m) Coordonnateur de l'AIPRP
9(1) Conserver un relevé de l'usage fait des renseignements personnels Coordonnateur de l'AIPRP
9(4) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de la comptabilité de l'usage fait des renseignements personnels, et mettre le répertoire à jour en conséquence Coordonnateur de l'AIPRP
10 Verser les renseignements personnels dans les fichiers de renseignements personnels Coordonnateur de l'AIPRP
14 Répondre aux demandes d'accès dans les délais prescrits; procéder à la communication ou envoyer un avis Coordonnateur de l'AIPRP
15 Proroger le délai et en aviser le demandeur Coordonnateur de l'AIPRP
17(2)b) Décider de la nécessité d'une traduction ou d'une interprétation des renseignements personnels demandés Coordonnateur de l'AIPRP
18(2) Refuser de communiquer des renseignements contenus dans un fichier inconsultable Coordonnateur de l'AIPRP
19(1) Refuser de communiquer des renseignements obtenus d'un autre gouvernement à titre confidentiel Coordonnateur de l'AIPRP
19(2) Communiquer tout renseignement visé au paragraphe 19(1) si l'autre gouvernement y consent ou rend les renseignements publics Coordonnateur de l'AIPRP
20 Refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires fédérales-provinciales Coordonnateur de l'AIPRP
21 Refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires internationales ou à la défense Coordonnateur de l'AIPRP
22 Refuser de communiquer des renseignements préjudiciables à l'application de la loi au à des enquêtes Coordonnateur de l'AIPRP
23 Refuser de communiquer des renseignements préjudiciables à une enquête sur la sécurité Coordonnateur de l'AIPRP
24 Refuser de communiquer des renseignements recueillis par le Service correctionnel du Canada, le Service national de libération conditionnelle ou la Commission nationale des libérations conditionnelles Coordonnateur de l'AIPRP
25 Refuser de communiquer des renseignements qui risqueraient de nuire à la sécurité des individus Coordonnateur de l'AIPRP
26 Refuser de communiquer des renseignements concernant une autre personne, et refuser de communiquer des renseignements dont la communication est interdite en vertu de l'article 8 Coordonnateur de l'AIPRP
27 Refuser de communiquer des renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat et son client Coordonnateur de l'AIPRP
28 Refuser de communiquer des renseignements qui portent sur l'état physique ou mental de l'individu dans le cas où la communication de ces renseignements le desservirait Coordonnateur de l'AIPRP
31 Recevoir un avis d'enquête de la part du Commissionnaire à la protection de la vie privée Coordonnateur de l'AIPRP
33(2) Présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête Coordonnateur de l'AIPRP
35(1) Recevoir le rapport du Commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions de l'enquête et donner avis des mesures prises Coordonnateur de l'AIPRP
35(4) Accorder l'accès aux renseignements au plaignant par suite d'une demande formulée en vertu de l'alinéa 35(1)b) Coordonnateur de l'AIPRP
36(3) Recevoir le rapport du Commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions de l'examen des fichiers inconsultables Coordonnateur de l'AIPRP
37(3) Recevoir le rapport sur les conclusions du Commissaire à la protection de la vie privée après une enquête sur la conformité Coordonnateur de l'AIPRP
51(2)b) Demander que l'audition ait lieu et que la question soit tranchée dans la région de la capitale nationale Coordonnateur de l'AIPRP
51(3) Demander de présenter des arguments aux auditions visée par l'article 51 Coordonnateur de l'AIPRP
72(1) Établir le rapport annuel pour présentation au Parlement Coordonnateur de l'AIPRP
77 Exercer les responsabilités conférées au responsable de l'institution par le règlement établie en vertu de l'article 77 qui ne sont pas indiquées ci-dessus Coordonnateur de l'AIPRP

ANNEXE B : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
ANNEXE B - Équivalent texte

ANNEXE B : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels

Institution : Agence de la santé publiques
Période visée par le rapport : 4/1/2010 à 3/31/2011

I - Demandes en vertu de la Loi sur la protection

Reçues pendant la période visée par le rapport : 25
En suspens depuis la période antérieure : 4
TOTAL : 29
Traitées pendant la période visée par le : 21
Reportées : 8

II - Disposition à l'égard des demandes traitées

  1. Communication totale : 2
  2. Communication partielle : 12
  3. Aucune communication (exclusion) : 0
  4. Aucune communication (exemption) : 0
  5. Traitement impossible : 2
  6. Abandon de la demande : 5
  7. Transmission : 0

TOTAL : 21

III - Exceptions invoquées

S. Art. 18(2) : 0

S. Art. 19(1)(a) : 0
(b) : 0
(c) : 0
(d) : 0

S. Art. 20 : 0

S. Art. 21 : 1

S. Art. 22(1)(a) : 0
(b) : 0
(c) : 0
S. Art. 22(2) : 0

S. Art. 23(a) : 0
(b) : 0

S. Art. 24 : 0

S. Art. 25 : 0

S. Art. 26 : 11

S. Art. 27 : 3

S. Art. 28 : 0

IV - Exclusions citées

S. Art. 69(1)(a) : 0
(b) : 0

S. Art. 70(1)(a) : 0
(b) : 0
(c) : 0
(d) : 0
(e) : 0
(f) : 0

V - Délai de traitement

30 jours ou moins : 16
De 31 à 60 jours: 2
De 61 à 120 jours : 0
121 jours ou plus : 3

VI - Prorogations des délais

Prorogations des délais
  30 jours ou moins 31 jours ou plus
Interruption des opérations 5 0
Consultation 1 0
Traduction 0 0
TOTAL 6 0

VII - Traductions

Traductions demandées : 0

Traductions préparées

De l'anglais au français : 0
Du français à l'anglais : 0

VIII - Méthode de consultation

Copies de l'original : 13
Examen de l'original : 0
Copies et examen : 1

IX - Corretions et mention

Corrections demandées : 0
Corrections effectuées : 0
Mention annexée : 0

X - Coûts

Financiers (raisons) ($000)

Traitement : 72,753.1
Administration (fonctionnement et maintien) : 92,692.2
TOTAL : 165,445.3

Années-personnes utilisées (raisons)

Années-personnes (nombre décimal) : 0.85

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