Audit du Système d'information sur la gestion des ressources humaines - Réponse et plan d'action de la direction

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Recommandations Réponses et mesures prévues par la direction Produits livrables Date d’achèvement prévue Responsabilité

Recommandation 1

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale des services de gestion (partenariat de services partagés) élabore une approche formelle de la gestion des risques opérationnels sur l’utilisation de PeopleSoft, y compris le recours à un registre des risques pour définir, évaluer et atténuer les risques.

La direction souscrit à cette recommandation.

Les partenaires de PeopleSoft seront informés de l’exigence imposée à Santé Canada et à l’Agence de la santé publique du Canada d’établir un registre des risques. Un tel registre sera élaboré et approuvé par le sous-ministre adjoint de la Direction générale des services de gestion, et partagé avec les partenaires de PeopleSoft.

Le Comité de gestion des services en ressources humaines examinera le registre des risques à chaque trimestre afin d’assurer la gestion des risques.

Communication des exigences d’audit de Santé Canada/de l’Agence de la santé publique du Canada aux ministères partenaires.

31 décembre 2013

Directeur exécutif, Services du groupe exécutif et ressources humaines stratégiques (Partenariat des services partagés).

Un registre des risques est élaboré et partagé avec les ministères partenaires.

31 mars 2014

Recommandation 2

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion (partenariat de services partagés), de concert avec le directeur général, Direction des opérations financières (partenariat de services partagés), veillent à ce que la dotation accélérée soit examinée en vue d’une utilisation optimale.

La direction souscrit à cette recommandation.

En octobre 2013, la direction demandera l’approbation du Comité de direction du partenariat relativement à la dotation accélérée, étant entendu que seront précisés des contrôles compensatoires appropriés en matière d’équivalent temps plein et de traitement.

Accord de principe obtenu du Comité exécutif du partenariat  pour la dotation accélérée.

Mesure complétée le 31 octobre 2013

Directeur exécutif, Division du service à la clientèle, Direction des services en ressources humaines (Partenariat des services partagés).

Évaluation de la faisabilité de modifier les transactions et recommandations des ressources humaines aux administrateurs généraux.

Avril 2014

Directeur général, Direction des opérations financières (Partenariat des services partagés).

Décision concernant la mise en œuvre de la dotation accélérée et du calendrier, le cas échéant.

Juin 2014

Directeur général, Direction des opérations financières (Partenariat des services partagés).

Recommandation 3

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion (partenariat de services partagés), veille à ce que des directives soient transmises aux conseillers en rémunération en ce qui concerne l’utilisation de l’interface de la paye de PeopleSoft et du Système de paye régional.

La direction souscrit à cette recommandation.

L’unité de la rémunération mettra à jour des procédures opérationnelles normalisées améliorées relatives à l’interface de la paye de PeopleSoft et au Système de paye régional, et les distribuera à tous les conseillers en rémunération.

Procédures opérationnelles normalisées qui spécifient clairement quand utiliser PeopleSoft et le Système de paye régional et le communiquer à tous les conseillers en rémunération.

Mesure complétée le 30 novembre 2013

Directeur exécutif, Division du service à la clientèle, Direction des services en ressources humaines (Partenariat des services partagés).

Recommandation 4

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion (partenariat de services partagés), veille à ce que des processus et procédures soient mis en place pour assurer la correction en temps opportun et le suivi des erreurs relevées dans PeopleSoft.

La direction souscrit à cette recommandation.

La Direction des services en ressources humaines renforcera les contrôles d’intégrité des données en :

  1. consignant les procédures sur l’intégrité des données;
  2. tenant une liste de toutes les questions touchant l’intégrité des données, y compris une description, la fréquence, l’incidence et la gravité;
  3. veillant à ce que les propriétaires des données (c’est-à-dire., les directeurs des ressources humaines) reçoivent des rapports d’erreurs de façon bimensuelle;
  4. exigeant que les propriétaires des données rendent compte bimensuellement des mesures correctives et des progrès;
  5. fournissant bimensuellement des rapports d’étape au Comité de gestion des services en ressources humaines.

Une liste de toutes les questions sur l’intégrité des données, y compris une description, la fréquence, l’impact et la criticité, élaborée et communiquée au Comité de gestion des services en ressources humaines.

31 décembre 2013

Directeur exécutif, Services du groupe exécutif et ressources humaines stratégiques (Partenariat des services partagés).

Rapports d’erreurs des données partagés avec les propriétaires des données et engagements d’assainissement identifiés.

31 décembre 2013

Procédures sur l’intégrité des données documentées.

31 janvier 2014

Rapport d’état bimensuel partagé avec le Comité de gestion des services en ressources humaines.

28 février 2014

Recommandation 5

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion (partenariat de services partagés), s’assure que tous les ajustements manuels aux congés sont suffisamment expliqués et vérifiés dans PeopleSoft.

La direction souscrit à cette recommandation.

L’unité de la rémunération mettra à jour et communiquera des procédures opérationnelles normalisées améliorées concernant les entrées manuelles sur les congés dans PeopleSoft, précisant les exigences relatives aux notes explicatives et à l’approbation des transactions de congés.

L’unité de la rémunération mettra en œuvre des examens réguliers d’assurance de la qualité de dossiers choisis de façon aléatoire pour consigner le suivi de telles procédures.

Procédures opérationnelles normalisées mises à jour pour les entrées manuelles des congés dans PeopleSoft, spécifiant clairement les exigences pour les notes explicatives et les approbations de transactions de congés,  communiquées à tous les conseillers en rémunération.

Mesure complétée le 30 novembre 2013

Directeur exécutif, Division du service à la clientèle, Direction des services en ressources humaines (Partenariat des services partagés).

Un rapport d’examen d’assurance de la qualité est produit et partagé avec le Comité de gestion des services en ressources humaines.

31 janvier 2014

Recommandation 6

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion (partenariat de services partagés), veille à ce que l’on procède au rapprochement des données entre le Système de paye régional et l’interface de la paye de PeopleSoft.

La direction souscrit à cette recommandation.

La Rémunération ministérielle et la Direction générale du contrôleur ministériel mettront au point un outil qui permettra de comparer et de relever facilement les écarts entre les deux systèmes.

La Rémunération ministérielle a demandé à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada un rapport montrant le nombre de transactions du Système de paye régional et leur incidence financière. Ces données seront ensuite comparées à un rapport de PeopleSoft, tout écart entre les deux systèmes sera relevé et des mesures correctives seront prises.

Un rapport de rapprochement entre les deux systèmes pour identifier les écarts et tout impact financier sera généré sur une base mensuelle.

Mai 2014 (en attente de la confirmation électronique de Travaux publics et Services gouvernement-aux Canada disant qu’ils sont en mesure de produire le rapport que nous avons demandé dans le Système de paye régional).

Directeur exécutif, Division du service à la clientèle, Direction des services en ressources humaines (Partenariat des services partagés).

Recommandation 7

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion (partenariat de services partagés), prenne les mesures nécessaires pour améliorer la protection des renseignements sur les employés gérés au moyen de PeopleSoft

La direction souscrit à cette recommandation.

La direction examinera l’évaluation de la menace et des risques de 2011 et élaborera des plans d’action relatifs aux risques résiduels.

La direction s’attaquera aux risques définis dans l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de 2013 en :

  1. exigeant qu’Agriculture et Agroalimentaire Canada améliore les dispositions de l’entente de services relatifs à l’échange de renseignements et à la vie privée de façon à satisfaire aux normes indiquées dans l’évaluation de 2013;
  2. revoyant les avis de confidentialité émis aux utilisateurs lors de l’ouverture d’une session dans le système afin qu’ils reflètent de façon plus précise les conditions d’utilisation et les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  3. déterminant et consignant clairement les utilisations et les divulgations appropriées de ces renseignements personnels (par exemple, à des fins de planification des ressources humaines).

Plan d’action approuvé par le Comité de gestion des services en ressources humaines pour les risques résiduels identifiés dans l’évaluation de la menace et des risques de 2011.

31 janvier 2014

Directeur exécutif, Services du groupe exécutif et ressources humaines stratégiques (Partenariat des services partagés).

Demande formelle à Agriculture et Agroalimentaires Canada d’améliorer le partage de l’information et des clauses de confidentialité de l’accord de service afin de répondre aux normes indiquées dans l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de 2013.

31 décembre 2013

Demande formelle à Agriculture et Agroalimentaire Canada de réviser les énoncés de confidentialité de l’utilisateur qui sont reçus lors de la connexion au système.

31 décembre 2013

Rapport approuvé par le Comité de gestion des services en ressources humaines qui documente les utilisations et divulgations de renseignements personnels appropriées.

30 juin 2014

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