Réponse de la direction et plan d'action - Audit du processus de planification opérationnelle

Juin 2014

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Réponse de la direction et plan d'action -
Audit du processus de planification opérationnelle
Recommandations Mesures prévues par la direction Produits livrables Date d'achèvement proposée/
approuvée
Responsabilité
Recommandation 1 Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale de la politique stratégique, de la planification et des affaires internationales, en collaboration avec les directeurs généraux, élabore un plan opérationnel de l'Agence qui tient compte de toutes les initiatives clés et des ressources pour appuyer l'atteinte des objectifs stratégiques de l'Agence. La direction souscrit à cette recommandation.

En 2013-2014, alors qu’il s’agissait d’une année de gestion du changement, les membres du Comité exécutif ont décidé de souligner plus particulièrement les initiatives clés des directions générales dans le plan opérationnel. Le résultat, auquel on s’attendait, a été un plan axé sur les modifications importantes à l’utilisation des ressources et à la manière dont les activités des directions générales appuyaient les priorités principales.

Pour 2014-2015, la Direction générale de la politique stratégique, de la planification et des affaires internationales (DGPSPAI) est revenue à un processus d’établissement du plan opérationnel de l’Agence (POA) plus typique ayant pour but d’intégrer toutes les ressources de l’Agence à un niveau stratégique.
Le plan opérationnel de l’Agence tiendra compte de l’utilisation de toutes les ressources de l’Agence à un niveau stratégique. Finalisation du POA pour le cycle 2015‑2016, qui reflète toutes les ressources financières de l’Agence par direction générale et par AAP. Juin 2015
  • Sous-ministre adjoint, Direction générale de la politique stratégique, de la planification et des affaires internationales
  • Bureau du dirigeant principal des finances (BDPF)
  • Directeurs généraux
Mise à jour du guide et de la lettre d’appel du POA pour le cycle de 2015‑2016, précisant que les plans opérationnels doivent refléter toutes les ressources de l’Agence. Octobre 2014 SMA, DGPSPAI
L’Agence développera une analyse sommaire de tous les plans opérationnels organisationnels. Une analyse sommaire de tous les plans opérationnels ministériels est comprise dans le POA pour le cycle de 2015‑2016. Juin 2015 SMA, DGPSPAI
Recommandation 2

Il est recommandé que le dirigeant principal des finances s’assure de l’exhaustivité et de l’exactitude de l'information financière figurant dans les plans opérationnels de l’Agence.
La direction souscrit à cette recommandation. Le plan opérationnel de l'Agence (POA) de 2014-2015 tiendra compte de l'ensemble des ressources de l'Agence. De plus, le dirigeant principal des finances (DPF) fournira une assurance de la qualité (AQ) pour confirmer que les ressources de l'Agence sont alignées sur les plans budgétaires organisationnels.
Le DPF vérifiera que l’information financière figurant dans le POA est exacte et se rapporte aux plans organisationnels correspondants aux budgets. Élaboration et mise en œuvre du processus de vérification du BDPF. Juillet 2014 BDPF
Recommandation 3

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale de la politique stratégique, de la planification et des affaires internationales, travaille en collaboration avec les directeurs généraux afin de garantir que :
  • le soutien des services internes à l’Agence est reflété dans le plan opérationnel de l’Agence;
  • le plan opérationnel de l’Agence intègre toutes les données du Profil de risque ministériel et du Plan d’investissement de l’Agence.
La direction souscrit à cette recommandation. L'exercice 2012-2013, sur lequel a porté l'audit, était la première année du partenariat de services partagés (PSP) de Santé Canada et de l'Agence. Il s'agissait d'une année de transition pour l'Agence, Santé Canada et le PSP. Conformément à l'Entente du PSP, les ressources sont regroupées, et les responsabilités relatives à la prestation de services internes sont partagées entre Santé Canada et l'Agence. Même si Santé Canada est responsable sur le plan administratif de certains services internes, l'Agence doit continuer de s'assurer que les services partagés répondent aux besoins des programmes de l'Agence. Les deux administrateurs généraux demeurent pleinement responsables et imputables de l'exécution de leur mandat.
L’Agence et les fonctions des services internes, conformément au PSP, travailleront de concert pour veiller à ce que les plans opérationnels reflètent les exigences en matière de services internes. Les exigences en matière de services internes de l’Agence sont reflétées dans les plans des directions générales pour le cycle 2015‑2016. Juin 2015
  • SMA, DGPSPAI
  • Services internes du PSP (directions générales appropriées)
  • Directeurs généraux de l'Agence
L’Agence garantira l’intégration et l’exactitude des données liées aux risques et aux investissements en améliorant les documents et les outils de planification. Mise à jour du guide sur le POA pour le cycle 2015‑2016, soulignant la nécessité d’intégrer toutes les stratégies d’atténuation des risques consignées dans le profil de risque ministériel, et tous les investissements du plan d’investissement. Octobere 2014 SMA, DGPSPAI
La DGPSPAI et les directions générales intègrent toutes les mesures de gestion des risques du profil de risque ministériel de l’Agence et les investissements proposés (qui seront présentés dans le Plan d’investissement) dans les plans opérationnels de l’Agence. Juin 2015
  • SMA, DGPSPAI
  • Services internes du PSP (directions générales appropriées)
  • Directeurs généraux de l’Agence
Recommandation 4 Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale de la politique stratégique, de la planification et des affaires internationales, améliore les outils existants afin de faciliter la collecte, le regroupement et l'uniformité des renseignements servant à la planification et fournisse des directives aux directions générales à l'égard des services internes requis des fournisseurs de services partagés. La direction souscrit à cette recommandation. L'Agence examinera le recours à de nouveaux outils de renseignements opérationnels (RO), notamment un outil de RO d'entreprise en cours d'élaboration, afin d'améliorer la collecte, le regroupement et l'uniformité des renseignements servant à la planification. Dans l'intervalle, la DGPSPAI travaillera avec les directions générales pour améliorer les outils existants. Ces travaux seront éclairés par un examen du POA après 2014-2015 avec les responsables de la planification des directions générales.
En tant que précurseurs de nouveaux processus, les outils de RO seront examinés et mis à jour en tenant compte des leçons apprises de l’exercice 2014-2015, des pratiques exemplaires et des efficiences, afin de permettre le regroupement efficace et l’uniformité des renseignements des directions générales servant à la planification. Mise à jour des outils de planification et d’établissement de rapports pour le cycle 2015‑2016, en tenant compte des leçons apprises de l’exercice 2014-2015, des pratiques exemplaires et des efficiences afin de faciliter davantage la collecte, le regroupement et l’uniformité des renseignements servant à la planification. Octobre 2014 SMA, DGPSPAI
L’Agence examinera le recours à de nouveaux outils de RO pour améliorer la collecte, le regroupement et l’uniformité des renseignements servant à la planification. En particulier, l’Agence examinera les outils automatisés d’autres ministères pour déterminer le système optimal pour les besoins de l’Agence. Consultation avec les partenaires de la planification, du rendement, du risque et de l’établissement de rapports pour définir et élaborer les options de renseignements opérationnels. Septembre 2015 SMA, DGPSPAI
Évaluation des besoins et confirmation des exigences de l’outil de renseignements opérationnels. Mars 2016 SMA, DGPSPAI
Examen et approbation par le CE des options de renseignements opérationnels. Juillet 2016 SMA, DGPSPAI
Recommandation 5

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale de la politique stratégique, de la planification et des affaires internationales, en collaboration avec les directeurs généraux :
  • effectue une surveillance et une remise en question approfondies des présentations de plans des directions générales afin d’en assurer l’exactitude
  • surveille et rende compte régulièrement au Comité exécutif des progrès réalisés dans l’atteinte des résultats opérationnels.
La direction souscrit à cette recommandation. Un examen du POA de 2014-2015 sera effectué dans le but d'éclairer les améliorations apportées aux fonctions de surveillance et de remise en question. On prêtera attention à l'harmonisation des rapports d'étape du POA avec les séances d'affectation de fonds et le moment où sont présentés au CE les rapports d'étape sur l'information financière.
Éclairées par l’examen du POA de 2014-2015, les améliorations déterminées seront apportées afin de renforcer la surveillance des fonctions de planification et d’établissement de rapports, de remise en question et d’assurance de la qualité. Améliorations au processus et aux procédures de remise en question et d’examen de l’assurance de la qualité de toutes les présentations de plans des directions générales, y compris un document révisé sur les rôles et les responsabilités. Octobre 2014
  • SMA, DGPSPAI
  • Services internes du PSP, s'il y a lieu
L’Agence établira un calendrier annuel pour la surveillance régulière et l’établissement de rapports à l’intention du CE, y compris les séances d'affectation de fonds. Calendrier annuel pour la surveillance régulière et l’établissement de rapports à l’intention du CE. Octobre 2014 SMA, DGPSPAI

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