États financiers Pour l’exercice terminé le 31 mars 2012

Annexe de l’Agence de la santé publique du Canada à la Déclaration de responsabilité de la direction incluant le contrôle interne exercé sur les rapports financiers

2. Environnement de contrôle de l’Agence de la santé publique du Canada applicable au CIRF

La haute gestion s’engage pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien de systèmes de CIRF efficaces et soient bien équipés pour exercer efficacement ces responsabilités. L’objectif de l’Agence est de s’assurer d’une gestion adéquate du risque par l’entremise d’un environnement de contrôle flexible axé sur le risque, qui favorise l’amélioration et l’innovation continues.

Les composantes clés des contrôles d’environnement des ministères visent à assurer une gouvernance solide et une gestion des risques efficace au niveau ministériel, de même que la maintenance d’autres contrôles d’environnement pour fournir au personnel un soutien efficace, en provoquant une prise de conscience et en fournissant des connaissances, des compétences et des outils appropriés.

2.1 Postes clés, rôles et responsabilités

Administrateur général/Administrateur en chef de la santé publique (ASPC— À titre d’agent comptable et de membre principal de la structure de gouvernance de l’Agence, l’Administrateur général, avec l’appui de la Vice-présidente directrice et chef des opérations, assume la responsabilité et la direction de l’administration, de la gestion et de la surveillance des ressources de l’Agence, incluant les mesures adoptées pour maintenir un système de contrôle interne efficace. L’ASPC est le premier intervenant professionnel de la santé de l’administration publique fédérale en matière de santé publique. Son rôle tout à fait particulier lui permet de communiquer avec les gouvernements, les autorités sanitaires et les organisations œuvrant dans le domaine de la santé publique, tant au Canada qu’à l’étranger. Il lui permet également de communiquer avec le public et les organisations bénévoles du secteur de la santé publique ou du secteur privé pour leur transmettre des renseignements ou s’enquérir de leurs points de vue en matière de santé publique.

Vice-présidente directrice et chef des opérations — Le Vice-présidente directrice et chef des opérations a la responsabilité de veiller à ce que les priorités en matière de gestion, les services et les problèmes de l’Agence soient pris en charge de manière efficace et opportune. Dans le cadre de ces fonctions, il doit notamment faire preuve de leadership dans tous les domaines liés aux organismes centraux, et diriger les activités de planification, d’exécution, de production de rapports et de reddition de comptes (y compris les contrôles internes des rapports financiers) liées à l’ensemble des programmes et activités de l’Agence, et assurer la qualité supérieure de ces activités.

Dirigeant principal des finances (DPF) — Le dirigeant principal des finances (DPF) rend compte directement à l’Administrateur général et à la Vice-présidente directrice et chef des opérations. Le DPF est le représentant de la responsabilisation et supervise l’élaboration et le maintien d’un système de CIRF efficace et intégré, en assurant sa coordination, sa cohérence et son orientation. Ceci inclut la comptabilité, les rapports financiers, la mesure et l’évaluation du rendement, les approvisionnements et la gestion des biens.

Sous-ministres adjoints (SMA) — En tant que cadres supérieurs de l’agence chargés de la prestation des programmes et se rapporte à l’Administrateur général et à la Vice-présidente directrice et chef des opérations, les SMA ont la responsabilité de fournir de l’assistance à la gouvernance ainsi que d’effectuer la gestion et la surveillance des ressources relevant de leur mandat, incluant la gestion et les rapports financiers.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) — Le Dirigeant principal de la vérification relève directement à l’Administrateur général, indépendamment de la gestion hiérarchique. Le DPV fournit de l’assurance par le biais de vérifications internes périodiques axées sur la gestion du risque, le contrôle et les processus de gouvernance qui constituent des éléments indispensables au maintien d’un système de CIRF efficace.

Le Comité de vérification de l’ASPC (CV) — Le Comité de vérification de l’ASPC est composé de l'Administrateur général et de trois membres externes au gouvernement. En 2011-2012, le CV s'est réuni quatre fois, pour fournir des conseils sur la gouvernance, la gestion des risques et de contrôle, et examiner les rapports de vérification interne et les recommander à l'ASPC.

Comités exécutifs (CE) — Le comité exécutif (CE) est l’organe de prise de décisions horizontales, de détermination des lignes directrices et de surveillance le plus élevé à l’Agence. Il est chargé de la gestion stratégique des programmes et responsabilités organisationnelles de l’Agence. Le CE est soutenu par les sous-comités suivants :

  • Comité de la santé publique et de la politique (SPP) — agit à un niveau équivalent à celui de directeur général afin de favoriser la cohérence, l'uniformité et la coordination dans le cadre des enjeux et des engagements relatifs aux politiques, aux programmes et aux questions ministérielles. Le SPP appuie le CE en assurant un leadership, notamment sur les plans de la mise en valeur et de l'amélioration de l'élaboration de politiques et de la prise de décisions au sein de l'Agence.
  • Comité de planification et de gestion des ressources — est le principal forum de l’Agence réunissant les cadres supérieurs pour la tenue de discussions, la formulation de recommandations et la prise de décisions concernant l’attribution des ressources, la planification et la production de rapports, l’établissement du budget et d’autres politiques et activités liées à la gestion des finances et des biens.
  • Comité de gestion de la GI-TI — fournit une orientation, une harmonisation et des décisions relativement aux enjeux horizontaux et importants qui concernent la gestion de la GI-TI, les politiques et les pratiques, les orientations stratégiques et les investissements.
  • Comité de gestion des risques (GR) — veiller à ce que l'administrateur en chef de la santé publique du Canada et le comité exécutif de l’Agence reçoivent, en temps opportun, de l'information et des conseils sur de nouvelles questions exigeant la gestion des risques. De plus, le GR doit servir de tribune de discussion des possibilités en matière de gestion et de communication des risques au moyen de l'information disponible.
  • Comité de gestion de la surveillance — sert de tribune aux délibérations et aux décisions qui ont trait aux activités de surveillance au sein de l'Agence, y compris la supervision de la surveillance comme fonction de base de l'Agence et les décisions relatives aux principaux dossiers et questions en matière de surveillance au sein de l'Agence.

2.2 Mesures importantes prises par l’Agence de la santé publique du Canada

L’environnement de contrôle est un facteur important du CIRF. L’environnement de contrôle de l’Agence incorpore une série de mesures visant à habiliter le personnel à gérer le risque adéquatement par la sensibilisation, l’acquisition de connaissances pertinentes, la mise en place d’outils appropriés et le développement des compétences. Les principales mesures comprennent :

  • des Services de l'éthique et de l'ombudsman, engagés à aider les employés, les équipes de travail et l’Agence à gérer les conflits, les problèmes dans le milieu de travail et les questions d'éthique d'un point de vue global;
  • le développement et la dissémination du code de conduite et du code de valeurs et d’éthique pour supporter les activités professionnelles de ses employés;
  • d’ententes de rendement annuelles qui définissent clairement les responsabilités de gestion et de rapports financiers de son personnel;
  • de programmes de formation et des communications dans des secteurs essentiels de la gestion financière;
  • de politiques ministérielles adaptées à l’environnement de contrôle de l’Agence;
  • de la consignation des principaux processus opérationnels et des risques et contrôles clés connexes afin d’appuyer la gestion et la supervision de son système de CIRF;
  • d’une révision annuelle des cartes de pouvoirs financiers de signature et une mise à jour de la matrice de délégation des pouvoirs; et
  • des systèmes de traitement de l’information assurant une sécurité, une intégrité des données, une efficacité et un rendement accrus.

De plus, l’Agence met à jour annuellement son profil de risque organisationnel qui relève de la responsabilité du comité de gestion des risques. Ce rapport souligne les risques clés nécessitant d’être gérés au cours de l’année financière à venir, dans le but d’atteindre le mandat et les objectifs stratégiques de l’Agence. Cela contribue également à l’exercice d’établissement des priorités et au processus de planification opérationnelle intégrée.

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