États financiers Pour l’exercice terminé le 31 mars 2012

Annexe de l’Agence de la santé publique du Canada à la Déclaration de responsabilité de la direction incluant le contrôle interne exercé sur les rapports financiers

3. Évaluation du système de CIRF de l’Agence de la santé publique du Canada

3.1 Approche d’évaluation

Pour appuyer la Politique sur le contrôle interne (PCI), un système de CIRF efficace a pour objectif de garantir raisonnablement :

• l’autorisation appropriée de toute transaction;
• le maintien adéquat des dossiers financiers;
• la protection des biens; et
• le respect des lois, règlements et politiques applicables.

Pour atteindre cet objectif, les ministères sont tenus d’évaluer de façon continue l’efficacité sur le plan de la conception et du fonctionnement des contrôles clés exercés sur les rapports financiers, pour amener à une amélioration continue du système ministériel de CIRF.

L’efficacité de la conception signifie s’assurer de l’identification, la consignation et la mise en place de tous les points de contrôle clés, ainsi que leur correspondance aux risques à atténuer et la correction de toute lacune. La notion inclut également la mise en correspondance des principaux processus et systèmes de TI avec les comptes principaux selon l’emplacement, comme il convient.

L’efficacité du fonctionnement signifie que l’application des contrôles clés a été testée sur une période définie et que tout correctif nécessaire est apporté.

La surveillance continue signifie qu’une approche de surveillance systématique et intégrée est en place, incluant des évaluations périodiques axées sur le risque et des mesures correctives effectuées en temps opportun.

3.2 Étendue d’évaluation de l’Agence de la santé publique du Canada

Il s’agit de la première fois que l’Agence présente un résumé annuel de l’évaluation de l’efficacité de ses systèmes de contrôle interne exercé sur les rapports financiers. Ainsi, il est important de prendre en considération les brefs éléments contextuels suivants.

• L’Agence a été créée en 2004, avant cette date l’Agence était une direction générale de Santé Canada. Elle a tiré parti du fait que, d’après un protocole d’entente, elle pouvait disposer des politiques, des processus et des systèmes de Santé Canada. Dès sa création, elle a pu commencer à renforcer la capacité de ses services internes.
• Jusqu’en 2011‑2012 inclusivement, l’Agence bénéficiait de plusieurs sources d’évaluation liées au CIRF, notamment les analyses et recommandations du dirigeant principal de la vérification; les évaluations de processus et de contrôle spécifiques du Bureau du dirigeant principal des finances et d’autres instances, par exemple la Division de la gestion des biens et du matériel; une étude d’un cabinet d’experts-comptables de premier plan ayant établi la voie à suivre à la lumière de la Politique sur le contrôle interne 2009, et qui a également donné lieu à une analyse détaillée des états financiers et à une description des nombreux systèmes liés au CIRF; enfin, le travail effectué par la Division du contrôle interne de Santé Canada, qui a été communiqué à l’Agence.
• Au moment d’effectuer le travail lié au CIRF, le DPF de l’Agence a bénéficié du soutien de la haute gestion et du Comité de la vérification, qui souhaitaient tous deux que les états financiers de l’Agence fassent l’objet d’une vérification annuelle. Bien que cela demeure une préférence (qui cadre avec la politique du SCT), l’objectif consiste à présent à acquérir la capacité d’effectuer une vérification fondée sur les contrôles des états financiers annuels de l’Agence, de soutenir des améliorations constantes au chapitre de l’analyse et des crédits budgétaires, des prévisions et des rapports mensuels sur les écarts, et d’appuyer la mise en œuvre d’un système de planification financière pluriannuelle (SPFP) servant à repérer les dépenses et les affectations budgétaires et se traduisant par une amélioration remarquable de la qualité des renseignements financiers internes. Cela a eu pour effet d’améliorer le contrôle budgétaire et a accru de façon générale la sensibilisation des gestionnaires à leurs responsabilités en matière de gestion financière.
• Des améliorations au système de délégation de pouvoirs financiers (y compris la tenue constante en temps réel des cartes de signature) a fourni l’assurance que les transactions sont autorisées en bonne et due forme.
• L’Outil de gestion des dépenses de voyage (OGDV) a été mis en œuvre et a reçu le soutien de la haute direction. L’utilisation de l’OGDV est obligatoire pour les fonctionnaires et les non-fonctionnaires. Sa mise en œuvre a donné lieu à un renforcement des contrôles internes et de la capacité d’analyser les dépenses de voyage.
• Vu l’importance que revêt l’intégrité de certains comptes clés pour les renseignements financiers tant internes qu’externes, on a resserré la discipline relative à ces comptes. Par exemple, le rapprochement des comptes d’attente et des règlements interministériels est devenu une priorité. De plus, les processus servant à établir les créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE) et à veiller à ce que les montants soient acquittés le plus rapidement possible ont été mis au point.
• Les subventions et les contributions ne représentent qu’un peu moins du tiers des dépenses de l’Agence. Celle‑ci et Santé Canada ont grandement collaboré pour améliorer l’administration et le contrôle des subventions et contributions, tout d’abord dans le cadre du groupe d’experts, puis pour donner suite à la nouvelle Politique sur les paiements de transfert. Les processus ont été renforcés, et les évaluations fondées sur les risques des bénéficiaires et des projets éventuels ont donné lieu à des initiatives de contrôle ciblées.

À l’appui de la mise en œuvre de la PCI, l’Agence a pris des mesures pour évaluer son système de CIRF, en commençant par ses états financiers et en mettant l’accent sur les comptes principaux et les emplacements suivants :

• Les subventions et les contributions dans la région de la capitale nationale (RCN) et divers bureaux régionaux;
• La paie dans la RCN et divers bureaux régionaux;
• La gestion du matériel dans la RCN et divers bureaux régionaux; et
• Les immobilisations dans la RCN et divers bureaux régionaux.

L’Agence a adopté une démarche centralisée qui fournit l’assurance que les processus susmentionnés sont exécutés de manière uniforme, peu importe l’emplacement.

Pour chacun de ces comptes et emplacements, l’Agence a pris les mesures suivantes :

• Collecte de renseignements sur les processus, les risques et les contrôles pertinents pour la CIRF, y compris les politiques et les procédures appropriées;
• Élaboration des processus clés, y compris la définition et la consignation des principaux risques et points de contrôle, en fonction de l’importance relative, des volumes, de la complexité, de la répartition géographique, de la vulnérabilité aux pertes et aux fraudes, des aspects ayant fait l’objet d’observations dans le cadre de vérification antérieure et du recours à des tiers; et
• Lancement de l’évaluation de l’efficacité de la conception de trois des quatre processus opérationnels clés mentionnés précédemment, plus particulièrement ceux touchant les subventions et les contributions, la gestion du matériel et les immobilisations. L’Agence a choisi de ne pas mettre l’accent sur le processus lié à la paie vu que l’élaboration de ce processus et un examen des risques et des points de contrôle clés ont révélé que le processus et le système de paie qu’utilise l’Agence sont identiques à celui qu’utilise Santé Canada. Ainsi, à des fins d’assurance, l’Agence s’en remet aux résultats de l’évaluation de l’efficacité de la conception et du fonctionnement du processus de paie de Santé Canada, qui figurent dans l’annexe de l’organisation.