États financiers Pour l'exercice terminé le 31 mars 2014

Annexe de l'Agence de la santé publique du Canada à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé sur les rapports financiers

2. Système de contrôle interne des rapports financiers de l'Agence

2.1 Gestion du contrôle interne

L'Agence dispose d'une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie qui vient appuyer ses efforts sur les plans de l'évaluation et de la surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de contrôle interne des rapports financiers du Ministère, approuvé par l'administrateur général et le dirigeant principal des finances, est en place et comprend :

• Des structures organisationnelles de responsabilisation : établir les moyens par lesquels les autorités dirigeantes à l'Agence, c'est-à-dire l'administrateur général, le dirigeant principal des finances, le dirigeant principal de la vérification, le Comité ministériel de vérification externe, les sous-ministres adjoints et comités de gouvernance, assurent la responsabilisation, l'intendance et la transparence adéquates dans le cadre de la gestion financière, de la gestion des risques et du contrôle interne, et la gérance des ressources.
• Valeurs et éthique : l'Agence se conforme au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et a mis en place son code de conduite interne, qui prévoit des mécanismes pour assurer l'écoute des préoccupations des employés, la formation complète sur les enjeux relatifs aux valeurs et à l'éthique, et sur le lien entre les valeurs et l'éthique et la gestion intégrée du risque.
• Communication et formation continues : s'assurer que tous les employés de l'Agence sont informés et formés sur les exigences réglementaires et les politiques et procédures en vue d'une gestion et d'un contrôle sérieux des finances.
• Surveillance, mises à jour et évaluations régulières : s'assurer que les contrôles internes font l'objet d'une surveillance grâce à une évaluation continue et qu'ils sont mis à jour au besoin. Les résultats de ces évaluations sont signalés à l'administrateur général, à la haute direction de l'Agence et au Comité ministériel de vérification (CMV), avec des plans d'action visant à remédier à ces faiblesses. Le CMV se réunit au moins quatre fois tous les ans et conseille l'administrateur général sur le caractère adéquat et le fonctionnement des cadres et processus de l'Agence en matière de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

L'Agence fait appel à d'autres organisations pour traiter certaines opérations inscrites dans ses états financiers, comme suit :

Ententes communes

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) centralise la gestion des paiements de salaire et de l'approvisionnement en biens et services, conformément à la délégation de pouvoir de l'Agence, et fournit des services d'hébergement.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor communique à l'Agence les renseignements nécessaires au calcul de diverses charges et allocations, notamment la charge accumulée liée aux indemnités de départ.
• Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à l'Agence.

Ententes particulières

• Grâce à une entente de partenariat de services partagés, Santé Canada fournit des services de l'Agence, y compris les éléments suivants liés au contrôle interne des rapports financiers : ressources humaines (paie et avantages), gestion financière (opérations financières) et gestion matérielle (approvisionnement et contrats). Par conséquent, Santé Canada fournit une assurance à l'Agence au sujet des contrôles communs qui représentent une composante importante du système de l'Agence à l'égard des contrôles internes exercés en matière de rapports financiers. En vertu de la présente entente, l'Agence fournit également des services de vérification interne à Santé Canada, qui englobent les vérifications liées à la gestion et aux contrôles des finances. Le partenariat des Services partagés est tenu de rendre des comptes aux dirigeants principaux des finances de l'Agence et à Santé Canada.
• Santé Canada offre à l'Agence de la santé publique une plateforme de système financier (SAP) pour saisir et rendre compte de toutes les opérations financières. Santé Canada fournit également à l'Agence l'assurance que les contrôles clés dans le système SAP sont pris en charge de manière appropriée en conformité avec les politiques connexes du Conseil du Trésor, y compris la Politique sur le contrôle interne, la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière et la Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers.
• Agriculture et Agroalimentaire Canada offre à Santé Canada l'accès à sa plateforme de dossiers de gestion des ressources humaines (PeopleSoft). Ces services sont aussi fournis à l'Agence et dans le cadre d'une entente avec Santé Canada.
• Services partagés Canada fournit des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI) dans les domaines de centres de données et de services de réseaux à Santé Canada. La portée et les responsabilités de ces services sont établies dans le cadre d'une entente interministérielle entre Services partagés Canada et Santé Canada. Ces services sont aussi fournis à l'Agence et dans le cadre d'une entente avec Santé Canada.