Modèles de courriels : Séance de mobilisation sur les mesures de santé publique et les vaccins contre la COVID-19

Format PDF, 4,36 Mo, 6 pages

Fiche de conseils: Courriel d’inscription/d’invitation

Voici un guide pour vous aider à créer une invitation pour votre événement. Il comprend une liste de vérification et un modèle de courriel d'invitation.

Les invitations peuvent être envoyées par courriel ou en utilisant d'autres alternatives. Un grand nombre de sites Web de gestion d'événements, de platformes de vidéoconférence et de réseaux sociaux sont gratuits et ouverts. La plupart de ces options simplifient le processus de planification d’événements par en :

Liste de vérification du courriel d'inscription

Indiquez clairement l'objectif de l'événement et la nature de l'information qui sera partagée.

Indiquez la date, l'heure, et le nom du/de la porte-parole.

Indiquez les coordonnées des personnes à contacter pour toutes questions ou s'ils ont de la difficulté à s'inscrire à l'événement.

Invitez les participants à envoyer leurs questions à l'avance. Cela permettra de structurer la discussion, de répondre à des préoccupations spécifiques et de fournir un point de départ pour la période de questions.

Identifiez une méthode de suivi pour les inscriptions et les courriels des participants.

Envoyez un courriel de rappel avant l'événement, le cas échéant.

Liste de vérification du courriel de confirmation

Proposez plusieurs façons de participer à la réunion (p. ex. par téléphone or par vidéo).

Inclure une copie de la présentation, l'ordre du jour, ainsi que les règles d'engagement ou les procédures à suivre, si possible.

Exemple : Courriel d'inscription/d'invitation

Objet: Séance d’information sur les vaccins contre la COVID-19

Alors que nous nous préparons à ce que les vaccins contre la COVID-19 soient disponibles à grande échelle, il est plus que jamais nécessaire de fournir de l’information fiable sur ces vaccins et sur les plans de vaccination.

Nous vous invitons à une séance d’information sur le plan de déploiement des vaccins au Canada et les mesures de santé publique contre la COVID-19 qui a ura lieu le [date] avec [insérer le nom et le titre du/de la porte-parole ou de l'organisation].

Cette séance comprendra une brève présentation des mesures prises par le gouvernement du Canada pour assurer l’accès à des vaccins contre la COVID-19 sûrs, efficaces et gratuits en 2021. Nous profiterons également de l’occasion pour répondre à vos préoccupations durant une période de questions.

Détails sur la séance :

Séance d’information sur les vaccins contre la COVID-19 et les mesures de santé publique
Avec : [insérer le nom et le titre du/de la porte-parole]
Quand : [insérer la date et l’heure]

[Insérer le lien vers la réunion]

Veuillez soumettre vos questions à l’avance à [insérer l'adresse courriel].

Nous sommes impatients d’échanger avec vous.

[Signature]

Fiche de conseils : Courriel de remerciement

Voici un guide pour vous aider à créer un courriel après votre événement. Il comprend une liste de vérification et un modèle de courriel de remerciement.

Liste de vérification du courriel de remerciement

Après l'événement, un courriel de suivi doit être envoyé aux participants. Pour assurer un dialogue continu avec les intervenants, votre message devrait inclure :

Ressources du gouvernement Canada

Voici des liens vers des renseignements, des ressources et des outils pour vous aider à rester informé :

Médias sociaux

Vous pouvez également inviter les participants à surveiller les comptes de médias sociaux de l'Agence de la santé publique du Canada et Santé Canada.

Twitter : @GouvCanSante, @ACSP_Canada
YouTube : Canadiens en santé
Instagram : @CANensante
Facebook : Canadiens en santé
LinkedIn : Santé Canada, Agence de la santé publique du Canada

Exemple: Courriel de remerciement

Objet: Merci d'avoir participé!

Bonjour,

[Organisation] vous remercie d’avoir assisté à la séance d’information sur les vaccins contre la COVID-19 et les mesures de santé publique le [date]. Nous espérons que l’information fournie a été pertinente et a répondu à certaines de vos questions.

Voici un résumé de ce que vous nous avez dit pendant la séance : [fournir un lien ou un bref résumé ci-dessous]

[Inclure toutes les mesures de suivi acceptées durant la séance]

Comme nous reconnaissons que nous jouons tous un rôle important dans nos communautés, nous vous transmettons quelques renseignements sur les vaccins contre la COVID-19 à diffuser dans vos réseaux et à partager avec vos amis et votre famille :

Veuillez prendre un moment pour répondre au court questionnaire sur l’événement. Vos commentaires nous aideront à communiquer avec vous d’une manière utile et claire.

Inscrivez-vous en ligne pour obtenir les nouvelles sur la COVID-19 du gouvernement du Canada.

Merci!

[Signature]

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Vous ne recevrez pas de réponse. Pour toute question, contactez-nous.

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