Forum des conférenciers fédéraux sur la diversité et l'inclusion : Accueillir un conférencier

Federal Speakers’ Forum on Diversity and Inclusion

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Votre rôle en tant qu’hôte

Afin de garantir la meilleure expérience possible pour les membres de l’auditoire et les conférenciers, nous encourageons les ministères hôtes à s’assurer que chaque événement bénéficie de l’appui d’un coordonnateur et d’un animateur ou modérateur.

Coordonnateur de l’événement

Le coordonnateur de l’événement est une personne travaillant pour l’organisation qui demande un conférencier. Ses responsabilités sont les suivantes :

  • soumettre un formulaire de demande de conférencier;
  • demander au conférencier s’il a besoin de mesures d’adaptation;
  • discuter des sujets suivants avec le conférencier :
    • emplacement de l’événement et de la salle, détails relatifs au stationnement, laissez-passer de sécurité, s’il y a lieu,
    • taille et composition de l’auditoire,
    • format employé pour raconter l’histoire (virtuel ou en personne),
    • but ou objectif de l’événement,
    • temps alloué au conférencier,
    • ton de l’événement,
    • préférence linguistique,
    • sujets ou éléments déclencheurs interdits dont le conférencier n’est pas à l’aise de parler, ou questions interdites auxquelles il n’est pas à l’aise de répondre (s’assurer d’en faire part au modérateur ou à l’animateur);
  • offrir une indemnisation pour les frais de déplacement et de stationnement;
  • s’assurer qu’un modérateur ou un animateur est disponible pour l’événement;
  • s’assurer que l’événement respecte la Loi sur les langues officielles;
  • communiquer d’avance à l’auditoire des possibilités de formation et des ressources sélectionnées liées à l’événement.

Modérateur/animateur

Un modérateur ou un animateur doit être fourni par l’organisation hôte. Ses responsabilités sont les suivantes :

  • présenter le conférencier;
  • donner à l’auditoire un bref aperçu des éléments déclencheurs potentiels et des questions interdites;
  • passer en revue les règles de base avec l’auditoire;
  • filtrer les questions et les commentaires perturbateurs que l’auditoire adresse au conférencier;
  • s’assurer que le Code de conduite est respecté;
  • s’assurer que la Loi sur les langues officielles est respectée;
  • surveiller le clavardage durant les événements virtuels.

Assurer un espace sûr

Dans l’organisation d’une conférence, il y a beaucoup d’éléments logistiques à coordonner, qu’il s’agsse de réserver un espace virtuel ou physique, d’envoyer des invitations ou de préparer un ordre du jour.

Vous devriez aussi penser à la sécurité de votre conférencier et de l’auditoire. Rien ne vient nous chercher autant qu’entendre quelqu’un nous dire « Je te comprends », « J’ai vécu la même chose » et « Il y a de l’espoir ». Toutefois, lors d’un événement portant sur la diversité et l’inclusion, il faut également s’assurer que tous les participants se sentent en sécurité, y compris le conférencier et les membres de l’auditoire, même s’ils ne font pas partie du groupe d’identité.

Des mécanismes de soutien sont disponibles pour assurer la création d’un environnement sécuritaire.

Soutien pour les membres de l’auditoire

Les témoignages d’expériences vécues peuvent susciter de vives réactions émotionnelles chez les membres de l’auditoire qui ont vécu, ou qui vivent actuellement, une situation semblable. Nous vous recommandons fortement de mettre des mécanismes de soutien à la disposition de l’auditoire lors de l’événement, par exemple :

  • fournir de l’information sur le Programme d’aide aux employés, les services de gestion informelle des conflits, le bureau de l’ombudsman et le programme de soutien par les pairs de votre ministère (s’il y a lieu);
  • fournir les coordonnées d’un aîné ou d’un conseiller spirituel pouvant soutenir un membre de l’auditoire qui pourrait avoir besoin d’aide parce que la conférence a suscité chez lui une réaction émotionnelle;
  • demander aux membres de l’auditoire si quelqu’un a suivi une formation sur les premiers soins en santé mentale ou sur l’intervention en situation de crise.

Il est aussi important de vous assurer que votre événement est accessible (disponible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Soutien pour les conférenciers

Le Forum des conférenciers fédéraux sur la diversité et l’inclusion s’efforce de s’assurer que ses conférenciers se sentent à l’aise de raconter leur histoire. Les organisateurs d’événements sont encouragés à prendre des mesures pour soutenir les conférenciers avant l’événement  : 

  • communiquer les détails concernant le but et la logistique de l’événement, ainsi que les attentes de l’auditoire;
  • choisir l’emplacement de l’événement avec soin étant donné que nos conférenciers racontent leur propre expérience vécue et que la nature de ces présentations requiert un espace calme et sûr.

Suivi auprès des conférenciers après l’événement

Après l’événement, communiquez avec le conférencier pour savoir comment il va. Remerciez-le du courage dont il a fait preuve en racontant son histoire.

Code de conduite

Le Forum des conférenciers fédéraux s’engage à offrir un environnement accueillant pour tous. Le Code de conduite décrit nos attentes à l’égard du comportement des conférenciers et des participants, ainsi que les conséquences d’un comportement inacceptable.

Comportement attendu

  • Respectez notre environnement sécuritaire et soutenez le niveau de confidentialité.
  • Soyez attentionné, respectueux et collaboratif.
  • Soyez conscient du langage que vous utilisez et de la façon dont il s’applique au genre.
  • Abstenez-vous de tout comportement ou discours humiliant, discriminatoire ou harcelant et de détenir du matériel de cette nature.
  • Soyez respectueux de votre environnement et des autres participants. Alertez les coordonnateurs d’événements si vous remarquez une situation dangereuse ou une personne en détresse.
  • Respectez les principes de civilité de base et toutes les lignes directrices énoncés dans le Code de valeurs et d’éthique du secteur public.

Comportement inacceptable

  • Un comportement et un langage inacceptables comprennent, sans toutefois s’y limiter  :
    • l’intimidation, le harcèlement, l’abus, la discrimination, les propos désobligeants, offensants ou avilissants ou la possession de matériel de cette nature de la part d’un conférencier ou d’un membre de l’auditoire de l’événement et des activités connexes
    • un discours, comportement ou autres qui interfèrent avec l’événement virtuel ou avec la participation d’autres personnes à l’événement par exemple, participer au pollupostage des participants.

Conséquences d’un comportement inacceptable

  • Toute personne appelée à mettre fin à un comportement inacceptable doit se conformer immédiatement.
  • Si un participant adopte un comportement inacceptable, les coordonnateurs, animateurs ou modérateurs de l’événement peuvent prendre toute mesure qu’ils jugent appropriée, y compris l’expulsion de la séance.

Être témoin d’un comportement inacceptable

  • Si vous êtes victime d’un comportement inacceptable ou si vous remarquez que quelqu’un d’autre est victime d’un comportement inacceptable, veuillez en informer le coordonnateur de l’événement le plus tôt possible. Ses coordonnées seront fournies dans l’invitation à la séance. Tous les rapports demeureront entièrement confidentiels.

Réserver un conférencier

Nos conférenciers sont des fonctionnaires fédéraux qui racontent leur histoire lors d’événements organisés par la fonction publique fédérale partout au Canada. Ils ne sont pas des experts en la matière, mais parlent plutôt de leur propre expérience vécue. Les étapes à suivre pour réserver un conférencier sont simples :

Étape 1 : Lisez les profils de nos conférenciers pour découvrir à quels sujets et expériences vous avez accès (disponibles uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Étape 2 : Soumettez un formulaire de demande de conférencier (disponible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Étape 3 : Préparez-vous en vue de votre événement et assurez un espace sûr pour le conférencier et votre auditoire.

Avant de réserver un conférencier, tenez compte des éléments suivants :

  • Cela ne coûte rien à votre organisation de réserver un conférencier. Votre organisation est toutefois responsable des frais de déplacement liés à la présence du conférencier à votre événement, ce qui comprend les frais de taxi et de stationnement.
  • Nous vous demandons de soumettre votre demande au moins quatre semaines avant votre événement.
  • Toutes les demandes seront examinées et les conférenciers réservés en fonction des disponibilités.
  • Une fois votre demande reçue, nous vous confirmerons si un conférencier est disponible pour votre événement dans un délai de cinq jours ouvrables.
  • Comme nos conférenciers sont des bénévoles, il pourrait ne pas toujours être possible de réserver un conférencier (ou le conférencier que vous préférez) pour chaque événement faisant l’objet d’une demande.

Bien qu’il soit simple de réserver un conférencier, il y a plus à faire pour vous préparer en vue de l’événement. Le plus important est sans doute d’assurer un espace sûr pour votre conférencier et votre auditoire.

Communiquez avec nous à l’adresse CDI@tbs-sct.gc.ca si vous avez des questions ou des commentaires.

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